Как создавать и отправлять новые письма с помощью Microsoft Outlook

Электронная почта - большая часть нашей личной и профессиональной жизни. Согласно статистическим данным исследовательской фирмы Radicati Group, в мире насчитывается более 2,6 миллиарда пользователей электронной почты. Вы, наверное, один из них.

У вас есть много вариантов для почтовых служб. Одной из популярных почтовых программ является Microsoft Outlook. Если вы только начинаете с Outlook, и вы никогда не использовали его раньше, вы можете задаться вопросом, как отправить электронное письмо.

Если вы новичок в использовании Outlook или просто нуждаетесь в обновлении, этот учебник может помочь. В нем вы узнаете, как составить электронное письмо и отправить его. Мы также рассмотрим некоторые основы электронной почты, такие как форматирование сообщений и прикрепление файлов к электронной почте.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Прежде чем идти дальше, изучая, как использовать Microsoft Outlook, обязательно возьмите нашу бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Это упакованные стратегии организации входящих сообщений и советы для гангстеров для более эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Теперь давайте рассмотрим материал о том, как составить электронное письмо с Outlook.

Как составить электронную почту с Outlook (видео)

В скринкасте выше узнайте, как составить электронное письмо в MS Outlook и отправить его. Или прочитайте подробные письменные инструкции, которые помогут вам создать первое электронное сообщение.

Шаг 1. Откройте Microsoft Outlook

Прежде чем вы сможете узнать, как отправить электронное письмо с помощью Outlook, вам сначала нужно его открыть.

Итак, откройте Microsoft Outlook на рабочем столе. В большинстве случаев это означает щелчок на значке Outlook. Microsoft Outlook открывается:

Важно: Microsoft имеет несколько текущих версий Outlook. Внешний вид и функциональность вашего экрана могут быть очень незначительными в зависимости от того, какую версию вы используете и как она настроена.

Вы заметите, что Outlook автоматически открывается в папку «Входящие». Поскольку это новая учетная запись Outlook, у нас не так много входящих сообщений электронной почты.

Также обратите внимание, что основная часть опций меню под вкладками называется лентой.

Шаг 2. Создание нового сообщения Outlook

Следующим шагом при отправке вашего первого сообщения в MS Outlook является научиться создавать новое электронное письмо.

Чтобы создать новое сообщение электронной почты Microsoft Outlook, нажмите кнопку New Email в крайнем левом углу ленты Microsoft Outlook на вкладке Home. На вкладке MS Outlook появится окно New Messages:

Шаг 3. Заполните информацию заголовка

Первое, что вам нужно заполнить в окне New Messages, - это информация заголовка электронной почты. Он состоит из следующих полей:

• From Drop-down. (Из раскрывающегося списка.) Это поле содержит адрес электронной почты, с которого вы отправляете сообщение электронной почты. (Примечание. Если ваша учетная запись Outlook прикреплена только к одной учетной записи электронной почты, это поле не будет отображаться.)
• To. В To (Кому)поле контактов электронной почты или адресов вы отправляете сообщения электронной почты.
• Cc. В этом поле вы можете включить дополнительных получателей электронной почты.
• Subject. Поле Subject содержит краткое описание вашей темы электронной почты.

1. Как заполнить информацию заголовка электронной почты («Кому», «От» и «Тема»)

Чтобы начать, убедитесь, что информация в поле «From» правильная. В этом поле по умолчанию используется текущий адрес электронной почты, который вы используете в Microsoft Outlook. Если вы используете более одного адреса электронной почты в Microsoft Outlook, вы увидите стрелку вниз справа от слова From. Эта стрелка позволяет вам переключить поле «From» на другой адрес электронной почты, если вы нажмете на него. Вот что происходит, когда вы нажимаете стрелку вниз:

Затем вы хотите определить, кто отправляет сообщение электронной почты, используя поле To. Вы можете сделать это одним из двух способов:

1. Введите адрес электронной почты в поле. Если есть более одного адреса электронной почты, используйте запятую, чтобы отделить их.
2. Нажмите «To», чтобы найти контакты электронной почты. Выберите контакты, которые хотите отправить сообщение, в диалоговом окне «Select Names: Contacts».

