Как настроить простой шаблон бизнес-предложения в MS Word

Деловое предложение - важная часть работы. Независимо от направления: руководите ли вы дизайн-студией, маркетинговым агентством или обслуживаете другую нишу, ваши бизнес-предложения должны выглядеть профессионально.

Использование шаблона хорошего предложения сэкономит вам часы работы. Более того, профессиональная презентация, которую вы получите в результате использования шаблона, может дать вам конкурентные преимущества.

В этом уроке вы узнаете, как создать эффективное бизнес-предложение. Я также покажу вам процесс настройки простого шаблона бизнес-предложения с помощью MS Word 2016.

Мы будем использовать шаблон предложения Sleman Clean Proposal, который является business proposal template от GraphicRiver. Этот современный шаблон предложения поставляется с множеством предустановленных макетов бизнес-страниц, включает в себя восемь цветовых вариантов, в нём легко настраивать графические и текстовые параметры.

Чтобы настроить шаблон бизнес-предложения, я буду использовать фиктивную компанию «Business Name Inc.» Выполните следующие действия, чтобы создать собственное бизнес-предложение.

Примечание: все примеры из этого руководства являются вымышленными и не представляют реальных людей или организаций.

Элементы хорошего бизнес-предложения

Бизнес-предложение описывает продукты и услуги, которые вы предоставляете потенциальным клиентам. В нем излагаются потребности клиента и описывается, как вы их встретите.

Эффективное бизнес-предложение состоит из:

• привлекательный дизайн
• описание вашей компании
• раздел портфолио и отзывы о прошлых успехах
• полная информация о предлагаемом проекте, включая сроки и цены
• условия и положения
• страница договора для подписей

Шаблон предложения Sleman Clean Proposal имеет все эти функции и многое другое. Там есть даже страница для выставления счёта клиенту.

По возможности внешний вид бизнес-предложения должен отражать ваш деловой стиль. Вы можете сделать это с помощью этого шаблона, так как его легко изменить. После загрузки шаблона бизнес-предложения вы готовы настроить его для своего проекта.

Вот руководство по использованию шаблона бизнес-предложения.

1. Сбор информации

Это может показаться утомительным, но создание бизнес-предложения немного похоже на выплату ваших налогов. Для сбора необходимой вам финансовой информации и сведений может потребоваться много времени. Но, уже собранная, информация сэкономит ваше время позже.

Вот список сведений о проекте, которые необходимы для создания эффективного бизнес-предложения:

• полная контактная информация для вашего клиента
• обзорное описание работы
• подробное описание работы
• подробный список ваших цен для проекта
• варианты ценообразования для клиента
• срок выполнения проекта
• график выполнения проекта, включая этапы
• условия ведения бизнеса 
• платежная информация

Потратьте время и убедитесь, что вы понимаете данную информацию перед тем, как делать своё предложение. Если вы что-то неясно, спросите клиента. Лучше получить чёткое представление о проекте сейчас.

Вам потребуется информация о своей компании, чтобы включить её в предложение. Вот резюме необходимого:

• полная контактная информация вашей компании (имя, адрес, телефон, адрес электронной почты)
• фотографии вашей команды и фотографии, которые представляют ваш бизнес
• описание вашего бизнеса
• тематические исследования успешных проектов
• отзывы клиентов

Если вы хотите узнать больше, Tuts + имеет отличные руководства по написанию предложений. Вот два:

• Joyce Akiko предлагает консультации по всему процессу создания предложений, включая обсуждение советов в How to Charge Premium Prices and Write Winning Proposals.
• В уроке Bram The Freelancer's Guide to Writing Proposals, также обсуждается процесс написания заявки и представлена полезная информация.

Когда у вас есть необходимая информация, вы готовы открыть шаблон предложения.

2. Откройте и переименуйте шаблон

Шаблон предложения находится в zip-файле с восемью вложенными папками и текстовым файлом справки. Каждое имя папки указывает цвет этого шаблона. Внутри папки вы можете выбирать файлы на основе размера бумаги и инструмента редактирования.

