Бухгалтерия 101: что вам нужно знать для управления бизнесом

Давайте посмотрим правде в глаза, большинство предпринимателей и владельцев бизнеса не знают, что такое двойная бухгалтерия, и не хотят знать.

Для крупных компаний это не имеет значения: вы просто нанимаете специалиста. Но в первые дни вы, возможно, не сможете позволить себе полную профессиональную помощь. Даже если вы обратитесь к бухгалтеру, чтобы помочь вам подготовить годовую налоговую декларацию, вам нужно знать основы того, как упорядочить свои книги в течение года.

Почему это имеет значение? Потому что хорошие счета являются основой хорошего бизнеса. Если у вас нет точного представления о вашем финансовом положении, ваши планы будут основываться не более чем на догадках. Инвесторы или кредиторы также хотят видеть хорошо организованные финансы, прежде чем они возьмут на себя обязательства по финансированию вашего бизнеса.

Итак, в этом учебнике вы узнаете основы упорядочения бизнес-счетов. Мы рассмотрим основы двойной записи и объясним, как создать план счетов, сбалансировать книги и подготовить финансовые отчеты.

К концу, конечно, вы не будете квалифицированным бухгалтером. Это сложная область, и вам все равно придется нанять профессионала, чтобы помочь вам, где это возможно (и мы дадим советы по этому вопросу). Но вы, по крайней мере, будете иметь базовое понимание того, как хранить ваш набор бизнес-счетов. Вы будете вооружены некоторыми практическими шагами, которые вы сможете предпринять, чтобы убедиться, что вы записываете правильные вещи, и сможете поддерживать свой бизнес на прочной финансовой основе.

Шаг 1: Понимание двойной бухгалтерии

Не пропускайте этот шаг!

Двойная бухгалтерия может показаться не самой интересной темой, но очень важно понять, как она работает. Большинство компаний в наши дни используют бухгалтерское программное обеспечение вместо физических книг, но принципы по-прежнему важны для понимания. Я покажу вам, используя примеры, чтобы все было понятно.

Во-первых, какова цель двойной бухгалтерской отчетности?

Суть заключается в том, чтобы дать вам обобщенное представление о том, куда идут ваши деньги, и помочь вам избежать ошибок. Каждая транзакция записывается как минимум в двух местах. Это имеет смысл, потому что каждая бизнес-операция - это обмен одной вещи на другую. Система двойной записи показывает, как именно происходил обмен, и каковы были результаты.

Давайте рассмотрим пример.

Скажем, вы управляете кафе и тратите 500 долларов на ящик с лучшими кофейными зернами. Если вы посмотрите только на свой остаток денежных средств, кажется, что вы потеряли 500 долларов, потому что ваша учетная запись снизилась на эту сумму. На самом деле, конечно, кофе имеет ценность - вы добавляете его к своим запасам (запасам) и будете использовать его для приготовления напитков для продажи клиентам. Поэтому в системе двойной записи вы должны сделать две записи:

Ресурс: + 500 долларов США

Кассовый счет: - 500 долларов США

Это учитывает потерю наличных денег и прирост запасов, давая вам более точную картину того, что происходит в вашем бизнесе.

Как видите, принцип довольно прост. Тем не менее, большая путаница с двойной бухгалтерской записью происходит из терминологии. В повседневной жизни мы привыкли думать о дебитах как о снижении, а о кредитах как о возрастании. В мире бухгалтерского учета все гораздо сложнее. Поэтому для этого учебного пособия, чтобы все было просто, мы будем говорить об увеличении и уменьшении, а не о кредитах и дебитах.

Шаг 2. Настройка плана счетов

Если вы хотите иметь общее представление о том, как работает ваша компания, вам нужно настроить несколько разных учетных записей. Это означает, что для каждой ключевой области вашего бизнеса вы отслеживаете каждую транзакцию, влияющую на нее, и соответственно корректируете баланс.

Например, в описанной выше транзакции в кафе мы добавили 500 долл. на счет инвентаря, чтобы отразить добавление ящика кофе. Мы будем постоянно обновлять эту учетную запись, чтобы каждый раз, когда мы либо покупаем новые материалы, либо используем их, мы корректировали баланс. Таким образом, мы в любое время точно знаем, сколько у нас на руках. Мы делаем то же самое с денежным счетом.

