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Como fazer uma coisa de cada vez - e parar a multi-tarefa

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Portuguese (Português) translation by Paulo Regina (you can also view the original English article)

Vivemos em uma era de multi-tarefa. Passamos os dias imersos em computadores, tablets, telefones e outros dispositivos que nos permitem fazer dez coisas ao mesmo tempo, mantendo-se atualizado sobre as últimas notícias, desportos, e-mails e tweets de todo o mundo.

Há apenas um problema: nossos cérebros não são criados para multi-tarefa.

Essa não é a minha opinião, a propósito. É o resultado de inúmeros estudos, sobre os quais falarei mais tarde. Muitas pessoas acham que são bons em multi-tarefa, mas a pesquisa diz que isso simplesmente não é verdade. Fizemos menos, e fazemos isso de forma menos precisa e eficaz, quando tentamos realizar multi-tarefas. E as pessoas que pensam que são boas em multi-tarefa são realmente as piores nisso.

Então, neste tutorial, veremos uma maneira melhor de trabalhar. Primeiro, vou fazer algumas pesquisas sobre multi-tarefa e produtividade, e depois mostrarei a você como configurar seu dia para fazer mais, eliminando as distrações e concentrando-se em uma coisa por vez.

Nesta era de multi-tarefa, não é fácil se separar da rede de distrações e alcançar um foco mais consistente. Desconectar-se completamente e trabalhar em serenidade monástica é impraticável para a maioria de nós, mesmo se quiséssemos fazer uma coisa dessas. Mas há algumas coisas práticas que você pode fazer para se manter na pista com mais frequência e para terminar cada dia com a satisfação de saber que as coisas mais importantes foram feitas - uma tarefa individual de cada vez.

1. Aceite que você não pode fazer multi-tarefas

Como prometido, começaremos com uma pesquisa.

A primeira coisa a entender é que, falando estritamente, a multi-tarefa não existe. Os pesquisadores dizem que, mesmo quando pensamos que estamos fazendo várias coisas ao mesmo tempo, na verdade estamos focando apenas em uma coisa de cada vez e alternando rapidamente entre elas.

“Mudando de tarefa para tarefa, você acha que está realmente prestando atenção em tudo ao seu redor ao mesmo tempo. Mas na verdade você não está”, disse Earl Miller, professor de neurociência do MIT, em um artigo da NPR. "Você não está prestando atenção a uma ou duas coisas ao mesmo tempo, mas alternando entre elas muito rapidamente."

Esta troca tem um custo, em termos de tempo, atenção e eficácia. Um estudo relatado no Journal Of Experimental Psychology descobriu que os alunos eram até 40% mais lentos na resolução de problemas matemáticos complicados quando tinham que mudar para outras tarefas. Uma pesquisa separada do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres descobriu que a multi-tarefa com mídia eletrónica reduz temporariamente seu QI em 10 pontos.

Mas talvez você ache que é bom em multi-tarefa. Talvez você faça isso o tempo todo, e considere isso um dos seus pontos fortes. Esta pesquisa não se aplica a você, não é?

Bem, considere os resultados deste experimento, em que pessoas que se consideravam boas em multi-tarefa - tão boas nisso que frequentemente usavam seus celulares enquanto dirigiam - na verdade pontuaram mais baixo do que outras pessoas em um teste de capacidade de multi-tarefa.

Esta é apenas uma pequena amostra da pesquisa que foi realizada em multi-tarefa e a maioria aponta para a mesma direção: a multi-tarefa simplesmente não funciona. Como o professor de psicologia da Universidade de Stanford, Clifford Nass, disse à NPR:

A pesquisa é quase unânime, o que é muito raro na ciência social, e diz que as pessoas que cronicamente executam múltiplas tarefas apresentam uma enorme gama de déficits. Eles são basicamente terríveis em todos os tipos de tarefas cognitivas, incluindo multi-tarefa.

2. Configure seu dia para se concentrar

Então, se a multi-tarefa é ruim para a sua produtividade, devemos parar de fazer isso, certo? O ideal é sim, mas se você já tentou, provavelmente percebeu que não é tão fácil.

Quer você trabalhe em um escritório ou administre seu próprio negócio, você provavelmente terá que lidar com muitas tarefas diferentes em um determinado dia, além de navegar pelo mundo da comunicação quase instantânea em que vivemos. Você não pode simplesmente desligar a placa "Ocupado" e avisar os seus clientes para voltarem na próxima semana.

Portanto, criar um ambiente de trabalho livre de distrações, no qual você pode se concentrar em tarefas individuais por mais tempo, exige algum esforço consciente. Analisaremos algumas técnicas úteis nesta e nas próximas seções.

Começa no início de cada dia de trabalho. Antes de mergulhar no modo de solução de problemas, reserve alguns minutos e planeie conscientemente seu dia. Isso não significa criar uma lista de tarefas a serem concluídas. Em vez disso, concentre-se em alguns objetivos-chave, coisas que estão alinhadas com seus objetivos de negócios de longo prazo e o ajudarão a avançar.

