Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance
Business

Руководство для фрилансера по основному бухгалтерскому учету

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Insurance
A Freelancer’s Guide to Getting Paid on Time

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

Как фрилансер, вы, вероятно, не волнуетесь, когда думаете о бухгалтерском учете (если только вы не являетесь внештатным бухгалтером). Вероятно, вы просто хотите сохранить простые, понятные записи и подумать об этом как можно меньше.

Хорошей новостью является то, что это правильный подход.

В конце концов, основной динамикой жизни фрилансера является то, что вам платят только когда вы выполняете проекты для клиентов. Чтобы добиться успеха, вам нужно максимально увеличить время, потраченное на работу с клиентами, и сократить время, затрачиваемое на администрирование.

Таким образом, более сложные системы бухгалтерского учета с двойным входом, которые используют более крупные предприятия, вероятно, будут чрезмерными для большинства фрилансеров. Если вам интересно, вы можете прочитать об этих системах в этом учебнике 101. Но то, что я собираюсь показать в этом учебном пособии, упрощает вещи, сосредотачиваясь только на ключевых записях, которые необходимо сохранить в качестве фрилансера, и как вы можете это организовать.

Мы начнем с рассмотрения того, что такое бухгалтерия и почему это важно. Затем мы рассмотрим записи, которые вам нужно сохранить, и мы рассмотрим несколько различных способов отслеживания: от бумаги до электронных таблиц к финансовым приложениям и программному обеспечению. Мы также рассмотрим вопрос о том, как долго вам нужно хранить все эти записи.

1. Что такое бухгалтерия?

В предыдущем учебном пособии в этой серии Freelance Financial Bootcamp вы научились планировать бюджет как фрилансер. В этом учебном пособии мы создали систему отслеживания ваших доходов и расходов и их прогнозирования в будущем.

Бухгалтерия также связана с вашими доходами и расходами, но отличается несколькими способами.

Во-первых, речь идет о прошлом, а не о будущем. Мы не пытаемся здесь оценить, сколько мы сделаем в следующем месяце или в следующем году. Мы исключительно заботимся о том, чтобы вести точный учет произошедшего.

Во-вторых, бухгалтерский учет гораздо более детализирован. Когда мы составляли бюджет, мы сосредоточились на итоговых показателях: общем доходе, общих расходах и суммировали ли они совокупную прибыль. С бухгалтерией, с другой стороны, нам необходимо отслеживать каждую отдельную транзакцию, чтобы мы знали, кто заплатил нам, когда они заплатили нам, сколько они заплатили нам и за что они нам заплатили (и то же по расходам).

Таким образом, бухгалтерский учет - это систематический учет финансовых дел вашего внештатного бизнеса. Он может принимать различные формы, и мы поговорим об этом позже, но важно иметь систему, которая работает для вас, и позволяет вам легко отслеживать, сколько вы заработали, и сколько вы потратили .

Зачем нам нужны такие записи? Одна важная причина для налоговых целей. Подача налоговых деклараций часто может быть более сложной для самозанятых людей, чем для наемных работников, и она становится намного сложнее, если вам приходится прорыть кучу квитанций и банковских выписок, чтобы понять, сколько денег вы сделали. Если у вас есть подробные, хорошо организованные финансовые отчеты, все будет идти гораздо более гладко. И если налоговые органы когда-либо потребуют дополнительных разъяснений или даже проведут полномасштабный аудит ваших дел, необходимы хорошие документы.

Но не только для налогоплательщика вам нужно вести хорошие рекорды. Это также основа успеха в вашем бизнесе фрилансера. Независимо от того, устанавливаете ли вы цели для своего бизнеса, бюджетирования, планирования ваших сбережений и инвестиций, установления цен или чего-то еще, вам нужны хорошие, надежные данные для работы.

2. Какие записи вам нужно сохранить?

Итак, теперь, когда вы знаете, что такое бухгалтерский учет и почему это важно, давайте посмотрим, какие записи вам нужно сохранить.

Основы

Простой способ посмотреть на это:

Каждый раз, когда вы получаете деньги от клиента, вам нужно записать это; Каждый раз, когда вы тратите деньги от имени своего бизнеса, вам также нужно это записать.

