Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Cum să Menţineţi Productivitatea Simplă

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Create Your Own Productivity System
How to Maintain a Razor Sharp Focus

Romanian (Română) translation by SegenVic (you can also view the original English article)

Ai cunoscut vreodată oameni care se bucură să lucreze în culise? Aceştia sunt ajutoare naturale şi organizatori. Ei sunt adiţia ideală pentru orice echipă. Le place să îndeplinească lucruri măreţe, dar niciodată nu preiau centrul atenţiei. Ei lasă rezultatele să fie cele care fac zgomot.

Sistemele de productivitate bune sunt personaje din "spatele scenei". Ele ajută la îmbunătăţirea muncii şi la îndeplinirea scopurilor ambiţioase. Însă ele nu vor deveni niciodată munca ta. În cazul în care sistemul de productivitate este o primadonă, este timpul s-o dai afară şi s-o iei de la capăt.

Să privim din alt unghi. Ia în considererare instrumentul filozofic cunoscut drept Briciul lui Occam. William de Ockham a fost un filozof al secolului XIV-lea, care a observat că cea mai bună soluţie la o problemă este, de obicei, cea mai simplă. Acest lucru este cu siguranţă cazul atunci când vine vorba de productivitate.

Cu alte cuvinte, un sistem bun productivitatea ar trebui să fie cât mai simplu posibil. Ar trebui să facă tot ceea ce trebuie să facă şi nu mai mult. Şi acesta nu ar trebui să stea în calea muncii tale.

Cum devii atât de productiv în mod natural astfel încât să fie la fel de instinctiv ca respiraţia? În primul rând, îţi creezi un sistem de productivitate care se potriveşte cel mai bine cu situaţia ta şi care este capabil să se adapteze la orice schimbări care se întâmplă în viaţa ta. În al doilea rând, îţi transformi comportamentul productiv în obiceiuri. În acest fel, o faci fără să îi acorzi atenţie. Pur şi simplu se întâmplă în culise.

Să aruncăm o privire la modul în care puteţi dezvolta obiceiuri şi să simplificaţi productivitatea, pas cu pas.

Pasul 1: Începeţi cu un Sistem de Productivitate

Înainte de a-ţi simplifica sistemul de productivitate, vei avea nevoie să lucrezi la un sistem.

Ai o serie de opţiuni pentru a găsi un sistem de bază.

Ai putea folosi un sistem gata făcut. Am acoperit o mulţime în această serie, inclusiv tehnica Pomodoro, Nu Rupe Lanţul şi Getting Things Done. Avem de asemenea unele sisteme simplificate în a doua jumătate a acestui articol pe care le-aţi putea încerca. Alternativ, ai putea crea şi personaliza propriul sistem.

Nu alege orice sistem şi apoi să speri că va funcţiona pentru tine. Găseşte sau crează un sistem care se potriveşte cu stilul tău de viaţă cât mai mult posibil. Pot fi (şi, probabil, vor fi) unele lacune în sistem, dar în mare ar trebui să funcţioneze pentru tine.

Pasul 2: Pune Sistemul pe Auto-Pilot

Odată ce ai găsit un sistem care funcţionează pentru tine, este timpul să trecem sistemul pe fundalul vieţii tale. Aceasta se face prin automatizare.

Ţine-te de sistem pentru câteva luni, folosind-ul în cel mai bun mod posibil zi de zi. Partea de zi cu zi este cheie aici. Acest lucru va face sistemul de productivitate o parte obişnuită din viaţa ta. Cercetătorul Jane Ward spune:

Dacă faci ceva de zi cu zi în aceeaşi situaţie, acel ceva va deveni o reacţie automată ca răspuns la aceste indicii situaţionale, un obicei.

Cercetările lui Ward arată că este nevoie în medie de 66 de zile pentru a forma un obicei dacă acesta se practică zilnic.

Odată ce sistemul de productivitate devine un obicei, îl vei urma instinctiv, aproape fără să te mai gândeşti.

Pe lângă dezvoltarea obiceiului de productivitate, menţinerea sistemului două luni vă va oferi o idee bună despre ce este de lucrat şi ceea ce ar putea fi îmbunătăţit.

În cele din urmă, amintiţi-vă că o abordare simplă a productivităţii înseamnă păstrarea procesului de învăţare cât mai simplu posibil. Dacă sistemul tău implică integrarea a mai multor comportamente noi în viaţa ta, atunci ia în considerare transformarea acestor comportamente în obiceiurile unul câte unul. În acest fel, puteţi construi obiceiuri unul deasupra celuilalt. Datorită faptului că le adăugaţi în doze mici, aveţi mai multe şanse să rămâneţi cu ele. Este nevoie de mai mult timp, dar este mai eficient.

