Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email

9 Групповая электронная почта. Лучшие практики: вести лучшие разговоры

by
Read Time:12 minsLanguages:

Russian (Pусский) translation by Shaun Murphy (you can also view the original English article)

Многие системы электронной почты, таких как Gmail, Yahoo! и и Outlook позволяют потоки электронной почты. Если вы запустите свой собственный бизнес или работать на компанию, резьбовые сообщения являются отличным инструментом, чтобы убедиться, что все в твоей команде актуальную информацию о проекте.

В этом уроке я представлю вам девять лучших практик по настройке и правильное использование потоков электронной почты, так что вы можете продолжать разговоры движется, и убедитесь, что вы только посылать важные сообщения для тех членов команды, которые нужно достичь.

Group email threadingGroup email threadingGroup email threading
Группа электронной почты потоками (графики)

Примечание: в то время как настольные версии Gmail используется здесь, чтобы проиллюстрировать эти группы принципы электронной почты, многие из них применяются также для других популярных систем электронной почты.

Что нить написать?

Письмо-нить лечит связанные электронные письма, как обсуждение, сохраняя сообщения в папке "Входящие". В Gmail, все, что вам нужно сделать, чтобы создать обсуждения, это нажать ответить всем, когда ответить по электронной почте.

Будьте осторожны, когда вы используйте почтовый нить беседы, хотя. В Gmail, если вы можете изменить тему, когда вы отвечаете на сообщение электронной почты, сообщение электронной почты с измененной темой становится новый поток. Сообщение больше не является частью исходного потока, даже если это относится к теме.

Многие профессионалы бизнеса любовное письмо Threading и поощрять их использование по следующим причинам:

  • Уменьшает электронную почту захламлять почтовый ящик. Без темы электронной почты, если у вас есть оригинал письма с десяти ответов вы увидите 11 разных сообщений в ваш почтовый ящик. При использовании электронной почты группы-нить вы видите только оригинал электронной почты в папке "Входящие" с количеством ответов в скобках рядом с ним.
  • Связанные письма. Большинство из нас получают много писем. Это может быть легко пропустить важное письмо или терять то, что отправитель говоришь.
  • Держит всех в курсе. Многие проекты используют команды. С резьбовым письма, лидер команды может ответить на вопрос и каждый в команде видит как вопрос и ответ.
Gmail Email Threaded ConversationGmail Email Threaded ConversationGmail Email Threaded Conversation
Резьбовые электронной почты в почтовом ящике Gmail.

Сообщение выше-это резьбовые разговор о проекте XYZ, как он появляется в почтовом ящике Gmail. Есть четыре участника в разговор, хотя только три дисплея. Есть шесть сообщений в теме как обозначается цифра 6 в скобках после списка участников.

Несмотря на преимущества, там могут быть некоторые недостатки резьбовых электронную почту. Вот несколько:

  • Список рассылки слишком большие. Если люди добавляются в нить без надобности, он может раздражать людей и заставлять поток заваливают вопросами.
  • Нить слишком длинная. Иногда поток становится так долго это берет навсегда, чтобы прокрутить в начало и проследить весь разговор.
  • Некоторые системы электронной почты не поддерживают темы. Если вы отправляете резьбой по электронной почте члену команды, чья система электронной почты не использовать нити, это будет выглядеть, как новое электронное письмо в своей системе.

Мы будем рассматривать некоторые из этих недостатков позже в этом уроке с нашими лучшими списке практике. Для Теперь, давайте взглянем на то, как создавать и использовать электронную почту потоков.

Чтобы узнать больше о всех видах электронной почте, просмотрите нашу подборку электронных учебников на Envato Tuts+, и.

Как использовать нить написать

Существуют три основные методы, которые вы должны понимать использование потоков электронной почты:

  1. Как превратить письмо-нить или выключить.
  2. Как изменить получателей потока электронной почты.
  3. Как заглушить резьбовой разговор.

Давайте рассмотрим каждый из этих методов по отдельности. Вот краткое руководство, чтобы некоторые из Gmail резьбовые основы:

Как превратить резьбы по электронной почте

Если вы используете Gmail, то вам повезло. Резьбовые сообщения, называемый также посмотреть разговор, это по умолчанию. В свою очередь, резьбовые сообщения (или выключить), выполните следующие действия:

Нажмите кнопку «Настройки» в крайнем правом углу экрана, чтобы отобразить меню «Настройки».

Gmail Settings menuGmail Settings menuGmail Settings menu
Нажмите на кнопку Настройка в правой части экрана, чтобы отобразить меню настроек.Меню настроек Gmail

Прокрутите вниз до опции просмотра разговор. Выберите этот переключатель, чтобы включить вид разговора или выключить.

Gmail Conversation View optionGmail Conversation View optionGmail Conversation View option
Режим Gmail разговор

Многие другие системы электронной почты также позволяют использовать резьбовые сообщения. В Yahoo! Почта, например, процесс очень похож на Gmail. Вы можете включить резьбовые сообщения или выключить, выбрав для включения (или отключения) разговоры через меню настроек.

