Как использовать инструменты совместной работы Google Slides Presentation

Командная и совместная работа очень важны во многих сферах бизнеса. Командные проекты приносят пользу от выдачи и принятия разнообразных идей. Кроме того, совместная работа может улучшить моральный дух сотрудников, поскольку члены команды взаимодействуют друг с другом и учатся работать вместе.

Если вы создаёте онлайн-презентации командой, в вашем случае совместная работа над презентацией важна. Члены команды должны получить доступ к презентации и своевременно делать свой вклад. Тем не менее, безопасность вашего проекта онлайн-презентации также важна. Не каждый член команды должен иметь одинаковый уровень доступа к презентации.

С помощью Google Презентаций обмен презентациями в режиме реального времени упрощает взаимодействие и совместную работу. Кроме того, вы можете контролировать, кто использовал доступ к онлайн-презентации и какие изменения они могут внести в нее.

Из этого урока вы узнаете, как использовать Google Презентации для совместной работы с презентациями. Сначала мы рассмотрим, как предоставить доступ членам команды к онлайн-презентации. Затем вы узнаете, как комментировать и отвечать на комментарии. Мы обсудим некоторые возможности совместной работы в режиме реального времени, которые вы можете использовать.

Руководство по созданию отличных презентаций (Бесплатная загрузка эл.книги)

Прежде чем продолжить, убедитесь, что вы получили вашу eBook: The Complete Guide to Making Great Presentations (Полное руководство по созданию отличных презентаций). Это поможет вам освоимть весь процесс создания презентаций, от начальной идеи, написания, дизайна, до выразительной подачи.

Как использовать инструменты совместной работы в Google Презентации (видео)

В скринкасте выше рассказывается о том, как использовать инструменты совместной работы с Google Презентаций. Или прочитайте подробные письменные инструкции, которые помогут вам использовать инструменты совместной работы.

1. Как делиться слайдами из Google Перезентаций

Первый шаг к совместной работе — выдать другим доступ к вашей онлайн презентации. Для начала, откройте Google Диск, набрав следующее в адресной строке вашего браузера: drive.google.com.

В вашем Google Диске кликните на изображение онлайн презентации, над которой вы хотите работать совместно с кем-то:

Примечание: В этой презентации используется шаблон Everland из Graphic River. Больше отличных профессиональных шаблонов Google Презентации, проверьте Envato Elements или Graphic River.

Нажмите на кнопку Настройки доступа в правом верхнем углу, чтобы начать совместный доступ к вашей Google Презентации. Появится диалоговое окно Совместного доступа:

В диалоговом окне вы можете поделиться своей презентацией в Google Презентациях:

1. Поделиться с помощью электронной почты

Первый и самый простой способ совместного использования вашей презентации в интернете через диалоговое окно Совместный доступ это ввести адрес электронной почты в поле Люди. Когда вы вводите адрес электронной почты, диалоговое окно расширяется, чтобы вы могли добавить примечание к вашему приглашению:

2. Контроль доступа выданного по эл.почте к презентации (редактирование, сомментирование, просмотр)

Несмотря на то, что вы работаете совместно над вашей презентацией, вы можете не захотеть предоставить кому-то полный доступ. К счастью, вы можете контролировать уровень доступа к презентации выданного члену команды.

Чтобы управлять доступом к презентациям, щелкните значок Редактирование файлов (он выглядит как карандаш) в правом верхнем углу диалогового окна Совместный доступ:

В раскрывающемся меню вы найдете три варианта уровня доступа:

• Редактирование. Эта опция используется системой по умолчанию. У вашего соавтора будут полные права доступа к онлайн-презентации. Они могут вносить изменения и комментировать презентацию.
• Комментирование. Ваш соавтор может просматривать презентацию и делать комментарии, но не сможет вносить изменения в презентацию.
• Просматривать. Ваш товарищ сможет просматривать презентацию, но не сможет комментировать или вносить в неё изменения.

Чтобы выбрать уровень доступа, кликните по нему в раскрывающемся меню. Нажмите кнопку Отправить в левом нижнем углу диалогового окна, чтобы отправить приглашение по электронной почте члену вашей команды.

Примечание: Для доступа к презентации в Google Презентациях участникам вашей группы не требуется учетная запись Google. Они могут получить к ней доступ через ссылку в полученном им электронном письме.

