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Como gerir um pequeno negócio saudável - com uma lista de verificação mensal 

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Portuguese (Português) translation by Paulo Regina (you can also view the original English article)

Quando você administra uma pequena empresa, uma coisa é certa: você nunca terá falta de coisas para fazer. 

Mas um dos perigos de aumentar a lista de tarefas é que você pode acabar perdendo o foco. Você corre todos os dias completando tarefas, mas elas são as tarefas certas?  Você priorizou coisas que realmente contribuirão para o sucesso de longo prazo de sua empresa? 

Uma maneira útil de se afastar do combate ao dia-a-dia e voltar ao bom caminho é realizar uma revisão mensal da empresa. 

Mas o que exatamente isso deveria implicar? Quais são as principais áreas que você deve analisar todos os meses e que tipos de perguntas você deve fazer?  É o que vamos ver neste tutorial. Eu irei detalhar cada etapa e também forneci uma lista de verificação resumida para pequenas empresas como um PDF para você fazer o download. 

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Lista de verificação mensal para pequenas empresas 

1. Revisar o Plano de Negócios 

Toda empresa deveria ter um plano. Não precisa ser um plano de negócios formal de 30 páginas com tabelas e gráficos sofisticados, mas precisa explicar claramente o que sua empresa faz, como ela atrairá clientes, quais metas você tem e como atingirá essas metas.

Há muito mais do que isso, é claro - se você quiser mais detalhes, confira os seguintes tutoriais: 

E se você está apenas começando com seu plano, também é possível encontrar alguns modelos de plano de negócios úteis no Envato Market. 

Depois de ter o seu plano, a coisa mais importante que você pode fazer a cada mês é revê-lo e medir seu progresso.  Alguns proprietários de empresas redigem um plano para uma finalidade específica, como arrecadar fundos e, em seguida, deixam-no acumular poeira em uma prateleira. Mas, para ser verdadeiramente eficaz, precisa ser um documento vivo. 

Assim, todos os meses, analise as metas de longo prazo que você definiu para sua empresa, bem como os objetivos mais imediatos que você definiu.  Idealmente, você deveria estar quebrando suas metas de longo prazo em marcos a serem completados ao longo de períodos de tempo progressivamente mais curtos. Portanto, metas de cinco anos alimentam seus objetivos de três anos, um ano e mensalmente. 

A cada mês, avalie seu progresso em relação às metas mais importantes do seu plano de negócios e defina novas metas para o próximo mês que estejam alinhadas com seu plano geral. 

Além disso, não se esqueça de reavaliar o plano como um todo. Pergunte a si mesmo se alguma coisa substancial mudou durante o mês. Você precisa mudar de direção ou adicionar alguma coisa ao seu plano?  Seus objetivos precisam mudar? Como sobre sua proposta de valor global? Aconteceu alguma coisa que significa que você precisa mudar isso? 

Pode haver uma tentação de manter o plano, não importa o que aconteça - a mudança pode parecer uma fraqueza ou uma admissão de derrota. Mas os melhores planos são fluidos e atualizados para responder às mudanças de situação, por isso, não tenha medo de fazer alterações sempre que necessário.  Pensar sobre essas coisas regularmente também garante que elas sejam mais importantes para você durante todo o mês. 

2. Verifique o seu fluxo de caixa 

Quando se trata das finanças do seu negócio, o fluxo de caixa é a coisa mais importante para acompanhar. Isso é especialmente verdadeiro para empresas muito pequenas. De acordo com a Dun & Bradstreet, 90% das falhas de pequenas empresas são causadas por um fluxo de caixa ruim. 

As grandes empresas, afinal, podem ter reservas profundas para atrair e, em uma crise, geralmente conseguem mais empréstimos ou arrecadam fundos de outras maneiras.  Mas as pequenas empresas geralmente têm opções limitadas. Se você ficar sem dinheiro, o jogo acaba, mesmo que você esteja fazendo tudo certo. 

Portanto, verifique seu fluxo de caixa mensalmente e faça a previsão para o mês seguinte, para garantir que você não fique com problemas. De acordo com este documento do Bank of America, as empresas que fazem o planeamento do fluxo de caixa mensal têm uma taxa de sobrevivência de 80%, em comparação com 36% para aquelas que planeiam apenas uma vez por ano. 