То, что вам нужно записать и как вы его записываете, может варьироваться в зависимости от типа дохода и расходов, но вот минимальные требования:

  • От кого вы получили деньги или кому заплатили их
  • Дата
  • Сумма
  • Цель

Так что если вы дизайнер фрилансер, например, ваш доход за август может выглядеть примерно так:

Дата Клиент Количество Детали
1 августа 15 XYZ Corp. 250 долларов США Дизайн логотипа
5 августа 15 ABC Inc. 1000,00 долларов США Ребрендинг веб-сайта
20 августа 15 Джон Смит 1750 долларов США Свадебные приглашения
И ваши расходы могут выглядеть следующим образом:
Дата Получатель Сумма Детали
10 августа 15 Программное обеспечение Acme 500 долларов США Пакет программного обеспечения для проектирования
15 августа 15 ABC Realty 500 долларов США Аренда офисных помещений
17 августа 15 Канцелярские принадлежности XYZ 200 долларов США Поставки для свадебных приглашений

Пока не беспокойтесь о том, как вы организуете эти записи в электронной таблице или в другом месте. Мы рассмотрим это в разделе 3.

Подробнее

Помимо записи дат, сумм и других базовых данных в списке, вам также необходимо сохранить дополнительные сведения о каждой транзакции, в том числе необходимые документы, на которые если понадобится, можно будет сослаться.

Например, для дизайна логотипа вы должны сохранить отправленный клиенту счет, который покажет полный адрес клиента и дополнительную информацию о самом задании. И вы должны вести учет самой оплаты, например, выписку из банка, показывающую перевод денежных средств.

Для расходов, подобных канцелярским принадлежностям, вы должны сохранить оригинальную квитанцию, полученную от поставщика. Вы также можете сохранить подтверждение платежа, если это уместно, например, выписку по кредитной карте, показывающую, что 200 долларов США были списаны с вашей карты.

Основная причина для хранения этих дополнительных записей заключается в том, что вы всегда можете доказать, откуда пришел ваш доход, и показать, что ваши расходы были действительными расходами бизнеса (например, если вы указываете их как вычеты по вашей налоговой декларации и налоговые органы потребуют доказательство).

Но также хорошо хранить эти записи ради вас самих. Если старый клиент вернется к вам через несколько лет и захочет снова работать с вами, хорошо иметь возможность положиться на исходный счет за предыдущую работу, чтобы вы могли видеть, сколько вам начисляли и как вы использовали это. Если ваши расходы выходят из-под контроля, хорошо иметь возможность взглянуть на детали того, где вы потратили свои деньги, чтобы вы могли определить области, которые нужно сократить.

В зависимости от того, как вы организуете внештатный бизнес, вам может потребоваться отслеживать дополнительные вещи, такие как записи кого-либо, нанятого вами, а также сведения о том, насколько вы использовали свой автомобиль или свой дом для бизнеса или  персональных целей. Я не могу охватить все возможности, поэтому в целях данного учебного пособия я освещаю общие принципы, а вы уже сами можете приспособить их к своим личным обстоятельствам.

3. Как вы должны организовывать свои записи?

Мы посмотрели, что вам нужно сохранить, но пока у нас есть только несколько списков и стек счетов-фактур и квитанций. Это все не выглядит очень организованно. В этом разделе мы сведем это все во что-то более практичное.

Версия с таблицами

Существует несколько способов организации ваших записей, но я начну с простой версии с использованием очень простой электронной таблицы Excel.

Идея состоит в том, чтобы просто создать электронную таблицу на каждый год с одной вкладкой «Доход», а другую - «Расходы». Имейте столбцы для всех важных деталей, таких как дата, клиент, сумма и т.д., и просто заполните их. Я прикрепил шаблон к этому учебнику, поэтому не стесняйтесь загружать его с боковой панели.

Хотя электронные таблицы и хорошее решение, но это очень просто. Идея заключается в том, чтобы сделать это простым и сделать как можно проще для вас, чтобы начать вести записи всех соответствующих транзакций. Если вы можете это сделать, то в конце года вы, по крайней мере, будете иметь полные записи готовые для работы. И вы, конечно, можете использовать мощь Excel для анализа данных, расчета вашего дохода за месяц, по клиенту, по типу работы и так далее. Рассматривайте этот базовый шаблон как отправную точку, минимальный уровень ведения документации и настраивайте его столько, сколько хотите.

Итак, что делать со всеми этими счетами и квитанциями? Если возможно, отсканируйте их все, дайте им значимые имена (например, «XYZCorp-Logo-Apr15.pdf», а не «Scan01.pdf»!) И сохраните их в папках на вашем компьютере, упорядоченных по годам и месяцам. Таким образом, иерархия будет выглядеть примерно так:

File system hierarchy

В каждой папке отсканированные копии каждой квитанции, выписки или другого документа из этого месяца. Таким образом, если вам нужно больше узнать о транзакции, которая состоялась 12 апреля 2015 года, просто перейдите в папку апрель 2015 года и найдите соответствующий документ. Если у вас крупный бизнес и огромное количество документов, вам может потребоваться более сложная система подачи заявок, но это должно работать для большинства фрилансеров.

