Russian (Pусский) translation by Lexie Bykova (you can also view the original English article)
Время. Его никогда не хватает.
Мы, владельцы компаний малого бизнеса, всегда ищем способов работать эффективнее и сэкономить время. Все потому, что, чем больше мы можем сделать, тем больше получится заработать.
Если знать, как ими пользоваться, приложения для бизнеса помогут вам работать более продуктивно. Вы сэкономите время, а это позволит вам взять больше заказов или выиграть немного времени для отдыха, который так нужен.
Так как большинство бизнесменов малого бизнеса пользуются несколькими электронными гаджетами, в этой статье мы расскажем о самых лучших приложениях для производительности, которыми можно пользоваться и на стационарном компьютере, и на мобильных устройствах. Мы предлагаем вам обзор, как каждое из приложений поможет вам стать более продуктивными.
Как приложения для продуктивного бизнеса экономят время
Если вы еще не изменили своих привычных методов ведения бизнеса, вы наверняка теряете время и деньги. Новейшие приложения для продуктивного бизнеса помогут улучшить организацию рабочего процесса и сэкономить ваше время, когда вам приходится выполнять множество задач. И так как вы наверняка не расстаетесь со своим мобильным устройством в работе, новые приложения для бизнеса дадут вам свободу работать как с настольного компьютера, так и на мобильном устройстве.
В этом уроке я расскажу о лучших приложениях, которые помогут вам справиться с выполнением 7 типов задач:
- Коммуникации. В современном деловом мире не всегда у вас есть возможность стразу же получить ответ по электронной почте. Эти приложения помогут вам мгновенно связаться со своим контактом.
- Проектный менеджмент. Вне зависимости от того, кем вам приходится руководить - самим собой или коллективом - вам понадобится хорошее приложение для управлением текущими проектами, чтобы не выходить из графика.
- Тайм-менеджмент (управление временем). Рабочий день можно сделать более эффективным с помощью тайм-менеджмента. К счастью, есть приложения, которые помогают следить за временем и контролировать, куда оно уходит.
- Списки дел. Если вы по-прежнему полагаетесь на бумажные наклейки в планировании своего списка дел, знайте, что есть лучшие варианты. Приложение со списками дел поможет вам отслеживать, что еще остается сделать, и что уже сделано.
- Рабочий процесс. Рабочий процесс - это последовательность, которая помогает вам справиться со всеми задачами и закончить проект. Хорошие приложения по производительности помогут автоматизировать задачи и сократить время, которое потребуется на достижение целей.
- Социальные сети. Вам не обязательно тратить часы на соцсети, чтобы они смогли стать продуктивным компонентом вашего плана по маркетингу. Воспользуйтесь одним из этих приложений, чтобы запланировать ваши кампании в соцсетях и улучшить маркетинговую автоматизацию.
- Административные задачи. У каждой компании есть повседневные административные задачи, которые надо выполнять для поддержания бизнеса. В этой статье мы покажем два приложения для этого: управление паролями и резервное копирование файлов.
Давайте рассмотрим эти приложения для продуктивности бизнеса более подробно.
Приложения для коммуникации
Хорошая коммуникация жизненно важна для вашей компании. Плохая коммуникация создает хаос. Когда сообщение опаздывает, у бизнеса могут возникнуть серьезные проблемы.
Удаленные команды стали достаточно распространенным сценарием работы, к которому надо приспособиться, чтобы добиваться успеха сегодня. Так как вы владеете компанией малого бизнеса, есть большая вероятность, что ваши сотрудники разбросаны по стране, а не находятся в соседнем офисе. Поэтому важно иметь хорошее приложение для коммуникации.
Хотя можно пользоваться электронной и даже обычной почтой, вам необходима возможность немедленно связаться со своими контактами. Для этого нужен быстрый способ общения с членами команды, клиентами и другими коллегами.
Вот два лучших приложения, которые помогут вам быть на связи в реальном времени.
1. Skype
Skype, который теперь принадлежит Microsoft, позволяет пользователю делать личные или групповые звонки, видео-звонки или отправлять сообщения. Другие функции Skype включают пересылку файлов и изображений с вашего экрана.