Как изменить получателей поток электронной почты

Вы можете понять, что вы оставили кого-то из резьбовой разговор, который должен быть включен. Или, возможно, вы захотите удалить кого-то из потока, потому что они больше не работают над проектом.

Если вы используете Gmail, добавление получателя или удаление получателя из потока электронной почты легко. Вам просто нужно изменить поле "копия" перед отправкой вашего следующего ответа на нить.

1. Добавить контакт

Вот как добавить контакт в резьбовых сообщения в Gmail:

Нажмите кнопку Ответить всем в нижней части сообщения.

Gmail Reply to allGmail Reply to allGmail Reply to all
В Gmail ответить всем выбора

Щелкните в любом месте в поле, где указаны адреса электронной почты, так что вы видите поле и поле "копия". Далее нажмите на кнопку CC для отображения списка контактов. Наконец, установите флажок рядом с контактом, который вы хотите добавить в нить сообщения.

Select contactSelect contactSelect contact
Выберите контакт

Ввести и отправить сообщение, как обычно.

2. Удалить контакт

Вот как удалить контакт из резьбового сообщения в Gmail:

Нажмите кнопку Ответить всем в нижней части сообщения. Далее щелкните в любом месте в поле, где указаны адреса электронной почты так, что вы видите в поле, а в поле "копия". Вы также увидите список адресов электронной почты с "х" после каждого имени.

Remove contact in GmailRemove contact in GmailRemove contact in Gmail
Удалить контакты в Gmail

Нажмите на кнопку "X" рядом с именем человека, которого вы хотите удалить из потока.Ввести и отправить сообщение, как обычно.

Внимание: если вы удалите кого-то из цепочки, человек перестает получать сообщения из потока. Они не знают, что они были удалены или не должны быть включены. Перед удалением кого-то из резьбовой разговор, это хорошая идея, чтобы проверить и спросить, если они против быть удалены.

Совет: Вы можете отправить личное письмо в пределах резьбы путем удаления всех получателей, кроме человека, которому вы хотите получать сообщения. Когда вы готовы снова послать сообщение всем получателям, выберите ответить всем из сообщения перед личным сообщением. (Если вы выберите ответить на все личные сообщения, только один получатель получает новое сообщение.)

Как заглушить резьбовой разговор

Что делать, если вы не включены в резьбовой разговор, но перерыв от проекта за несколько недель? Вы не хотите получать сообщений, пока вы в отпуске.

С Gmail (и многие другие системы электронной почты) вы можете отключить резьбовой разговор. Приглушая разговор означает, что вы не увидите сообщения, относящиеся к разговору.

Когда вы возвращаетесь на работу и готовы присоединиться к проекту вы можете включить разговор.

Вот как заглушить разговор в Gmail:

Открыть свой почтовый ящик Gmail и выберите сообщение, которое вы хотите отключить. Далее нажмите кнопку в верхней части вашего почтового ящика.

Apply MuteApply MuteApply Mute
Применить Немой

Выберите опцию Немой в нижней части всплывающего меню.

Разговор удаляется от основной вкладке ваш почтовый ящик.


Это так же легко включить в разговор:

Нажмите кнопку " Еще " оставил в почтовом ящике. Он находится в разделе "черновики". Далее нажимаем Все вариант почту. Все сообщения на дисплее, включая те, которые находятся в папке черновиков и те, которые были отключены.

Unmute email threadsUnmute email threadsUnmute email threads
Включение потоков электронной почты

Выберите сообщение, которое вы хотите отключить и нажмите на кнопку Подробнее. Далее, выберите опцию Включить в нижней части всплывающего меню. Этот разговор отображается в папке "Входящие" в следующий раз, когда сообщение добавляется к нему.

Если вы не хотите ждать нового сообщения, чтобы увидеть разговоре в папке "Входящие" выберите сообщение и нажмите на опцию переместить в папку "Входящие".

9 лучших практик для электронной почты группы потоков

Давайте рассмотрим некоторые рекомендации для резьбовых сообщения:

1. Установить основные правила

Если вы собираетесь использовать резьбовые сообщения, лучший способ начать это путем установки основных правил. Созвать собрание членов команды и обсудить, как резьбовые сообщений будет использоваться. Вопросы, как часто отправлять сообщения, при добавить контакт, и какие типы сообщений не должны быть включены в поток.

Если вы не можете встретиться с вашей командой, рассмотреть вопрос о направлении основных правил, как ваше первое сообщение в групповом потоке. Просто помните, что если это ваше первое сообщение, оно отображается в нижней части резьбового сообщение в Gmail. Участники должны прокрутить вниз, чтобы ссылаться на него.

2. Пребывание на теме

Одна из причин сообщении темы слишком долго, что члены команды отклоняется от первоначальной темы разговора. Когда вы устанавливаете правила, будьте уверены, чтобы подчеркнуть важность того, чтобы придерживаться темы.

Члены должны только добавлять вопросы, если они затрагивают более чем один человек. Вопрос личного характера, такие как “я могу уйти сегодня вечером на прием к врачу?” добавляет никакой ценности к разговору. Эти сообщения не должны быть включены в поток электронной почты. Они скорее должны быть отправлены в качестве прямого сообщения получателю.

