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Seu Estilo de Produtividade: Encontre-o e Use-o para Trabalhar Melhor

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This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
How to Build Routines that Keep Your Life and Work On Track
4 Important Personal Habits for a More Productive Life

Portuguese (Português) translation by Thiago Oliveira (you can also view the original English article)

Sua personalidade, estilo organizacional, prioridades, e preferências sociais todos afetam seu trabalho; mais especificamente, eles determinam como você trabalha melhor. Quanto mais você sabe sobre si mesmo, mais você pode tornar sob medida seu ambiente, planejamento, ferramentas, e prioridades para encaixarem-se às suas inclinações naturais e pontos fortes. Você não vai ser somente mais eficiente e produtivo, você vai também desfrutar mais do seu trabalho quando você customiza como você trabalha para se ajustar a quem você é.

1. Investigue Sua Personalidade

Se você já fez alguma investigação sobre sua personalidade, você já começou a aprender um bom tanto sobre seu estilo de produtividade. Por exemplo, se sua personalidade é uma corajosa, tomadora de ações, você já deve ter percebido porquê você odeia reuniões que se arrastam, sem propósito, e porquê às vezes você é chamado para tentar "tomar as rédeas." Na realidade, você só está tentando manter as coisas em movimento e evitar que todos desperdicem mais tempo.

Introversão e extroversão afetam seu estilo de produtividade, também. Se você é um introvertido trabalhando em um ambiente interativo, barulhento, altamente energético, você pode se encontrar já sem energia na metade do dia. Por outro lado, se você é um extrovertido trabalhando de casa, você já deve ter percebido que você é mais produtivo na cafeteria da esquina do que sozinho no seu home office silencioso.

É claro, testes de personalidade nem sempre são completamente exatos; se você ler uma série de resultados e pensar, "Esse não sou eu!" então siga sua intuição. Você se conhece; o ponto de um teste de personalidade é tentar ajudar você a pensar conscientemente sobre si. Trazendo essas intuições e modos de operação internos à luz, você pode usá-los para melhorar como você opera no trabalho e na vida.

Descubra mais sobre sua personalidade fazendo um desses questionários ou testes:

  • PsychCentral Personality Test (50 questões, não é necessário se cadastrar) é baseado na escala de 10 itens do IPP (International Personality Item Pool).
  • HumanMetrics Personality Test (64 questões, não é necessário se cadastrar) é baseado na tipologia de personalidade de Carl Jung e Isabel Briggs Myers.
  • The Personality Project's SAPA Test (100 questões, não é necessário se cadastrar mas contém várias questões demográficas no começo), é baseado no Seis Grandes fatores de personalidade.

Enquanto você lê os resultados, pense sobre em como eles se encaixam em — ou entram em conflito com — seu atual emprego, ambiente de trabalho, e a estrutura de seu típico dia de trabalho.

2. Pense Sobre Suas Preferências

Sua personalidade é certamente uma grande parte do seu estilo de produtividade, mas não é o único fator. Você precisa considerar outros elementos importantes, tal como de que maneira você estabelece seus objetivos, como administra o tempo, como trabalha com outros, e como você aprende.

Leia as seguintes questões para impulsionar seu pensamento sobre suas preferências em cada área. Tome um momento para refletir e recordar seus pensamentos.

Objetivos e Motivação

Você prefere designar objetivos para si mesmo ou alcançar objetivos estabelecidos por um líder, por uma maior organização, por um propósito maior, ou como um grupo? Você está mais motivado para atingir o objetivo final ou para aproveitar e aperfeiçoar o processo que leva você lá?

Você perde energia quando se depara com alvos distantes, ou a ideia de alcançar algo a longo termo, um desafio difícil te energiza? Você perde motivação quando suas tarefas diárias não parecem ter relação com seus objetivos?

Você tende a relacionar seu trabalho com objetivos ou com ideias? Você gosta de buscar uma nova ideia mesmo se isso não tenha a ver com seus objetivos definidos, ou você precisa amarrar tudo junto?

Você está mais motivado por reconhecimento, por recompensas tangíveis, por um sentimento de realização, ou pela chance de parar de trabalhar por um tempo e ir fazer alguma outra coisa que você goste?