Вот диалоговое окно «Select Names: Contacts»( «Выбрать имена: контакты»):

Вы также должны заполнить поле Subject, прежде чем отправлять свое сообщение электронной почты. В этом поле введите краткое описание того, о чем идет речь. В приведенном ниже учебном пособии рассматриваются темы сообщений по электронной почте, но многие из этих принципов применимы и к другим электронным письмам:

• 
  Email Marketing
  Как писать большие темы для ваших маркетинговых писем
  David Masters

2. Как скопировать кого-нибудь из MS Outlook (Cc, Bcc)

Вам не нужно копировать кого-либо из вашего сообщения электронной почты, чтобы отправить его, но MS Outlook предоставляет вам возможность копировать или скрывать копии дополнительных получателей, если хотите.

Контакты, которые скопированы (Cc) в сообщении электронной почты, как правило, не должны отвечать. Они получают сообщение только в информационных целях. Например, вы можете скопировать важную заметку ваше босса.

Контакты, которые скрыто скопированы (Bcc) в сообщении электронной почты, не видны другим, которые получают сообщение. От них также не ожидается ответа. Вы можете использовать эту опцию, если вам нужно сохранить конфиденциальную информацию электронной почты получателя.

Чтобы скопировать получателей по электронной почте, введите их адреса электронной почты в поле Cc или щелкните поле Cc, чтобы выбрать контакты из диалогового окна Select Names: Contacts («Выбрать имена: контакты»).

Кроме того, вы можете использовать диалоговое окно  Select Names: Contacts («Выбрать имена: контакты»), чтобы указать, что получатели вслепую скопированы в сообщении. Вместо того, чтобы нажимать поле To(Кому) или Cc (Копия) в диалоговом окне, используйте поле Bcc (Скрытая копия).

Шаг 4. Создание нового сообщения с MS Outlook

После заполнения информации заголовка электронной почты вы готовы научиться составлять электронную почту. Это содержание вашего сообщения.

Просто введите сообщение в поле ниже заголовка:

Для получения рекомендаций о том, как написать эффективную электронную почту, просмотрите эти учебники:

• 
  Email
  Как правильно писать официальную электронную почту (которая получает результаты)
  Laura Spencer
• 
  Email
  Как написать более эффективную электронную почту (15+ лучших советов и подсказок)
  Laura Spencer
• 
  Email
  Как владеть надлежащим форматом электронной почты для бизнеса - и избегать профессионального бедствия
  Laura Spencer

После того, как вы написали свое сообщение, вы еще не закончили. Чтобы максимально повысить эффективность, вы должны использовать некоторые функции форматирования Outlook. Давайте подробнее рассмотрим их:

1. Как форматировать ваше сообщение.

Microsoft Outlook поддерживает основные средства форматирования текста, общие для других продуктов Microsoft. Вы можете найти их на Ribbon  (ленте) на вкладке Format Text (Формат текста):

Ниже приведен краткий обзор некоторых возможностей форматирования Microsoft Outlook:

• Шрифт
• Размер
• Жирный
• Курсив
• Подчеркивание
• Цвет шрифта
• Выравнивание шрифта
• Нумерование списка
• Маркирование списка
• Отступ меньше
• Отступ больше
• Котировка
• Удалить форматирование
• Подчеркивание
• Двойное подчеркивание
• Верхний индекс
• Нижний индекс
• Маленькая верхушка
• Все верхушки
• Скрытый

Примечание. Вы также можете найти многие из этих параметров форматирования на вкладке Message (Сообщение) в разделе Formatting (Форматирование) ленты.

Чтобы использовать один из инструментов форматирования, выделите текст, который вы хотите отформатировать, с помощью курсора. Затем нажмите кнопку форматирования в ленте, которую вы хотите применить к тексту.

