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Como reduzir o trabalho ocupado como um pequeno empresário

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Portuguese (Português) translation by Paulo Regina (you can also view the original English article)

Sentindo-se esgotado? Você se levanta cedo, trabalha até tarde e ainda não consegue fazer tudo? Se este é você, como muitos proprietários de pequenas empresas, você pode estar se alongando demais.

Como proprietário de uma pequena empresa, você tem muito o que fazer. Se você não gere seu trabalho ocupado, sua carga de trabalho pode parecer impossível.

Busy Work Small Business OwnerBusy Work Small Business OwnerBusy Work Small Business Owner
A tensão e estresse do trabalho ocupado.

Neste tutorial, veremos mais de perto o trabalho ocupado. Também mostraremos cinco etapas para ajudar você a gerir até mesmo suas tarefas mais comuns e recuperar parte do tempo perdido.

O que é trabalho ocupado?

O trabalho ocupado está atrasando você? Muitos proprietários de pequenas empresas estão sobrecarregados com trabalho ocupado, mas nem percebem isso. Isso é porque o trabalho ocupado é tão importante quanto outro trabalho, mas não tem o mesmo impacto na sua empresa.

O trabalho ocupado pode ser uma tarefa de negócios que precisa ser feita, mas não contribui para o resultado final. Exemplos disso incluem tarefas contabilísticas e fiscais, respostas a e-mails, manutenção de sites, tarefas administrativas e outras tarefas rotineiras. Não é que essas tarefas não sejam importantes, é apenas que o seu negócio pode ser melhor se elas forem tratadas de forma diferente.

O trabalho ocupado também pode ser uma tarefa inútil que parece significativa, mas que não contribui em nada para o seu negócio. Exemplos disso podem ser redecorar seu escritório ou ter aulas, mas nunca aplicar o que você aprende. Mesmo tarefas como promover o seu negócio através de mídias sociais ou verificar sua caixa de entrada de e-mail podem ser ocupadas se forem feitas excessivamente.

Eliminar o trabalho ocupado começa no topo. Se você, como proprietário de uma pequena empresa, está perdendo muito tempo com trabalho ocupado, é bem provável que os empregados que você tem também estejam perdendo tempo.

Você pode melhorar sua abordagem. Aqui estão alguns passos importantes para recuperar seu tempo e reduzir seu trabalho ocupado.

Etapa 1: Saiba como você gasta seu tempo

A chave para descobrir como reduzir o trabalho ocupado é descobrir quanto tempo você realmente gasta com isso. A maioria de nós não faz isso. A última coisa que queremos ter tempo para fazer quando estamos ocupados é acompanhar o nosso tempo.

No entanto, acompanhar como você usa seu tempo é o começo para reduzir o trabalho ocupado. Sem acompanhar seu tempo, você não pode ter certeza de onde está sendo ineficaz.

Ao acompanhar o seu tempo, seja detalhado. Inclua tudo o que você faz em um dia, não importa o quão insignificante isso pareça. Para melhores resultados, acompanhe seu tempo durante vários dias, em vez de apenas um único dia. Além disso, seja honesto. Se você passar duas horas por dia verificando o Facebook ou uma hora assistindo a vídeos do YouTube, registre essa atividade.

Por exemplo, imagine que você é um desenvolvedor da web. Depois de acompanhar seu tempo por alguns dias, você descobre que além de tarefas de codificação, teste, brainstorming e manutenção, você também gasta tempo nas seguintes tarefas de trabalho ocupadas:

  • Verificar email, tempo médio gasto: dez minutos por hora
  • Tarefas administrativas, tempo médio gasto: uma hora por dia
  • Assistindo a vídeos do YouTube, o tempo médio gasto: meia hora por dia
  • Deixando sua mesa para fazer um lanche (não uma refeição), o tempo médio gasto: meia hora por dia

O rastreamento do seu tempo também mostra que você gasta uma hora e meia a cada semana se reunindo com os membros de sua equipe. Você realiza as reuniões regularmente, mesmo que ninguém tenha dúvidas e não haja problemas. Reuniões desnecessárias são desperdício de tempo comum, a propósito. Estatísticas da Atlassian mostram que metade de todas as reuniões são uma perda de tempo.

Quando você adiciona esse tempo, descobre que tem apenas uma média de cinco horas de tempo produtivo por dia. Eu aposto que é um tempo muito menos produtivo do que você pensava que encontraria. Você precisa aproveitar ao máximo.

O Princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, infere que você descobrirá que um pequeno número de tarefas está desperdiçando a maior parte do seu tempo. Reduza o tempo gasto nessas tarefas e você reduzirá o trabalho ocupado.

Para aprender mais sobre o Princípio de Pareto e como realizar uma Análise de Pareto, consulte nosso tutorial sobre o assunto:

Aprender como você está gastando seu tempo é uma parte importante da redução do trabalho ocupado. Se você tiver funcionários, faça com que eles também acompanhem seu tempo para descobrir como estão gastando. Você pode usar o software de rastreamento de tempo como o Harvest para ajudá-lo.

