() translation by (you can also view the original English article)
Играете ли вы в карты, бейсбол или Candy Crush Saga, вы не добьетесь успеха, если не поймете, как вести счет.
Игра в бизнес ничем не отличается. Единственная проблема заключается в том, что ведение бухгалтерского учета может быть довольно сложным. В недавнем учебном пособии мы рассмотрели основы бухгалтерского учета, но есть одна важная часть, о которой мы не упоминали: разницу между налом и начислением на счет.
Итак, в этом учебном пособии вы узнаете, как работает учет по наличности методом начислений на счета. Вы увидите примеры каждой техники в действии, узнаете их плюсы и минусы и будьте готовы решить, какой из них вы должны использовать для своего бизнеса.
Это может показаться довольно эзотерическим, но если у вас есть бизнес, это то, что вам нужно понять. Как вы увидите в этом учебном пособии, если вы не правильно регистрируете транзакции, вы можете ошибочно представить истинное состояние своего бизнеса. Это затруднит планирование, может повлиять на то, сколько налогов вы платите, а в крайнем случае это может даже вывести вас из бизнеса в целом.
Шаг 1. Что такое учет денежных средств?
Допустим, вы управляете консалтинговым бизнесом, и в сентябре вы приземлитесь с сочным контрактом на 50 000 долларов с компанией из списка Fortune 500. Поздравления!
Но вы не получите деньги сразу. Вы предоставляете консалтинговые услуги и отправляете свои счета в октябре, а затем компания затягивает счет, так что вы фактически не получите чек до декабря.
Итак, когда вы записываете эти 50 000 долларов в качестве дохода? Когда вы делаете продажу, когда вы предоставляете услугу или когда вы получаете деньги?
По кассовому методу бухгалтерии вы должны подождать, пока вы не получите наличные деньги на свой банковский счет в декабре. В течении сентября, октября и ноября вы знаете, что у вас скоро будет $ 50 000, но они не появится нигде в вашем отчете о доходах.
Звучит разумно, не так ли? В конце концов, у большинства владельцев бизнеса есть истории о клиентах, которые задерживают оплату своих счетов или в некоторых случаях вообще не платят. В денежном учете вы признаете выручку только в том случае, если у вас есть деньги в банке.
Но оборотная сторона заключается в том, что если вы берете на себя расходы, те не записываются, пока вы на самом деле не внесете деньги. Чтобы помочь вам выполнить этот новый контракт, вы инвестируете 10 000 долларов США в некоторое новое компьютерное оборудование, для которого поставщик предлагает вам сделку «Купить сейчас, заплатить позже».
Вы потратили 10 000 долларов США в октябре, но это не отражается в качестве расхода, пока вы на самом деле не получили чек через два месяца. Не так разумно.
Шаг 2. Что такое учет методом начислений?
Метод начисления бухгалтерского учета направлен на учет поступлений, когда они заработаны, и расходов, когда они понесены, независимо от того, когда деньги меняются.
Вы все равно должны быть уверены в получении денег, прежде чем сможете записать их как доход. В сентябре, когда ваша команда сбыта заключает контракт, вы сразу же не записываете его как доход. Вы обычно записывали его, когда товар или услуга, которые были доставлены, и выставлен счет, в таком случае это будет в октябре.
Как насчет того компьютерного оборудования, которое вы купили? Ну, по методу начисления, дата смены денежных средств не имеет значения. Вы записываете его в качестве расхода, когда вы совершаете покупку, поэтому в октябре.
В рамках этой системы вы получите гораздо более точную картину того, что происходит в вашем бизнесе. Вы сделали работу в октябре, и доход зарегистрирован в октябре. Вы купили компьютерное оборудование в октябре, и расходы появились в октябре.
Но, с другой стороны, ваши учетные записи теперь отделены от потока наличных денег, что может создать проблемы, как мы вскоре увидим ...
