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Como configurar um negócio em 8 etapas simples

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Portuguese (Português) translation by Paulo Regina (you can also view the original English article)

Se você quer começar um negócio, mas não sabe por onde começar, não se preocupe - este tutorial é para você.

Não saber por onde começar é um problema comum. Em uma pesquisa da RBC no Canadá, por exemplo, 84% daqueles que não tinham iniciado um negócio disseram que prefeririam trabalhar para si mesmos do que para outra pessoa. As principais barreiras para iniciar um negócio foram:

  • Nenhum capital/dinheiro inicial: 44%
  • Precisa de renda estável/confiável: 38%
  • Medo de falha: 29%
  • Não sabia como começar: 28%

Já publicamos tutoriais no passado para ajudar a superar algumas dessas barreiras, como garantir financiamento, orçamentos para uma startup e planear cuidadosamente para evitar falhas.

Neste tutorial, lidamos com o item final nessa lista: não saber por onde começar. Analisaremos algumas das etapas administrativas básicas que você precisa seguir ao criar uma empresa.

É claro que as etapas específicas variam muito dependendo do país em que você está e dos detalhes da empresa que você está iniciando. E muitas vezes haverá diferenças regionais mesmo dentro dos países - nos EUA, por exemplo, as regras variam um pouco em cada estado.

Então, considere este um guia geral para as principais etapas envolvidas, mas lembre-se de que não posso cobrir a situação específica em cada país do mundo, então você precisará fazer algumas pesquisas adicionais para descobrir exatamente quais são as regras que estão em sua jurisdição.

Se sua situação for complexa ou se você não tiver certeza de como proceder, pode valer a pena consultar um advogado ou outro profissional que esteja familiarizado com os detalhes de abrir uma empresa no seu local. Você também pode obter ótimas informações do comércio local e de organizações profissionais.

Como escritor baseado no Reino Unido, por exemplo, sou membro da Society of Authors, que fornece orientação e aconselhamento sobre todos os tipos de questões tributárias e outros problemas práticos em troca de uma assinatura anual de £102. Então, procure uma organização semelhante em seu país e setor e encontre os detalhes específicos de que você precisa.

Além disso, observe que este tutorial se concentra nas etapas administrativas envolvidas na configuração de uma empresa. Para obter uma visão mais completa do processo de iniciar um negócio, desde apresentar uma ideia e elaborar um plano de negócios até executar uma campanha de marketing de pré-lançamento, consulte este tutorial abrangente:

Com isso dito, vamos ver como criar um negócio!

1. Escolha sua estrutura

Existem várias maneiras diferentes de configurar sua empresa. Qual você escolhe pode fazer uma grande diferença para coisas como quanto você paga impostos, quanta responsabilidade você tem se as coisas derem errado, e quanta carga administrativa você tem.

Por exemplo, em muitos países, você pode administrar uma empresa como “único proprietário” ou “comerciante individual”, o que significa que você pode ignorar muitos dos obstáculos administrativos de abrir um negócio e simplesmente operá-lo com o seu próprio nome. Mas isso pode ser perigoso, porque você tem responsabilidade pessoal por sua empresa - se a empresa for processada por um cliente irritado, por exemplo, você pode ter que pagar com seu próprio bolso.

Com uma empresa de responsabilidade limitada, por outro lado, seus ativos pessoais são protegidos das dívidas e passivos da empresa. Também pode haver vantagens fiscais para essa estrutura. Mas, por outro lado, eles são mais complexos e caros de configurar, e você precisa se certificar de que cumpre mais regras para ser considerada uma LLC válida.

Existem várias outras opções também, como parcerias, cooperativas e vários tipos de corporações, todas com suas próprias características distintas. Para um resumo desses diferentes tipos de estrutura legal e os prós e contras de cada um, veja este tutorial:

2. Registe o nome da sua empresa

Escolher um nome para o seu negócio pode ser difícil. Você precisa de algo único e memorável, mas também algo que agrade ao seu cliente-alvo e que, idealmente, comunique algo sobre sua empresa ou sobre como você faz negócios.

Você também quer algo que funcione bem on-line (ou seja, você pode encontrar um bom nome de domínio para ele e não se confundirá com outra coisa nos resultados de pesquisa). E você quer uma palavra ou frase com um som cativante e boas associações.

É muito a considerar - e se você também está segmentando clientes que falam idiomas diferentes, seus problemas estão apenas começando.

Felizmente, temos um tutorial para ajudá-lo:

Mas depois de escolher o nome perfeito, o que você faz então? Geralmente, se o nome da empresa for diferente de seu nome pessoal, você deverá registá-lo no governo nacional ou local. Muitas vezes é possível fazer isso online.

