Управление проектами Kickstart: как решать крупные проекты

() translation by (you can also view the original English article)

Чем больше проект, тем больше вероятность того, что фрилансер будет перегружен. Если вы не сделаете хорошую работу по организации крупного проекта, вы можете даже пропустить свой срок сдачи. Потерянный срок может означать потерю вашего клиента и, возможно, даже вашу репутацию.

Есть лучший способ. Принципы управления проектами помогут вам организовать ваши большие проекты, чтобы они работали бесперебойно.

Сначала давайте дадим определение управлению проектом. По данным Ассоциации по управлению проектами,

Управление проектами - это применение процессов, методов, знаний, навыков и опыта для достижения целей проекта.

Большинство фрилансеров понимают, почему знания, навыки и опыт важны для завершения своих проектов. Но некоторые не согласны с идеей использования процессов и методов. Творческие фрилансеры иногда чувствуют, что слишком много структуры уходит от их творчества.

Фрилансеры должны приветствовать процессы и методологию. Вместо того, чтобы подавлять творчество, они позволяют вам делать больше. Для большинства из нас большая работа означает больше дохода. Это хорошая вещь. Кроме того, наличие хороших навыков управления проектами позволяет вам решать крупные проекты фрилансеров. Имея навыки управления проектами, вы можете управлять другими внештатными специалистами и больше работать.

За большие проекты, как правило, платят больше. Если вы можете справиться с крупными проектами, вы будете стоить дороже ваших клиентов. У вас также будет больше шансов привлечь бизнес повторно. Фактически, руководители проектов востребованы в корпоративных и государственных проектах. По данным опроса Payscale.com, средняя зарплата менеджера проектов в США в августе 2015 года составляла от 65 062 до 85 971 долларов.

В этом уроке я дам краткий обзор управления проектами. Я начну с сравнения методов Agile и Traditional. Далее, я предлагаю практические методы, которые вы можете применить к своим собственным внештатным проектам.

Сравнение процессов

Важно понимать, что управление проектами - это огромное поле. Существует множество различных методологий управления проектами, некоторые из которых запатентованы. Вот лишь несколько различных методологий:

Гибкие методы
Lean (гибкий метод)
Scrum (гибкий метод)
Сигма Шесть
Методы водопада (также называемые традиционными)
PRINCE2 (популярный в Великобритании)

Каждая из этих методологий имеет вариации и суб-методологии. Не позволяйте именам всех этих методов путать вас. Менеджеры корпоративных проектов должны хорошо их понимать. Как фрилансер вы, вероятно, будете использовать только один из двух методов: Agile или Waterfall (также называемый традиционным).

Менеджеры корпоративных проектов также используют некоторые специфические термины. TechRepublic опубликовал большой список терминов управления проектами, на которые вы можете ссылаться, если натолкнетесь на незнакомый вам термин. В этом уроке мы сосредоточимся на двух определениях, которые вы, возможно, не знаете:

Объем:

... как вы описываете границы проекта; Он определяет, что будет реализовывать проект и чего он не будет доставлять ...
(TechRepublic)

Конечный результат:

... любой ощутимый результат, который создается проектом ...
(TechRepublic)

Другие термины являются самоочевидными или определяются в этом учебнике.

Одно из первых решений, которое вы сделаете в качестве внештатного менеджера проекта, - использовать ли Agile или традиционный процесс управления проектами. В этом разделе сравниваются два типа процессов управления проектами. Это поможет вам решить, какой метод лучше всего подходит для вашего проекта.

Выбор гибкого процесса

Гибкое руководство проектом основано на двенадцати принципах Agile Manifesto. Он часто используется для проектов разработки программного обеспечения. Вот некоторые характеристики проектов, хорошо подходящих для Agile управления проектами:

Результаты проекта не определены или могут измениться.
Проект имеет несколько или поэтапных результатов.
У проекта есть определенное количество ресурсов.
Клиент доступен в течение всего процесса.
Расписание очень гибкое.