Так как Skype работает на разных платформах, его можно использовать для общения почти с каждым. Вы даже можете звонить на обычные телефонные номера.
2. Slack
Если вы регулярно общаетесь с группами и отдельными людьми в течение рабочего дня, вам может подойти Slack. Slack может отправлять сообщения группам и отдельным людям с помощью закрытых и общих каналов. Slack также позволяет вам делиться файлами, и имеет опции звонков.
Slack интегрируется с дюжиной других приложений. Чтобы больше узнать о том, как пользоваться Slack, ознакомьтесь с нашим уроком для новичков:
Приложения проектного менеджмента
Приложения проектного менеджмента помогают вам плавно осуществлять проекты. Они поддерживают процесс управления проектом и помогают вам добиться поставленных целей.
Они не только фиксируют сроки исполнения и предписываемые задачи, но многие приложения проектного менеджмента являются площадкой для обсуждения, где члены команды могут задавать вопросы и делиться информацией.
Чтобы больше узнать о проектном менеджменте, ознакомьтесь с нашим вводным уроком по проектному менеджменту здесь:
Рассмотрим несколько приложений для проектного менеджмента.
1. Trello
Trello позволяет отслеживать выполнение проектов и задач на основе системы карточек. Визуальный интерфейс позволяет иметь мгновенную наглядную картину того, на какой стадии находится проект. Чтобы найти более детальную информацию, пользователь открывает одну из карточек.
Trello оповещает членов команды по электронной почте, когда их карточку меняют или обновляют. Чтобы ознакомиться с подробностями того, как пользоваться Trello, зайдите в этот урок:
2. Asana
Asana предоставляет еще один способ командам распределять между собой задачи и отслеживать ход их исполнения. Asana основана на принципе создания рабочей среды, которая позволяет отслеживать совместную работу над проектами и исполнением задач.
Общайтесь напрямую с членами внутри Asana, или включите опцию, чтобы приложение присылало вам оповещения по электронной почте. Вот урок, который вам поможет работать с Asana:
Приложения для тайм-менеджмента
Грамотно ли вы используете свое время? Если быть честным, большинство из нас вынуждены признать, что могли бы лучше обращаться со временем. В суматошной обстановке современного бизнеса умное планирование времени важно как никогда.
Потерянное время может означать потерянные продажи или невыполненные в срок проекты. Плохое планирование времени может даже привести к потере клиента, если вы упустите срок выполнения заказа.
К счастью умный тайм-менеджмент сегодня намного легче осуществить с помощью этих приложений продуктивности. Они помогут вам следить за своим временем или эффективно составлять расписание встреч. Давайте посмотрим.
1. Toggl
Toggl поможет вам узнать, на что в действительности уходит ваше время, достаточно щелчка мыши. Следите за выполнением проектов и многого другого на вашем компьютере или мобильном устройстве. Пометьте цветом график или проект или клиента, чтобы вам было легко и быстро увидеть необходимую информацию.
Если вы владеете маленькой компанией и выставляете счета за почасовую оплату вашего труда, Toggl поможет вам отслеживать затраченное на работу время. Информацию можно просматривать на контрольной панели, либо экспортировать ее в Excel, CSV, или файл PDF.
2. Harvest
Harvest - приложение производительности для бизнеса, который отслеживает время. Вы вводите информацию по проектам и задачам, а приложение показывает вам, как и на что тратится время. Используйте табели, чтобы отправлять инвойсы и вести подсчет оплаты членам команды.
Вы также можете использовать Harvest для отслеживания расходов. Он соединяется со многими популярными приложениями для бизнеса. Для начала ознакомьтесь с нашим уроком по отслеживанию времени в Harvest.
3. Doodle
Собрать группу вместе - проблема. Мы все заняты, и у нас много чего происходит. Если вы когда-нибудь пытались запланировать встречу так, чтобы у каждого получилось прийти, вы знаете, как это трудно.
Doodle берет задачу планирования встреч на себя и делает все проще. Приложение рассылает список возможных дат и времени участникам встречи (a Doodle poll) и дает им выбрать наиболее подходящее время. Когда вы будете готовы пригласить участников, Doodle разошлет приглашения на встречу.
