Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Freelance

Руководство для фрилансера о своевременной оплате

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Freelance Financial Bootcamp.
A Freelancer’s Guide to Basic Bookkeeping
A Freelancer's Guide to Planning for Retirement

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

Как фрилансеры, конечно, мы любим нашу работу, но мы также любим получать за нее деньги.

Однако получение оплаты вовремя может быть проблемой. В исследовании, проведенном в США Союзом фрилансеров, 77% членов заявили, что у них были проблемы с оплатой за их работу.

Поэтому в этом уроке я дам вам несколько стратегий, которые вы можете использовать для более быстрого получения денег. Я начну с выбора подходящих клиентов, установления четких правил оплаты, эффективного выставления счетов и решения проблем.

Никакой учебник, конечно, не может защитить вас на 100% от плохих клиентов. Вы можете следить за всеми этими шагами и по прежнему можете вам может не повезти, вы можете столкнуться с жуликом, нечестным клиентом или клиентом, который просто не может заплатить. Но внедрение этих стратегий даст вам гораздо больше шансов избежать судьбы 77%, и вместо этого присоединится к 23% фрилансеров, которым счастливо платят вовремя и без проблем.

1. Выберайте своих клиентов

Это может показаться странным местом для начала, но по моему опыту, это самый важный шаг для всех. Как фрилансеры, мы, как правило, постоянно в поисках работы, и мы не хотим отказывать потенциальному новому клиенту. Но иногда вам просто нужно сказать «Нет».

Нет простых и быстрых правил для определения, какие клиенты будут платить вовремя, а какие нет. Но небольшое исследование может оказаться здесь полезным.

Проверьте прошлое и репутацию компании. Это новая компания? Она большая или маленькая? Есть ли у нее реальный офис, или она существует только в проводах Всемирной паутины?

Если вы работаете на отдельных людей, попробуйте исследовать их происхождение же образом. В каких компаниях они работали, и нанимали ли они фрилансеров раньше? Кроме того, есть ли у них солидное присутствие в Интернете? Вы можете многое почерпнуть из профиля или сайта кого-то из LinkedIn, а люди, которые активны в Интернете, также склонны быть более чувствительными к своей репутации в Интернете, что снижает вероятность отказа от оплаты и риска подвергнуться нападению в социальных сетях.

Вы также можете искать на форумах, спрашивать у других фрилансеров, которых знаете, или просто ввести имя клиента в Google, сопровождая такие слова, как «мошенничество», «ненадежный», «плохой клиент» или что-либо еще, о чем вы можете подумать. Иногда на форуме или в блоге появляются жалобы или предупреждения другого фрилансера.

В конечном счете, вы никогда не сможете с полной достоверностью определить, будет ли клиент надежным или нет. Но некоторые тщательные исследования наперед, безусловно, повысят ваши шансы. Никогда не бойтесь сказать «нет» предложению, которое не выглядит хорошо.

2. Установите четкие правила

Выбрав своих клиентов, вы должны установить некоторые правила.

Выберите условия оплаты

Как и когда вы планируете получать деньги? Это первое, что вам нужно установить.

Вероятно, у вас появятся некоторые общие условия оплаты, а затем некоторые, которые относятся к конкретным клиентам или проектам. Например, обычно вы можете ожидать платеж в течение 30 дней после завершения работы, но для очень крупного проекта вы ожидаете получить треть, треть - по достижению определенного этапа, а остальное - по завершению проекта.

Выберите, что подходит для каждого проекта и для каждого клиента. Поймите, что некоторые клиенты будут иметь свои стандартные процессы и условия, но также важно твердо стоять на том, что работает для вас.

Выбранный вами способ оплаты будет зависеть от банковской системы и норм в вашей стране, но общая цель заключается в том, чтобы найти метод, который широко используется, который прост в использовании (как для вас, так и для клиента) и который минимизирует комиссии.