Se você souber como gastar seu tempo, estará pronto para a próxima etapa.

Etapa 2: planeie seu tempo

Depois de saber como está gastando seu tempo, você pode começar a planear a utilização desse tempo de forma mais eficaz. Planear seu tempo começa com a priorização.

Aqui estão três perguntas para fazer sobre cada tarefa identificada:

  1. Quanto tempo passei nessa tarefa durante o horário de trabalho?
  2. O que, se alguma coisa, esta tarefa contribui para o meu negócio?
  3. Posso delegar essa tarefa ou reagendar se por tempo pessoal?

Essas perguntas ajudarão você a priorizar suas tarefas e a definir metas de planeamento.

Se você começar cada dia sem um objetivo, é fácil se achar desconcertante e perder tempo. Em vez disso, use um calendário ou planeador para agendar seu horário com mais eficiência. Aqui está um guia sobre como usar um planeador de papel imprimível, se você não estiver interessado em usar um calendário digital.

Como um exemplo mais específico de como a priorização e o planeamento podem ajudar a reduzir o trabalho pesado, vamos analisar mais de perto os cinco desperdícios de tempo de trabalho ocupados identificados no exemplo na Etapa 1. Veja como você pode lidar com cada vez:

  1. Verificando o email. Se você passa muito tempo conferindo e-mails todos os dias, não está sozinho. De acordo com um estudo da Reuters, muitos trabalhadores gastam até 6,3 horas por dia checando e-mails. Para reduzir esse trabalho atarefado, tente limitar-se a verificar sua caixa de entrada três vezes ao dia: quando começar a trabalhar, antes do almoço e antes do final do dia de trabalho.
  2. Tarefas administrativas. A maioria das tarefas administrativas realmente precisa ser feita, mas você é a melhor pessoa para fazê-las? Muitas vezes, a resposta é não. Falaremos mais sobre delegação de tarefas em uma etapa posterior. Se houver algumas tarefas administrativas que só você pode manipular, considere lidar com todas elas de uma só vez. Reserve algumas horas por semana para administração.
  3. Assistindo a vídeos do YouTube. A menos que esses vídeos sejam relacionados ao trabalho, observe-os durante seu tempo pessoal. Use uma ferramenta de bloqueio de distração, como Stayfocusd ou Freedom, se for necessário. Se os vídeos estiverem relacionados ao trabalho, pergunte a si mesmo se você realmente usará as informações.
  4. Lanchinho. Eu entendo, você fica com fome quando você trabalha. Mas deixar sua mesa para pegar lanches pode ser uma grande distração. Considere manter alguns lanches saudáveis em seu escritório para que você não precise ir muito longe para encontrar algo para comer. Melhor ainda, mantenha um recipiente com água fria por perto. (As pessoas geralmente confundem a sede de fome.)
  5. Reuniões. A menos que haja uma agenda definida, as reuniões podem levar muito tempo. Seja especialmente cauteloso com reuniões rotineiras sem propósito real. Se a sua pequena equipe se reúne toda semana se eles têm algo a discutir ou não, considere a possibilidade de substituir a reunião semanal por um relatório de status na forma de um memorando.

Agora que você planeou seu tempo, vamos examinar outras maneiras de reduzir o trabalho ocupado.

Etapa 3: use as ferramentas certas

Como proprietário de uma pequena empresa, você tem muitas responsabilidades, incluindo muitas tarefas rotineiras. Não é incomum que o proprietário de uma empresa tente lidar com essas tarefas usando apenas as ferramentas de software com as quais está mais familiarizado.

Se você não tiver adicionado novas ferramentas de software ao seu processo de trabalho em vários anos, é provável que você não esteja trabalhando da maneira mais eficiente possível. Muitas tarefas de rotina podem ser tratadas de forma mais eficaz se você tiver a ferramenta certa. E novas ferramentas estão sendo desenvolvidas todos os dias.

Se você achar que um único tipo de tarefa está ocupando uma quantidade significativa do seu tempo, procure uma maneira mais eficiente de realizar essa tarefa. Por exemplo, a folha de pagamento é um tipo de tarefa que pode levar muito tempo à medida que sua empresa cresce. Pode levar muito tempo para processar a folha de pagamento, mesmo se você tiver apenas alguns funcionários. Existem maneiras de simplificar o processo de folha de pagamento. Dê uma olhada no nosso tutorial Tuts+ para dicas sobre como lidar eficientemente com a folha de pagamento:

Desorganização também pode ser um grande desperdício de tempo para o pequeno empresário. Felizmente, existem muitas ferramentas para ajudá-lo na organização e produtividade. Para algumas idéias específicas sobre como melhorar sua produtividade usando o software Mac, revise:

Para proprietários de pequenas empresas com funcionários, também é importante garantir que seus funcionários também tenham as ferramentas certas.