Para ser claro, o fluxo de caixa é simplesmente o fluxo de dinheiro dentro e fora do seu negócio. Quando você recebe dinheiro de clientes, isso é um fluxo de caixa positivo; quando você tem que pagá-lo na forma de aluguel, salários, suprimentos ou outras despesas, é um fluxo de caixa negativo. 

A diferença entre fluxo de caixa e lucro é principalmente sobre a cronometragem. Pense na sua vida pessoal para entender a diferença. Se você recebe um salário mensal de US $3.000 e tem que pagar aluguel e outras despesas de US $2.000, esse é um bom lucro de US $1.000.  Mas o que acontece se o seu aluguel vier antes do seu cheque de pagamento chegar à sua conta bancária? Estás em sarilhos. Mesmo que você ganhe mais do que gasta, você enfrentou uma crise de fluxo de caixa e é improvável que seu senhorio simpatize. 

A mesma coisa pode acontecer com um negócio. Na verdade, é ainda mais provável, porque as empresas geralmente têm que fazer investimentos iniciais em equipamentos e matérias-primas e fazer pagamentos regulares para aluguel e funcionários, mas só podem ser pagas pelos clientes um mês ou dois após o envio da fatura. 

Assim, a cada mês, analise o fluxo de caixa de sua empresa no mês anterior e preveja seu fluxo de caixa para o mês seguinte. Tente planear o pior, e se você vir qualquer crise potencial se aproximando, elabore maneiras de atrasar os gastos ou acelerar os fluxos de entrada. 

Para obter mais informações sobre a gestão eficiente do fluxo de caixa, a previsão precisa e as medidas que você pode tomar se as coisas derem errado, consulte o seguinte tutorial: 

3. Revise outras métricas principais 

Nós vivemos na era dos dados. Mesmo que você administre uma pequena empresa e não tenha investido em soluções complexas de “big data”, a quantidade de dados instantaneamente disponível para você provavelmente supera o que os proprietários de empresas poderiam acessar nas gerações anteriores. 

Em tal contexto, o difícil não é encontrar dados, mas decidir em que focar. Portanto, a melhor coisa a fazer é decidir algumas métricas importantes que definem o sucesso do seu negócio. 

Se você estiver preocupado em manter seus clientes existentes, por exemplo, poderá acompanhar sua taxa de perda mensal. Se você está investindo em esforços de marketing para alcançar novos clientes e avaliar seu sucesso, é possível observar itens como o Custo de aquisição do cliente ou o valor vitalício de um cliente.  Se você quiser se tornar mais eficiente em seus processos de produção, talvez verifique seus giros de estoque ou utilização da capacidade. 

Se você não tiver certeza de quais são essas métricas ou como calculá-las, poderá encontrar definições e fórmulas para essas e muitas outras em nossa série sobre as principais métricas que cada empresa deve acompanhar

Independentemente das métricas que você definir como as mais relevantes para o seu negócio, crie uma maneira rápida e indolor de reuni-las em um painel para sua revisão a cada mês. Em seguida, defina algumas metas e, em seguida, a cada mês, você poderá analisar seu progresso em relação a essas metas e decidir quais ações serão tomadas se não as atender. 

4. Revise o envolvimento do cliente 

Como estão seus clientes? O que eles estão pensando? Eles estão felizes com o serviço que você está prestando? 

Se você não tiver respostas imediatas para essas perguntas, talvez esteja faltando algo importante. Afinal de contas, muitos clientes não têm tempo de informar que estão infelizes - eles simplesmente vão a outro lugar.  Se você puder identificar os problemas na frente, terá a chance de resolvê-los e manter o cliente satisfeito. Você também pode descobrir oportunidades, como novos serviços que um cliente adoraria oferecer. Você nunca sabe até perguntar. 

Claro, há um equilíbrio a ser atingido. Você não quer ser como aqueles garçons que interrompem sua refeição cinco vezes para perguntar se está tudo bem. Chegar a todos os clientes todos os meses pode ser exagerado.  Mas se você tem 20 clientes principais, o check-in com alguns deles a cada mês pode ser uma boa meta e garantir que você faça contato com cada um deles pelo menos uma vez por ano. 

