Students Save 30%! Learn & create with unlimited courses & creative assets Students Save 30%! Save Now
Advertisement
  1. Business
  2. Careers
Business

Как уходить с работы вовремя каждый день (несмотря ни на что)

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Russian (Pусский) translation by Anastassiya Abramenko (you can also view the original English article)

Вы регулярно задерживаетесь в офисе? Вам может показаться, что это продуктивный и продвигающий в карьере процесс, но на самом деле вам не нужно жертвовать своей личной жизнью, чтобы быть продуктивным работником. 

Исследованию Гэллапа в 2014 году подверглись более 1000 американских работников, в результате чего было выявлено, что 4 из 10 работали более 50 часов в неделю. Многие работники также отвечают на письма и звонки после рабочего дня.   

Always at work
Если кажется, что вы постоянно на работе, статистика показывает, что вы не одни (источник фотографии: Envato Elements).

Но занятость не всегда равна продуктивности. На самом деле, исследование стран Организации экономического сотрудничества и развития (ОЭСР) обнаружило, что в тех странах, где на работе проводят больше всего времени, продуктивность снижена. 

В то время как гибкий график работы и работа, не зависимая от местонахождения, позволяли большему количеству работников контролировать место и время их работы; такая же гибкость позволяет многим сотрудникам отключиться или выйти из системы на работе.

Эта установка «всегда на связи» крадёт то время, которое нужно вам для деятельности, питающей ваше психическое и ментальное состояние. Встречи с друзьями, спорт, ваше личное время для себя и даже то время, которое вам нужно для заботы о семье и выполнения поручений, часто, но не специально, отодвигается в сторону из-за того, что для многих из нас сложно уйти с работы вовремя.  

В этом руководстве вы узнаете, как покидать офис вовремя, сделав всю необходимую работу. Уходя с работы вовремя, вы освобождаете время для важных персональных задач. 

Образ мышления и привычки гармоничного работника  

Это руководство подскажет вам, как достигать большего с меньшими потерями и почему работа свыше 40 часов в неделю не повышает продуктивность. 

Прочитав его, вы также сможете развить правильный образ мышления о рабочем времени и как он относится к вашей продуктивности и благосостоянию. С практикой вы больше не будете чувствовать нужду в том, чтобы брать работу на дом или чувствовать вину за то, что уходите с работы вовремя. 

1. Начало и конец ежедневной рутины

Было ли у вас такое, что прошёл целый день, а вы не сделали ничего важного? Жизнь, как и работа, просто происходит с вами, когда у вас нет определённого режима. 

Заведённый распорядок позволяет вам контролировать свой день, поэтому вы не запутываетесь в своём почтовом ящике, бесполезных делах и нуждах окружающих вас людей.   

Примерное начало распорядка дня

1. Спланируйте свой день. Возьмите свой органайзер или календарь и решите, какие задачи нужно сделать в течение дня, чтобы он был успешным.  Определите важные задачи, которые продвинут вперёд к вашим целям, но будьте реалистичны с тем, сколько вы можете сделать за отведённое время рабочего дня. 

2. Сделайте зарядку. Пусть сердце разгонится. Физические упражнения перед работой снижают уровень стресса и повышают вашу энергию, поэтому вы не будете чувствовать себя вялым в начале дня.  

3. Остерегайтесь отвлекающих факторов. Избегайте известных отвлекающих факторов в офисе перед тем, как они вам помешали.  Если среди ваших сослуживцев есть любители поболтать, купите хорошие наушники и мягко скажите им, что вы заняты. Вы также можете поискать другое место, если ваш коллега настаивает на болтовне. 

Внутренние отвлекающие факторы, такие как нужда в перерыве на кофе, проверке ленты Фэйсбука или использование телефона могут использоваться как награда за время, проведённое за работой. К примеру, вы можете договориться с собой, что пойдёте к торговому автомату за перекусом, если закончите задание до 10:00.  Эта поощрительная система «если-то» заставляет ваш мозг смотреть на внутренние отвлекающие факторы как на что-то подконтрольное, вместо того, чтобы воспринимать их как неизбежных пожирателей времени. 