Administração de Tempo

Você prefere planejar tudo para tempos distintos, ou simplesmente começar com força total e lidar com a primeira tarefa que encontra? Você usa uma agenda, calendário, ou ferramenta para planejamento regularmente? Você se esforça para dar conta de seus compromissos diários e atividades com horários específicos?

Como é sua consciência do tempo? Você se perde em projetos, conversas, e atividades e perde o controle do tempo? Você pode controlar mentalmente o tempo passado mesmo quando você está profundamente envolvido em uma tarefa ou interação? Você está geralmente atrasado, ou você tende a ser pontual? Você fica nervoso quando datas de entrega se aproximam? Você se sente sobrecarregado ou energizado quando você tem um dia ocupado com uma agenda cheia?

Times e Trabalho Solo

Você prefere pensar sobre problemas sozinho antes de compartilhar suas ideias e opiniões? Você gosta de fazer brainstorming de ideias e soluções em um grupo? Você se sente controlado ou aliviado quando alguém estabelece sua agenda ou administra seu tempo para você? Você gosta de manter suas opções abertas? Você prefere ter alguém para seguir para que você não tenha que considerar todos os fatores? Você se sente como se reuniões de time, trabalho em grupo, ou esforços em grupo gastam tempo ou resultam em melhor trabalho? Você consegue fazer mais sozinho ou quando está trabalhando com outros?

Ambiente

Você prefere ter ruído de fundo quando trabalha, ou você gosta de silêncio e tranquilidade? Você se encontra distraído por conversas, interações, e movimento à sua volta? Você está constantemente incomodado ou irritado com coisas que têm a sensação de extremas: barulhos altos, luzes fortes, cheiros fortes, espaços lotados?

Uma mesa ou superfície de trabalho bagunçada te incomoda? Você leva tempo arrumando as coisas antes de estar pronto para começar a trabalhar? Você se esquece de tarefas ou projetos se você não tem um lembrete visual na sua frente? Você gosta de ter todos os elementos do seu projeto atual espalhados à sua frente, ou você prefere manter as coisas em outro lugar até que precise delas?

Nível de Energia

Você percebe a sua energia num pico ou esvanecendo em momentos específicos do dia? Você se sente pronto para começar cedo de manhã, ou você luta para realmente acordar até mais tarde no dia? Você se encontra cheio de ideias e energia ao anoitecer ou mais tarde à noite?

Você luta para ir dormir num horário razoável, ou você luta para ficar acordado depois do jantar? Você tende a dormir bem? Você acorda facilmente?

Você se sente sobrecarregado por uma longa lista de tarefas como a primeira coisa do dia, ou motivado e energizado? Você se sente excitado pela ideia de um novo projeto no fim do dia, ou motivado e energizado? Se você pudesse estabelecer suas próprias horas de trabalho, quais seriam?

Estilo de Aprendizagem

Você prefere aprender visualmente, com mapas e gráficos e desenhos ou vídeos e slides? Você prefere aprender verbalmente, com palavras escritas e mais informação textual? Você prefere aprender ouvindo, escutando conteúdo falado ao invés de ler ou ver na tela ou impresso? Você prefere aprender fazendo, testando, tentando, tocando, experimentando, lidando com pedaços e ferramentas você mesmo para ter uma ideia do que se trata a informação?

O teste de Índice de Aprendizagem dos Professores Barbara A. Soloman e Richard M. Felder da North Carolina State University podem ajudá-lo a entender mais sobre seu estilo de aprendizagem.

3. Determine Seu Estilo de Produtividade

Carson Tate, autor do livro Work Simply, investiga como conhecer e adaptar-se ao seu estilo único de produtividade é a chave para ter uma vida de trabalho mais simples, melhor, e mais produtiva. Tate diz, nesse artigo, que:

"Seu estilo de produtividade pessoal é sua maneira de planejar e alocar esforços entre objetivos, atividades, e períodos de tempo. Essa maneira é geralmente inconsciente e assistemática ao invés de deliberada e racional. Todavia, padrões podem ser detectados, que geralmente partem de seu estilo cognitivo individual — seu padrão habitual ou meio preferido de perceber, processar, e administrar informação para orientar comportamento. Desde que todos têm um estilo cognitivo distinto, você também tem um estilo de produtividade distinto."