PayPal и аналогичные онлайновые платежные сервисы широко используются, особенно для международных платежей. Банковские переводы и чеки могут также работать для вас, особенно для внутренних транзакций.

Проверьте ситуацию в своей стране. Узнайте, какое решение предлагает самые низкие тарифы, максимальную простоту использования и приемлемость среди клиентов. Нет смысла требовать оплату через самую низкую плату, если никто из ваших клиентов не воспользуется ею.

Общайтесь с самого начала

У вас есть время поговорить с клиентом о ваших условиях оплаты, и не тогда, когда вы отправляете свой счет.

Когда я впервые начал работать в качестве фрилансера, я завершил работу для зарубежного клиента и счастливо отослал свой счет, предоставив реквизиты своей PayPal. Это большая ошибка.

«Мы не пользуемся PayPal», - сказали мне.

Вместо этого я предложил предоставить свои банковские реквизиты, но они также не совершали банковские переводы. Все, что они могли сделать, это отправить мне чек. Депонирование этой чековой книжки на моем банковском счете в U.K. стоило мне много времени, много сборов и больное запястье от всех форм, которые мне приходилось заполнять.

Мораль истории? Всегда обсуждайте условия оплаты заранее, перед началом работы над проектом. Хорошо предложить целый ряд вариантов, но важно, особенно с международными клиентами, убедиться, что клиент может заплатить вам так, как вы можете это принять.

Также следует упомянуть другие условия оплаты, такие как срок, в течение которого вы планируете получать оплату, а также любые платежи, которые будут выплачены до или во время проекта. Лучше всего укрепить все это в письменном контракте (см. мой предыдущий учебник по дополнительной помощи по контрактам).

Большую часть времени, соглашение с деталями условий оплаты, не представляет никакой реальной проблемы, но если есть какие-то конфликты, лучше всего их выявить на ранней стадии. Таким образом, бремя ответственности лежит на клиенте, чтобы выяснить, как выполнить ваши условия, если они хотят, чтобы работа была выполнена; Оставьте это до конца, и динамика изменится на противоположную - теперь вам придется принять условия клиента, если вы хотите получать деньги.

3. Правильно выставляйте счет

Если вы хотите быстро получить оплату, вам необходимо быстро выставить счет. Как только вы завершили работу или достигли какой-либо важной точки в проекте, вышлите свой счет немедленно.

Что еще более важно, убедитесь, что счет содержит все необходимые компоненты:

  • Ваше имя, название компании, если она отличается, и полную контактную информацию
  • Имя и адрес клиента
  • Номер счета-фактуры для справки
  • Дата выставления счета
  • Дата, когда вы ожидаете получить оплату
  • Краткое описание выполненной работы
  • Причитающаяся сумма
  • Любые налоговые реквизиты
  • Инструкции по оплате

До тех пор, пока вы включаете все эти сведения и любые другие, которые могут быть специфическими для вашего конкретного бизнеса, на самом деле не имеет значения, какой формат или шаблон вы используете.

Лично я использую простой шаблон, поставляемый в комплекте с Microsoft Excel для Mac. (Выберите «Файл»> «Создать из шаблона ...», выберите «Финансы для бизнеса» и нажмите «Счет»). Это базовый вариант, и он, вероятно, не получит каких-либо наград за дизайн, но он делает работу за меня. Подобные шаблоны доступны в Word и других подобных программах, как для Mac, так и для Windows.

Если ваш бизнес более сложен и у вас более высокий объем работы, вы можете использовать специализированное программное обеспечение или приложения, которые часто предлагают дополнительные преимущества, такие как отслеживание времени или выполнение других финансовых функций. Для этого есть множество приложений: всего несколько примеров включают Zoho, Harvest и Invoiceable. Вы также можете отправлять счета-фактуры с помощью PayPal, что может быть полезно, если вы получаете деньги и хотите делать все в одном месте.

