Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Как создать свою собственную систему производительности

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Use the Getting Things Done (GTD) Productivity System
How to Keep Productivity Simple

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

До сих пор в этой серии, посвященной производительности, мы рассмотрели различные системы и технологии производительности. Вот краткое резюме:

  • Матрица Эйзенхауэра помогает определить приоритеты задач в списке дел, исходя из их срочности и важности.
  • Техника Помороро учит вас сосредотачиваться на задании под рукой, разбивая свой день на 5-25 минутных разделов.
  • Вхождение в состояние потока позволяет вам найти свою лучшую энергию, когда вы, естественно, продуктивны. Подобный эффект имеет практика осознанности.
  • Отмена расписания помогает вам убрать промедление, выведя вину и делая вас вечным стартером, а не разовым финишером.
  • Метод «Ешьте эту лягушку» Брайана Трейси помогает вам начинать каждый день продуктивно, решая самые сложные задачи в первую очередь.
  • Последняя версия Марка Форстера поможет вам принять продуктивные положительные решения, которые позволят вам начать копаться в вашем списке дел.
  • Техника Do Not Break Chain помогает вам создавать продуктивные привычки в вашей жизни с помощью небольших побед каждый день.
  • Техника Дэвида Аллена «Getting Things Done» помогает вам очистить свой ум от отвлекающих моментов с помощью системы для сбора и обработки каждой задачи и идеи, которая пересекает ваш разум.

Наша цель познакомить вас со всеми этими методами производительности, а не в том, что вы должны использовать их все. Реализация всех из них будет стоить вам полноценной работы! Кроме того, это, вероятно, сведёт вас с ума. Скорее, мы надеемся, что вы попробуете методы, которые вам нравятся, для решения конкретных проблем производительности, с которыми вы сталкиваетесь. Когда вы найдете то, что работает для вас, вы разработаете собственную систему производительности.

Подумайте об этом таким образом: если вы художник, полезно знать широкий спектр художественных стилей и техник, на которых можно опираться при разработке своего собственного стиля. Писателям предлагается много читать, потому что так они строят свой словарный запас и это помогает им разрабатывать новые идеи. Аналогичным образом, предприниматели, как правило, опираются на свой опыт ведения бизнеса, когда придумывают новые идеи.

Поэтому, если вы хотите максимизировать свою производительность, неплохо знать различные системы, которые вы могли бы использовать, поскольку это дает вам больше возможностей при разработке системы, которая работает на вас.

Говоря о разработке собственной системы производительности, вот как лучше  это сделать:

Шаг 1: Определение стоков производительности

Цель разработки вашей собственной системы производительности заключается в том, чтобы она позволяла вам быть продуктивным, кем бы вы ни были и какой бы ни была ваша ситуация. Использование настраиваемой системы означает, что вы можете использовать свои сильные стороны и улучшать свои слабости.

Ваши недостатки - отличное место для начала создания системы производительности, потому что они показывают вам, в чем вам больше всего нужна помощь.

Спросите себя: «С чем я борюсь, когда дело доходит до эффективности?»

Чтобы помочь вам приступить к работе, это может быть один из следующих вариантов:

  • Вы изо всех сил пытаетесь сосредоточиться на задаче. Вы постоянно отвлекаетесь на социальные сети, Интернет или разговоры с коллегами.
  • Вы медлите, откладывая выполнение обязательных задач до последней минуты.
  • Вы никогда не заканчиваете свой список дел. У вас там есть предметы, которые задержались больше месяца.
  • Ваш почтовый ящик переполнен, и вы пропустили важные электронные письма.
  • Вы беспокоитесь обо всем, что нужно сделать, что отвлекает вас от работы.

Возможно, вы не столь продуктивны, как бы вам хотелось, но вы не видите проблему. Если это вы, ваши плохие навыки производительности стали настолько глубоко укоренившимися, что вы даже не можете их увидеть. У вас есть несколько вариантов:

  • Попробуйте некоторые подходы к производительности (ознакомьтесь со списком во введении этого руководства, чтобы начать работу). Увидев, какой подход имеет значение, вы получите представление о том, что происходит с вашей продуктивностью.
  • Проведите следующие три дня, отслеживая себя. Отслеживайте все, что вы делаете и сколько времени это займет, с момента, когда вы просыпаетесь и когда вы заснете. Это поможет вам ответить на вопрос «Куда уходит все мое время?» Вы также заметите, какие задачи занимают вас дольше, чем они должны или где вы отвлекаетесь.
  • Идите дальше и прочитайте следующий шаг, который покажет вам, что должно быть в системе производительности. Это поможет вам увидеть, где вы терпите неудачу.