Мы будем работать в Microsoft Word 2016, поэтому обязательно выберите файл с расширением DOCX.

Также важно переименовать файл шаблона. Таким образом, если у вас возникнут проблемы, вы можете вернуться к исходному шаблону.

Теперь, когда вы открыли и переименовали шаблон, вы готовы установить шрифты.

3. Установка шрифтов

В шаблоне бизнес-предложения используются три бесплатных шрифта:

• Open Sans от Google
• Heydings Control от Font Squirrel
• Nevis от FontSpace

Все файлы шрифтов для этого упражнения имеют расширение TTF. Если у вас ещё нет этих шрифтов, вам необходимо установить их сейчас. Вот как:

Шаг 1. Установка шрифта из Google

Чтобы установить шрифт из Google:

Щёлкните по ссылке шрифта, который вы хотите загрузить. Затем установите флажок рядом со стилями. Теперь нажмите Choose в правой нижней части страницы.

Теперь нажмите Add to Collection в следующем окне и выберите стрелку загрузки в верхнем правом углу.

В открывшемся диалоговом окне нажмите слова .zip file, которые отображаются синим.

Теперь выполните следующие действия:

1. Сохраните zipped файл со шрифтами в любой папке.
2. Дважды щелкните файл ZIP, чтобы открыть его.
3. Дважды щёлкните папку с именем шрифта и дважды щёлкните файл шрифта.
4. Нажмите Install.

Внимание: обязательно откройте все варианты шрифта. Каждый вариант (например, полужирный, курсив и т. д.) должен быть установлен отдельно.

У вас есть шрифты для установки из нескольких источников:

Шаг 2. Установка шрифта из Font Squirrel

Для установки шрифта из Font Squirrel:

1. Щелкните ссылку шрифта, который вы хотите загрузить.
2. Нажмите кнопку DOWNLOAD TTF.
3. Сохраните файл с zippe файлами в любой папке.
   
4. Дважды щелкните файл ZIP, чтобы открыть его.
5. Дважды щёлкните имя шрифта. Нажмите Install.

Шаг 3. Установка шрифта из FontSpace

Для установки шрифта из FontSpace:

1. Щёлкните ссылку шрифта, который вы хотите загрузить.
2. Нажмите кнопку Download.
3. Сохраните файл с zipped файлами в любой папке.
4. Дважды щелкните файл ZIP, чтобы открыть.
5. Дважды щёлкните имя шрифта.
6. Нажмите Install.

4. Как изменить текст

Теперь вы готовы приступить к изменению текста в рамках всего предложения. Начнем с титульной страницы шаблона бизнес-предложения. Вот как она выглядит, прежде чем мы её модифицируем:

Совет: обратите внимание, что титульный лист содержит Valid Until дату. Всегда указывайте дату окончания для вашего предложения. Если вы этого не сделаете, клиент может попросить вас соблюдать старые цены, которые больше не актуальны.

Чтоб изменить текст:

• Щёлкните любую область с текстом, чтобы вы могли видеть текстовое поле.
• Если вы хотите увеличить размер текстового поля, перетащите маркеры размера.

• Теперь нажмите внутри текстового поля.
• Выберите и выделите текст, который вы хотите изменить.

• Введите информацию над выделенным текстом.
• Если захотите изменить размер шрифта, щёлкните правой кнопкой мыши выделенный текст. Отобразится диалоговое окно шрифта.

Вот как выглядит обложка шаблона бизнес-предложения после его настройки:

Процесс изменения текста одинаков для всего шаблона бизнес-предложения. Используйте его в любом месте, где вы хотите заменить текст предложением своей информации.

Далее мы обсудим обновление информации в header и footer. 

5. Настройка Header или Footer

Шаблон бизнес-предложения имеет header и footer для всех левых страниц и header и footer для всех правых страниц. Процесс настройки header и footer в основном тот же. В этом шаблоне мы сосредоточимся на изменении header.

Теперь мы настроим правый и левый header и footer  с помощью собственной информации. Сначала прокрутите страницу вниз до страницы 2 (левая страница). Обратите внимание, что область header выделена серым цветом, а основной текст предложения - нет.