Какой бы способ вы ни использовали, обязательно установите напоминание, когда счет должен быть оплачен. Таким образом вы можете проверить, прошел ли платеж, и проследите, если это не так. Мы рассмотрим, как это сделать в следующем разделе.

4. Что делать, если они не платят

Если вы следовали этим шагам до сих пор, у вас есть хорошие шансы на своевременную выплату. Но иногда, несмотря на все ваши усилия по тщательному подбору клиентов, выбирая и передавая условия оплаты и отправляя подсказку, выставляете счет, вы все равно не будете получать деньги. В этом разделе мы рассмотрим, как с этим справиться.

Шаг 1: Поднимите трубку

Иногда, особенно когда вы работаете в крупных фирмах, невыплата вам может быть просто недосмотром или административной перепутанностью. Так что не нужно сразу становиться агрессивным. Вместо этого возьмите телефон и начните разговор, чтобы узнать, что происходит. Я считаю, что большинство споров можно решить гораздо быстрее в пятиминутном телефонном разговоре, чем в длинной цепочке писем.

Хотя вы держите вещи неформальными на данном этапе, вы, однако, хотите решить это быстро. Если вы следовали советам на предыдущем шаге и настроили напоминание о сроке оплаты, убедитесь, что вы отслеживаете его быстрее - в течение одного-двух дней. Таким образом, вы не только начинаете процесс раньше, но также даете понять клиенту, что вы серьезно относитесь к своим условиям платежа.

Шаг 2: Последующие шаги в письменной форме

После того, как вы позвонили, отправьте короткое электронное письмо с подтверждением согласия. Вы все еще можете сохранять дружественные отношения, но важно иметь запись беседы, если проблемы возникнут позже. Например, вы могли бы сказать:

Отличная беседа с вами сегодня, и спасибо за объяснение, что парень на счетах был в отпуске. Приятно слышать, что он вернется сегодня, и мне нужно будет заплатить до конца недели. В следующий понедельник я пришлю вам электронное письмо, чтобы сообщить, получил ли я его.

Разумеется, формулировка зависит от вас, но идея состоит в том, чтобы просто подтвердить, как обстоят дела на основе вашего разговора, и дать знать человеку дату, когда вы ожидаете получить платеж.

Шаг 3. Работа с подходящим человеком

Нет ничего, что гарантировало бы замедление процесса, такого как вовлечение слишком большого числа людей. Особенно, когда речь идет о крупных компаниях, это может быть большой проблемой.

Например, вы можете отправить запрос по биллингу своему постоянному контакту Биллу, который отправит электронное письмо своему боссу Джанет, который перенаправляет запрос руководителю счетов Санджаю, который передает его Джареду, клерку, ответственному за платеж.

Затем Джаред отвечает Санджаю, который передает электронное письмо Джанет, затем Биллу, а затем, наконец, он возвращается к вам, спустя неделю или около того, с вашего первоначального запроса без ответа, и вы должны начать процесс снова и снова.

Это может показаться абсурдным, но я оказался почти в такой ситуации в прошлом (только имена были изменены).

Ясно, что было бы лучше сразу поговорить с Джаредом и выяснить, что происходит. Вы быстрее решите проблему и не повредите свои отношения с постоянным контактом, с которым работаете.

Поэтому, как только вы почувствуете, что возникла проблема, возможно, даже в первоначальном телефонном звонке на этапе 1, спросите, кто несет ответственность за обработку платежа, и получите контактные данные этого человека. Затем свяжитесь с ним или с ней напрямую, только если вы снова обратитесь к своему постоянному контактному лицу, если вы не достигли прогресса.

Шаг 4: Будьте твердыми и стойкими

Регулярно следите за обновлениями по телефону и электронной почте, документируя все, и при необходимости пробуйте разные люди в организации. Напоминать после каждого разговора или обещания и незамедлительно следить за ним, как только истечет каждый новый срок.