В приведенном ниже примере я применил курсив и нумерование списка к тексту:

Внимание: Outlook использует HTML для получения большинства вариантов форматирования текста. Если человек, получающий сообщение, использует систему электронной почты, которая поддерживает только обычный текст, они не смогут увидеть форматирование, которое вы применяли.

2. Как удалить форматирование текста в Microsoft Outlook

MS Outlook также позволяет быстро и легко удалять форматирование текста. Вы можете сделать это, если вам нужно отправить сообщение в формате Plain Text. Вот пример:

Чтобы удалить форматирование текста, выделите текст, который хотите отформатировать, и щелкните значок Clear All Formatting в ленте. Форматирование прошло.

3. Как прикреплять файл или элемент к сообщению электронной почты MS Outlook

Вы можете легко прикрепить файл или элемент к своему сообщению, используя значок Attach File (Прикрепить файл) или значок Attach Item (Прикрепить элемент). Эти значки находятся на вкладке Message (Сообщение):

Или на вкладке Insert (Вставка) вы найдете значок Attach File (Прикрепить файл) и значок Outlook.

Чтобы прикрепить файл или элемент к сообщению, поместите курсор в сообщение. Щелкните значок и выберите элемент, который будет прикреплен с вашего ПК или из появившегося списка. Элемент прилагается к строке Subject (Тема):

4. Как вставить ссылку в сообщение электронной почты MS Outlook

Вы также можете вставить ссылку в свое сообщение электронной почты со вкладки Insert (Вставка), используя значок Link (Ссылка).

Поместите курсор в сообщение, в которое вы хотите добавить ссылку. Нажмите значок Link (Ссылка). Диалоговое окно Insert Hyperlink (Вставка гиперссылки) отобразится:

Введите URL-адрес ссылки, которую вы хотите включить в поле Address. Если текст, который вы хотите отобразить, отличается от URL-адреса, введите его в поле Text to display (Текст в поле). Нажмите «ОК». Ссылка вставляется в ваше сообщение:

5. Как добавить фотографию в сообщение Outlook

Вы также можете добавить фото или графическое изображение в ваше сообщение со вкладки Insert (Вставка), используя значки Pictures (Картинки) или Online Picture (Онлайн-фото). Вот диалоговое окно Insert Picture (Вставить картинку):

Другой способ вставить изображение в сообщение Outlook - через значок Online (рядом с значком Pictures). Этот значок позволяет выбрать изображение с вашего компьютера для вставки в ваш адрес электронной почты. Значок Online открывает поиск изображений Bing.

Предупреждение. Многие онлайн-изображения защищены авторским правом. Обязательно проверьте информацию об авторских правах на любом изображении перед ее использованием.

Чтобы добавить изображение, поместите курсор в сообщение, в котором вы хотите, чтобы изображение отображалось. Щелкните значок и выберите изображение. Выбранное изображение появится в сообщении электронной почты:

Внимание: Outlook использует HTML для отображения изображений в сообщениях. Если человек, получающий сообщение, использует систему электронной почты, которая поддерживает только обычный текст, они не смогут увидеть изображение в вашем сообщении.

Примечание: Изображение появляется в исходном размере. Перетащите края изображения, чтобы изменить его размер.

Вкладка Format (Формат) может автоматически открываться, и вы можете отформатировать только что добавленное изображение.

6. Как добавить изображение подписи

Одним из способов повысить эффективность вашей электронной почты является добавление профессионального шаблона подписи. Профессиональные шаблоны подписей доступны через Envato Elements и Envato GraphicRiver.

Чтобы добавить профессиональное изображение подписи из шаблона, нажмите значок Signature (Подпись) на вкладке Message . В раскрывающемся меню выберите Signatures. Появится диалоговое окно Signatures(подписи) и Stationery(канцелярские принадлежности):

Если у вас есть более одной учетной записи электронной почты, прикрепленной к электронной почте Microsoft Outlook, вам нужно будет использовать поле Select signature to edit (Выбрать подпись для редактирования), чтобы выбрать, какую подпись вы редактируете.

