Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Как масштабировать и развивать свой бизнес в Интернете путем систематизации

by
Read Time:9 minsLanguages:

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

Если вы работаете в своем онлайн-бизнесе, не проходит и дня, когда вы скажете: «Я сегодня не так занят».

Мы всегда заняты!

Никогда не бывает недостатка в делах. Для каждой задачи, которую мы вычеркиваем из нашего контрольного списка, туда добавляются еще четыре. Мы работаем долгие часы, часто жертвуя вещами вроде «расслабляющего уик-энда» (что это?) И счастливого часа в баре с друзьями.

Но когда вы делаете шаг назад и оцениваете свой бизнес - как общую картину - что вы видите?

Ваш бизнес растет? Он становится более эффективным? Ваша итоговая прибыль растет с каждым месяцем или остается на прежнем уровне?

Для многих владельцев онлайн-бизнеса, особенно фрилансеров, может показаться, что вы работаете на месте. Вы держите свою операцию на плаву, но вам не хватает времени и энергии, чтобы сосредоточиться на переходе на следующий уровень.

Вы оставили свою работу, чтобы создать свой собственный бизнес, но вы понимаете, что все, что вы создали, это новая работа для вас самих, без свободы, которую вы изначально намеревались получить.

Звучит знакомо? Тоже самое было и со мной. Именно это привело меня к созданию систем построения в моем бизнесе, что позволяет мне сосредоточиться на более широкой картине: масштабирование, рост и продвижение на новый уровень.

Эта статья поможет вам начать работу по систематизации вашего бизнеса и постройке его в машину, которая может работать сама, с сами в качестве руководителя.

Видение вашего будущего

Теперь, когда вы думаете о долгосрочной игре, уделите минуту, чтобы представить себе, где вы видите свой бизнес, в следующие шесть месяцев, год, три года ...

Благодаря систематизации я смог осуществить переход от клиентской работы к построению продуктов.

Если вы работаете консультантом, ваше видение может включать в себя такие вещи, как привлечение большего числа клиентов или привлечение более крупных клиентов к высокобюджетным проектам. Это может привести к тому, что вам нужно будет нанять сотрудников, а перейдете от сольного фрилансера к небольшому агентству.

Или, если вы похожи на меня, вы можете подумать о переходе от консалтинговой работы, чтобы больше сосредоточиться на продаже продуктов. Благодаря систематизации я смог осуществить переход от клиентской работы к построению продуктов. Фактически, один из этих продуктов, SweetProcess, появился из-за моей необходимости систематизироваться. Подробнее об этом позже ...

Суть заключается в следующем: вы не можете начать двигаться вперед, пока не определите, в каком направлении вы движетесь. Потратьте некоторое время - да, наметьте это в своем календаре - чтобы серьезно подумать о том, где вы находитесь сегодня и где вы хотите быть, в следующем году.

Определите низко висящие фрукты

Готовы начать процесс систематизации вашего бизнеса? Начните с выявления низко висящих фруктов или задач, которые возникают снова и снова, съедая драгоценное время в вашей повседневной или еженедельной рутине. Это главные цели для систематизации.

Может показаться заманчивым думать, что каждый день отличается, каждый проект отличается, каждый клиент отличается. Вы можете подумать, что нет ничего, что можно было бы «стандартизировать» в вашем бизнесе. Все, что вы делаете, уникально.

Но как только вы действительно подумаете об этом, вы будете удивлены, сколько повторяющихся задач выйдет на поверхность. Сделайте шаг назад и просмотрите, над чем вы работали сегодня. Посмотрите, что вы вчера сделали. Посмотрите на список вещей, с которыми вы работали на прошлой неделе. Есть, вероятно, много задач, которые можно превратить в системы.