4. Определяйте количество собраний и отклоняйте их при возможности. Почитайте программу собрания и узнайте, необходимо ли ваше участие или вы приглашены просто как зритель за компанию с другими.  Вежливо отклоняйте приглашение на собрание, если тема не связана с вашими задачами или порекомендуйте коллегу, который может сказать больше. Если вы должны там присутствовать, сошлитесь на задание, которое нужно выполнить к определённому сроку. 

Некоторые собрания проводятся каждую неделю и состоят из разных групп, поэтому в этом случае вы можете просто посетить ту часть собрания, которая к вам относится, а затем покинуть его, когда разговор вышел за пределы ваших обязанностей. 

Распорядок конца дня

Составьте разгружающий распорядок, сигнализирующий вам и вашим коллегам, что вы уйдёте через несколько минут. 

  • Сохраните все документы, с которыми вы работаете, и закройте все вкладки в браузере. 
  • Пересмотрите задачи, которые вы выполнили и обратите внимание на то, что ожидает выполнения и должно быть включено в завтрашнюю программу. 
  • Определите, что прошло хорошо, а что – нет, и что можно сделать, чтобы избежать той же проблемы в будущем. 
  • Есть ли у вас какое-то задание, которого вы избегаете в течение нескольких дней? Разбейте его на удобные фрагменты. 
  • По желанию: создайте лёгкое задание на завтра. 
  • Выключите компьютер и приберитесь на столе. 

2. Установите время ухода, которое не обсуждается

Сложно покинуть офис вовремя, когда ваши коллеги всё ещё за работой. Из-за культуры вашей компании вы можете почувствовать, что своевременный уход домой может повредить вашей карьере. 

Уходить вовремя – это не грех или привилегия. Если в вашем контракте не указано, что от вас требуются регулярные переработки, никто не может вас остановить.  Ваш уход не означает, что вы работали меньше коллег. Это всего лишь вопрос восприятия. 

Пересмотрите свои мысли и чувства относительно времени ухода. Вместо мысли о «покидании работы» подумайте о том, что вы будете делать дальше, чтобы перевести свой фокус на другие задачи, которые так же важны, как работа. 

Примеры:

  • «Я собираюсь на мероприятие с друзьями» 
  • «Я собираюсь домой, чтобы приготовить еду и поужинать со своей семьёй» 
  • «Я собираюсь в тренажёрный зал, т.к. спорт поддерживает моё здоровье и физическую форму». 

А ещё лучше - сразу же договоритесь о встрече по завершению рабочего дня, чтобы заставить себя уйти.  

Завершайте важные задачи, чтобы вас не принудили остаться после работы

Конечно, никакие вышеописанные стратегии не помогут, если вы не завершили важные задачи. Ваш начальник не позволит вам уйти домой рано, если ожидаемый отчёт не закончен из-за пустой траты времени.  Стратегии, представленные ниже, помогут вам расставить приоритеты и сфокусироваться на том, что важно, вместо того, чтобы тратить время на ненужные задачи. 

3. Расставьте приоритеты

Ниже представлен простой способ расставить ваши задачи в приоритетном порядке:

1. Запишите все задачи на день. Не думайте о количестве пунктов в списке или порядке, в котором их нужно совершить, т.к. это будет оговорено позже. 

2. Определите срочные, важны, а также срочные И важные задачи. Срочные задачи – те, которые требуют незамедлительного внимания, например, если их нужно завершить до конца дня или уже просроченные.  Важные задачи – те, которые внесут вклад в ваши карьерные цели или могут иметь серьёзные последствия для вас, вашего начальника или компании, если их не завершить. 

Несрочные задания можно оставить на конец дня или делегировать кому-нибудь другому. Сфокусируйтесь только на выполнении срочных и важных задач, затем двигайтесь дальше. 