Tate delineou quatro diferentes estilos de produtividade:

  • O Prioritizador (lógico, consistente, orientado a objetivos).
  • O Planejador (organizado, sequencial, orientado a ações).
  • O Organizador (empático, intuitivo, orientado a pessoas).
  • O Visualizador (visionário, inovativo, orientado a ideias).

Seu conhecimento crescente da sua própria personalidade e preferências pode facilitar saber qual estilo te serve melhor. Você pode ler um pouco mais sobre estilos de produtividade nesse artigo, e fazer uma avaliação livre no website de Tate (cadastro por email requerido) ou aqui (não é necessário cadastro).

4. Faça um Inventário de Seus Pontos Fortes e Fracos

Há uma abundância de informações disponíveis sobre pontos fortes e fracos pessoais, incluindo o que são, como identificá-los, e como usar seus pontos fortes no ambiente de trabalho.

Existem testes online e questionários (aqui está um teste de 84 questões e aqui um de 56 questões) que você pode fazer para determinar seus pontos fortes com uma abordagem um tanto universal. Você vai ter uma visão geral de seus pontos fortes, que você pode então relacionar às suas responsabilidades no trabalho.

Ou você pode investigar de outra maneira: criar sua própria medida, baseada no seu trabalho da vida real, fazendo uma lista de todas as tarefas e responsabilidades que você tem. Então avaliar você mesmo sua habilidade e entusiasmo para cada tarefa.

Use uma escala de 1 a 5, com 1 indicando o nível mais baixo e 5 o mais alto. Passe por sua lista, e avalie-se sobre sua habilidade em cada tarefa: Você é capaz de fazê-la bem? Você tem o conhecimento necessário e ferramentas para completar a tarefa? Você pode completar a tarefa numa quantidade de tempo razoável, com eficiência adequada? Você completa a tarefa num nível aceitável de qualidade?

Em seguida, passe por sua lista e avalie-se sobre seu entusiasmo para cada tarefa: Você gosta da tarefa ou a evita? Você está ansioso por ela? Ou procrastina a tarefa? Você gostaria de poder delegá-la? Você se sente confiante e energético sobre abordar a tarefa? Você a considera uma tarefa essencial ou uma distração de suas prioridades?

Finalmente, marque as tarefas que você avaliou para ambos um nível alto de habilidade e um nível alto de entusiasmo: esses são seus atuais pontos fortes exploráveis. As tarefas para as quais você tem entusiasmo mas pouca habilidade podem tornarem-se pontos fortes, se você investir suficiente aprendizagem e experiência para levar suas habilidades até a proficiência. As tarefas para as quais você tem tanto pouca habilidade como pouco entusiasmo são aquelas que você deveria considerar pontos fracos; idealmente, você vai poder evitar lidar com essas tarefas ou delegá-las para alguém que está mais qualificado e excitado para completá-las.

Lembre-se que o ponto de conhecer seus pontos fortes e fracos não é que você possa "consertar-se" e nivelar todas as suas áreas de fraqueza, elevando-as ao nível de seus pontos fortes. Preferivelmente, é reconhecer as capacidades e interesses que você já tem, e cultivá-los, para que você possa fazer mais do que faz bem e menos do resto. Bonus: você vai gostar do seu trabalho muito mais.

Passo 5. Avalie Suas Ferramentas e Sistemas

Agora é hora de colocar todo esse conhecimento em uso prático no seu trabalho. Nesse ponto, você deve ter um entendimento razoavelmente profundo e abrangente da sua personalidade, suas preferências, e seus pontos fortes. Agora dê uma olhada de perto nos sistemas, ferramentas, e métodos que você usa para administrar seu trabalho e tempo. Eles estão de acordo com suas necessidades e preferências?

Avalie Suas Ferramentas

É provável que você vá descobrir alguns que definitivamente não estão alinhados com seu estilo de produtividade. Se algumas das suas ferramentas usadas regularmente requerem que você funcione contra suas preferências, ou que você opere primariamente em suas áreas de fraqueza, procure uma alternativa. Você quer ferramentas e sistemas que te dêem suporte, não que te enfraqueçam. Se você é um aprendiz auditivo, por exemplo, deixe de digitar notas visuais e compromissos no calendário; ao invés, use um aplicativo ou método (vários estão detalhados aqui e aqui) que vai permitir que você use gravações de sua voz ou até mesmo ligar um lembrete de voz à um lembrete de calendário.