Шаг 2: Знание компонентов эффективной системы производительности

Прежде чем вы сможете создать систему производительности для устранения ваших недостатков, вам нужно знать, что должна делать эта система. Другими словами, вам нужно знать цель вашей системы производительности.

Не все системы должны включать все следующие компоненты. То, что вы включаете, зависит от ваших слабых мест, указанных в шаге 1. Кроме того, есть, несомненно, другие компоненты, которые может включать система производительности, поэтому не бойтесь пополнять этот список.

Каковы некоторые из компонентов, которые должна учитывать ваша система?

Захват

Когда новая задача приходит к вам - это запрос от кого-то или идея, о которой вы думали, - как вы убедитесь, что она будет отмечена? Система захвата может быть такой же простой, как использование блокнота и ручки с собой повсюду. Это может включать в себя отправку электронной почты самому себе. Или вы можете использовать специальное приложение. Система «Getting Things Done» является наиболее полным инструментом для решения задач.

Фильтрация

После того как вы захватили задачи, что дальше? Вы можете добавить их все в свой список дел, но это, скорее всего, сокрушит вас. Никто из нас не может все. Фильтрация задач позволяет:

  • Отменить. Вы можете избавиться от задач, которые не являются срочными или не способствуют достижению ваших целей. Или вы можете сохранить их в списке «один день».
  • Делегировать. Значительная часть продуктивности - это знать, когда обращаться за помощью.
  • Сделать. Если задачи нельзя отменить или делегировать, их можно добавить в список дел.

Приоритизация

У вас есть список дел, но что вы должны сделать в первую очередь? Здесь существует целый ряд различных подходов, начиная с решения важных задач (Матрица Эйзенхауэра) и заканчивая выполнением задачи, которую вы, пожалуй, наименее всего хотите сделать (Съешьте эту лягушку). Поиск способа определения приоритетов, который работает для вас, является ключом к созданию эффективной системы производительности.

Примечание. Фильтрация - это одна из форм приоритизации, поэтому их можно выполнять вместе.

Фокусировка

Когда вы работаете, как вы концентрируетесь на задаче? Как вы избегаете отвлечений и откладываете промедление? Техника Помодоро - хороший способ начать работу, если вам не удается сосредоточиться. Если Интернет или социальные сети являются для вас самыми большими проблемами, то инструменты блокировки Интернета также помогут.

Фокус также включает в себя ограничение количества задач, над которыми вы хотите работать, и правильное время.

Энергия

Вся работа требует энергии. Чем больше положительной энергии вы принесете своей работе, тем больше вы сможете сделать. И наоборот, чем больше отрицательной энергии вы привносите в свою работу, тем больше вы будете сопротивляться чтобы быть продуктивным.

В вашей системе производительности, это хорошая идея, чтобы найти способы управлять своей энергией и поддерживать позитивное отношение. В этом отношении деятельность, кажущаяся несвязанной с работой (например, регулярное осуществление физических упражнений, здоровое питание и достаточное количество сна), могут быть неотъемлемой частью системы производительности.

Другая большая утечка энергии - это обида за чувство, вынужденное выполнять задачи, которые вы не хотите делать. Хотя вы вряд ли сможете полностью контролировать то, что вам нужно делать на работе, стоит подумать о том, как вы будете делать выбор в отношении своей работы в свой рабочий день.

Наблюдение за своими мыслями и чувствами через осознанность также может помочь вам поддерживать здоровое, позитивное отношение к вашей работе.

Шаг 3. Объединение системы производительности

Как вы узнали из чтения этой серии о производительности, перфекционизм - это враг продуктивности. Таким образом, вместо создания идеальной системы производительности вы будете собирать все вместе.

Bodge - это британское слово для создания чего-либо с использованием любых материалов. Во французской культуре это называется bricolage. Американцы могли бы назвать это hack together или быстрым и грязным решением.

Почему я использую здесь такое необычное слово? Отчасти потому, что это лучшее слово для описания того, что я хочу сказать. Но также чтобы отметить, что построение системы производительности - это не наука. Нет правильного или идеального ответа. Речь идет о творческой работе с ресурсами, которые у вас есть, чтобы найти то, что работает на вас.