3. Оцените ценность задачи для вашей карьеры и работодателя. Иногда все ваши задачи будут срочными или срочными и важными, из-за чего будет сложно поставить одну задачу перед другой.  Здесь нужно определить ценность или вес для определённого проекта. 

В большинстве случаев задачи для клиентов более важные, чем внутренняя работа, т.к. эти клиенты платят вашему работодателю и обладают определёнными ожиданиями. В целом, более значимые задачи влияют на большее количество людей, репутацию и доход компании. 

4. Отсекайте неважные задачи. Либо сделайте их позже, найдите способ их автоматизировать или делегировать кому-то другому. 

Составьте список согласно вышеуказанной системе, затем сосредоточьтесь на задачах высокой важности и срочности и начните с них. Оставьте бесполезные дела на те дни, когда у вас будет свободное время или когда будет легче начать с «разминочной» задачи перед погружением в более сложную работу. 

4. Перефокусируйтесь

Установите будильник на каждые 90 минут. Когда он звенит, вставайте и глубоко дышите, либо ходите по офису несколько минут, чтобы освободить голову. Выделите на это 3-5 минут. 

Используйте это время, чтобы оценить, как вы справляетесь с работой на данный момент. Прошёл ли предыдущий час продуктивно или письмо от вашего начальника отвлекло вас?  В любом случае используйте этот короткий перерыв, чтобы мысленно пересмотреть свой список дел и сфокусироваться на том, что вы будете делать в следующие 90 минут. 

Делать перерыв в работе каждые 90 минут – это не напрасная трата времени. Если подойти к нему ответственно, этот быстрый пятиминутный перерыв избавит вас от «мечтательности» или растягивания времени, что иногда случается, когда вы над чем-то работаете.  Это также поможет вам отступить в сторону и сосредоточиться на том, что было важно после того, как вы отвлеклись. 

5. Просто начните

Начать – самое сложное, но когда вы это сделаете, становится проще. Исследователь Стэндфордского университета Б.Д.Фогг создал программу «Мелкие привычки» на эту тему.  Согласно этой программе, начало привычки (или любого рабочего задания) не должно быть войной интересов, если вы сосредоточитесь на мелких шажках. Установив низкую планку, вам легче удалить любые помехи, которые мешают в работе. 

К примеру, вместо того, чтобы заставлять себя читать целую инструкцию к видео, скажите себе, что можно прочитать всего один параграф или даже предложение, если хотите. Эксперимент Фогга показывает, что проще всего продолжать что-то, когда вы уже начали. 

6. Перестаньте пытаться быть многозадачным

Ваш мозг не так хорош в многозадачности, как вы думаете. Исследование Калифорнийского университета в Ирвайне обнаружило, что человеку требуется в среднем 23 минуты, чтобы переместить фокус после смены задач.  Многозадачность может дать вам чувство продуктивности, но переключение процессов замедляет вас и негативно сказывается на качество работы. 

Однако, не все отвлекающие факторы или переключение заданий плохи. Исследование говорит о том, что если отвлечение занимает всего несколько минут и не вовлекает вас в усиленную мыслительную деятельность, например, подписание документа или поход в уборную, оно не вызовет значительного сбоя в мыслительном процессе. 

Вы сохраните больше времени (и мыслительной силы), если сфокусируетесь на одном задании. Вы лучше справитесь с работой и избежите риска смешения идей в своей голове. 

7. Заблокируйте отвлекающие сайты и приложения

Используйте блокираторы вебсайтов и приложений, если вы не можете не посещать их. Такие расширения как StayFocused и SelfControl  ограничат или избавят вас от развлекательных и отвлекающих время сайтов в рабочие часы.  Отключите уведомления приложений, которые вы не можете удалить, либо переведите их в тихий режим, чтобы они вас не отвлекали. 

Всё ещё отвлекаетесь? Положите рядом с компьютером «блокнот отвлечения», чтобы можно было записывать в него приходящие мысли, идеи, события или что-то другое, что отвлекает вас.  Таким образом вы разгрузите мозг от ненужного, и оно не будет мешать вам на задворках сознания случайными мыслями, которые появляются, когда вы заняты важными задачами.  