Na Austrália, por exemplo, você pode ir ao site da Australian Security & Investments Commission. No Reino Unido, você vai querer visitar a Companies House. E nos EUA, você geralmente precisará registar sua empresa ao nível estadual. Aqui está uma lista útil dos sites a visitar para cada estado.

Você também pode querer marcar seu nome comercial. Nem sempre vale a pena fazer isso, especialmente quando você está apenas começando, mas as marcas podem ser extremamente valiosas, por isso vale a pena considerar. Para saber mais sobre os prós e contras de registar seu nome comercial e os aspectos práticos de fazê-lo, consulte:

3. Obter um ID fiscal

A menos que você tenha a sorte de operar em algum paraíso fiscal no mar, é quase certo que seu governo queira saber tudo sobre seu novo negócio, para que ele possa começar a sobrecarregar você a partir do momento em que você começar a ganhar dinheiro.

Geralmente, isso significa solicitar um novo número de identificação que identificará sua empresa para fins fiscais. Ou, se você estiver administrando a empresa como um único proprietário, poderá usar seu ID fiscal individual para sua empresa.

Nos EUA, por exemplo, você pode usar seu Número de Seguro Social para sua empresa se for um único proprietário. No entanto, para qualquer outra estrutura legal, você precisará solicitar um EIN (Employer Identification Number/número de identificação do empregador), que pode ser feito no site do IRS.

Até mesmo os proprietários únicos precisarão de um EIN se fizerem coisas como contratar funcionários ou comprar outras empresas. E como o advogado Stephen Fishman aponta, você pode querer obter um EIN mesmo que não precise de um, a fim de evitar roubo de identidade, estabelecer status de contratado independente e facilitar as coisas ao lidar com bancos.

Se você mora em um país diferente, o nome do código será diferente, mas é provável que você precise de um, por isso verifique com suas autoridades fiscais para ver quais são as regras.

4. Registe seu nome de domínio do site

Mesmo que você não planeie fazer negócios on-line, precisa de pelo menos um site básico para fornecer informações sobre sua empresa. Os clientes esperam isso nos dias de hoje, e isso dá a você um nível de credibilidade e profissionalismo que uma página do Facebook ou uma listagem em outro site simplesmente não pode.

Configurar é muito fácil também - com um site WordPress e um tema profissional de algum lugar como o Envato Market, você pode estar pronto e em execução em pouco tempo. É uma maneira fácil de aumentar seu alcance e atrair mais clientes.

Mas antes disso, é claro que você precisará de um nome de domínio para sua empresa.

Nos últimos anos, houve uma proliferação de domínios de primeiro nível, ou extensões (em outras palavras, nem todo negócio tem que ser um “ponto com” - você pode ser um “ponto io”, “ponto xyz”, etc.). Portanto, a concorrência não é o que uma vez foi. Mas você ainda precisará registar seu nome de domínio antes, para garantir que o que você deseja esteja disponível e que ninguém mais o exiba mais tarde.

Se você quiser experimentar algumas combinações diferentes para encontrar o nome de domínio correto, tente Bust a Name, onde você pode inserir seus termos-chave e ver algumas sugestões de nomes de domínio disponíveis. Ele só funciona com um número limitado de extensões, no entanto.

Se você já sabe qual nome de domínio deseja, e deseja apenas ver o que está disponível e a que preço, sua melhor opção é o Domcomp, que compara disponibilidade e preços de quase 2.000 domínios de nível superior em mais de 30 registadores. (Um registador é simplesmente uma empresa através da qual você pode registar seu nome de domínio em troca de uma taxa anual.)

Após os links da Domcomp, você será levado ao site do registador, onde poderá registar seu nome de domínio em algumas etapas simples.

Você ainda precisará encontrar um hospedeiro e configurar seu site, é claro, mas pelo menos uma vez que você registou o nome de domínio, não precisa se preocupar que a outra pessoa o leve, e você pode incluir o URL em qualquer material de marketing que você esteja preparando.

5. Pegue as licenças e permissões necessárias

Então você registou o nome da sua empresa e adquiriu um ID fiscal antes, certo? Mas espere, o governo ainda não terminou com você! Se você não obtiver as permissões e licenças certas para administrar sua empresa, poderá enfrentar multas pesadas ou até mesmo, em casos extremos, o fechamento de sua empresa.