Вот несколько примеров, которые применимы практически к любому бизнесу:

  • Подготовка и отправка счетов-фактур клиентов
  • Ведение бухгалтерского учета и организация ваших записей
  • Поддержка клиентов и ответы на наиболее распространенные вопросы
  • Подготовка и отправка бюллетеней по электронной почте
  • Подготовка проектных предложений

Вот некоторые из них, которые могут потребоваться, если вы веб-разработчик:

  • Кросс-браузерное тестирование веб-сайтов
  • Проверка вашего кода
  • Подготовка промежуточного сайта для рассмотрения клиентом
  • Составление отчетов и организация ошибок

Вот некоторые идеи для дизайнеров, иллюстраторов или фотографов:

  • Очистка неиспользуемых слоев в Photoshop
  • Подготовка окончательной работы для поставки
  • Заказ и рассылка по почте
  • Подготовка веб-клиентской области просмотра

И некоторые идеи, если вы писатель или блоггер:

  • Корректура
  • Форматирование и планирование статей в WordPress
  • Фоновые исследования и связывание
  • Совместное использование материалов в социальных сетях

Список будет продолжен для вашего конкретного бизнеса и того, как вы делаете что-то. Идея состоит в том, чтобы начать определять задачи, которые могут быть систематизированы - и в конечном счете делегированы - кому-то другому, в то время как вы сосредотачиваетесь на более важных вещах.

Начать документирование процедур

Теперь, когда вы определили несколько задач, которые можно систематизировать, пришло время начать документировать их в пошаговые процедуры.

Эти процедуры станут основой вашего бизнеса; Они будут служить в качестве руководства по эксплуатации, чтобы держать ваш бизнес на чеку. Ваши процедуры станут ключевым активом вашего бизнеса, так как будущие сотрудники будут полагаться на них, чтобы выполнять свою работу. Это также сделает процесс найма и обучения новых сотрудников полностью плавным, избегая обычных неудач, связанных с текучестью сотрудников.

При документировании процедур ключ должен быть как можно более детальным. Никакие детали не могут быть слишком очевидны или не требовать пояснений.

Даже если вы все еще работаете с одним человеком, важно начать документировать свои процедуры раньше, чем позже. Это поможет вам заложить основу, когда вы будете готовиться нанять своего первого сотрудника. Фактически, когда я работал сам, я обнаружил, что это упражнение по документированию моих процедур заставило меня осознать, какую часть моей работы можно и нужно передавать на внешний подряд. Это заставило меня перейти на следующий этап гораздо быстрее, чем я ожидал.

При документировании процедур важно быть как можно более детальным. Никакие детали слишком очевидны или не требуют пояснений. Включите каждый шаг, подшаг и объяснение, когда будете документировать свою процедуру.

Я хотел бы начать с «обзора» процедуры, чтобы дать человеку понять, почему эта процедура важна и каков желаемый результат. Затем я начинаю с самого начала и включаю каждый шаг, чтобы добраться туда.

В качестве примера того типа подробностей, который я включаю, я публикую процедуру, которую я сделал несколько недель назад о том, как настроить и запустить новый подкаст.

Сделайте ваши процедуры визуальными с помощью скриншотов и видеороликов

Невероятно важно, чтобы ваши процедуры не были просто длинным текстовым документом без каких-либо визуальных эффектов. Длинным блокам текста невероятно трудно следовать, и это делает его слишком легким для человека, чтобы ошибочно пропустить важную деталь.

Вот почему я всегда рекомендую включать изображения (скриншоты) и / или видео, чтобы добавить ясность к каждому шагу. Если ваша команда работает удаленно, и большинство онлайн-компаний делают это в эти дни, то вы знаете, насколько важно визуализировать свою точку зрения, поскольку у вас нет роскоши сидеть рядом с человеком и демонстрировать, как это делается.

Я стараюсь включать по крайней мере один снимок экрана с каждым шагом. На Mac я делаю быстрые скриншоты и перетаскиваю их в SweetProcess, мой инструмент для создания процедур. Я также хотел бы добавлять аннотации к изображениям, таким как коробки и стрелки. Для этого я буду использовать встроенные средства уведомления в Sweet Process или иногда использовать внешние инструменты, такие как Clarify.