Doodle синхронизируется с популярными календарями вроде календаря Google, календаря Office 365, iCal и другими.
Приложения со списками дел и приложения для заметок
Все обожают списки дел. Это прекрасный способ следить за исполнением задач, особенно задач, которые не вписываются в специфический проект.
Хотя многие из нас любят составлять эти списки, точно также многие из нас не умеют извлекать из них максимум пользы. Вы знаете, о чем я говорю, если у вас повсюду разбросаны записки на обрывках бумаги по письменному столу или приклеены стикеры к монитору. Это не только плохой способ уследить за всем, что нужно сделать, но и большой беспорядок.
Есть лучший способ. Воспользуйтесь новейшими приложениями со списками дел и повысьте свою производительность. Давайте взглянем на два примера.
1. Wunderlist
Wunderlist поднимает все списки дел на совершенно новый уровень. Создавайте сразу несколько списков, организуйте их по группам в папку. Делитесь списками с членами команды. Вы также можете переслать сообщение из электронной почты, которое превратится в пункт списка.
Wunderlist позволит вам установить оповещения, так чтобы вы ничего не забыли и не опоздали с выполнением задачи. А если вам по-прежнему необходим список на бумаге, вы можете распечатать собственный Wunderlist. Начните пользоваться Wunderlist с помощью нашего полезного урока:
2. Evernote
Evernote позволяет вам делать заметки, составлять списки и сохранять изображения. Храните информацию с веба с помощью Evernote Web Clipper. Как толко вы сохраните что-нибудь в Evernote, у вас будет доступ к этой информации со всех устройств с подключением к интернету. Делитесь записками с членами команды и коллегами.
Одна из сильных сторон Evernote - его мощный поисковик, который позволяет вам найти все, что вы сохранили. Вы никогда не потеряете ни одной из заметок. Научитесь пользоваться Evernote с помощью нашего урока для новичков:
Приложения для рабочего процесса
Последовательность шагов для выполнения работы называется рабочим процессом. Хороший рабочий процесс экономит время и помогает вашим проектам осуществляться более последовательно. Плохой рабочий процесс приведет к потерянному времени и стрессу.
Создать грамотный рабочий процесс сегодня намного проще, чем раньше. С помощью подходящих приложений для продуктивности вы можете создать этот рабочий процесс и придерживаться его. Некоторые инструменты позволяют вам даже автоматизировать повторяющиеся задачи.
Давайте посмотрим на два популярных приложения для продуктивности.
1. IFTTT
IFTTT - приложение для продуктивности, которое использует метод "если, то" для того, чтобы автоматизировать регулярные процессы в вашем рабочем процессе. Вы начинаете с формулировки "если", что также называется "триггером". Далее вы формулируете "то" - а именно, что должно произойти, когда соблюдаются условия "если". Эти комбинации называются "рецептами".
Благодаря тому, что IFTTT интегрируется с сотнями популярных приложений и устройств с приложениями, вы можете задать рецепты, которые будут автоматически выполнять рутинные задачи. Научитесь, как автоматизировать что угодно с помощью IFTTT в этом уроке на Tuts+:
2. Zapier
Zapier - еще одно приложение для повышения продуктивности бизнеса и поможет вам автоматизировать рабочий процесс. Вы задаете триггеры и решаете, какие действия будет побуждать каждый из них. Комбинация триггера и действия называется "Zap". Zapier позволяет вам даже создавать сложные Zap из нескольких шагов.
Благодаря тому, что Zapier интегрируется с сотнями приложений, вы можете автоматизировать массу повторяющихся задач. Zapier также позволит вам устанавливать фильтры на каждое действие.
Приложения соцсетей
Для владельца компании малого бизнеса маркетинг в соцсетях - важная часть стратегии бизнеса. Когда вы остаетесь на связи со своими клиентами и поклонниками с помощью соцсетей, ваш бизнес воспитывает лояльность к бренду и улучшает позитивное отношение к компании.
Проводите ли вы слишком много времени в соцсетях?
Если вы хотите размещать информацию во всех соцсетях, то ответ, наверняка, "да". В таком случае воспользуйтесь приложением, которое поможет повысить вашу продуктивность с платформами соцсетей.