Шаг 3: Плюсы и минусы кассового учета
Теперь, когда вы знаете, как работает каждый метод, пришло время взглянуть на свои плюсы и минусы.
Преимущества кассового учета
Основным преимуществом кассового метода является его простота. Метод начисления может стать довольно сложным, если у вас есть более сложные транзакции, чем те, на которые мы смотрели до сих пор. Если у вас есть некоторые счета, заплаченные заранее, некоторые из них, а также другие в рассрочку, вы можете в конечном итоге шунтировать деньги между несколькими различными учетными записями и ломать голову, когда точно все в порядке, чтобы распознавать каждую транзакцию в отчете о прибылях и убытках.
С учетом наличных денег вам не нужно беспокоиться об этом. Когда деньги появляются в вашем аккаунте, это доход. Когда деньги уходят с вашего счета, это расходы. Все просто.
Еще одно преимущество кассового метода состоит в том, что он дает точную картину того, сколько наличных денег вы имеете в наличии в любое конкретное время. Это правда, что вы заработали деньги на консалтинг в октябре, но суть в том, что у вас нет денег до декабря. Как мы видели в предыдущем учебном пособии, управление денежным потоком очень важно для малых предприятий, и использование учета наличных денег может помочь вам обеспечить, чтобы у вас всегда их было достаточно, чтобы оставаться на плаву.
Недостатки кассового учета
Как мы видели во введении, бухгалтерский учет - это, по сути, способ вести счет для вашего бизнеса. Если вы полагаетесь на кассовый метод, оценка может иногда вводить в заблуждение.
Кассовый метод учета, например, показывает, что октябрь был ужасным месяцем для нашего консалтингового бизнеса Мы не получили дохода, и расходы составили 10 000 долларов. Декабрь, с другой стороны, был выдающимся месяцем - 50 000 долларов дохода, и никаких расходов вообще.
Это явно вводит в заблуждение. Октябрь был месяцем, когда мы много работали и зарабатывали 50 000 долларов, а тот факт, что декабрь это месяц, когда чек наконец прибыл к нам по почте, не делает его отличным месяцем.
Подобные ошибки легко обнаружить и настроить, когда мы смотрим на одну транзакцию, но когда в вашем бизнесе множество разных статей доходов и расходов, это намного сложнее. Чем больше разрыв между тем, когда доход заработан и когда он был получен, тем больше проблема.
По сути, вы пытаетесь оценить свою эффективность на основе набора учетных записей, которые отражают довольно произвольную картинку того, когда производились платежи, и это может создать проблемы. Например, предприятия часто смотрят на периоды, когда они были относительно заняты и спокойны, и соответственно распределяют персонал. Если ваш доход регистрируется в другой период, с которого он был заработан, вы можете оказаться в избытке в спокойные времена и не укомплектованы в трудное время.
Шаг 4: Плюсы и минусы учета методом начислений
Учет по методу начисления решает некоторые проблемы, возникающие при учете денежных средств, но создает другие проблемы. Вот короткое описание:
Преимущества учета методом начислений
Учет по методу начисления дает гораздо более четкое представление о том, насколько прибыльной является бизнес, путем точного отражения поступлений и расходов.
Это может помочь вам узнать, какие месяцы, кварталы и годы действительно были успешными для вас. Общая картина не искажается никакими задержками в получении или получении платежей.
Это также дает лучшее представление о вашей общей «оценке» в любой момент времени. Планировать проще, потому что вы учли все свои доходы и расходы, даже если вы еще не получили платежи.
Метод начисления более эффективен для обработки сложных транзакций, поскольку вы отслеживаете деньги на разных счетах в зависимости от того, получены ли они заранее или еще не получены, но скоро ожидаются. Вы также учитываете расходы, которые вы понесли, но еще не заплатили, помогая вам избежать перерасхода.
Недостатки метода начисления
Учет по методу начисления более сложен, чем учет по кассовому методу. Любой может отслеживать перемещение денег с одного счета на другой; Ожидание переводов, которые еще не произошли, более сложный процесс.
