Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Как сделать одно дело за раз - и прекратить многозадачность

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

Мы живем в эпоху многозадачности. Мы проводим дни, погруженные в компьютеры, планшеты, телефоны и другие устройства, которые позволяют нам делать сразу десять вещей одновременно с новейшими новостями, спортивными состязаниями, электронной почтой и твитами со всего мира.

Есть только одна проблема: наши мозги не созданы для многозадачности.

Кстати, это не мое мнение. Это результат бесчисленных исследований, о которых я расскажу позже. Многие думают, что они хорошо разбираются в многозадачности, но исследование говорит, что это просто неправда. Мы делаем меньше, и делаем это менее точно и эффективно, когда пытаемся работать в многозадачном режиме. И люди, которые думают, что они хороши в многозадачности, на самом деле хуже всех.

Поэтому в этом уроке мы рассмотрим лучший способ работы. Сначала я рассмотрю некоторые вопросы многозадачности и производительности, а затем я покажу вам, как настроить свой день, чтобы сделать больше, сократив отвлекающие факторы и сосредоточив внимание на одной вещи за раз.

В этот век многозадачности нелегко отделить себя от сети отвлекающих факторов и добиться более последовательной фокусировки. Отключение полностью и работа в монашеской безмятежности для большинства из нас непрактична, даже если мы хотим сделать это. Но есть некоторые практические вещи, которые вы можете сделать, чтобы помочь себе оставаться на пути чаще, и заканчивать каждый день с удовлетворением, зная, что вы сделали самые важные вещи - одну индивидуальную задачу за раз.

1. Признайте невозможность многозадачности

Как и было обещано, мы начнем с исследования.

Первое, что нужно понять, это то, что, строго говоря, многозадачности не существует. Исследователи говорят, что даже когда мы думаем, что делаем сразу несколько вещей одновременно, на самом деле мы фокусируемся только на одной вещи за раз и переключаемся быстро между ними.

«Переходя от задачи к задаче, вы думаете, что фактически обращаете внимание на все вокруг вас одновременно. Но на самом деле это не так, - сказал граф Миллер, профессор нейробиологии Массачусетского технологического института, в статье NPR. «Вы не обращаете внимание на одну или две вещи одновременно, но переключаетесь между ними очень быстро».

Это переключение имеет свои затраты, с точки зрения времени, внимания и эффективности. Исследование, опубликованное в журнале Experimental Psychology, показало, что студенты были на 40% медленнее при решении сложных математических задач, когда им приходилось переключаться на другие задачи. Отдельные исследования, проведенные Институтом психиатрии Лондонского университета, показали, что многозадачность с использованием электронных носителей временно снижает ваш IQ на 10 баллов.

Но, возможно, вы думаете, что хорошо разбираетесь в многозадачности. Может быть, вы все время это делаете и считаете это одной из ваших сильных сторон. Это исследование не относится к вам, не так ли?

Итак, рассмотрим результаты этого эксперимента, в котором люди, которые считали себя способными к многозадачности - настолько хороши в том, что они часто пользовались мобильными телефонами во время вождения - на самом деле они набрали меньше, чем другие, на тестах многозадачности.

Это лишь небольшая часть исследования, которое было сделано по многозадачности, и большинство из них указывает в одном направлении: многозадачность просто не работает. Как профессор психологии Стэнфордского университета Клиффорд Насс сказал NPR:

Исследование почти единогласное, что очень редко встречается в социальных науках, и он говорит, что люди, которые хронически многозадачны, демонстрируют огромный диапазон дефицитов. Они в основном ужасны во всяких когнитивных задачах, включая многозадачность.

2. Настройте свой день для фокусировки

Поэтому, если многозадачность вредна для вашей производительности, мы просто должны перестать это делать, верно? В идеале, да, но если вы когда-либо пробовали, вы, вероятно, поняли, что это не так просто.

Независимо от того, работаете ли вы в офисе или управляете своим собственным бизнесом, вам, вероятно, приходится в любое время выполнять множество различных задач, а также ориентироваться в мире почти мгновенного общения, в котором мы живем. Вы не можете просто повесить знак «Занят» и рассказать своим клиентам вернуться на следующей неделе.

Таким образом, создание рабочей среды без отвлечения, в которой вы можете сосредоточиться на одиночных задачах дольше, требует определенных усилий. Мы рассмотрим некоторые полезные методы в этом и следующих разделах.

Он начинается в начале каждого рабочего дня. Прежде чем погрузиться в режим решения проблем, займите несколько минут и сознательно спланируйте свой день. Это не значит, что нужно создать список задач, который нужно заполнить. Вместо этого сосредоточьтесь на нескольких ключевых задачах, которые согласуются с долгосрочными бизнес-целями и помогут вам двигаться вперед.

Помните принцип Парето, иначе известный как правило 80/20: 80% результатов приходят от 20% причин. Или в этом случае 80% вашего успеха исходит от 20% ваших усилий. Какие задачи составляют 20%? Попытайтесь ограничить этот список только тремя задачами, которые вам действительно нужно выполнить сегодня, чтобы считать день успешным, когда вы ложитесь спать.