Приложения для соцсетей позволяют вам размещать посты на более, чем одной платформе с помощью одного инструмента. Вы можете составлять графики, создавать короткие URL, отслеживать статистику с соцсетей и другое. Без специализированного приложения для соцсетей на это могут уйти часы.
Вы можете узнать больше о важности соцсетей в стратегии маркетинга, в этом уроке:
Давайте рассмотрим два самых лучших приложения для продуктивной работы с соцсетями.
1. Buffer
Buffer позволит вам составить расписание публикаций в любое время дня и ночи. Отправляйте посты на популярные платформы соцсетей. Управляйте многочисленными профилями в соцсетях. Пользуйтесь аналитическими возможностями программы, чтобы определить, какое время самое лучшее для публикаций.
Buffer также интегрирован со многими приложениями по производительности (например, с Zapier), а значит, вы сможете автоматизировать свой маркетинг в соцсетях и сэкономить еще больше времени.
2. Hootsuite
Пользуйтесь Hootsuite для эффективного управления задачами в ваших соцсетях. Планируйте время публикации постов на разнообразных платформах соцсетей и в разных профилях. Также изучайте и отслеживайте включенную аналитику соцсетей. Hootsuite одновременно отслеживает различные соцсети, что здорово, если вам необходимо увидеть общую динамику вовлеченности на ваших каналах.
Административные приложения
Рутинные административные задачи вроде управления паролями и резервного копирования файлов может отнимать большую часть дня, если вы неосторожны. Если вы потеряете пароль, или не сохраните резервную копию файла, у вас могут уйти часы на то, чтобы восстановить доступ к своему аккаунту или воссоздать утраченный файл.
Приложения по продуктивности помогут вам организовать эти рутинные задачи и сэкономят вам массу времени в процессе. Вот список административных приложений:
1. LastPass
Управление паролями - хитрая задача. Вам необходимо создавать и сохранять пароли, затем быстро их находить по необходимости. При этому пароли должны быть защищены. Значит, создание очевидных паролей неприемлемо.
На сцену выходит LastPass, это приложение надежно хранит ваши пароли и помогает вам создавать сильные пароли с помощью генератора. Еще лучше то, что LastPass позволяет вам синхронизировать пароль с другими платформами и устройствами. Поэтому у вас всегда будет доступ к информации.
Зайдите в этот урок на Tuts+, чтобы начать работать с LastPass:
2. Dropbox
Dropbox поможет вам безопасно хранить файлы. Благодаря тому, что Dropbox - облачное решение, вы имеете доступ к своим файлам на любом устройстве с доступом в интернет.
Dropbox также полезен, когда необходимо поделиться файлами с удаленными членами команды. Также теперь приложение позволяет оставлять комментарии в общих документах. Наш урок по Dropbox поможет вам и вашей команде использовать этот инструмент с максимальной эффективностью:
Работайте быстрее с правильными приложениями для продуктивного бизнеса
Когда у вас есть правильные приложения по продуктивности, вы сэкономите массу времени. Для каждого аспекта вашего бизнеса существует свое приложение. Некоторые из лучших приложений по продуктивности будут работать на различных устройствах, поэтому вам будет легко переключаться между работой на стационарном компьютере и на мобильном устройстве.
Секрет экономии времени лежит в постоянном использовании приложений по продуктивности в вашем рабочем процессе. Уделите время знакомству с этими инструментами, посмотрите, что они могут сделать для вашего бизнеса, и как их эффективно использовать. Узнайте больше о замечательных приложениях для повышения эффективности бизнеса в этих статьях:
Управление задачами20 Лучших онлайн-приложений со списком дел для фрилансеров
Приложения15 Лучших приложений для продуктивности вашего Mac
ПриложенияУзнайте о лучших и бесплатных альтернативах известным приложениям для Mac
Возможно вы также захотите больше узнать об основах продуктивности и начать создавать собственную систему продуктивности.
Какое у вас самое любимое приложение по продуктивности? Какое помогло вам больше всего в рабочем процессе? Какую проблему оно решило? Как оно помогло вам сэкономить время и добиться большего в бизнесе?