В соответствии со SCORE, помимо наличных средств и инвентаря, здесь перечислены другие ключевые учетные записи:

• Дебиторская задолженность (средства клиентов).
• Кредиторская задолженность (деньги, которые вы должны другим).
• Продажи (доход, который вы получаете от продажи товаров/услуг).
• Покупки (приобретаемые вами товары для вашего бизнеса).
• Расходы на оплату труда (оклады сотрудников и другие расходы).
• Собственный капитал (сумма, которую вы или другие владельцы ввели в бизнес).
• Нераспределенная прибыль (прибыль, которую вы накопили).

В зависимости от того, насколько подробно вы хотите погрузиться, вы можете создавать всевозможные учетные записи, отслеживающие различные аспекты ваших финансов. Например, вы можете разделить эту учетную запись «Инвентарь» на субсчета, отслеживая кофейные бобы, продукты питания и другие предметы.

Для крупных компаний количество учетных записей может быстро увеличиваться, поэтому с самого начала необходимо создать план счетов: в основном список всех учетных записей, которые вы обслуживаете, с номером для каждого из них. Здесь вы можете просмотреть примерный план счетов.

Шаг 3: сбалансируйте книги

Вероятно, вы слышали о балансировке компаний (или, в некоторых случаях, неспособности сбалансировать) книги. На этом этапе мы рассмотрим, что именно означает эта фраза, и как вы можете эффективно балансировать свои книги.

Вернемся к примеру из шага 1. Мы купили кофейные бобы стоимостью 500 долларов. Следующим шагом, конечно, является измельчение их, затем мы варим несколько латте и капучино, и продаем их клиентам. Мы делаем это, и наши счастливые клиенты платят нам 750 долларов дохода. Посмотрим, как вы запишете это в своих аккаунтах.

Прежде всего, мы получили 750 долларов наличными, поэтому денежный счет увеличивается на 750 долларов. Но мы также израсходовали 500 долларов, поэтому учетная запись инвентаря должна уменьшиться на 500 долларов.

Все идет нормально. Но как насчет оставшихся 250 долларов? Ну, это прибыль для вашего бизнеса, поэтому она добавляется в счет «Нераспределенная прибыль». Вот как это выглядит:

Денежный счет: + 750 долларов США

Инвентарь: - 500 долларов США

Нераспределенная прибыль: + 250 долларов США

Это, конечно, упрощенный пример. Мы не смотрим на стоимость молока и сахара для изготовления этих латте, или затрат на рабочую силу, или любые другие вещи, которые на самом деле съели бы эти 250 долларов прибыли.

Но этот упрощенный пример иллюстрирует ключевую концепцию: какие бы записи вы ни делали в своих счетах, книги должны быть балансированны впоследствии.

Это означает, что всегда должно выполняться следующее уравнение:

Активы = Пассивы + Собственный капитал

Когда мы добавили 750 долл. на счет наличных средств и удалили 500 долл. США с инвентарного счета, мы создали дисбаланс - активы увеличились на 250 долл. США, но по другой стороне уравнения соответствующего ввода не было. Добавив $ 250 к нераспределенной прибыли (входит в категорию «капитал»), баланс был восстановлен. Наши активы выросли на 250 долл., А наш собственный капитал увеличился на 250 долл., Так что уравнение все еще работает.

Ваша цель как владельца бизнеса состоит в том, чтобы удостовериться, что «бухгалтерское уравнение» всегда верно, что книги всегда балансированы. Однако на практике случаются ошибки. Профессиональные бухгалтеры регулярно создают пробные балансы, и если они не могут заставить книги сбалансироваться, они возвращаются через счета и вносят коррективы в любые ошибки, которые были сделаны.

Самое главное это баланс книг в конце каждого отчетного периода (скажем, ежемесячно или ежеквартально). Вот когда вы собраете все вместе в финансовые отчеты.

Шаг 4: Подготовка финансовой отчетности

В предыдущей серии учебных пособий мы рассмотрели ключевые финансовые отчеты, которые готовит бизнес: баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств.