3. Поделиться с помощью специальной ссылки

Второй способ работать совместно над онлайн-презентацией в Google Презентации — это предоставить члену вашей команды ссылку доступа:

Нажмите значок Включить доступ по ссылке (он выглядит как цепочка) в правом верхнем углу диалогового окна Совместный доступ. Диалоговое окно увеличится, чтобы показать ссылку для совместного доступа:

По умолчанию ссылка копируется в буфер обмена вашего компьютера при увеличении диалогового окна. Однако, чтобы убедиться, что ссылка находится в вашем буфере обмена, можете нажать кнопку Копировать ссылку справа от диалогового окна.

Вы можете поделиться ссылкой по электронной почте, соц.сети, текстовым сообщением или даже ссылкой на сайте, если вы хотите сделать вашу презентацию публичной. Вариант с ссылкой доступа это хороший выбор, если вы работаете совместно со многими людьми, но у вас нет их полной контактной информации.

Внимание: кто угодно, у кого есть специальная ссылка, может получить доступ к вашей презентации. Например, если ваш знакомый отправил ссылку кому-то ещё, то тот сможет использовать ссылку для доступа к вашей презентации.

4. Управление доступом к презентации через ссылку (редактирование, комментарование, просмотр)

К счастью, вы можете контролировать уровень доступ людей, которые используют ссылку для совместного доступа к вашей презентации.

Нажмите стрелку вниз рядом с Просматривать могут все, у кого есть ссылка. Появится раскрывающееся меню:

Есть такие варианты как: редактировать, комментировать или просматривать. Выберите вариант, который вы хотите применить к общей ссылке. Нажмите кнопку Готово, когда закончите.

5. Как изменить или отменить доступ к презентации

Работать над презентацией в интернете это великолепно, но что, если кто-то покидает команду? Возможно, вы не захотите, чтобы у него всё ещë был доступ к вашей презентации.

Вот как вы можете изменить или отменить доступ к вашей презентации:

Нажмите ссылку Расширенные в правом нижнем углу диалогового окна Совместный доступ. Отобразится диалоговое окно Настройки доступа:

Давайте рассмотрим параметры сотрудничества в диалоговом окне Настройки доступа по полям:

Ссылка для совместного доступа

В этом поле диалогового окна Настройки доступа вы снова видите ссылку для совместного доступа. Скопируйте ссылку и распространите её. Также, вы можете нажать на одну из иконок соц сетей, которые расположены под ссылкой, для автоматической отправки ссылки через выбранную соцсеть.

Уровни доступа

В этом разделе диалогового окна Настройки доступа, вы видите список всех, у кого есть доступ к презентации.

В этом примере, вы видите ссылку для доступа и одного человека, приглашенного по электронной почте. Как владелец, вы также видите ваше имя в списке.

Чтобы отредактировать уровень совместного доступа к презентации или назначить кого-то в роли владельца, нажмите значок Редактирование файлов справа от его/её имени. Чтобы отменить доступ к презентации, нажмите на символ Х справа от имени.

Примечание: У владельца есть полный доступ к презентации и его нельзя удалить из списка.

Чтобы изменить параметры доступа по ссылке, нажмите ссылку Изменить рядом с Документ доступен для просмотра всем пользователям, имеющим ссылку. Появится диалоговое окно Открыть доступ к документу.

В этом диалоговом окне вы можете отключить или включить ссылку доступа. А ещё вы можете изменить уровень доступа к вашей презентации для тех, у кого есть ссылка.

Когда закончите делать изменения, нажмите кнопку Сохранить.

Пригласите пользователей

Поле Пригласить пользователей диалогового окна Настройки доступа, работает так же, как диалоговое окно Совместный доступ. Используйте его, чтобы выдать доступ членам вашей команды по e-mail. Используйте значок Редактирование файлов, чтобы управлять уровнем доступа каждого члена команды.

Настройки владельца

Раздел Настройки владельца в диалоговом окне Настройки доступа предоставляет некоторые дополнительные поля, чтобы предоставить дополнительный уровень доступа к вашей презентации.

• Первый флажок позволяет редактора делиться презентацией с другими и изменять уровень доступа других членов команды.
• Второй флажок означает, что только соавторы с доступом редактора (Редактирование) могут загружать, печатать или копировать презентацию. Этот флажок особенно важен, если вы распространяете вашу презентацию публично.