Когда мне действительно нужно убедиться, что я получу свою точку зрения, я запишу видеоролик со скринкастами и вставлю это видео в определенный этап процедуры. Существуют различные инструменты, облегчающие запись видеороликов. Для коротких записей (менее 5 минут) мне нравится Screenr, потому что он основан на браузере, а также легко и быстро запускается. Для более длинных записей я использую ScreenFlow на Mac. Camtasia является хорошей альтернативой для тех, кто на Windows.

Делегирование задач

В начале всегда хорошо выполнять свои процедуры, как вы это делали. Только сейчас, следуйте инструкциям вместе с процедурами, которые вы создали, чтобы подтвердить, что вы не пропустили какие-либо детали. Каждый раз, когда я это делаю, я нахожу, по крайней мере, одну вещь, которую я забыл включить.

Вы наняли вашего первого сотрудника или виртуального помощника? Взяли подрядчика? Теперь пришло время дать им что-то сделать!

Хорошо, что вы задокументировали несколько процедур. Отправьте им процедуру и попросите их следовать ей каждый раз, когда они выполняют эту задачу.

Мониторинг эффективности, получение обратной связи, улучшение и повторение

Теперь, когда вы начали делегировать эти процедуры, вы должны почувствовать облегчение. Дела идут хорошо, но меньше времени уходит на то, чтобы освободить вас, чтобы сосредоточиться на более важных действиях.

Но ваша работа еще далека от завершения! Вы должны постоянно контролировать свои системы и процессы, настраивать и совершенствовать их, чтобы сделать их более эффективными.

Есть несколько способов сделать это:

1. Мониторинг эффективности, особенно в начале

Есть ли шаги, которые подстегивают вашу команду? Были ли некоторые аспекты сделаны неверно? Они показывают немедленные области, где вы можете устранить неполадки в своих процедурах. Найдите способы добавить больше ясности или устранить распространенные недоразумения.

Вы должны постоянно контролировать свои системы и процессы, настраивать и совершенствовать их, чтобы сделать их более эффективными.

2. Поощряйте вашу команду предлагать улучшения процедур

Со временем вы оторветесь от нюансов того, как все работает «на земле». Это нормально. Это означает, что вы сосредотачиваетесь на крупных вещах, и это то, что вы должны делать.

К счастью, у вас есть кто-то, кто имеет глубокое знание нюансов ваших процедур: ваших сотрудников, которые их выполняют! Уполномочьте их давать свои предложения о путях улучшения процедур, когда они сталкиваются с лучшим способом сделать это. Попросите их оставить комментарии к самой процедуре или просто отправить свои предложения непосредственно вам.

3. Будьте в поиске новых технологий и методов для оптимизации процедур

В онлайн-мире все идет быстро. Новые инструменты постоянно становятся доступными, что делает наши задания бесконечно легче, чем когда-либо. Ваши процедуры могут выиграть от новых инструментов по мере их выхода на рынок.

Всегда будьте внимательны к этому и попросите своих сотрудников также следить за ними. В течение года вы можете найти новый инструмент или технику, которая может сократить количество шагов от ваших процедур, повысив эффективность всего вашего бизнеса.

Ваш бизнес систематизирован. Что теперь?

С библиотекой стандартных операционных процедур, обеспечивающих ваш бизнес, вы построили машину, которая работает сама! Вы подготовили почву для захватывающей фазы масштабирования и роста.

Итак, куда вы двинетесь отсюда дальше?

Вы как владелец бизнеса можете перестать быть связанным с работой в вашем бизнесе. Теперь вы можете начать работать над своим бизнесом.

Благодаря вашей новой свободе вы можете больше времени уделять тому, чтобы:

  • Сделать переход от однопользовательской операции к найму команды
  • Переход от клиентской работы к продуктам
  • Улучшение ваших продуктов или создание новых
  • Привлечение и больше / лучших клиентов
  • Наслаждайтесь свободным временем и отыгрывайте баланс своей работы / жизни

У вас есть вопросы или предложения о том, как мы можем систематизировать наш онлайн-бизнес? Давайте поговорим об этом в комментариях!

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.