8. Проверяйте почту только несколько раз в день 

Вы знали, что средний работник проверяет входящую почту целых 36 раз в час? Верите или нет, я уверена, что вы проверяете почту больше, чем нужно.  Вы можете это делать просто по привычке, т.к. почта всегда открыта в вашем браузере. 

Проверяйте почту только в определённое время, чтобы сохранить время и избежать отвлечения. Если возможно, проверяйте почту только после завершения хотя бы одного важного задания в этот день, чтобы ваше внимание не отвлекалось на неважные задачи. 

Боритесь с желанием отвечать незамедлительно на те письма, которые не требуют мгновенного реагирования. Вы также можете предотвратить повторные обсуждения по электронной почте, предоставив выбор или исчерпывающую информацию по теме вашего разговора.  К примеру, назначая встречи, предоставьте два или три варианта вместо одной даты и времени, чтобы ваш собеседник мог быстро выбрать время, которое также подходит ему.  Тот же приём применим к выбору места встречи, когда мы говорим о любом виде задачи, включая любую соответствующую информацию «кто, что, когда, где, как», которую вы можете предоставить прежде чем собеседник вас спросит о ней. 

4 совета для установления требований ко времени ухода с работы 

Перечисленные ниже стратегии будут полезны, если ваша офисная культура настаивает на переработках вне зависимости от того, сколько работы вы выполнили. 

1. Говорите людям, когда вы планируете уйти с работы 

За несколько часов до ухода мимоходом скажите своим коллегам и начальнику, когда вы намереваетесь уйти.  Мягко подведите разговор к вашему времени ухода, когда говорите о дневной работе, например:

«Мне нужно уйти сегодня в 5, поэтому если есть что-то срочное, что мне нужно сделать, дайте мне об этом знать к 2-м часам». 

Вышеуказанный сценарий отвечает трём целям: 

  • Устанавливает ожидание, что вы уйдёте вовремя, чтобы у коллег не возникло ощущение, что вы ушли, не предупредив их. 
  • Склоняет вашего начальника или коллег расставить приоритеты задач, которые они вам передадут 
  • Исключит передачу задач в последнюю минуту и даст вам твёрдое право отклонить такие задачи 

Вас может беспокоить, что подумают ваши коллеги о раннем уходе. В этом случае упомяните о важных задачах, которые вы сделали в течение дня, чтобы отвести потенциальные обвинения в том, что вы ленивый или не командный игрок. 

2. Начинайте встречи хотя бы за час до официального конца рабочего дня 

Конечно, это работает только когда вам нужно выступить на собрании. Начинайте собрание хотя бы за час до конца рабочего дня. Начать встречу в 4 часа – хорошая идея, если ваши собрания длятся всего 30 минут, а вы намереваетесь уйти домой в 5. Сдвиньте собрание на 30 минут раньше, если думаете, что оно будет длиться как минимум час. 

3. Спросите своего начальника о его приоритетах 

Некоторые начальники не умеют выставлять приоритеты, поэтому просто передают вам задачи по мере поступления. Поэтому ваше право попросить их расставить все ваши задачи в порядке важности от самых важных до менее важных.  Если у начальника возникают с этим сложности, спросите о сроке каждого задание или используйте способ расстановки приоритетов, упомянутый выше. 

4. Говорите «Нет»

Отклоняйте просьбы о помощи или любую задачу, не требующую вашего участия, если ваша тарелка уже полна.  Не соглашайтесь сразу же, когда кто-то просит вас о чём-то. Помните о своих задачах в листе ожидания и будущих задачах, чтобы не сожалеть позже. 

У вас всё ещё будет работа на завтра 

Не важно, как усердно вы трудитесь, всегда будут неотвеченные письма, «горящие» дела и пункты в списке дел. Это не прекратится вне зависимости от того, дома вы или в офисе, поэтому ничего не остаётся как уйти с работы вовремя и перезагрузиться. 

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.