Ferramentas que se encaixam no seu estilo de produtividade vão torná-lo mais eficiente e efetivo. Ferramentas que vão contra seu estilo de produtividade vão fazer você sentir-se inepto (mesmo quando você não é) e vão causar frustração e tempo perdido. Procure recursos que te dão as entradas, métodos, modos de acesso, dicas, e estilos estéticos que você prefere; isso não é ser auto obcecado, é ser eficiente.

Lide Com Seus Pontos Fracos

A segunda parte do processo de melhoria de ferramentas é procurar por sistemas e recursos que o completem em suas fraquezas. De sua pesquisa de pontos fortes no passo 4, você terá uma ideia de quais são esses pontos fracos. Elimine o que você puder de sua carga de trabalho inteiramente. Para o resto — aquilo que você não pode delegar ou simplesmente deixar de fazer — use automação, rotina ou assistência. Se, por exemplo, você é fraco em acompanhamento, dê uma olhada em um serviço automatizado de acompanhamento como FollowUp.cc ou um serviço de marketing de email drip.

Se você é excelente em completar as grandes partes de um projeto, mas você luta para lidar com os detalhes mais finos, crie checklists para cada tipo de projeto que você tem. As checklists vão guiá-lo pelos detalhes de finalização, tornando o processo rotineiro e mais fácil para você completar. Você pode também procurar ajuda de pessoas que têm pontos fortes que você não tem. Por exemplo, se você tem dificuldade para aproximar-se de novos clientes, você pode contratar um assistente virtual para compilar listas de clientes em potencial e escrever emails introdutórios para você.

Melhore Seu Fluxo de Trabalho

Uma vez que você avaliou suas ferramentas e sistemas individualmente, de uma olhada no seu fluxo de trabalho inteiro. Você pode simplesmente precisar ajustar algumas partes do seu processo regular para que elas funcionem melhor para seu estilo de produtividade. Ou você pode precisar redefinir seu fluxo de trabalho do zero: aqui está um excelente tutorial de como fazer isso, que utiliza várias outras áreas do Envato Market e Envato Studio.

Quando você projetar seu fluxo de trabalho, você estará pensando em como fazer o que você faz. Você também deve manter em mente o tempo. Quando você faz o que você faz isso pode tornar o resultado um sucesso ou fracasso, dependendo dos seus níveis de energia naquele momento específico. Se você descobriu que você é uma pessoa da manhã, não deixe seu trabalho mais importante para o fim do dia; você estará esgotado e vai faltar motivação. Se você é mais uma coruja noturna, por outro lado, facilite seu caminho pelo dia de trabalho com tarefas mundanas, repetitivas, e lide com projetos excitantes e desafiadores assim que estiver sentindo-se completamente acordado e energizado.

6. Faça Avaliações Periódicas

Seu estilo de produtividade essencial vai provavelmente estar com você a vida toda; mas você ainda mudará e crescerá, desenvolverá novas habilidades, e refinará suas preferências. É importante que você avalie a si mesmo, suas ferramentas e sistemas, e seu trabalho regularmente. Mantenha-os frescos. Agende um tempo regular, talvez trimestralmente ou anualmente, para pensar sobre seus sistemas e atualizá-los como necessário. Se você almeja variedade, melhore e atualize mensalmente. Só não atualize tão frequentemente que você passe mais tempo aprendendo suas ferramentas do que as usando.

Trabalhe Seu Estilo de Produtividade

Nenhum sistema de produtividade, ferramenta, ou método vai funcionar da mesma maneira para todas as pessoas. Quanto mais você sabe sobre si mesmo, melhor você vai ser em escolher as ferramentas que o equipam para trabalhar melhor. Até os mais experientes veteranos de produtividade podem ser envolvidos pelo próximo sistema lustroso e pensar que serão capazes de adaptarem-se a ele, à despeito de sua forte, natural propensão a algo que é diferente. Trabalhando de acordo com suas preferências e pontos fortes vão fazê-lo bem mais eficiente, efetivo, e feliz no seu trabalho do que tentar encaixar-se em um sistema, ferramenta, ou estrutura que lute contra seu estilo de produtividade natural.

Recursos

Crédito Gráfico: Ícone de Produtividade desenhado por Lemon Liu do Noun Project.

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