Сложность может также привести к путанице и даже обману. В бизнесе есть старая поговорка: «Наличные деньги не врут». С другой стороны, с чеками можно манипулировать.
Enron - известный пример фирмы, которая массировала свои счета, будучи очень агрессивной относительно того, как быстро она признавала доход. Она подписал многолетние контракты на газ и электроэнергию, и зафиксировала полную прибыль по своим книгам в тот же день. Это привело к огромному расхождению между тем, сколько прибыли компания показывала и сколько денег она фактически имела.
Большинство компаний, конечно, не заходят так далеко, как Enron. Но когда вы используете метод начисления, вам нужно помнить, что вы регистрируете доход до его фактического получения. Если вы не будете осторожны, вы можете потерять наличные, даже если вы ваш бизнес является прибыльным. Вам необходимо отслеживать свой денежный поток отдельно при использовании системы начисления и всегда учитывать вероятность того, что ожидаемые доходы не будут получены.
Шаг 5. Выбор вашего способа
Итак, что подходит для вашего бизнеса: наличные или начисления на счет?
У крупных фирм нет выбора: они должны делать начисления на счета. Если ваша компания продает более 5 миллионов долларов в год или ведет инвентаризацию товаров, которые она продает для населения, и так же имеет валовые поступления более 1 миллиона долларов США в год, вам необходимо использовать метод счетов.
Для небольших компаний это сложнее. Подумайте о том, что наиболее разумно для ваших собственных обстоятельств. Если у вас очень маленькая фирма, простота учета наличности может сделать его более подходящим способом, особенно если вы обычно платите довольно быстро. Но по мере усложнения вашего бизнеса дополнительная информация, записанная в методе со счетами, начнет окупаться, особенно если часто возникает большой разрыв между тем, когда вы совершаете сделку и когда вам платят.
Также рассмотрите свою налоговую ситуацию. Дело не в том, что один метод по своей сути «лучше», чем другой, для целей налогообложения, но способ, который вы используете, может повлиять на налоговый год, в котором регистрируются доходы и расходы. Для отдельных предприятий выбор одного метода над другим может дать вам преимущество.
Например, если у вас много дел в праздничный сезон в конце года, но вы не получаете платежи до января, тогда вам может понадобиться наличный метод. Вы получите задержку с регистрацией доходов (и уплаты налога на них) до следующего налогового года, давая вам дополнительный год, чтобы удерживать эти деньги и использовать их по своему усмотрению. В разных ситуациях метод начисления может оказаться лучше - это понимание того, что поможет вашему бизнесу.
Собираем все вместе
Итак, теперь вы узнали, в чем разница между наличными и счетами. Вы увидели, почему это так важно, как работает каждая система, какие у них есть плюсы и минусы.
Вы видели, что основными преимуществами наличного метода являются его простота и то, как он держит ваши счета привязанными к реальным деньгам, которые у вас есть. Метод счетов, с другой стороны, является более сложным, но дает более точную картину того, насколько прибыльным является ваш бизнес, и когда эта прибыль была получена.
Поэтому вам остается только решить, какой из них подходит вам. Учитывайте размер и сложность вашего бизнеса, а также свою налоговую ситуацию. Оба метода действительны, но вы должны выбрать один или другой, а не переключаться между ними, как вам удобно. Когда вы определитесь, то будете знать, как правильно записывать каждую транзакцию и как она влияет на ваш бизнес.
Когда вы идете вперед и используете свой выбранный метод, помните, что каждый подход имеет свои ограничения. Если вы используете учет наличности, помните, что результаты могут не отражать вашу истинную производительность в каждом периоде. И если вы используете учет счетов, помните, что он измеряет вашу прибыль, а не ваши наличные деньги, поэтому вам также необходимо тщательно отслеживать движение денежных средств.
Ресурсы
Графический кредит: электронная таблица, разработанная Адамом Маллином из проекта «Существительное».