Дважды щёлкните в области header. Она больше не отображается серым цветом. Теперь измените текст заголовка, как описано в инструкции по изменению текста (часть 4).

Новая информация теперь появляется на каждой левой странице по всему бизнес-предложению.

Совет: рекомендуется включить в header или footer свой номер телефона и адрес электронной почты. Таким образом, если у клиента есть вопросы, им не нужно искать вашу контактную информацию.

Информация по умолчанию по-прежнему отображается на правой странице. Чтобы изменить:

1. Прокрутите страницу до 3 (правая страница).
2. Повторите описанный выше процесс для header правой страницы. Новая информация теперь появляется на каждой правой странице по всему бизнес-предложению.

Чтобы настроить footer предложения, дважды щёлкните в области footer, а не в области header. Выполните описанный выше процесс для обновления текста footer.

Далее мы рассмотрим изменение изображений в рамках этого простого шаблона бизнес-предложения.

6. Обновление фотографий и изображений

Привлекательные изображения укрепляют бренд вашей компании. Включение правильных изображений в деловое предложение очень важно. Этот шаблон бизнес-предложения позволяет добавлять графику или изображения в следующие разделы:

• О нас
• Наша команда
• Портфолио
• Подробное портфолио
• Примеры выполнения

Вот два урока Tuts +, которые помогут вам улучшить фотографии:

• В Cameron Knight's tutorial  содержатся рекомендации о том, как делать хорошие снимки профиля для раздела членов команды.
• Этот tutorial from Jennifer Carrigan объясняет, как создавать снимки продукта.

Начнем с обновления фотографии на странице About Us. Серая рамка является заполнителем. Чтобы заменить его одной из ваших фотографий, дважды щёлкните на сером поле, пока не увидите графические маркеры размера.

Щёлкните правой кнопкой мыши графику, чтобы отобразить всплывающее меню. Затем выберите Format Object > Fill. Меню Format Shape отображается в правой части страницы. Щёлкните правой кнопкой мыши графику, чтобы отобразить всплывающее меню. Выберите Format Object > Fill. Меню Format Shape отображается в правой части страницы.

Теперь выберите Picture or texture fill. Серое изображение временно заполняется текстурой. В середине меню вы видите опцию Insert picture from. Вашими параметрами являются File, Clipboard или Online.

Для этого шаблона бизнес-предложения мы вставим изображение picture of a group working. Вот как вставить фотографию:

1. Выберите File. Откроется проводник Windows. Перейдите в папку, в которой сохранена ваша фотография и выберите фотографию.
2. Нажмите Insert. Ваша фотография заменяет форму заливки. Фотография сохраняет форму и размер заполнителя. При необходимости вы можете изменить размер.

Вы можете заменить любое серое поле заполнителя в шаблоне предложения своей фотографией или изображением.

7. Обновления в графике

Теперь вы знаете почти всё о настройке этого простого шаблона бизнес-предложения. Почти вся ваша информация может быть добавлена в предложение по описанным выше шагам.

Однако есть несколько специализированных страниц, которые вы захотите обновить. Страница Market Map  - одна из них:

Карта рынка - хороший способ показать, где находятся ваши клиенты, если у вас есть международная клиентская база. Каждый графический шарик представляет рыночную долю для этого района.

Чтобы обновить карту и показать, где находятся ваши собственные клиенты, вам нужны три вещи:

• переместить графику
• изменить размер графики
• изменить текст заголовка

Мы пройдём эти три задачи, используя нашу фиктивную компанию.

Шаг 1: перемещение графики

Давайте начнём с перемещения графического шарика.

На текущей карте самый большой представляет Соединенные Штаты. Я хочу, чтобы он представлял Южную Америку.

Чтобы переместить шарик, нажмите на текст (цифра «1»). Затем, удерживая клавишу Control, щёлкните по кругу. Ручки калибровки отображаются вокруг текста и изображения.