Щелкните в поле ниже Edit signature (Редактировать подпись) и нажмите значок Insert Picture. Выберите изображение в диалоговом окне Insert Picture и нажмите кнопку «ОК». Подпись будет автоматически добавлена ​​ко всем исходящим письмам.

В приведенной ниже статье содержится дополнительная информация о шаблонах подписей:

• 
  Email
  9 Профессиональных советов подписей электронной почты - с лучшими примерами шаблонов
  Laura Spencer

Шаг 5. Проверьте свое сообщение

После того, как вы закончите свое сообщение, тщательно проверьте его, чтобы убедиться, что нет ошибок и опечаток. Ошибки в деловой или личной электронной почте могут создавать плохие впечатления. Вот некоторые сферы, которые вы должны проверить:

1. Полнота. Сообщает ли электронное письмо все, для чего оно предназначено? Если требуется действие, получатель узнает, что делать? Является ли цель сообщения ясным и легким в понимании?
2. Тон. Легко для читателя неправильно понять тон вашего сообщения. Если возможно, было бы хорошо, чтобы друг или коллега прочитали сообщение. Спросите их, делает ли сообщение вас раздражающим или расстроенным. Если они это почувствуют, измените свое сообщение.
3. Орфография и грамматика. На вкладке Review (Обзор) есть значок Spelling and Grammar (Орфография и грамматика). Используйте эту проверку, чтобы искать ошибки, но имейте в виду, что иногда при проверке пропускаются ошибки в использованых словах. Таким образом, неплохо также прочитать и вашу электронную почту.
4. Точность. Правильны ли данные в вашей информации? Проверьте дважды написание имен людей и вещей. Если есть номер телефона или адрес улицы, убедитесь, что он прав. Обратите особое внимание на десятичные точки в цифрах, особенно если они включают цифры в долларах.
5. Форматирование. Правильное форматирование может облегчить чтение вашей электронной почты. Обязательно используйте функции форматирования, такие как жирный, курсив, нумерование или маркирование списка.
6. Вложения. Если ваше сообщение должно содержать прикрепленные файлы, то прикреплены ли они к сообщению? Если нет, прикрепите их сейчас.

Шаг 6. Отправьте сообщение электронной почты Outlook

После тщательной проверки вашего сообщения вы готовы отправить его. Нажмите кнопку Send (Отправить) в левом верхнем углу окна New Message (Новое сообщение). Ваше сообщение отправлено.

Если вы решите не отправлять свое сообщение, у вас есть другие варианты. Вы можете:

• Отменить сообщение.
• Сохраните сообщение как черновик.

Вот инструкции по выполнению обоих:

1. Как сохранить сообщение в черновик

Чтобы сохранить сообщение в виде черновика, перейдите на вкладку File (Файл). Нажмите кнопку Save  (Сохранить). Неотправленное сообщение сохранится в папке Drafts (Черновики).

В следующий раз, когда вы откроете свою электронную почту, щелкните папку Drafts (Черновики). Дважды щелкните сообщение, чтобы открыть его.

2. Как удалить сообщение электронной почты Microsoft Outlook

Если вам действительно не нравится ваше неотправленное сообщение, вы можете не сохранять его. Просто нажмите X в верхнем правом углу окна New Message (Новое сообщение), чтобы закрыть его. Система запрашивает: Want to save your changes? (Хотите сохранить изменения?) Нажмите кнопку No (Нет).

Окно New Message (Новое сообщение) закрывается, и черновик вашего сообщения электронной почты удаляется.

Дополнительные полезные советы и стратегии электронной почты

Не забудьте зарегистрироваться в информационном бюллетене Tuts + Business и получить бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Это собранные стратегии организации входящих сообщений и советы для гангстеров по более эффективному управлению всеми входящими сообщениями.

Заключение

Теперь, когда вы знаете, как отправить электронное письмо с помощью Microsoft Outlook, вы можете начать использовать Outlook. Вы также изучили некоторые основы Outlook, например, как форматировать сообщение, как сохранить сообщение для отправки позже и как прикреплять файл к сообщению электронной почты. Итак, вперед. Отправьте это первое сообщение Outlook сегодня!