Один важный момент: вы должны быть уверены, что налоговые органы в вашей стране будут принимать электронные копии документов в качестве доказательства. Если они потребуют оригинальные бумажные копии, конечно, вам нужно сохранить их. Вы можете принять тот же принцип, что и выше, но в физической форме: бумажные или пластиковые папки для доходов и расходов каждый год, разделенные на разделы за каждый месяц.

Финансовое ПО / Приложения

Я начал с показа вашего метода таблиц, потому что он прост, свободен и прост в реализации. Но существует огромный набор финансовых приложений и бухгалтерских пакетов, таких как Quicken Home & Business, FreeAgent, FreshBooks, Pulse, Xero и многие другие.

Главным преимуществом использования программного обеспечения или онлайн-приложений является то, что вы можете делать гораздо больше операций с данными. Многие из них имеют целый ряд различных функций, позволяющих оценить общее состояние вашего бизнеса, отслеживать клиентов, выставлять счета-фактуры, настраивать бюджет и т.д. Таким образом, вводимые вами данные могут действительно помочь вам понять более крупную картину, а не изолироваться в электронной таблице. Вы также можете прикреплять документы в некоторых из этих пакетов, чтобы вы могли хранить все свои файлы в одном месте.

Я не буду вдаваться в подробности в этом учебнике о том, как работает каждая часть программного обеспечения, потому что их так много, и у них очень много функций, но я рекомендую проверить некоторые из них, чтобы увидеть, что они могут делать. Сообщите мне в комментариях, если у вас есть определенное приложение или пакет программного обеспечения, которые вы порекомендовали бы.

И независимо от того, используете ли вы простую электронную таблицу или сложную программу бухгалтерского учета, не забудьте надежно сохранить все резервное копирование!

4. Как долго вам нужно хранить свои записи?

До сих пор так организовано. Но как долго вам нужно хранить эти записи? В конце концов, даже самая хорошо организованная система может стать непригодной, если она захламлена слишком большим количеством данных. Если вы можете оцифровать записи, у вас нет такой проблемы с пространством для хранения, но, как известно любому, у кого есть жесткий диск с многолетними файлами, папками и подпапками, может возникнуть проблема с цифровыми помехами.

Налоговые органы в каждой стране имеют правила о том, как долго вам нужно вести учет. Например, в Соединенном Королевству. для самозанятых людей нужно пять лет. В США это три года в целом, но дольше в определенных ситуациях. Проверьте сайт налоговых органов в вашей стране, чтобы узнать правила, в которых вы живете.

Но пусть это не будет вашим единственным руководством. Налоговые правила устанавливают минимальный период, за который вам нужно вести учет, и, конечно, вы должны придерживаться этого. Но не стесняйтесь хранить их дольше, если это имеет смысл для вас.

Лично я был фрилансером уже почти десять лет, и я сохранил свои записи, вернувшись к началу. Мне нравится уметь оглядываться назад и видеть, над чем я работал в 2007 году, кем я работал, сколько я заряжал, и так далее. На самом деле я этого не делаю, но мне нравится знать, что записи есть! Поскольку они хорошо организованы, они не занимают много места, и я держу старые записи отдельно от новых, так что нет никакой путаницы.

Если вы похожи на меня, то просто убедитесь, что вы держите все хорошо организованным и сохраняйте все столько сколько хотите! Если нет, то не стесняйтесь проводить чистку, как только истечет минимальный срок хранения для целей налогообложения.

Следующие шаги

В этом уроке вы научились хранить основные записи финансовых транзакций в качестве фрилансера. Вы увидели, какие записи нужно хранить, как их хранить и упорядочивать, и как долго вам нужно их хранить.

Следующим шагом нужно будет выбрать необходимую вам систему и реализовать ее. Независимо от того, выбираете ли вы основное решение для работы с электронными таблицами, онлайн-приложение для ведения бухгалтерского учета или комплексный программный пакет для учета, вам решать. Вы даже можете ввести свои транзакции на пишущей машинке и скрепить квитанции и счета на странице, если это система, которая имеет смысл для вас. Важно иметь систему, за которой вы можете легко следовать, а затем следовать за ней, для каждой транзакции.

Это может показаться скучным, но в долгосрочной перспективе это окупается. Система, которую я изложил, довольно проста, и запись одного элемента дохода занимает всего несколько секунд. Но когда вы приступите к подаче налоговой декларации в конце года, вы сэкономите массу времени, если у вас все хорошо организовано и легкодоступно. Итак, начните сегодня, и наслаждайтесь плодами тщательной бухгалтерии в будущем!

И оставайтесь с нами для следующего урока из этой серии, в котором мы рассмотрим предмет, близкий к сердцу большинства фрилансеров: получать деньги вовремя.

Ресурсы

Графический кредит: Значок Леджер, разработанный Мушкетом, США из проекта «Существительное».

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.