Как более эффективно управлять своим денежным потоком

В управлении денежным потоком, как при отбивании мяча в бейсболе, время играет решающую роль.

Деньги ежедневно втекают в ваш бизнес и вытекают из него: вы получаете платежи от клиентов и платите поставщикам и персоналу. Кроме того, есть накладные расходы, налоги и еще тысяча других платежей, и все их нужно отслеживать.

Время имеет значение, потому что, даже если ваш бизнес приносит прибыль, вы можете столкнуться с проблемой, когда ваши клиенты слишком медленно платят, и пока вы ждете от них обещанной оплаты, вам все еще нужно платить по своим счетам.

Это особенно справедливо для малых предприятий, у которых резервы наличных денег часто небольшие, и они вынуждены опираться на кредиты. По данным Dun & Bradstreet, 90% неудач малого бизнеса обусловлены слабым денежным потоком.

Так что в этом уроке мы подробно рассмотрим денежный поток и предоставим вам средства, которые помогут точно спрогнозировать ваши денежные потоки в течение последующих 90 дней. Затем мы рассмотрим некоторые практические советы по улучшению денежного потока компании, либо путем увеличения прибыли, либо путем снижения расходов.

В конце этого урока вы поймете, почему временные рамки играют такую важную роль для денежных потоков в бизнесе. Вы сможете эффективно управлять своим денежным потоком и прогнозировать его, и будете знать, какие шаги предпринять, если у вас начнут сокращаться запасы наличных.

1. Что такое "денежный поток"?

Прежде всего давайте выясним, что такое денежный поток.

Денежный поток - это то, как бизнес получает и тратит деньги. Прибыль характеризуется моментом, когда была произведена продажа или осуществлен расход, а денежный поток - когда компания фактически получила или потратила деньги. Как мы позже увидим, это могут быть разные вещи.

В предыдущем уроке мы рассмотрели положение о движении денежных средств и увидели, что это сводка всех потоков денежных средств в течение года.

Но год - это долгий срок в бизнесе. Даже если у компании положительный денежный поток в течение года, в один из месяцев она может столкнуться с ситуацией, когда холодильник нуждается в замене, нужно оплатить ипотеку, а входящие платежи задерживаются. Таким образом, в этом уроке мы более подробно рассмотрим периоды упадка для компании и движение наличных в более короткие периоды.

2. Как прогнозировать денежные потоки

Если вы хотите что-то понять и эффективно управлять этим, вам сначала нужно это измерить. В мире денежных потоков это означает отслеживание текущего баланса наличности и прогнозирование ожидаемых входящих платежей и расходов компании в ближайшие недели и месяцы.

Согласно этому документу от Bank of America, компании, занимающиеся ежемесячным планированием денежных потоков, выживают в 80% случаев, тогда как те, кто осуществляет планирование раз в год, остаются на плаву лишь в 36% случаев. Для бизнеса не иметь прогноза движения денежных средств, который обновляется регулярно, - это как лететь вслепую.

К счастью, отслеживать свои денежные потоки не сложно. Это похоже на то, как вы каждый месяц отслеживаете личные финансы, высчитывая время получения зарплаты и выплат по кредитной карте, убеждаясь, что у вас достаточно денег на счету. Вести бизнес-счета, как правило, сложнее, и денежные потоки в бизнесе могут быть более непредсказуемыми, но основной принцип тот же.

Есть инструменты, которые вам помогут. В программы для бухгалтерского учета в малом бизнесе, например, QuickBooks, встроен алгоритм прогнозирования денежных потоков. Либо вы можете использовать специализированные приложения для управления денежными потоками, такие как Pulse, Float или PlanGuru.

Если вы не хотите инвестировать в специализированное программное обеспечение, можно использовать простую электронную таблицу Excel. В Microsoft Excel есть шаблон прогнозирования движения денежных средств во всех версиях, начиная с 2007 года. В Интернете доступны и другие шаблоны, например, этот шаблон Excel от некоммерческой организации по бизнес-образованию SCORE.

Вот прогноз денежных потоков для вымышленной компании CoolGadget Corp., взятый из шаблона, идущего в комплекте с Excel. Вы также можете загрузить этот пример в виде таблицы.

Как видно, CoolGadget планирует начать февраль, имея 5000$ на счету, но в конце месяца баланс составит всего 1000$. Прочитав подробнее, мы видим, почему. Компания рассчитывает получить 15 000$ в течение месяца и выплатить 19 000$.

Берем баланс 1,000$ и видим, что с ним произойдет в марте, а затем в апреле. В марте денежные поступления немного превышают выплаты, поэтому денежный баланс составит 1250$. Но в апреле компания уйдет в минус. Продажи растут, но запланированные рекламные расходы в размере 5000$ превышают размер того, что прямо сейчас может позволить себе компания.

Вот почему прогнозирование денежных потоков так важно. У компании могут появиться проблемы, даже если ее продажи растут, просто из-за нехватки денежных вливаний. CoolGadget нужно отложить часть этих расходов или попытаться быстрее получить деньги.