3. Избегайте Слишком Много Ответов

Слишком много ответов может захламлять ветку и сделать его дольше и труднее следовать. Когда вы устанавливаете правила, определяющие, как часто сообщения должны быть отправлены. Например, большинство проектов пособие для еженедельных статусов добавляются в нить беседы.

Одним словом ответы такие как “Спасибо”, “хорошо” или “понял” малозначимых для разговора. Если каждый человек в пять-член команды прислал такое сообщение, что бы добавить пять новых сообщений в ветке.

4. Добавить контакты с осторожностью

Люди, которые являются копии Вашего сообщения ваших участников. Эти люди могут видеть имена и адреса электронной почты. Это те люди, которые принимают участие в беседы.

Там могут быть случаи, что вы хотите, чтобы кто-то видел разговор, но не присоединиться. Например, вы хотите, чтобы ваш босс, чтобы посмотреть почту-нить, даже если ваш босс не принимает непосредственного участия в проекте. Добавление человека в поле БК позволяет, что человек, чтобы смотреть разговор без других, не осознавая этого.

5. Использовать средства электронной почты

Инструменты электронной почты может помочь вам получить больше от вашей системы электронной почты. Использовать эти электронные дополнения, когда вы найдете их полезными. Вот два примера полезных инструментов электронной почты:

  • Rapportive. Это приложение позволяет просматривать информацию из сети LinkedIn в ваш контактный электронный ящик. Rapportive интегрируется со многими системами электронной почты, включая Gmail.
  • Бумеранг. Это в Gmail АДД-приложение позволяет запланировать электронной почты на более позднее время. Boomerang-это полезно для групп, которые хотят контролировать, когда участники получают анонсы.

6. Фильтр в папку

Папки (так называемые ярлыки в Gmail) являются простым способом, чтобы отслеживать свой проект-связанные электронные письма. Вы можете фильтровать их на ярлык (папку). Ваша метки отображаются на левой стороне вашего почтового ящика. Вы также можете настроить их для отображения в верхней части вашего почтового ящика.

Вместо того, чтобы ваш почтовый ящик, ваш проект-соответствующим сообщением, то идите прямо в папку проекта.

Если у вас есть много разговоров, этикетки могут сохранить ваши файлы организованы. Вот как настроить ярлыки в почте Gmail:

  1. Откройте папку Входящие и выберите резьбовые сообщение, которое вы хотите отсортировать в папку.
  2. С выбранным сообщением открыть, нажав кнопку надпись над сообщением.
Manage labelsManage labelsManage labels
Управление ярлыками

Выберите Управление, метки из выпадающего меню. При появлении запроса введите имя нового ярлыка.

Type new label nameType new label nameType new label name
Введите новое имя ярлыка

Все последующие сообщения в этой ветке будут отправляться к метки проекта (папки), который вы создали.

7. Быть Профессиональным

Всякий раз, когда используется электронная почта, есть соблазн отвечать быстро и не задумываясь. Вы можете также позволить эмоциям проникать в дискуссии, не понимая этого, что может повлиять на боевой дух команды.

Всегда проверяйте свои ответы по электронной почте, прежде чем добавлять их в поток. Помните, что непрофессионально электронной почты плохо отражается на вас.

Чтобы узнать больше о том, как создавать профессиональные электронные письма, просматривать эти передает вес уроках:

8. Удалить Несвязанные Сообщения

Несмотря на ваши лучшие усилия, несколько несвязанные сообщения могут втираться в групповом потоке. Не волнуйся. Многие системы электронной почты, такие как Gmail и Yahoo! Почта позволит вам удалить ненужные сообщения из потока, не снимая весь разговор.

Вот как удалить ненужные сообщения в Gmail:

  1. Откройте сообщение электронной почты и выберите сообщение, которое вы хотите удалить.
  2. Нажмите на сообщение, чтобы открыть его.
  3. Щелкните стрелку вниз в правом верхнем углу сообщения.
Delete this MessageDelete this MessageDelete this Message
Удалить сообщение из своего потока

Опцию Удалить сообщение из всплывающего меню.

Примечание: Если некоторые члены команды используют систему электронной почты, который не поддерживает цепочки сообщений, удалил сообщение может все еще существовать в своей системе электронной почты.

9. Знаешь, когда остановиться

Если вы привыкли к использованию электронной почты группы продевая нитку для того чтобы достичь определенных коллег, это может быть заманчивым, чтобы сохранить поток собирается после это необходимо. Не делай этого.

Хорошее правило заключается в конец обсуждения проекта, когда проект заканчивается. Даже если вы начинаете новый проект с теми же членами команды, не используйте старый адрес группы-нить или может стать чрезмерно долго. Вместо этого, начните новую тему.

Заключение

Электронная почта является важным. Это большая часть всех бизнес-коммуникации. Научиться использовать инструмент электронной почты также, вы можете более эффективно управлять своими бизнес-коммуникации.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.