Lembre-se do Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20: 80% dos resultados vêm de 20% das causas. Ou neste caso, 80% do seu sucesso vem de 20% do seu esforço. Quais tarefas constituem 20%? Tente limitá-lo a apenas três tarefas que você realmente precisa concluir hoje, a fim de considerar o dia bem sucedido quando você vai para a cama.

Em seguida, estime o tempo necessário para concluir cada tarefa e bloqueie o tempo em sua agenda para fazer isso. A ideia é fazer com que esses blocos de tempo sejam livres de distrações, para que você tenha apenas uma tarefa única nessas horas e realize suas tarefas mais importantes. Você pode usar as ferramentas organizacionais de sua escolha para realizar isso, mas lembre-se de que os aplicativos baseados na Web vêm com seu próprio potencial de distração, portanto, convém considerar um planeador tradicional.

3. Ignore o email pelo tempo que for possível

OK, então você tem uma boa e clara imagem das coisas mais importantes que você precisa fazer hoje. Agora você está on-line, verifica seu e-mail e encontra uma pilha inteira de novas mensagens esperando por você. Quando você terminar de responder a todos os e-mails, algumas horas se passaram e você não progrediu em nenhuma das coisas que decidiu serem importantes.

Non-Multitasking Hipster Office
Foto do Envato Unstock.

O que é pior, você perdeu o foco e a clareza que teve na primeira hora da manhã. Você provavelmente teve que fazer alguma pesquisa para responder a alguns dos e-mails, então agora você tem um monte de apps e abas de navegador abertas, e sua cabeça está cheia de muitas informações irrelevantes.

Ao iniciar seu dia com e-mail, você permite que outras pessoas definam como você gasta seu tempo. Talvez alguns desses e-mails fossem realmente urgentes, mas com toda probabilidade, a maioria deles poderia ter esperado pelo menos mais uma hora ou duas, senão mais um ou dois dias, sem o céu cair.

Então tente isto: Permita-se um bloco de tempo a cada manhã para trabalhar em suas tarefas mais importantes, antes mesmo de olhar para a sua caixa de entrada de e-mail. Se essa idéia te deixa desconfortável, você pode começar pequeno: talvez permita-se meia hora.

Se você sobreviver a esse tempo livre de e-mails sem uma multidão de clientes irritados marchando em você com tochas e forcas, considere estendê-lo para 45 minutos, uma hora, duas horas. Se você puder (suspiro!) sobreviver a manhã inteira sem verificar o e-mail, sua produtividade vai disparar. Isso pode não ser possível, mas apenas encontre o equilíbrio certo para você e sua empresa.

4. Desligue Notificações

OK, há mais más notícias para os viciados em email. Pesquisadores da Microsoft e da Universidade de Illinois descobriram que quando as pessoas eram interrompidas por e-mails durante o dia, havia um custo enorme em termos de perda de tempo e foco.

Para cada interrupção de e-mail, as pessoas gastaram quase 10 minutos em média lidando com o e-mail e mais 10 a 15 minutos antes de retornar à atividade focada na tarefa interrompida. Em muitos casos, os atrasos foram muito mais longos: “Descobrimos que 27% das suspensões de tarefas resultaram em mais de duas horas até a retomada”.

A lição é clara: mesmo que seja "apenas um e-mail rápido", ele tira o que você está fazendo e pode levar muito tempo para voltar ao trabalho. Portanto, desative as notificações por e-mail quando estiver trabalhando em suas tarefas diárias mais importantes e, por esse motivo, desative quaisquer outras notificações que seu computador ou telefone possa configurar para produzir.

Lembre-se de que você bloqueou o tempo para trabalhar em uma única tarefa e sabe que não tem reuniões importantes ou outros eventos durante esse período. A única notificação que você precisa é de um temporizador simples para informá-lo quando o tempo alocado estiver concluído e você pode passar para a próxima tarefa ou evento. Não deve haver outros pequenos zumbidos ou bipes.

A propósito, se você estiver preocupado em perder uma ligação de emergência do seu cônjuge ou da escola de seus filhos, a maioria dos smartphones permite que você os coloque em modo silencioso, mas ainda permita que pessoas selecionadas entrem em contato com você.

5. Desligue quando puder

A "opção nuclear" para se concentrar com sucesso em uma única tarefa é desconectar completamente: sem internet, sem telefone. Só você e a página em branco. Não há nada como isso.

Eu já posso ouvir os protestos e vou admitir que muitos deles são válidos. Para completar uma tarefa nos dias de hoje, muitas vezes precisamos acessar a internet para pesquisa, para acessar imagens e outros recursos para incluir em nosso projeto, ou toda uma série de outras coisas.

Mas nós realmente precisamos disso o tempo todo? Às vezes, mas muitas vezes não. Se for viável, considere usar a internet por períodos limitados, para realizar uma tarefa específica e, em seguida, desligue-a novamente.

