Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Management
Business

Как принять решение о делегировании

by
Difficulty:BeginnerLength:MediumLanguages:

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

Вы чувствуете себя разбитыми на работе?

Если ответ «да», не беспокойтесь: вы не одиноки. Две трети сотрудников говорят, что они перегружены, согласно недавнему опросу «Делойт», в котором приняли участие 2500 организаций из 90 стран.

Для предпринимателей и владельцев бизнеса это часто еще более серьезная проблема. В конце концов, ваша личная ответственность - обеспечить успех компании. У вас, вероятно, много собственных денег на счету, и вы будете иметь гораздо большую долю в успехе, если компания преуспеет или боль, если она не удастся.

В результате часто владельцы бизнеса берут на себя слишком много работы. Исследование eVoice показало, что «выполнение нескольких ролей внутри организации было проблемой номер один, с которой сталкиваются предприниматели». Фактически, 44% предпринимателей сообщили о том, что в любой момент времени они могут носить пять или более головных уборов.

Ответ заключается в том, чтобы делегировать более эффективно, чтобы вы могли тратить меньше времени на мелочи и больше времени на принятие стратегических решений. Но это не всегда так просто, как кажется. Вам может потребоваться нанять дополнительный персонал, что означает больше расходов. И если вы поступаете неправильно, вы можете создать проблемы для себя и своего бизнеса. Например, есть некоторые ключевые задачи, которые вы просто не должны делегировать.

Поэтому в этом учебнике я покажу вам, как вы можете решить, какие задачи делегировать своему персоналу или внешним подрядчикам, и что вы должны контролировать сами. К концу у вас будет список задач, которые вы можете безопасно делегировать, и понимание того, как это сделать эффективно.

1. Установите приоритеты

Начните с чистого листа. Забудьте обо всех вещах, которые вы уже делаете, и подумайте об идеальном миксе. Если бы вы могли начать все с нуля, как бы вы провели время? Не беспокойтесь о том, как вы можете достичь этого на данный момент. Просто запишите идеальное состояние.

Придерживайтесь широких категорий, а не отдельных задач. В среднюю неделю (или месяц, или какой-либо период имеет смысл для вас), сколько времени вы идеально распределяете по каждому виду деятельности?

Например, если вы работаете с небольшим софтверным предприятием, ваш микс может выглядеть так:

  • Планирование и стратегия (30%).
  • Работы в сети и раскачка, чтобы выиграть новый бизнес (30%).
  • Анализ производительности сотрудников (15%).
  • Маркетинговые инициативы (15%).
  • Учет и финансы (5%).
  • Задачи электронной почты и администрирования (5%).

Придумайте свои собственные категории, и сосредоточьтесь на самых важных вещах, которые вы могли бы сделать, чтобы продвинуть свой бизнес.

2. Отслеживайте свое время

Когда ваше идеальное состояние определено, пришло время посмотреть, как реальность совпадает. Возможно, вы уже подумали, что у вас есть хорошая идея, но вы можете быть удивлены, когда начнете подробно отслеживать эти часы и минуты.

В течение одной недели отслеживайте, как вы проводите свое время. Есть множество приложений для отслеживания времени и программ, которые вам помогут, и многие из них бесплатны, по крайней мере, на базовом уровне. Toggl и Harvest - это пара популярных вариантов. Вы также можете использовать простую электронную таблицу или ручку и бумагу, если хотите.

Каждый раз, когда вы начинаете новую задачу, записывайте ее с использованием выбранного вами метода, а затем обратите внимание на время окончания. Это может показаться большой работой, но помните, что это всего лишь на одну неделю. Идея состоит в том, чтобы получить четкое представление о том, как сейчас обстоят дела, чтобы вы могли начать переход к своему идеальному состоянию.

Вы можете найти, например, что ваше фактическое время тратится на различные задачи и что это выглядит так:

  • Исправление ошибок в программном обеспечении (30%).
  • Учет и финансы (20%).
  • Задачи электронной почты и администрирования (20%).
  • Написание блога компании (10%).
  • Сохранение присутствия в социальных сетях (10%).
  • Анализ эффективности работы сотрудников (5%).
  • Маркетинговые инициативы (5%).

Нехорошо. Вы тратите большую часть своего времени на задачи, которые не продвигают ваш бизнес вперед, и не находят времени для важных вещей, таких как планирование, стратегия и подача для нового бизнеса.

Как вы можете перейти от реальности к идеальному состоянию? Мы расскажем об этом позже.

