Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing

Как стать хорошим писателем: 10 шагов (от хорошего к великолепному)

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Russian (Pусский) translation by Nadin Kotenko (you can also view the original English article)

Требует ли ваша работа отправлять регулярные электронные письма, отчеты о проектах, предложения или другие длительные письменные сообщения? Если это так, вы не одиноки. Письмо - это огромная часть многих рабочих мест. В самом деле по данным Национальной ассоциации колледжей и работодателей, 8 из 10 обследованных работодателей искали навыки письменного общения на резюме кандидата.

Хорошие навыки письма погут вам заслужить доверие. Что еще более важно, обучение тому, как стать хорошим писателем может помочь вам быть более эффективным в вашей работе.

How to write better
Изучение того, как научиться писать лучше может повысить ваш  авторитет и помочь вашей карьере. (Источник изображения)

Даже если вы не профессиональный писатель, вы можете научиться писать лучше. В этой статье мы приводим десять шагов о том, как стать лучшим автором - независимо от того, какая у вас работа.

Шаг 1. Сохраняйте спокойствие

Для многих людей, которые не являются писателями, просьба написать что-то может показаться невыполнимой. Возможно, у вас даже есть воспоминания о домашних заданиях написать сочинения в школу. Если вы не любили тех школьных заданий, вы можете даже бояться перспективы написать что-то для вашей работы.

Но если вы организуетесь, вы сможете написать профессиональный документ, когда вас попросят. Большинство людей не любит писать, потому что не понимают, как это сделать. Но паника не поможет вам выполнить свое письменное задание.

У нас есть способы как стать лучшим писателем. Как и любое другое задание, связанное с работой, существует конкретный процесс написать письмо. В этой статье я собираюсь поделиться этим процессом с вами. Таким образом назначены ли вы написать отчет, памятки, письмо или даже просто длинный емэйл - вы можете обработать его. Просто следуйте этим легким шагам, чтобы стать хорошим писателем.

Шаг 2. Определите цель написания вашего проекта

Прежде чем вы можете начать писать, вам нужно знать, для чего вам поручено написать что-то. Другими словами какова цель вашей письменной работы? Чтобы понять цель написания проекта, задайте вопрос: для чего это?

Вот некоторые из наиболее общепринятых целей рабочих заданий:

  • Информировать. Информационное письмо очень распространено на большинстве предприятий. В эту категорию входят множество отчетов, а также некоторые записи. Подмножество этого типа письма - это учебное письмо, которое используется для учебных пособий и других учебных документов. 
  • Убедить. При таком типе письма вы пытаетесь изменить ум читателя. Наиболее очевидное использование убедительного письма в бизнесе - это предложения по продажам. Но вам также может понадобиться это, когда вы имеете дело с расстроенным клиентом или сотрудником.
  • Описать. Письмо с описанием просто указывает что есть что (или в некоторых случаях, что будет). Оно используется для отчетов инвентаризации или описания свойств. Его также можно использовать в технических спецификациях или в любых проектах, требующих от вас описания.
  • Развлечь. Хотя вы можете подумать, что развлечение не является целью делового письма, иногда полезно добавить элемент веселья с помощью юмора или рассказа историй. Например, если вы пишете речь вы можете захотеть, чтобы в ней было какое-то развлечение.

Чтобы дать несколько конкретных примеров, вам, возможно, было поручено написать предложение для проекта, чтобы получить его финансирование. Скорее всего его назначение будет включать в себя некоторое убедительное письмо. Или ваш менеджер, возможно, попросил краткий отчет по электронной почте о вашем текущем проекте. Резюме вашего эмейл, вероятно, будет представлять информативное письмо.

В некоторых случаях цель вашего письма будет очевидна. Но иногда вам может потребоваться спросить. Как только вы поймете, зачем вам нужно писать то, что вы собираетесь писать, вы будете готовы перейти к следующему шагу.