Por exemplo, para este artigo, precisei fazer alguma pesquisa on-line. Então comecei pesquisando os artigos e estudos de que precisava e abrindo-os em várias guias novas no meu navegador. Aqui está uma captura de tela da bagunça em que eu estava (no momento em que você pode ver que eu estava procurando se "multi-tarefa" deveria ser hifenizada).

Screenshot showing multiple tabs open at once

Multi-tarefa no seu melhor. Mas depois de abrir todas essas guias, eu me desconectei da internet, li e fiz anotações sobre o que encontrei. Para realmente escrever este tutorial, eu não precisava estar on-line. Na verdade, estar on-line resultaria em mais distrações, mais tentação de clicar de página em página, seguindo tangentes e tangentes de tangentes, até que eu estivesse completamente fora do rumo.

A chave é separar a pesquisa (uma tarefa) da escrita (outra tarefa). A primeira tarefa requer a internet; a segunda não. Perguntas surgiram quando eu estava escrevendo, mas eu simplesmente fiz uma anotação e as verifiquei mais tarde, quando eu estava de volta online. Enquanto escrevia, fiquei focado na tarefa em mãos.

Claro, se isso vai funcionar para você depende do tipo de trabalho que você está fazendo. Desconectar a longo prazo não é viável para muitos de nós atualmente. Mas pense se você poderia fazer sem a internet, pelo menos por curtos períodos de tempo. Se você for fazer isso, convém mudar para organizadores e agendas da velha escola também, para ter mais informações disponíveis sem precisar ficar on-line.

Se você não conseguir desconectar, considere ao menos etapas menores, como o uso de aplicativos para bloquear seus sites de distração favoritos ou o modo de foco em tela cheia no programa em que está trabalhando para ajudar a bloquear todo o resto.

6. Faça pausas

Além de ser ruim em multi-tarefa, o cérebro também é incapaz de se concentrar por longos períodos de tempo. É por isso que, quando você está se esforçando para trabalhar por horas a fio para cumprir um prazo importante, fica sempre com vontade de assistir vídeos de gatos hilários no YouTube. É só o seu cérebro dizendo que precisa de uma pausa.

Então, quando você bloquear esse tempo para trabalhar em tarefas importantes, lembre-se de agendar pausas. Ter um tempo limitado o ajudará a ficar livre de distrações, e o intervalo o ajudará a se preparar para o próximo bloco.

Uma pesquisa sugere que o melhor equilíbrio entre trabalho e descanso é trabalhar por 52 minutos e fazer um intervalo de 17 minutos. Claro, você não precisa se ater a essa escala de tempo precisa; Encontre um que funcione para você. Um sistema popular que segue um princípio similar é a Técnica Pomodoro, na qual você trabalha em blocos de 25 minutos chamados “Pomodoros”, fazendo intervalos de cinco minutos entre eles. Este tutorial sobre a técnica Pomodoro entra em mais detalhes.

7. Mantenha outras tarefas também focadas

Se você seguir as sugestões dadas até agora, você deve ser capaz de completar suas tarefas diárias mais importantes em curtos períodos de atividade, sem distrações. Esse é um grande passo em frente para a maioria de nós.

Mas, claro, você ainda precisa verificar e-mails, acompanhar as redes sociais e todas as outras coisas que tendem a nos distrair. Na verdade, se você não cuidar deles, todos os e-mails que não foram respondidos provavelmente chamarão você com mais força, afastando você de outras atividades.

Por isso, é melhor lidar com eles, mas de maneira concentrada e focada. Em vez de romper com outras tarefas para responder a um e-mail aqui e ali, reserve meia hora ou uma hora no final do dia para aumentar sua caixa de entrada. Em vez de simplesmente folhear o Twitter quando você deveria escrever um relatório, agende pequenos períodos de tempo - talvez um na hora do almoço e outro à noite - para atualizar todos os seus perfis e interagir com seus amigos e seguidores.

Mesmo que você não faça mídias sociais, sempre haverá pequenas tarefas diárias que, embora não sejam sua prioridade geral, ainda precisam ser concluídas. O princípio é o mesmo: mantenha-os contidos. Faça-os, mas só depois de concluir as três tarefas mais importantes do dia. Você precisa pagar a conta do serviço público, mas não precisa interromper seu trabalho criativo para fazê-lo. Agende por um período de tempo no final do dia e esqueça até que chegue a hora.

Próximos passos

Neste tutorial, você viu que a multi-tarefa é uma maneira realmente ineficaz de trabalhar. Muito melhor é dividir o seu dia em blocos de tempo quando você se concentra em tarefas únicas. Você viu que as pausas regulares são uma maneira importante de manter esse foco, e que desligar as notificações, ignorar o e-mail e permanecer off-line por determinados períodos também pode ajudar.

O foco perfeito durante todo o dia é um objetivo inatingível para a maioria de nós. Mas, com as técnicas descritas neste tutorial, você deve estar mais bem equipado para manter a distração à distância e, pelo menos, concluir suas tarefas mais importantes sem ter a necessidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

Você tem outras técnicas preferidas para evitar multi-tarefas? Deixe-me saber nos comentários.

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