Информация для этих утверждений поступает непосредственно из учетных записей, которые мы только что рассматривали. Учетное уравнение, которое мы рассматривали на этапе 3, например, отражено в структуре баланса, в котором суммируются все активы с одной стороны, а все обязательства и капитал - с другой, и обеспечивается их сбалансированность.

Что касается отчета о прибылях и убытках, в котором используются счета, которые мы рассмотрели на этапе 2, такие как выручка, расходы и себестоимость проданных товаров. Отчет о движении денежных средств основан главным образом на денежном счете, а также получении информации с других счетов, чтобы показать, куда пошла вся эта наличность.

Поэтому на регулярной основе вы будете собирать всю информацию из разных учетных записей и создавать полный набор финансовых отчетов. Баланс - это моментальный снимок вашей компании в определенный момент, тогда как отчет о прибылях и убытках и движении денежных средств показывает изменения за определенный период.

Как часто вы должны проходить этот процесс? Публичные компании обязаны представлять финансовые отчеты акционерам ежеквартально и ежегодно. Если у вашей компании есть инвесторы или кредиторы, они могут также рассказать вам, как часто они ожидают увидеть их. Если это не ваша ситуация, то вам самим нужно решить, что имеет смысл для вашего бизнеса - вам может понадобиться ежемесячный снимок того, как у вас идут дела, или вы можете решить, особенно если ваша фирма очень маленькая, что вам так часто не нужны формальные выписки.

Шаг 5: Получите помощь, когда вам это нужно

Примеры, которые мы рассмотрели в этом учебнике, очень просты. На практике хранение точных счетов может быть сложным процессом, особенно по мере роста вашего бизнеса. Одна транзакция может включать несколько записей в нескольких разных учетных записях, и если у вас есть сотни или даже тысячи транзакций, то это все может быстро стать подавляющим для вас.

Технологии конечно в этом помогают. Системы учета, такие как QuickBooks, FreshBooks, NetSuite и Xero, намного проще в использовании, чем старомодная система записи каждой транзакции в физических регистрах.

Но все же настанет время, когда вам нужно нанять профессионала. Даже когда вы используете программное обеспечение, легко ошибиться. И время, необходимое для ввода всей этой информации, возможно, лучше потратить в другом месте.

Хотя вы часто слышите термины «бухгалтер» и «счетовод», используемые взаимозаменяемо, они фактически имеют разные функции. Бухгалтер ведет ежедневные задачи регистрации транзакций и проверки правильности представления всех данных. Счетовод уделяет больше внимания общей картине, выдает финансовые отчеты высокого уровня и помогает вам в таких вопросах, как подача налогов и обеспечение финансирования.

Вы можете начать с использования того и другого на неполный рабочий день или на внештатной основе, ежечасно, и прогресс пойдет. Когда в вашем бизнесе насчитывается более 30 сотрудников или более 1 млн. долларов дохода, вероятно, пора подумать о найме штатных сотрудников.

Следующие шаги

Бухгалтерский учет является сложной областью, и еще есть много всего, что нужно знать. Но этот учебник предоставил вам основные инструменты, необходимые для ведения точной документации и обеспечения хорошего состояния вашего бизнеса.

Вы научились записывать простые транзакции, используя двойную бухгалтерию, а так же настраивать систему учета, которая имеет смысл для вашего бизнеса. Вы видели связь между ежедневными учетными записями и общей финансовой отчетностью, такими как баланс и отчет о прибылях и убытках. И вы узнали, какая помощь вам нужна, и когда.

Поэтому начните приводить свои финансовые книги в порядок, используя предпочитаемое бухгалтерское программное обеспечение (или старомодные книги, если хотите). Обязательно сохраните все ваши квитанции и записи заказов в хорошо упорядоченной системе хранения, чтобы вы могли вернуться и проверить все, что вам нужно. И продолжайте регулярно проверять баланс этих книг.

Еще одна важная вещь, которую нужно решить для вашей компании, это когда именно и как вы записываете каждую транзакцию. Существует два основных подхода: учет наличности и начислений. Мы рассмотрим, что означают эти термины и как влияет выбор на ваш бизнес в следующем учебнике.

Ресурсы

Графический кредит: электронная таблица, разработанная Адамом Маллином из проекта «Существительное».