Шаг 3. Соберите информацию

Чтобы ваше письмо было хорошим, оно должно быть точным. В большинстве случаев это требует знаний или исследований. Чтобы начать писать, создайте список всего того, что вам известно по теме, которую вам назначили. Если вы чего-то не знаете, но уверены, что это должно быть частью вашего письменного задания, включите его в список с вопросительным знаком рядом с ним.

Если вам нужны какие-либо иллюстрации или фотографии для вашего письменного задания, рекомендуется найти их сейчас. В некоторых случаях вам может потребоваться создать фотографию или иллюстрацию. Кроме того, если ваше письмо должно быть одобрено технической группой вашей компании или юридическим отделом, дайте им возглавить ваш проект. 

Затем просмотрите список, который вы написали и найдите недостающую информацию (то, что с вопросительными знаками). Во многих случаях информация может быть доступна в вашей компании. Не бойтесь спрашивать кого-то информацию, которой у вас нет.

Если информация недоступна, вам может потребоваться провести исследование самому. Если недостающая информация требует много дополнительной работы с вашей стороны, спросите своего менеджера или человека, который назначил вам этот проект письма, считают ли они, что эта информация действительно необходима для этого задания.

Шаг 4. Организуйте вашу информацию

Теперь, когда вы собрали информацию, относящуюся к вашему проекту письма, пришло время начать обрабатывать ее. Сосредоточьтесь, когда вы решаете, что вам нужно, а что нет.

Вы можете помещать свою информацию в грубом порядке, исходя из того, что наиболее важно для того человека, который будет получать ваш письменный документ или эмейл. Исключите все части информации, которые напрямую не связаны с назначением вашего письма, но не удаляйте их полностью. Эта дополнительная информация может пригодиться, если у кого-то возникнут дополнительные вопросы после того, как вы сдадите свое задание или ваш босс назначит вам последующий проект.

Например если вы работаете над проектным предложением, вы точно должны включить информацию, которая объясняет, почему проект является важным. Если вы собрали информацию об истории проекта, то это, верояно, будет не так важно.

Шаг 5. Создайте набросок

Из-за школьных заданий, где требовались сложные планы, которые должны были иметь римские цифры и тезисы, многие люди стали ненавидеть такие планы. Не волнуйтесь. Этот план не такой.

В этом кратком обзоре содержится введение, по крайней мере, двух или трех основных опорных пунктов темы, которую вы охватываете, и заключение. Добавьте название для своего письменного проекта, что, в основном, вы делаете с помощью вашего плана. Видите, это было не сложно!

Убедитесь, что ваше вступление является сильным, потому что это первое, что ваш читатель хорошо видит, когда он открывает ваш документ. Аналогично, потратьте дополнительное время на ваше заключение, так как это последнее, что он прочтет.  Кроме того, ваше заключение должно включать в себя призыв к действию, который говорит читателю, что нужно делать дальше, если вы пишете убедительный материал.

Помните, это не школа. Вы не собираетесь включать этот план в конечный результат. Набросок должен помочь вам организоваться, поэтому он имеет смысл только для вас.

Шаг 6. Напишите документ

Когда вы закончите всю свою подготовку, вам просто нужно заполнить свой план информацией, которую вы собрали ранее. Помните цель вашего письменного задания, когда вы его пишете.

В большинстве случаев вы можете использовать активный залог для своего профессионального проектного письма. Для большинства людей это будет проще читать. Если вы пишете убедительный документ (см. Шаг 2), например, рекламное письмо или предложение, включите некоторые рекламные слова в свое письмо. И не забудьте спросить о скидке в своем призыве к действию.

Если ваш бизнес имеет руководство по стилю для письменных сообщений, также учитывайте эти требования, когда вы пишете. Если нет руководства по стилю, посмотрите на стиль, используемый в подобных сообщениях, чтобы получить представление о стиле, который будет приемлемым для вашего письма. Например, если вы эмейл, в котором перечислены ваши текущие проекты, вы можете спросить коллег, писали ли они аналогичные электронные письма, и не смогут ли они показать их вам.