3. Что нужно делегировать

Теперь у вас должно быть два списка: один идеал и один отражающий реальность. Сравните эти два списка друг с другом и составите план того, что нужно урезать и на что больше обратить внимание. Затем начните выбирать отдельные задачи, и делегировать их людям.

Какие вещи вы должны делегировать?

Администрирование

Некоторые вещи являются очевидными кандидатами для делегирования. Обычные административные задачи, например, явно не направляют вашу компанию вперед и не требуют вашего внимания. Они важны, но вы можете легко делегировать большинство из них другим людям в компании.

Если у вас нет доступного персонала или недостаточно денег, рассмотрите возможность использования виртуальных помощников. Вы получаете больше гибкости и можете выполнить свои задачи с меньшими затратами, чем если бы наняли штатного сотрудника. Качество на таких сайтах, как Elance и Upwork, довольно изменчиво, но есть много квалифицированных людей. Вы также можете размещать сообщения на онлайновых форумах по трудоустройству или попробовать такой сайт, как Zirtual, который специализируется на предоставлении виртуальных помощников с обучением в университетах США.

Одобрения

Одна общая задача, которая поглощает много времени владельца бизнеса, - проверка и утверждение того, что уже сделали другие сотрудники.

Если вы наняли хороших людей, вам не нужно постоянно просматривать их работу. Доверяйте своим продавцам, чтобы они общались с ключевыми клиентами и поенциальными клиентами, например, с вашими сотрудниками по маркетингу для работы с блогами и учетными записями в социальных сетях. Если задача попадает в чужую область знаний, вам не следует вмешиваться, если нет действительно необычной критической ситуации, которая может иметь более широкие последствия. В противном случае отпустите необходимость одобрять каждое решение.

Вещи, которые вам не очень нравятся

Запуск бизнеса включает в себя множество задач, которые, вероятно, не являются вашими сильными сторонами. Аутсорсинг или делегирование максимально возможному числу участников.

Как мы видели в нашем недавнем учебнике по основам бухгалтерского учета, например, многие владельцы малого бизнеса просто не обладают опытом или интересом, чтобы хорошо управлять своими счетами. Вы можете изучить основы (и учебник поможет вам в этом), но если это просто не ваше, вы можете нанять бухгалтера, чтобы он взял на себя ежедневное управление счетами, и чтобы Вам нужно только взглянуть на более высокий уровень.

Точно так же, если вы не особенно разбираетесь в технических вопросах, не пытайтесь самостоятельно разрабатывать и запускать свой собственный веб-сайт. Конечно, наем наемных работников - это расход, но складывайте все время, которое вы экономите, и часто вы выходите в плюс.

Вещи, в которых вы хороши, но наняли кого-то еще, чтобы сделать

В нашем примере выше, генеральный директор компании-разработчика программного обеспечения потратил 30% своего времени на исправление ошибок в коде. Если бы она основала компанию, занимающуюся программным обеспечением, имеет смысл, что кодирование - это то, что она умеет. Но хорошо ли так использовать свое время?

Предполагая, что у нее есть другие сотрудники, которые могли бы справиться с этим, явным ответом будет «Нет». Как глава компании, ее время лучше было бы потратить на такие вещи, как планирование и стратегия, о которых говорится в части 1.

Но часто случается так, что люди вскакивают, чтобы работать над тем, что умеют делать. Они знают, что им следует делегировать такие задачи, но подумайте: «Это быстрее, если я просто сделаю это сам». Все, что от вас требуется, это съесть время и снять ответственность с человека, которого вы наняли для выполнения этой работы.

Итог: даже если в краткосрочной перспективе это может быть быстрее сделать это самостоятельно, в долгосрочной перспективе это лучше передать кому-то другому.

4. Как эффективно делегировать

Если вы не сделаете этого правильно, делегирование может фактически создать больше работы, потому что вы больше времени будете исправлять ошибки других людей и устранять недоразумения. Опасность в том, что вы в конечном итоге думаете, что это того не стоит, и снова возьмете эту задачу на себя. Вот несколько советов, как правильно сделать делегирование.

Выберайте «Осторожно».

Если вы не делегируете нужным людям, вы можете пострадать от того, что эта статья в Wall Street Journal назвала «эффектом бумеранга». Вы делегируете множество заданий, но потом обнаруживаете, что они вернулись к вам, потому что люди, которым вы их назначили, не смогли их выполнить.