Другими словами, речь идет о нахождении подхода, который достаточно хорош для ваших нужд. Вы не робот, и вы не должны ожидать, что вы станете одним из них.

Как вы можете объединить систему производительности?

Система производительности - это набор инструментов для повышения производительности. Поэтому используйте инструменты производительности, которые у вас есть. Начните с чтения статей этой серии. Это даст вам доступ к множеству инструментов. Скорее всего, у вас, наверное, тоже есть свои собственные трюки.

Главное - попробовать различные приемы. Начните с тех, которые вам нравятся, и тех, которые направлены на повышение производительности. Только поставив их в действие и попробовав их, вы поймете, работают ли они для вас.

Шаг 4. Использование вашей системы

Вы создали систему. Отличная работа! Теперь самое сложное в использовании.

Я рекомендую выделить половину дня, чтобы настроить вашу систему. Это позволяет вам создавать и распечатывать любые необходимые вам листы, собирать материалы из магазина и устанавливать любые приложения или плагины для браузера, которые вам нужны.

Затем примените свою систему на практике. Выполняйте свою работу в соответствии с вашей системой.

Вы столкнетесь с проблемами роста. Для начала ваша система производительности может означать, что вы делаете меньше. Не впадайте в панику и не поддавайтесь искушению немедленно сдаться. Придерживайтесь своей системы как минимум неделю, прежде чем оценивать, как она работает. Только давая вашей системе надлежащее испытание, вы сможете полностью оценить ее сильные и слабые стороны.

Шаг 5. Настройка системы

Вы уже проделали большую работу по созданию и внедрению системы производительности. С этого момента все станет проще. Вы просто вносите небольшие изменения в свою систему, поэтому она становится лучшей, какой только может быть.

Две наиболее важные вещи, которые вы должны учитывать при оценке своей системы:

  • Сколько работы вы делаете. Делает ли ваша система вас более продуктивным?
  • Как вы относитесь к своей работе. Поддерживает ли ваша система вас, чтобы вы подходили к своей работе позитивным, оптимистичным образом?

И что вы хотите изменить? Обратите внимание на аспекты вашей системы, которые вы заметили. После начального периода окупаемости хорошая система производительности интегрируется в вашу жизнь без излишних затрат. Она должна смазывать колеса вашей работы, а не беспокоить вас. В частности, спросите себя: «Есть ли части моей системы, которых я избегаю или которые всегда расстраивают меня?» Это те части, которые требуют изменения

Стоит иметь в виду, что ваши хитрости - это эксперименты. Вам не обязательно оставаться с ними вечно.

Вот несколько примеров проблем в системе и твиков, которые вы можете испытать:

  • Вы внедрили технику Помодоро. Это помогает вам сосредоточиться, но вы хотите, чтобы между каждыми 25-минутными порциями было больше перерывов. После серии Pomodoros, вы чувствуете себя опустошенными. Как насчет того, чтобы настроить Pomodoro на 40 минут работы, после чего следует 20-минутный перерыв?
  • Вы создали блок Facebook, используя плагин веб-браузера. Но ваша зависимость от Facebook побуждает вас проверять Facebook на вашем телефоне. Настало ли время удалять Facebook с вашего телефона или записывать телефон из Facebook во время работы?
  • Вы попробовали Съесть эту лягушку, но после нескольких ранних успехов вы обнаружите, что она делает вас несчастным, так как приходится делать худшую задачу в начале дня. Ваша проблема с прокрастинацией ухудшилась. Как насчет попытки использовать систему Final Version, где вы начинаете с того, что вам больше всего нравится делать?

Предупреждение: прежде чем вы обвиняете все свои проблемы в недостатках вашей системы, убедитесь, что вы объективны. Да, жизнь лучше всего работает, когда то, что вы хотите сделать, соответствует тому, что вам нужно делать. Но это не всегда так. Все системы производительности требуют по крайней мере некоторой степени силы воли. Речь идет о поиске системы, которая поможет вам максимизировать свою силу воли.

Наконец, создание эффективной системы - это работа всей вашей жизни. То, что подходит вам сегодня, изменится в будущем по мере того, как вы будете двигаться по карьерной лестнице, по мере изменения ваших личных обстоятельств и по мере развития новых навыков.

Ресурсы

Графический кредит: швейцарский армейский нож, разработанный Оливье Гуином из проекта «Существительное».

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.