Примером хорошего проекта Agile является развертывание нового программного приложения. Приложение будет выпущено поэтапно. Особенности первой фазы хорошо известны. Особенности последней фазы не определены и могут со временем меняться. Заказчик также хочет часто проводить коллективные встречи.

Чтобы узнать больше о процессе Agile-проекта, ознакомьтесь со следующими бесплатными учебниками Tuts +:

Agile - отличная методология для многих проектов. Но некоторые проекты лучше управляются в рамках более традиционного процесса.

Выбор традиционного процесса

В этом уроке я сосредоточусь на том, как управление проектами в традиционном (или водоворотном) управлении помогает вам управлять проектом для внештатных сотрудников.

Хотя Agile пользуется популярностью, бывают случаи, когда традиционный процесс имеет больше смысла. Вот характеристики проекта, хорошо подходящего для традиционного управления проектами:

Объем проекта четко определен и вряд ли изменится.
Проект имеет единый результат.
Ресурсы для проекта могут быть скорректированы.
Участие заказчика в проекте ограничено после согласования объема работ.
Крайний срок или дата поставки установлены и устойчивы.
Клиент требует традиционного управления проектом.

Примером традиционного проекта является развертывание сайта электронной коммерции для компании с несколькими продуктами. Не имеет смысла сворачивать проект поэтапно, поскольку конечный результат известен и вряд ли изменится. Клиент дает вам требования, но хочет, чтобы вы справились с этим. Фактически, доступность клиента во время проекта будет ограничена.

Традиционное управление проектами

В этом разделе определяются пять этапов проекта в рамках традиционного процесса управления проектами. Различные методологии используют разные термины, но то, что происходит на каждой фазе, похоже.

Roli Pathak, пишущий на PM project-management.com, предлагает хорошее описание традиционных фаз проекта:

Инициализация
План
Выполнение
Контроль
Закрытие

Я объясню, как вы можете применить каждую фазу к вашему проекту в следующем разделе. А пока давайте посмотрим на преимущества и недостатки традиционного управления проектами.

Преимущества традиционного процесса

Традиционное управление проектами позволяет команде работать с меньшим контролем со стороны клиентов.
В проект внесено меньше изменений.
Традиционное управление проектом включает четко определенный объем.

Недостатки традиционного процесса

Трудно обрабатывать изменения.
Клиент менее вовлечен.

Теперь, когда у вас есть обзор управления проектами, вы готовы его использовать.

Управление проектами

Вы можете применить традиционный процесс управления проектами к вашему проекту фриланса. Я адаптировал Фазы управления традиционными проектами для фрилансеров. Вот еще пять этапов управления проектами и описание того, что происходит на каждом этапе для вас, как фрилансера:

Получение требований (инициализация). Клиент выражает заинтересованность в выполнении проекта вместе с вами. Убедитесь, что у вас есть основные ресурсы (включая субподрядчиков), чтобы выполнить проект. Попросите подробный объем проекта. Также подтвердите, что ваше понимание области действия сходится с клиентом.
План. Оцените объем усилий, необходимых проекту и график работы. Разбейте проект на более мелкие части (часто называемые структурой разбивки работ), чтобы создать управляемый план. Установите свои внутренние цели и убедитесь, что ваш план соответствует целям клиента. Получите подписанный контракт или соглашение от клиента и получите первоначальный платеж.
Разработка (Execute). Вы (и любые фрилансеры, нанятые вами) выполняете основные задачи проекта. Если вы веб-разработчик, здесь вы создаете веб-страницы. Если вы писатель, здесь вы создаете черновик.
Просмотр / Тестирование (Контроль). Во время выполнения проекта сравните свой прогресс с планом. Если вы отстаете, предпримите шаги, чтобы убедиться, что вы вернетесь к запланированному плану. Проверьте свою работу на этом этапе, чтобы убедиться, что ошибок нет и что она соответствует объему проекта. Если у вас есть команда, просмотрите работу друг друга. Если нет, тщательно изучите свою работу. Пропуск этой фазы может привести к несчастному клиенту и большому количеству доработок. Для крупных проектов вам может потребоваться независимый эксперт по предметной области для проверки или тестирования.
Заключение / обслуживание (Закрытие). Превратите проект в клиента. Счет за остальную часть проектной платы. Если проект нуждается в постоянной поддержке и обслуживании, примите меры для их обслуживания (за дополнительную плату). Как фрилансер, это хорошая идея, чтобы попросить больше работы на данный момент.