Затем оцените время, которое вам потребуется для выполнения каждой задачи, и заблокируйте время в календаре, чтобы сделать это. Идея состоит в том, чтобы сделать эти блоки отвлечения без отрыва, чтобы в это время вы были «однозадачными» и выполняли свои самые важные задачи. Вы можете использовать организационные инструменты по вашему выбору для достижения этого, но помните, что веб-приложения имеют свой собственный потенциал для отвлечения внимания, поэтому вы можете рассмотреть традиционный планировщик.

3. Игнорировать электронную почту как можно дольше

Итак, у вас есть хорошая, ясная картина наиболее важных вещей, которые вам нужно сделать сегодня. Теперь вы заходите в интернет, проверяете электронную почту и находите целую пачку новых сообщений, ожидающих вас. К тому времени, как вы закончили отвечать на все эти письма, прошло несколько часов, и вы не достигли прогресса ни по одной из вещей, которые, по вашему мнению, были важны.

Non-Multitasking Hipster Office
Envato Unstock Photo.

Хуже того, вы утратили концентрацию внимания и ясность, которые вы получили первым делом с утра. Вероятно, вам пришлось провести некоторое исследование, чтобы ответить на некоторые электронные письма, поэтому теперь у вас есть целая куча приложений и открыток в браузере, и ваша голова гудит множеством нерелевантной информации.

Начиная свой день с электронной почты, вы позволяете другим людям определять, как вы проводите свое время. Возможно, некоторые из этих писем были действительно срочными, но, по всей вероятности, большинство из них могли бы подождать, по крайней мере, еще час или два, если не через день или два, без падения неба.

Поэтому попробуйте следующее: дайте себе время на каждое утро, чтобы поработать над наиболее важными задачами, прежде чем смотреть на свой почтовый ящик. Если эта идея заставляет вас чувствовать себя некомфортно, вы можете начать с малого: возможно, вы позволите себе полчаса.

Если вы переживете этот безлимитный блок времени без толпы разъяренных клиентов, марширующих на вас с факелами и вилами, подумайте о продлении до 45 минут, часа, двух часов. Если вы можете (выдохнуть!) Выжить все утро без проверки электронной почты, ваша производительность будет стремительно расти. Это может быть невозможно, но вы найдете правильный баланс для себя и своего бизнеса.

4. Отключение уведомлений

Хорошо, есть еще плохие новости для наркоманов. Исследователи из Microsoft и Университета штата Иллинойс обнаружили, что, когда люди были прерваны электронной почтой в течение дня, была огромная стоимость с точки зрения потерянного времени и концентрации внимания.

Для каждого перерыва электронной почты люди в среднем занимались почти 10 минутами работы с электронной почтой и еще 10 - 15 минут, прежде чем вернуться к сосредоточенной деятельности по нарушенной задаче. Во многих случаях задержки были гораздо более длительными: «Мы обнаружили, что 27% приостановленных задач привели к более чем двум часам времени до возобновления».

Урок ясен: даже если это «просто быстрая электронная почта», это выводит вас из того, что вы делаете, и это может занять много времени, чтобы вернуться в нужное русло. Так что отключите уведомление по электронной почте

Помните, что вы заблокировали время для работы над одной задачей, и знаете, что в это время у вас нет важных встреч или других событий. Единственное уведомление, в котором вы нуждаетесь, это простой таймер, который позволит вам узнать, когда ваше выделенное время истекло, и вы можете перейти к следующей задаче или событию. Не должно быть никаких других гудков или сигналов.

Кстати, если вы обеспокоены отсутствием экстренного вызова от вашего супруга / супруги или школы ваших детей, большинство смартфонов позволяют вам отключить их, но все же разрешить избранным людям связаться с вами.

5. Отключайтесь, когда сможете

«Ядерный вариант» для успешного фокусирования на одной задаче - полностью отключиться: нет Интернета, нет телефона. Только ты и чистая страница. Ничего подобного.

Я уже слышу протесты, и я признаю, что многие из них существенны. Для выполнения этой задачи в наши дни часто требуется доступ к Интернету для исследований, для доступа к изображениям и другим ресурсам для включения в наш проект или целый ряд других вещей.

Но действительно ли это нам нужно постоянно? Иногда, но часто нет. Если это возможно, подумайте об использовании Интернета в течение ограниченного периода времени, чтобы выполнить конкретную задачу, а затем снова отключите его.

Например, для этой статьи мне нужно было сделать некоторые онлайн-исследования. Поэтому я начал с поиска статей и исследований, которые мне были нужны, и открыл их во множестве новых вкладок в моем браузере. Вот скриншот беспорядка, в котором я был (в то время, когда вы видите, что я искал, должна ли быть «дезактивирована многозадачность»).