Чтобы этого избежать, убедитесь, что вы правильно управляете своими ресурсами. Если люди, которых вы делегируете, уже завалены работой, задача не будет выполнена - или, по крайней мере, это не будет сделано хорошо. Поэтому проверьте их рабочую нагрузку и при необходимости наберите дополнительную помощь. Подумайте о сильных и слабых сторонах людей, которых вы делегируете, чтобы они были готовы сделать то, что вы у них просите.

Дайте четкие инструкции и поддержку ...

Важным элементом успешного делегирования является четкое указание. Консультант по изучению времени Марк Эллвуд предлагает начать с выяснения желаемого результата и количества полномочий по принятию решений, которые будут у сотрудника. Объясните, какие ресурсы доступны, и спросите, есть ли что-то еще, что им нужно.

Затем задайте контрольные точки на этом пути и попросите отчеты о прогрессе, чтобы убедиться, что все идет по плану. Обязательно воздавайте похвалу и отзывы, когда проект продвигается, и когда он будет успешно завершен.

... но доверять сотруднику для решения задачи

Хотя вы должны быть вовлечены и должны помогать человеку, которому вы делегировали, не управляйте им. Это наносит ущерб цели делегирования. «Делегируйте цель, а не процедуру, - говорит Эллвуд. «Наметьте желаемые результаты, а не методологию. Что нужно сделать и когда это должно быть закончено? "

После этого оставьте это сотруднику для достижения этих результатов. У вас может быть свой собственный способ работы, но делегирование означает отказ от контроля над деталями. Так что отступите и позвольте им продолжить это.

5. Что не нужно делегировать

Есть некоторые задачи, которые владелец бизнеса никогда не должен делегировать кому-либо еще. Вот краткое изложение вещей, которые вы всегда должны контролировать сами, или, по крайней мере, следить за ними очень внимательно.

Мониторинг финансового состояния

Как мы видели в части 3, ежедневную бухгалтерию можно безопасно делегировать или передать на аутсорсинг. Но вы всегда должны иметь четкое представление о финансовом состоянии вашей компании и иметь прогноз того, как все будет развиваться в следующем году. Регулярно контролировать свои финансы и знать, в каком состоянии они находятся, вы просто не можете делегировать. Обратитесь за помощью к деталям, непременно, но обязательно следите, по крайней мере, за номерами высокого уровня. Вот например несколько ключевых показателей прибыли, на которые нужно обратить внимание.

Наем ключевых сотрудников

Бизнес живет или умирает от людей, которые его эксплуатируют. По мере увеличения вашей компании вы, вероятно, делегируете некоторые задачи по найму менеджеру по персоналу. Но когда дело доходит до ключевых сотрудников, хорошо оставаться вовлеченным в это. Стив Джобс занимался поиском потенциальных сотрудников Apple во время длительных прогулок по Пало-Альто, чтобы он мог узнать их и посмотреть, будут ли они в хорошей форме. Позднее Марк Цукерберг использовал тот же подход в Facebook.

Управление кризисами

Итак, ваша база данных клиентов была взломана, что потенциально может нанести ущерб их паролям и финансовым данным. В последнем выпуске вашего флагманского программного продукта полно ошибок. Ваш менеджер по персоналу привлекается к ответственности за сексуальные домогательства.

Все это является серьезной угрозой репутации вашей компании и требует вашего полного внимания. Вы можете делегировать некоторые отдельные задачи, такие как подготовка пресс-релизов и рассмотрение жалоб клиентов, но вам нужно будет очень практично управлять кризисом в целом.

Просто помните, что не каждый «кризис» является критически важным для бизнеса. С которым некоторыми вещами могут работать ваши сотрудники. Но если это серьезная угроза для вашего бизнеса, не делегируйте: включитесь.

Следующие шаги

В этом учебном пособии вы узнали, как идентифицировать задачи для делегирования, и получили некоторые советы по эффективному их выполнению. Теперь пришло время действовать. Сделайте этот список из части 1, определяя, как вы считаете, что вам следует тратить свое время, а затем отследите свое время в течение недели. Сравните два списка и придумайте набор задач, которые вы можете делегировать, следуя рекомендациям из этого руководства.

Вы никогда не сможете достичь своего «идеального состояния» - всегда есть компромиссы, которые могут быть сделаны, и неожиданные события могут сорвать вас. Но с небольшим планированием и хорошо продуманной делегацией вы можете высвободить драгоценное время в своем расписании, что позволит вам больше времени уделять вещам, которые действительно помогут вашему бизнесу.

Ресурсы

Графический кредит: Иерархия, разработанная Мурали Кришна из Проекта существительного.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.