Делая это, вы даете клиенту понять, что вы не собираетесь просто «уходить», и что самый простой способ положить конец ситуации - это заплатить вам. Нет необходимости беспокоить кого-либо; Просто следуйте регулярно и настойчиво.

Шаг 5: Опустите инструменты

Во время трудовых споров в U.K. профсоюзные лидеры часто сообщали своим членам: «Вниз инструменты!» Рабочие ставили свои инструменты и отказывались делать больше работы до тех пор, пока их жалобы не будут решены.

Как фрилансер, этот вариант открыт для вас, если вы не получаете оплату вовремя. Независимо от того, работает ли она в качестве стратегии для получения вознаграждения, зависит от того, насколько вы ценны для своего клиента и насколько легко они могут нанять кого-то другого, чтобы выполнить работу. Но, по крайней мере, это защитит вас от дальнейших потерь. Если клиент не заплатил за работу, которую вы уже выполнили, было бы сумасшествием сделать еще одну работу для того же клиента и рискнуть потерять еще больше.

Вы, конечно, не хотите немедленно использовать этот вариант. Позвольте некоторому разумному времени для клиента работать несмотря на все проблемы, вызвавшие задержку. Но если дело затягивается, и вы чувствуете, что клиент несправедлив, то «Опускаю инструменты» - вполне разумный ответ.

Шаг 6: Начать (или угрожать начать) правовое действие

Честно говоря, судебные иски являются абсолютным последним средством для фрилансеров. Вы можете подать в суд в суде мелких требований, но во многих странах судебные процессы являются медленными, запутанными, иногда дорогостоящими и, как правило, отвлекают от работы, которую вы хотите делать.

Хорошей новостью является то, что ваш клиент хочет избежать судебного иска. Все те же самые проблемы будут и для него - и для них еще добавляется беспокойство о репутации. Находящийся на судимости фрилансером за отказ платить, выглядит не очень хорошо.

Так что просто отправить официальное письмо, чтобы начать судебный иск, может быть достаточно, чтобы волшебная форма неуловимой зарплаты появилась. Если нет, продолжайте процесс, потому что клиент может решить урегулировать спор в некоторый момент на этом пути. Сам юридический процесс выходит за рамки данной статьи, так как он варьируется в разных странах, но иногда можно и прибегать к помощи местных торговых ассоциаций или организаций-фрилансеров и пытаться найти профессиональные юридические консультации, которые вы можете себе позволить.

На данном этапе вы также можете приступить к другим стратегиям, таким как публичное обсуждение спора или нанесение ущерба репутации клиента. Это тоже крайняя мера, а не действие, которое нужно предпринять легкомысленно или без совета юристов, но если вы достигли этого этапа, то это потому, что более разумные подходы не сработали. Используйте в своем распоряжении любые инструменты, не давая разочарованиям соблазнить вас сделать вещи, которые могут нанести ущерб вашей собственной репутации.

Следующие шаги

Несмотря на то, что учебник закончился кислым уведомлением об угрозах и судебных действиях, важно иметь в виду, что большинство споров никогда не заходит так далеко.

Если вы тщательно выбираете своих клиентов, устанавливайте четкие правила в отношении того, когда и как вы планируете получать деньги, четко выставляете счета и постоянно отслеживаете их, вы должны в конечном итоге получать большую часть или все свои платежи вовремя.

Выполнение всего этого не только поможет вам не тратить время на ненужные и неприятные споры, но также увеличит финансы вашего фриланс бизнеса. Как я уже писал в предыдущем руководстве, посвященном малым предприятиям, сильный денежный поток является важнейшей составляющей успеха в бизнесе. Получение более ранней оплаты означает больше средств для оплаты счетов, не прибегая к долгам, поэтому стоит потратить время на то, чтобы иметь четкие условия оплаты и тщательно управлять своими счетами.

Есть ли у вас другие советы или стратегии для получения оплаты вовремя? Поделитесь ими со своими коллегами-фрилансерами в комментариях ниже или на форуме студентов Tuts +.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.