Выбрав изображение и текст, аккуратно перетащите их в новое местоположение карты. В нашем примере - Южная Америка.

Осторожно: не тяните ручку калибровки или вы измените размер пузырька.

Шаг 2: изменение размера графики

Мы готовы изменить размер шарика. Моя примерная компания имеет больше клиентов в Англии и меньше в Японии, поэтому я изменю размер этих пузырей.

Нажмите кружок, который хотите изменить, и вокруг него появятся ручки. Примечание: вы можете изменять только одно изображение круга за раз.

Внимание. Будьте осторожны, не нажимайте на текстовое поле, так как текст остаётся своего размера.

Теперь нажмите угловую ручку и перетащите по диагонали, чтобы шарик стал больше. Отрегулируйте положение текстового поля, перетащив его в центр круга.

Шаг 3: изменение текста в графике

Последний шаг - изменить текст в графических заголовках на странице. Щёлкните поле, в котором вы хотите изменить текст.

Выделите текст, который вы хотите изменить, как показано выше. Теперь введите свою информацию поверх существующего текста. Ниже приведена страница Market Map после настройки:

8. Изменение таблицы

Другая специальная страница, которую захотите изменить, это Project Timeline. Временная шкала проекта - отличный способ быстро просмотреть расписание проекта.

Временная шкала проекта - фактически таблица. Мы рассмотрим процесс добавления задачи в таблицу, чтобы вы знали, как изменить project timeline.

Мы добавим задачу “Proofreading” после задачи “Designing”. Новая задача добавляет неделю к проекту. Вот процесс, который мы пройдем:

• добавим строку и колонку в таблицу
• установим ширину строки и столбца
• изменим формат ячейки таблицы

Давайте начнём.

Шаг 1. Вставка строки

Нам нужно сделать таблицу более крупной, чтобы приспособиться к нашей новой задаче.

Щёлкните в таблице, чтобы появились ручки вокруг окна таблицы. Переместите курсор вниз на строку под строками “Designing” и “Printing” слева. В этой таблице это примерно соответствует значению “P”   в заголовке “Project Timeline”. Разделение строк подсвечивается плюсовым символом слева.

Теперь нажмите значок плюса. Отображается пустая строка, соответствующая строке “Designing” . Введите название “Proofreading” в новой строке. Однако теперь таблица слишком высока.

Шаг 2. Регулировка высоты строк

Чтобы изменить размер таблицы соответственно пространству, выберите всю таблицу. Он выделен серым.

Теперь выберите Table Tools > Layout > Distribute Rows. Теперь введите «.3» в поле Height и нажмите Enter.  Строки в таблице устанавливаются на новую высоту, и таблица помещается в пространство.

Примечание: в зависимости от того, сколько строк вы добавляете, вам может потребоваться ввести другую высоту строки. Вам также может понадобиться настроить размер шрифта.

Шаг 3. Вставка столбца и настройка ширины столбца

Нам нужно добавить столбец дополнительной недели, который корректура добавляет в проект.

Процесс вставки столбца в основном такой же, как и процесс вставки строки. Разница заключается в том, что вместо щелчка между строками мы будем щёлкать между столбцами. В этом случае щёлкните по столбцам для недель "5" и "6", чтобы вставить новый столбец и нажмите значок плюса для вставки.

Если таблица слишком широка для пространства, выделите все столбцы недели. Не выделяйте столбец, содержащий задачи.

Теперь выберите Table Tools > Layout > Distribute Columns. Введите .5 в поле Width и нажмите Enter. Повторите два последних столбца «6» и «7.». Временная шкала вашего проекта теперь выглядит так:

Обратите внимание, что строки задач Designing and Proofreading идентичны. Нам нужно изменить формат ячейки таблицы, чтобы исправить это.

Шаг 4. Изменение формата ячеек таблицы

Чтобы форматировать внешний вид временной шкалы, нам необходимо изменить формат ячейки таблицы. Нам нужно удалить цвет из ячейки и добавить цвет.

Щёлкните в поле таблицы. Выберите ячейку или ячейки, которые вы хотите изменить. В этом случае это две ячейки в строке с надписью “Proofreading.”