Se você tem mais de uma base de clientes em massa, pode enviar pesquisas periódicas. Para saber mais sobre o design dessas pesquisas, consulte estes tutoriais: 

Mas não subestime o apelo de um e-mail pessoal também. Imagine como você se sentiria se recebesse um e-mail genuíno do CEO da Apple, Tim Cook, apenas checando e perguntando se você tinha algum comentário sobre o seu iPhone.  Claramente, esse tipo de coisa não é muito escalonável, mas pode revelar algumas intuições interessantes, ajudá-lo a manter o dedo no pulso e construir relacionamentos fortes com os clientes. 

Então, a cada mês, revise seu envolvimento com o cliente no período anterior. Você atingiu suas metas para alcançar seus clientes?  O processo revelou algum problema ou oportunidade? Quais ações você vai tomar em resposta? E o que você fará para se envolver com seus clientes no próximo mês? 

5. Verifique seus esforços de marketing 

Agora que fizemos o check-in em nossa base de clientes atual, é hora de entrar em contato com novos clientes também. Não importa o quanto seus clientes estejam satisfeitos, há sempre uma chance de eles pararem ou reduzirem seus gastos, mesmo que seja por motivos completamente alheios ao serviço que você oferece.  Então, você precisará de um suprimento constante de novos clientes apenas para manter seus negócios, e precisará de ainda mais deles se quiser crescer. 

Isso significa que o marketing deve ser um foco constante, e é algo que você precisa fazer check-in em cada mês. O que você fez para espalhar a palavra? Quão bem sucedido foi?  O que você aprendeu e o que você poderia fazer de diferente? Você precisa investir mais em seus esforços de marketing, seja em termos de tempo ou dinheiro? O que você vai se comprometer a fazer no próximo mês? 

Para mais sobre como projetar seus planos de marketing e medir o sucesso de seus esforços, confira: 

6. Meça a linha de fundo 

Naturalmente, a linha inferior do seu negócio é lucro. As empresas operam vendendo produtos ou serviços por mais do que o custo total de produzi-las. Startups podem sobreviver por um tempo sem ter lucro, mas o lucro tem que vir eventualmente. 

Assim, a última coisa a fazer a cada mês é verificar a receita, as despesas e o lucro da sua empresa em relação a suas metas. Assim como nos outros itens, seja honesto em sua avaliação do progresso e não tenha medo de reavaliar seus objetivos sempre que necessário.  Se você está aquém do que acha necessário, essa informação deve ser usada em suas outras metas para a empresa. Você pode criar maneiras de reduzir custos, por exemplo, ou planear uma campanha de marketing para conquistar novos negócios. 

Para mais informações sobre como avaliar a lucratividade da sua empresa, consulte os seguintes tutoriais: 

Próximos passos 

Agora, você viu as coisas mais importantes a verificar a cada mês enquanto analisa sua pequena empresa e seu progresso. 

O próximo passo é agendar o horário em seu calendário todo mês para concluir esse processo. Depois de configurá-lo, não deve levar muito tempo para examinar a lista de verificação para pequenas empresas todos os meses e garantir que você esteja no caminho certo.  Mas é fácil deixar que algo assim escorregue, por isso, certifique-se de configurar um compromisso recorrente em seu calendário e mantenha esse compromisso consigo mesmo.  Faz sentido fazer a revisão no final de cada mês e definir novas metas para o próximo mês, mas é claro que você poderia fazê-lo em qualquer dia que faça sentido para você. O importante é que seja um compromisso regular. 

Além disso, lembre-se de que esta lista de verificação é apenas um ponto de partida. Neste tutorial, abordamos os itens mais importantes de uma pequena empresa em geral, mas você deve dedicar algum tempo a pensar em sua própria empresa e em qualquer item específico que queira acompanhar. 

Se você estiver encarregado de muitos dados de clientes, por exemplo, talvez queira rever a segurança desses dados todos os meses e garantir que você tenha as medidas certas para mantê-las seguras. Se você trabalha em uma indústria que muda rapidamente, na qual o treinamento em novas habilidades ou software é importante, você pode querer acompanhar a quantidade de treinamento que você e sua equipe completaram. 

Essas coisas poderiam ser facilmente tratadas como parte da revisão geral do plano de negócios, mas tirá-las do caminho como um item separado pode ajudar a aumentar seu foco nesses itens e tratá-los seriamente. 

Então é isso! Espero que este tutorial tenha sido útil para você, e se você tiver outras sugestões de itens para adicionar a uma lista de verificação de revisão mensal para pequenas empresas, adicione-os nos comentários abaixo. 

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