2. Как комментировать слайды в Google Презентациях

После того, как вы поделились презентацией в Google Презентациях, вы готовы начать совместную работу с членами команды. Давайте подробнее рассмотрим некоторые варианты совместной работы в Google Презентациях:

1 Оставьте комментарий

Один из самых популярных способов участия команды в презентации — это функция Комментарии в Google Презентации.

Чтобы использовать комментарии, выбери те текст или объект, который вы хотите прокомментировать или расположите ваш курсор рядом с ним. Нажмите кнопку Комментарии в правом верхнем углу. Появится окно Комментарии: 

Нажмите значок Добавить справа (рядом с ним есть символ +). Вы увидите пустой комментарий:

Напечатайте ваш комментарий в поле. Нажмите кнопку Комментировать, когда закончите.

2. Ответ на комментарий и «Чат»

Если вы смотрите на тот же слайд, что и комментатор, кликните по комментарию, чтобы ответить на него.

Вы можете даже открыть режим Чата, если увидите другого члена команды в это же время, работающим над презентацией. Чтобы это сделать, посмотрите на значок этого участника. Активные пользователи показываются как красочные квадратики или изображения профиля на предпросмотре слайда, который у них сейчас открыт.

Когда найдёте значок участника, нажмите на него, чтобы открыть режим чата в реальном времени с этим участником.

3. Включите уведомления о комментариях

Так как комментарии являются полезным инструментом при совместной работе, то будет полезно узнать когда член команды оставляет комментарий. Чтобы сделать так, вам нужно включить уведомления для комментариев.

Сначала, включить уведомления для комментариев в Google Диске. В адрес настройки вашего браузера наберите: drive.google.com. Нажмите значок Настройки (выглядит как шестерёнка) в правом верхнем углу страницы Google Диск. Появится экран Настройки:

Убедитесь, что все флажки стоят и нажмите Готово. Далее, снова откройте вашу презентацию. Нажмите кнопку Комментарии и значок Уведомления (выглядит как колокольчик). Появится выпадающее меню. 

Чтобы получать уведомления обо всех комментариях, выберите Все. Чтобы получать уведомления только о комментариях касающихся вас, нажмите Только мои. Чтобы выключить все уведомления о комментариях, выберите Ничего.

Если уведомления на комментарии выключены, вы получите письмо, если кто-то отредактирует презентацию.

Примечание: каждый участник команды должны для себя решить, хочет ли он получать уведомления. Вы не можете включить уведомления другому пользователю.

4. Письмо соавторам

Другим полезным инструментом в Google Презентациях является возможность отправить работу одному или всем соавтором сразу, прямо при редактировании слайдов. Чтобы использовать эту возможность, перейдите в Файл > Отправить соавторам. Появится диалоговое окно Отправка сообщения.

Наберите ваше сообщение, выберите соавторов, которым вы хотите отправить его и нажмите Отправить.

5. Закрытие ветки комментариев

Последний инструмент совместной работы, который вы, возможно, захотите использовать, связан с управлением комментариями. После того, как комментарий был рассмотрен и вопрос решён, скорее всего, вы больше не хотите, чтобы он показывался в презентации.

Заметьте, что у каждого комментария есть кнопка Вопрос решён.

После того, как вы рассмотрели проблему, поднятую в комментарии, нажмите кнопку Вопрос решён. Комментарий больше не будет отображаться на слайде.

Заключение и дополнительные ресурсы

Работайте более продуктивно в команде, научившись в полной мере использовать инструменты совместной работы в Google Презентации.

Узнайте все о том, как делать отличные презентации (бесплатная электронная книга PDF)

Совершенствуйте знания, полученные в этом уроке с нашей новой книгой: Полное руководство по подготовке отличных презентаций (The Complete Guide to Making Great Presentations). Возьмите этот PDF-файл бесплатно с подпиской на новостную рассылку Tuts + Business.

Это руководство поможет вам пройти через весь процесс презентации. Узнайте, как написать презентацию, спроектировать её как профессионал и подготовиться к тому, чтобы её можно было презентовать мощно.

Почему бы не начать совместную работу с вашей командой уже сегодня? Какие инструменты для совместной работы в Интернете являются вашими любимыми? Поделитесь своими ответами в комментариях ниже.