По мере продвижения по этапам управления проектом вам понадобятся инструменты, которые помогут вам. Для проектов малого и среднего масштаба создавайте собственные таблицы проектов с помощью таких инструментов, как Google Таблицы (бесплатно) или Microsoft Excel. Для крупных проектов вам может потребоваться более сложный инструмент, например Microsoft Project или Jira.

Если вы следили за процессом управления проектами, вы, вероятно, избежали многих общих проблем проекта.

Избегать ловушек управления проектами

Для крупных проектов процесс управления проектами помогает избежать типичных ловушек фриланса. Вот семь проблем, с которыми часто сталкиваются фрилансеры, и объяснение того, как процесс управления проектами помогает каждому:

Не понимаю, чего хочет клиент. В процессе управления проектом клиент соглашается с требованиями (также известными как область действия) на первом этапе. Объем становится частью контракта.
Недооценка времени для проекта. С управлением проектами ваша оценка более точна, потому что вы используете ее более детально.
Недоплата за проект. У вас меньше шансов занизить проект, потому что у вас более точная оценка.
Падение по задачам и, в конечном счете, с запозданием. С процессом управления проектами вы всегда знаете, как ваш прогресс сравнивается с графиком.
Превращение в проект с проблемами. Управление проектами требует от вас тестирования (или контроля) вашей работы. У вас меньше шансов превратиться в проект с ошибками.
Недоразумения после завершения проекта. Поскольку сфера действия четко определена с самого начала, клиент точно знает, что вы согласны сделать.
Не получать повторный бизнес от клиента. В рамках заключительной фазы спросите клиента, можете ли вы справиться с их потребностями в поддержке или обслуживании.

После проекта

Даже после того, как ваш внештатный проект будет завершен, вы еще не закончите. Лучшие руководители проектов анализируют успехи и неудачи проектов. Вы должны сделать то же самое.

Вот несколько вопросов, когда ваш проект заканчивается:

Был ли клиент доволен? Если нет, то почему? (Возможно, вам придется спросить.)
Оставался ли проект по графику? Если нет, то в какой момент это пошло по расписанию? Что заставило его выйти из графика?
Были ли оценки времени точны для каждой задачи? Если бы они не были, сколько времени понадобилось?
Что вы узнали из этого проекта? Как бы бы вы хотели, чтобы вы поступили иначе?
На основе этого проекта вам нужно инвестировать в дополнительные инструменты или обучение?

Запишите ответы на эти вопросы и храните их в надежном месте. Перечитайте свои ответы вместе со своими членами команды проекта. Посмотрите на свои ответы, прежде чем приступать к следующему внештативному проекту, чтобы избежать повторения ошибок в новом проекте.

После успешного проекта попросите своего клиента дать вам рекомендацию, пока ваша работа еще свежа. Менеджеры корпоративных проектов обычно пропускают этот шаг, но это очень важно для менеджеров проектов.

Вот несколько уроков Tuts +, которые помогут вам узнать отзывы клиентов:

Заключение

Этот урок охватывает сложную тему «Традиционное управление проектами» и делает ее доступной для фрилансеров. Статья не предназначена на роль исчерпывающего ресурса по управлению проектами. Она также не пропагандирует методологию традиционного управления проектами для всех внештатных проектов.

Управление проектами - это область, где опыт и мнения отличаются. Некоторые ключевые моменты, о которых следует помнить, это то, что вы должны планировать и организовывать свои независимые проекты и что существуют проверенные методы, которые помогут вам в этом.

Кроме того, возможность управлять внештатными проектами повышает вашу ценность как фрилансера и делает вас более конкурентоспособным.

Ресурсы

Графический кредит: значок «Управление проектами», разработанный Мэтью Робертсом из проекта «Существительное».