Screenshot showing multiple tabs open at once

Многозадачность в самом лучшем виде. Но после открытия всех этих вкладок я отключился от Интернета, прочитал и сделал заметки о найденном. Чтобы на самом деле написать этот урок, мне не нужно было быть в сети. Фактически, пребывание в сети привело бы к большему отвлеканию, большему искушению щелкнуть со страницы на страницу, после касательных и касательных касательных, до тех пор, пока я совсем не сойду с пути.

Смысл состоит в том, чтобы отделить исследование (одна задача) от письма (другая задача). Первая задача требует Интернета; Вторая - нет. Вопросы возникли, когда я стал писать, но я просто сделал заметку и проверил их позже, когда я снова был в сети. Во время написания я сосредоточился на одной задаче.

Конечно, будет ли это работать для вас, зависит от типа вашей работы. Для многих из нас в наши дни длительное отключение интернета невозможно. Но подумайте, можно ли обойтись без него, по крайней мере, на короткое время. Если вы собираетесь это сделать, возможно, вам захочется также переключиться на органайзеры и календари старой школы, чтобы у вас было больше информации для передачи, не выходя из сети.

Если вы не можете отключиться от сети, подумайте, по крайней мере, о меньших шагах, таких как использование приложений для блокировки любимых отвлекающих веб-сайтов или переход в полноэкранный режим фокусировки на программу, в которой вы работаете, чтобы помочь вам блокировать все остальное.

6. Делайте перерывы

В дополнение к тому, что он плохо разбирается в многозадачности, мозг также не может сосредоточиться в течение длительного времени. Вот почему, когда вы подталкиваете себя на работу в течение часа за часом, чтобы успеть уложиться в важный срок, вы все время получаете желание смотреть веселые видео на YouTube. Это просто ваш мозг говорит вам, что ему нужен перерыв.

Поэтому, когда вы блокируете это время для работы над важными задачами, не забудьте запланировать перерывы. Ограниченное время поможет вам не отвлекаться, а перерыв поможет вам зарядиться, готовясь к следующему блоку.

Одна часть исследования показывает, что оптимальный баланс работы и перерывов в работе составляет 52 минуты и занимает 17-минутный перерыв. Конечно, вам не нужно придерживаться этого точного временного масштаба; Найдите тот, который работает для вас. Популярной системой, которая следует аналогичному принципу, является техника Помодоро, в которой вы работаете в блоках по 25 минут под названием «помодорос», занимая между ними пятиминутные перерывы. Это учебное пособие по технике Помодоро расскажет о нем более подробно.

7. Держите другие задачи также под контролем

Если вы будете следовать предложенным до сих пор советам, вы сможете выполнять свои самые важные ежедневные задачи в коротких, сфокусированных всплесках активности, не отвлекаясь. Для большинства из нас это большой шаг вперед.

Но, конечно, вам все равно нужно проверять электронную почту, идти в ногу с социальными сетями и всеми теми вещами, которые отвлекают нас. На самом деле, если вы не позаботитесь о них, все эти неотвеченные электронные письма, скорее всего, вызовут у вас еще сильнее, отвлекая вас от других действий.

Поэтому лучше всего иметь дело с ними, но сосредоточенно, целенаправленно. Вместо того, чтобы отрываться от других задач, чтобы отвечать на письма по электронной почте здесь и там, отложите полчаса или час в конце дня, чтобы закрыть ваш почтовый ящик. Вместо того, чтобы лениво щелкать в Twitter, когда вы должны писать отчет, назначьте короткие блоки времени - возможно, в обеденный перерыв, а другой вечером - обновите все свои профили и пообщайтесь со своими друзьями и последователями.

Даже если вы не занимаетесь социальными сетями, всегда будет мало ежедневных задач, которые, хотя и не являются вашим общим приоритетом, все равно должны быть выполнены. Принцип тот же: держите их в себе. Заставьте себя их сделать, но только после того, как вы выполнили три наиболее важные задачи в течение дня. Вам нужно оплатить счет за коммунальные услуги, но вам не нужно прерывать свою творческую работу, чтобы сделать это. Запланируйте его на некоторое время позже, и забудьте о нем до того времени.

Следующие шаги

В этом уроке вы увидели, что многозадачность - действительно неэффективный способ работы. Гораздо лучше разбить свой день на блоки времени, когда вы сосредотачиваетесь на одиночных задачах. Вы видели, что регулярные перерывы - это важный способ сохранить этот фокус, и это также может помочь отключить уведомления, игнорировать электронную почту и оставаться в автономном режиме в течение определенных периодов времени.

Идеальный фокус в течение всего дня - это недостижимая цель для большинства из нас. Но с помощью методик, описанных в этом учебнике, вы должны быть лучше подготовлены, чтобы не отвлекаться от работы и, по крайней мере, выполнять самые важные задачи, не требуя многозадачности.

У вас есть другие предпочтительные методы, чтобы избежать многозадачности? Дайте мне знать в комментариях.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.