Embora esses requisitos possam parecer muita burocracia, eles servem a um propósito: proteger os clientes. Obter uma licença mostra que você passou nas verificações do governo e, em alguns casos, tem as qualificações necessárias para realizar seu trabalho.

O site do seu governo é o lugar para começar ao descobrir quais licenças você precisa. No Canadá, por exemplo, você pode encontrar uma lista no site da Canada Business Network. Nos EUA, a Small Business Administration compila links para todos os sites do estado.

6. Configurar uma conta bancária comercial

Se você configurar uma das estruturas jurídicas mais complexas, definitivamente precisará de uma conta bancária. Se você operar como um único proprietário, é possível usar sua conta bancária pessoal, mas não é uma boa ideia.

Por um lado, você vai tornar as coisas mais difíceis para você quando se trata de separar os lucros e despesas de negócios das pessoais. Você também pode se esforçar para convencer as autoridades fiscais de que é um negócio legítimo e que todas as despesas deduzidas estão relacionadas a negócios. E misturar suas finanças também pode negar quaisquer outras medidas que você possa ter tomado para reduzir sua responsabilidade legal pessoal.

Tradicionalmente, os bancos cobraram taxas muito mais altas para contas bancárias empresariais do que para contas pessoais, mas nem sempre é o caso agora. Muitas contas bancárias comerciais estão agora disponíveis sem mensalidade. Esta ferramenta de pesquisa destaca algumas das melhores ofertas disponíveis entre os bancos dos EUA. Portanto, não há desculpa para não criar uma conta bancária para o seu negócio.

7. Configurar um sistema de contabilidade básica

Antes de começar a operar sua empresa, você precisa configurar um sistema básico para rastrear a receita que você faz e as despesas que você incorrer.

A palavra "contabilidade" pode causar arrepios em algumas pessoas, mas não precisa ser muito complicada. Há muitos aplicativos que você pode usar hoje em dia para simplificar e, no nível mais básico, para uma empresa muito pequena, basta usar uma planilha com uma lista de itens de receita e despesa com datas e detalhes de identificação.

Quando você está começando, você não precisa ter a solução perfeita, principalmente se estiver começando pequeno. Mas você precisa ter alguma solução no lugar. Manter o controle do dinheiro entrando e saindo do seu negócio é fácil se você fizer isso à medida que avança, mas um pesadelo se você tiver que voltar e reconstruí-lo mais tarde.

Então, pegue algo no lugar desde o começo, não importa o quão rudimentar. Para mais orientações, veja estes tutoriais:

8. Obtenha o seguro certo

Para a maioria dos proprietários de empresas, "seguro" vem logo depois de "contabilidade" na lista de palavras que eles não querem ouvir.

Mas, como na contabilidade, o seguro não precisa ser complicado. Existem vários tipos básicos que são relevantes para as empresas, como seguro de responsabilidade civil geral, seguro de responsabilidade profissional e seguro de propriedade comercial.

Diferentes tipos de empresas também podem precisar de seguro de veículo, seguro de compensação de trabalhadores, seguro comercial em casa ou uma variedade de outras apólices de seguro especializadas. Algumas políticas podem até ser exigidas por regulamentações governamentais.

Para descobrir o que significam esses tipos de seguro e se você precisa deles, leia este tutorial:

Próximos passos

Dependendo da sua situação, pode haver etapas extras envolvidas na criação de uma pequena empresa. Por exemplo, você pode precisar encontrar um local para sua empresa e comprar ou alugar um equipamento especial. Ou talvez seja necessário contratar funcionários. Nesse caso, você precisará passar por várias etapas administrativas, conforme menciono na última seção do meu tutorial sobre como contratar seus primeiros funcionários. E, como mencionei no início, pode haver requisitos específicos em seu país que você precisará cumprir.

Mas este tutorial abrangiu as principais etapas administrativas envolvidas no início de um pequeno negócio. Você aprendeu sobre:

  • escolher uma estrutura legal
  • registar o nome da sua empresa
  • preparar-se para o imposto
  • registar o nome de domínio do seu site
  • obter as licenças e autorizações necessárias
  • criação de uma conta bancária comercial
  • criação um sistema básico de contabilidade
  • recebendo o seguro certo

Tenha em mente, porém, que as etapas administrativas são apenas uma parte do processo de iniciar um negócio. Se você quiser ser bem-sucedido, precisará ter uma compreensão clara de quem são seus clientes-alvo, como eles serão veiculados, como ganhará dinheiro e muito mais.

Se você ainda não fez tudo isso, o tutorial a seguir seria bom para ler em seguida:

Crédito Gráfico

Sequência projetada por Peipei Feng do Projeto Noun.

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