Шаг 7. Внимательно изучите материал

Как только у вас будет написанный проект, вы можете подумать, что уже все готово. Но доставка или отправка вашего письменного задания, пока оно полно ошибок, может выставить вас в менее профессиональном виде. Внимательно просмотрите свой документ, чтобы убедиться, что ошибок в нем нет.

Начните использовать инструмент проверки орфографии и грамматики написания, но не полностью полагайтесь на них. Орфографические и грамматические контролеры могут пропустить многие типы распространенных ошибок. Итак, внимательно и тщательно прочитайте свой проект. Если у вас есть друг или коллега, это может быть хорошей идеей попросить их прочитать и найти ошибки.

Если кто-то должен утвердить ваш проект, он может захотеть увидеть его, как только вы закончите проверку. Тщательный анализ вашего письма может означать разницу между хорошим и отличным письмом.

Шаг 8. Добавьте фотографии и шаблон

Вид вашего документа, может повлиять на реакцию вашего читателя. Особенно для более длинных написанных проектов, используйте профессиональный шаблон, чтобы убедиться, что ваш документ производит правильное впечатление. И, независимо от того, пишете ли вы для своего босса или клиента, важно первое впечатление.

Кроме того, если у вас есть иллюстрации или фотографии, вы также можете добавить их на этом этапе. Чтобы получить представление о разнице, которую может создать профессиональный шаблон, ознакомьтесь с этими статьями с образцом отчета и шаблонами предложений:

Как вы видите, профессиональный шаблон может собрать ваше письменное задание и придать ему привлекательный, связный вид. К счастью существует множество доступных шаблонов высокого качества. Например вы найдете сотни качественных шаблонов предложений, доступных на Envato Elements и GraphicRiver.

Шаг 9. Обсудите первые впечатления

Когда дело доходит до первых впечатлений, важно, как выглядит ваш документ, когда он получен. Приймите во внимание эти первые впечатления, прежде чем отправлять свой письменный проект.

Если ваш проект электронным письмом, убедитесь, что оно имеет хорошую тему. Хорошая тема точно описывает, о чем ваш эмейл. В то же время тема вашего письма должна быть короткой и точной.

Если вы пишете более длинный документ и отправляете его по почте, продумайте упаковку. Если возможно, ваш написанный проект должен быть отправлен в конверте или коробке с логотипом компании на нем. Кроме того, должна быть обложка отчета и сопроводительное письмо, объясняющее, для чего предназначен документ.

Шаг 10. Отправляйте документ

В зависимости от типа написания проекта, над которым вы работали, вы просто потратили от нескольких часов до нескольких дней, чтобы написать его. Но лишние усилия стоили того, потому что ваша статья не просто хороша, она великолепна. Теперь вы готовы отправить документ.

Дважды проверьте информацию о доставке, чтобы убедиться, что она попадает к нужному человеку. Для печатного документа эта информация, вероятно, является физическим адресом. Для получения электронного письма обязательно отправьте его на правильный адрес электронной почты.

Если вы не услышите ответ от получателя, будет хорошо проследить за ним через несколько дней, чтобы убедиться, что он его получил. Вы также можете предложить ответить на любые вопросы, которые у них есть.

Подробнее

Здесь на Envato Tuts +, у нас есть много ресурсов, которые помогут вам улучшить ваши навыки письма. Многие из наших учебных пособий относятся к конкретным типам написания, которые могут потребоваться вам. Вот лишь некоторые из наших учебников, которые вы можете изучить:

Вывод

Даже если у вас нет письменного задания, вы можете узнать, как лучше писать. Шаги в этой статье помогут вам научиться быть лучшим автором независимо от вашей профессии. Удачи вам в следующем письменном задании!

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.