Выберите Table Tools > Design > Shading > No Color. Красная штриховка клеток исчезла. Повторите процедуру, чтобы удалить штриховку из ячейки под новым столбцом в строке с надписью “Printing.”

Чтобы добавить затенение в ячейку в нашем новом столбце, выберите красный цвет, не no color. В ячейку добавляется красная окраска.

Используйте эти шаги для обновления любых других таблиц в предложении, если это необходимо.

9. Экспорт вашего предложения

Теперь вы готовы экспортировать предложение в файл PDF, чтобы отправить его своему клиенту. PDF-файл защищает информацию о предложении, поэтому он не изменяется во время просмотра клиентом.

Чтобы экспортировать файл в PDF, выполните следующие действия.

Нажмите File > Export > Create PDF/XPS.

Нажмите значок Create PDF/XPS. Откроется диалоговое окно Publish As. Выберите папку, в которой хотите сохранить заявку.

Совет: рекомендуется переименовать свое предложение и добавить дату. Это помогает избежать путаницы, если имеется более одной версии предложения.

Теперь нажмите Publish.

Вы готовы отправить PDF-файл бизнес-предложения своему клиенту. Удачи!

Примеры шаблонов бизнес-предложения

Вот краткая витрина из пяти дополнительных высококачественных типовых шаблонов предложений - рассмотрите возможность использования. Каждый из этих простых шаблонов поможет вам создать эффективное и привлекательное бизнес-предложение. Они так же легко настраиваются, как шаблон, с которым мы работали в этом уроке.

1. Full Business Proposal Template Package

Этот шаблон имеет множество параметров страницы, таких как резюме, о нас, целях, анализе рынка, сроках проекта, команде, клиентах, тематических исследованиях, услугах, оценках и прочих. Чистый дизайн с несколькими вариантами. Он упакован в файлы Word, Excel и InDesign.

2. Simple Business Proposal Template

Этот образец шаблона предложения - чистый и привлекательный шаблон, который включает значки и badges. Он поставляется с 16 уникальными макетами бизнес-страниц в форматах Word и InDesign. Выберите одну из пяти цветовых схем.

3. Clean Project Proposal Template

Этот всеобъемлющий шаблон включает в себя 44 страницы с полностью редактируемыми графиками и диаграммами. В предложение включено руководство по редактированию, которое поможет вам настроить этот шаблон предложения в соответствии с вашими потребностями. Его можно редактировать в редакторе Adobe InDesign, Illustrator и Microsoft Word.

4. Business Project Proposal Template Word

В этот простой шаблон бизнес-предложения было включено несколько файлов проекта, которые помогут вам сделать продажу, например описания проектов, временные рамки, разбивка бюджета, вехи проекта, а также контракт по проекту и счёт-фактура. Кроме того, шаблон позволяет создать бизнес-предложение со стилем. Привлекательные изображения, которые вы добавите, помогут вам продать свой продукт или услуги.

5. Lupa Project Proposal Template

Этот простой шаблон предложения хорошо использует цвета для привлекательной презентации. Вы можете легко изменить цвет, чтобы он соответствовал вашему вкусу. Существует множество параметров макета страницы, которые помогут вам закрыть сделку. С помощью этого шаблона вы покажете потенциальному клиенту, почему они должны работать с вами. Вы можете указать свои услуги, процессы, команду, сведения о компании, конкретные примеры и многое другое.

Все эти простые шаблоны бизнес-предложений могут быть настроены в Microsoft Word, чтобы включать в них информацию о вашем бизнесе и проекте.

Начните с качественного шаблона бизнес-предложения!

Шаблон business proposal template произведёт приятное впечатление и поможет заключить сделки с потенциальными клиентами. Сэкономит время и поможет создавать профессиональные коммерческие предложения. Если вы знаете верные шаги, легко настроите шаблон бизнес-предложения в соответствии с вашими потребностями.

Графический кредит

Documents иконка, дизайн Garrett Knoll из Noun Project.