Pasul 3: Simplifică, simplifică, simplifică

Ai creat acest sistem de productivitate pentru că este potrivit pentru tine. L-ai pus pe pilot automat ca să lucrezi cu el fără să te gândeşti mult la el.

Însă pe măsură ce ai lucrat la sistem, probabil ai observat lucruri care ar putea fi îmbunătăţite. Acestea sunt cel mai probabil aspecte ale sistemului care încă mai necesită concentrare. Indiferent cât de mult ţi-ai dori ca acestea să fie automate, ele nu funcţioneză destul de bine pentru tine. Sunt o tropăitură în motorul tău de productivitate.

Poate că ai uitat despre ele marea majoritate a timpului. Sau, poate ai considerat că este mai uşor să renunţi la ele. Este timpul să se aplice Briciul lui Occam la sistemul tău şi să începi tăierea a ceea ce nu este necesar.

Pe măsură ce faci acest lucru, este util să urmezi filozofia japoneză  kaizen. Kaizen înseamnă  "îmbunătăţiri" în japoneză  sau "schimbă pentru ce e mai bun." Când urmaţi filozofia kaizen, efectuaţi modificări mici incrementale. În timp, aceste mici modificări se adună, ceea ce e un mod de a descoperi că aţi făcut o schimbare mare fără a realiza cât de departe aţi ajuns.

Pentru a porni procesul de simplificare, alege un aspect al sistemului care îţi cauzează majoritatea deranjurilor. Întreabă-te:

  • Aş putea să scap de asta complet? Poate nu ştii răspunsul la aceasta până când nu încerci o dată. Dacă descoperi că poţi trăi şi fără ea, sau chiar că eliminarea sa îmbunătăţeşte productivitatea, atunci făceţi-o. În caz contrar, continuă cu următoarea întrebare.
  • Care este obiectivul acestui comportament? Aş putea atinge scopul într-un mod mai simplu? Crează o furtună de idei pentru tehnici diferite pe care le-ai putea folosi pentru a atinge acelaşi obiectiv. De exemplu, tehnica Pomodoro concentrează atenţia prin a te face să lucrezi cu un cronometru. În timp ce cronometrul ticăie, îţi dai atenţia deplină muncii tale. Software-uri de blocare a internetului, pe de altă parte, te forţează să te concentrezi prin eliminarea distragerilor. În cazul în care folosirea  unui cronometru te stresează, ai putea să-ţi îmbunătăţeşti concentrarea prin eliminarea distragerilor în schimb?
  • Care e este cauza problemei? Cunoaşterea cauzei problemei te poate ajuta să aduci îmbunătăţiri subtile. Îţi uiţi întotdeauna caietul de notiţe când ieși din casă? Dacă da, ai putea simplifica lucrurile prin a folosi un caiet care stă mereu într-un buzunar al gecii?
  • Aş putea combina acest lucru cu un alt comportament? De exemplu, să presupunem că utilizezi GTD la sarcini de notare şi de creare de liste. Atunci, foloseşte tehnica Pomodoro pentru a trece prin lista ta de sarcini, ceea ce implică re-crearea listei tale în stil Pomodoro. Ai putea optimiza sistemul de listare a sarcinilor astfel încât să le redactezi în stil Pomodoro din prima?

Pe măsură ce practici acestea în diverse iteraţii, vei crea un sistem super simplu, care se va potrivi ca o mănuşă.

Te întrebi cum ar putea arăta sistem tău? Să aruncăm o privire la unele exemple.

Sisteme Simple de Productivitate

Simplitatea este un lucru frumos. Pe măsură ce reduci productivitatea la esenţial, vei obţine ceva complet unic. Este perfect pentru tine, dar, de asemenea, ar fi foarte util pentru alte persoane ca să vadă cum procedezi tu.

Iată trei exemple de sisteme de productivitate simplificate. Lasă-le să te inspire pe măsură ce creezi propriul sistem. Ai putea chiar folosi unul dintre ele ca bază pentru propriul sistem.

De la Zen la Îndeplinit

Unul dintre cele mai cunoscute sisteme de productivitate simplificate este De la Zen la Îndeplinit (ZTD) al lui Leo Babauta. Babauta a creat ZTD prin optimizarea sistemului Getting Things Done (GTD) pentru a i se potrivi vieţii lui.

ZTD a abordat problemele specifice pe care Babauta le-a avut cu GTD. Acestea au fost:

  • GTD l-a ajutat cu planificarea sarcinii, dar nu cu concentrarea pe sarcini în timp ce le completează.
  • GTD nu l-a ajutat să decidă ce să facă în continuare în orice punct al procesului.
  • Deoarece GTD a capturat totul în viaţa lui, el a ajuns să se simtă copleşit.
  • GTD l-a ajutat să se concentreze mai degrabă pe sarcini urgente decât pe obiective importante (pentru mai multe despre acestea, verificaţi Eisenhower Matrix).