As ferramentas não são a única maneira de reduzir o tempo gasto em tarefas rotineiras.

Etapa 4: obter ajuda

Parece que a única maneira de fazer tudo é fazer você mesmo? Muitos proprietários de pequenas empresas superam a si mesmos tentando lidar com tudo. Essa é uma rota rápida para o esgotamento e erros.

Mesmo que você ainda não esteja pronto para contratar mais funcionários, não precisa fazer tudo sozinho. Terceirizar parte de sua carga de trabalho economiza seu tempo e permite que você se concentre em seu negócio principal. Aqui estão três tipos de tarefas para considerar a terceirização:

  1. Tarefas únicas ou ocasionais. Sua empresa pode não ser grande o suficiente para contratar um funcionário para projetar sua página da Web ou escrever sua cópia de marketing, mas isso não significa que você precisa fazer isso sozinho. Esse tipo de tarefa é ideal para um contratado independente. O EnvatoStudio facilita a localização de um empreiteiro de qualidade em áreas como logótipo ou design gráfico, programação, redação e muito mais. Descubra mais ideias sobre dicas de economia de tempo para trabalhar com designers.
  2. Tarefas que exigem conhecimento especializado. Se você está constantemente pesquisando muito, porque não sabe como lidar com determinadas tarefas de negócios, talvez seja melhor delegar essas tarefas a alguém com treinamento profissional. Por exemplo, a tributação é uma área em que muitos proprietários de pequenas empresas são fracos. Contabilistas são especificamente treinados sobre como lidar com os impostos das empresas.
  3. Tarefas Administrativas de Rotina. Um assistente virtual pode ajudar se você gasta muito tempo em tarefas administrativas rotineiras, como classificar e responder e-mails, promover sua empresa em mídias sociais ou atualizar sua lista de contactos. A maioria dos assistentes virtuais trabalha como contratados independentes. Você pode contratá-los por um determinado número de horas por semana ou mês. Ou você pode trabalhar com eles conforme a necessidade.

Para dizer se faz sentido contratar alguém para uma tarefa, faça a si mesmo estas perguntas:

  • Quanto tempo essa tarefa geralmente me leva?
  • Quanto vou ter que pagar para conseguir alguém para realizar a tarefa para mim?
  • Posso fazer um trabalho de primeira classe nesta tarefa?

Na primeira terceirização, algumas tarefas podem parecer muito caras. Por exemplo, você pode pensar que não pode contratar um advogado ou um contabilista. Lembre-se, porém, de que o treinamento e o conhecimento especializados permitem que eles executem suas tarefas muito mais rapidamente do que você. Além disso, usar um profissional libera você para se concentrar em atividades que geram receita.

Há uma etapa final que reduzirá o trabalho ocupado (e melhorará sua saúde).

Etapa 5: Descanse o suficiente

Pode parecer contra-intuitivo, mas às vezes, quanto mais você trabalha, menos se faz. Isto é especialmente verdadeiro para o pequeno empresário, que pode estar sobrecarregado com trabalho ocupado e outras preocupações.

Infelizmente, pessoas cansadas trabalham mais devagar. Se você está trabalhando muitas horas e vai dormir tarde para tentar fazer mais, não. Você provavelmente está se sabotando.

De acordo com um relatório do Centers for Disease Control, não dormir o suficiente é um grave problema de saúde. A falta de sono pode causar problemas de concentração e, em alguns casos, pode levar a doenças. A maioria dos adultos precisa de entre sete e oito horas de sono, então planeie sua programação para que você descanse bastante. Se você tiver funcionários, certifique-se de que eles também tenham tempo suficiente para descansar adequadamente.

Seu próximo passo: Assuma o controle do seu trabalho ocupado

Como um pequeno empresário, você pode se sentir sobrecarregado por tudo que precisa fazer. Não tem que ser assim.

Para reduzir o seu trabalho ocupado, lembre-se das cinco etapas deste artigo:

  1. Acompanhe seu tempo para aprender como você gasta.
  2. Planeie seu tempo priorizando tarefas importantes.
  3. Use as ferramentas certas para trabalhar com mais eficiência.
  4. Delegar tarefas administrativas, tarefas únicas ou tarefas que requerem experiência.
  5. Descanse bastante.

Para aprender ainda mais sobre como melhorar sua produtividade, comece com o básico, conheça nossa série sobre como criar seu próprio sistema de produtividade ou verifique nossa categoria de produtividade no Tuts+. Aqui estão alguns dos nossos tutoriais de produtividade mais úteis para proprietários de pequenas empresas:

Dê alguns passos iniciais para começar as tarefas em que você e sua equipe trabalham em sua empresa. Delegue onde for necessário, melhore seus sistemas, aloque melhor seu tempo e reformule seu foco. Experimente áreas que podem melhorar o fluxo de trabalho da sua pequena empresa. Você quer ter certeza de que seu tempo está sendo melhor usado, pois há apenas uma quantidade finita dele.

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