ZTD este similar cu GTD. Cele trei aspecte ale ZTD pe care nu le-am acoperit în această serie de productivitate includ:

  • Alocarea unui loc pentru orice obiect la birou şi acasă, astfel încât să păstraţi biroul clar. Un birou gol inseamna o minte Zen.
  • Reducerea proiectelor cât de mult posibil, astfel încât să faci minimul posibil pentru a vă atinge obiectivele.
  • Folosind doar o unealtă pentru definirea sarcinilor tale. Babauta recomandă stilou şi hârtie:

Fie utilizaţi un caiet simplu sau notiţe tip index pentru listele tale, sau foloseşte cel mai simplu program posibil. Nu ai nevoie de un planificator sau un PDA sau Outlook.

Poţi citi o prezentare completă a sistemului de ZTD.

Personal Kanban

Kanbans au fost dezvoltate de către producătorul japonez de automobile Toyota ca un instrument vizual pentru a arăta ce lucru era făcut şi ceea ce era de făcut. (Întămplător, Toyota a fost, de asemenea, parţial responsabil pentru popularizarea conceptului kaizen.)

Ca atare, sistemul Personal Kanban presupune crearea unui instrument vizual, astfel încât să puteţi vedea sarcinile în derulare. La nucleu, sistemul are doar două reguli:

  1. Vizualizează munca ta.
  2. Limitează munca ta neterminată.

Prin vizualizarea muncii tale, se menţine concentrarea pe ceea ce aveţi de făcut şi la ce lucraţi. De asemenea, veţi vedea ce aţi realizat, ceea ce vă ajută să menţineţi o gândire pozitivă.

Ai posibilitatea să creezi Personal Kanban al tău în orice mod doreşti — inclusiv prin desenare. Astea fiind spuse, o Kanban Personal constă de obicei în scrierea fiecăreia dintre sarcini (sarcini în curs de desfăşurare/WIPs) pe o notiţă post-it. Notiţele sunt apoi organizate în trei coloane:

  1. Restanţe
  2. În derulare
  3. Făcut

Asta e tot! Desigur, poţi să modifici coloanele pentru a se potrivi nevoilor tale sau să modifici sistemul în orice mod doreşti.

Puteţi citi mai multe despre Personal Kanban, inclusiv idei de dezvoltare a propriului sistem.

Pietre mari (sau 1-3-5)

Umple o găleata cu nisip, şi vei descoperi că nu există loc pentru orice altceva-- cu siguranţă nu pentru pietre mari. Umple o găleată cu pietre mari, şi există încă o grămadă de loc pentru nisip.

Stephen R. Covey, autor al The 7 Habits of Highly Effective People a popularizat ideea de pietre mari în productivitate. Covey scrie:

Ce sunt pietrele mari în viaţa ta? Un proiect pe care doreşti să îl realizezi? Timp cu cei dragi? Credinţa ta, educaţia ta, finanţele tale? O cauză? Predarea altora? Amintiţi-vă să puneţi aceste pietre mari primele sau nu le veţi mai obţine deloc.

Conceptul a fost dezvoltat în continuare de Leo Babauta (creator al ZTD). El recomandă să ai o activitate gen "piatră mare" pe zi şi concentrarea pe această sarcină înainte de a face orice altceva. Apoi poţi trece la sarcini de pietriş şi nisip.

Această abordare  a reapărut recent ca regula 1-3-5. Fondatorul al The Daily Muse, Alex Cavoulacos, explică cum funcţionează:

În orice zi, presupune că se poate realiza doar un lucru mare, trei lucruri medii şi cinci lucruri mici. Înainte de a părăsi locul de muncă, alocaţi-vă câteva minute pentru a defini 1-3-5 pentru a doua zi, astfel încât să fii gata să fii gata de dimineaţa. În cazul în care poziţia ta este una în care fiecare zi aduce o mulţime de sarcini neaşteptate, încearcă să laşi o sarcină medie şi două sarcini mici necompletate, în curs de pregătire pentru solicitările de ultim moment al şefului tău.

Prin limitarea listei de sarcini de rezolvat în acest fel, vă îmbunătăţi şansele de a trece prin ea. După aceea, succesul se clădeşte pe succes.

Acum, că aveţi unele idei despre ceea ce un sistem de productivitate simplificat înseamnă, distraţi-vă cât timp vă creaţi unul personal!

Resurse

Grafică: Floare de Lotus proiectat de Carlos Andujar din Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.