Также может потребоваться еженедельно или даже ежедневно следить за денежным потоком, потому что уже в феврале и марте она будет на краю. Месяц заканчивается с небольшим положительным балансом, но если платежи не поступят вовремя, компания может уйти в минус в течение месяца.

Если вам нужен более частый прогноз, можете использовать один и тот же шаблон и просто менять заголовки в верхней части от нескольких месяцев до нескольких недель. Шаблон, который мы использовали, позволяет составлять ежемесячный план в течение следующих 12 месяцев, но его можно легко изменить, чтобы использовать понедельное планирование на следующие 12 недель. Категории сбоку тоже можно менять в соответствии с вашим бизнесом.

Как правило, чем более шатки ваши денежные позиции, тем подробнее должны быть ваши прогнозы. То же, что и с личными финансами: если вы изо всех сил пытаетесь свести концы с концами, вам приходится рассчитывать деньги на каждый поход в супермаркет, тогда как когда у вас достаточно денег на счету, вы можете позволить себе не беспокоиться об этом.

3. Как улучшить свой денежный поток

Итак, что вы можете сделать, если вы, например, как и CoolGadget, видите, что ваш баланс стал красным?

Помните, время решает все. Если у бизнеса хорошие продажи и прибыль, но плохой денежный поток, это обычно потому, что время рассчитано неправильно, и деньги тратятся быстрее, чем поступают. Чтобы улучшить денежный поток, вам нужно либо ускорить поступление доходов, либо замедлить расходы.

Давайте посмотрим, как это сделать на практике.

Как ускорить входящие платежи

Компании осуществляют продажи по-разному: то, как вы этим управляете, зависит от вашей бизнес-модели. Бизнес, ориентированный на потребителя, например, ресторан или кафе, получает от клиентов плату немедленно, поэтому для того, чтобы укорить приток денег, он должен увеличить продажи, возможно, сделав специальное, ограниченное по сроку предложение.

Но многие компании не получают немедленной оплаты от своих клиентов. Это особенно справедливо в отношении операций между предприятиями. Например, CoolGadget не осуществляет продажи напрямую потребителям. Она отправляет ящик гаджетов оптовому продавцу электроники, и эта компания осуществляет платеж в течение согласованного периода времени, например, в течение 30 дней.

И здесь возникает проблема для многих компаний. Опрос 2012г., проведенный Национальной федерацией независимого бизнеса, показал, что у 64% малых предприятий имелись счета-фактуры с задержкой оплаты как минимум 60 дней. Эти задержки могут сильно повредить денежному потоку компании.

В этом случае, чтобы улучшить денежный поток, нужно быстрее собирать деньги. Вы можете сделать это несколькими способами:

A. Улучшить процесс выставления счетов

Для многих малых предприятий выставление счетов кажется скучной и муторной задачей, но это ключевой компонент успеха. Вам необходимо отправить счет-фактуру сразу же после поставки товара и включить в нее всю необходимую информацию, особенно условия оплаты, включая ее сроки и штрафы за просроченную оплату.

В одном из опросов было установлено, что у 25% малых предприятий ежемесячные задержки входящих платежей составляют по меньшей мере 5 000$ из-за ошибок в выставлении счетов. Это ведь так просто исправить. Своевременная отправка точных счетов-фактур - это прямой способ улучшения денежного потока бизнеса. В QuickBooks -  упомянутой ранее программе для ведения бухгалтерского учета - есть функция выставления счетов, либо можете попробовать такой онлайн-сервис, как FreshBooks или Invoiceable.

B. Свяжитесь с покупателями, которые просрочили свои платежи

Это непросто, потому что вам нужны хорошие отношения со своими клиентами. Но если сроки платежа приближаются, Управление малого бизнеса США советует быть вежливым, но твердым. Отправьте новый счет, включая размер штрафа за просрочку платежа и проценты. Позвоните и проверьте, был ли получен счет, и спросите, все ли ясно. Сохраняйте дружеский тон, но не вешайте трубку, пока не согласуете дату платежа, подтвержденную по электронной почте или в письменной форме.

C. Заново согласуйте условия оплаты

В идеале условия оплаты с клиентами должны быть равны или, что еще лучше, короче сроков оплаты ваших поставщиков. Например, если вам нужно оплатить счета в течение 30 дней, ваши клиенты должны заплатить вам в течение 30 дней или раньше. Вам нужно избежать ситуации, когда вам нужно заплатить в течение 30 дней, а вы получите оплату лишь через 45 дней.

Это не так просто для малого бизнеса, особенно при работе с более крупными компаниями, у которых более устойчивая позиция на переговорах. Но вы можете начать с четкой формулировки своих условий и внимательного рассмотрения текста контрактов и счетов-фактур. В этом информационном бюллетене правительства Великобритании есть несколько полезных советов по условиям оплаты.

Как замедлить выплаты по счетам

Помимо ускорения входящих платежей, есть еще один способ максимизировать свой денежный поток: замедлить исходящие платежи. Вот несколько вариантов:

A. Отложить вливания в бизнес

Если ваш бизнес процветает, возникает соблазн вложить деньги в новое оборудование или маркетинг, чтобы еще больше ускорить его рост. Но иногда даже инвестиции, которые могут быть выгодны в долгосрочной перспективе, могут нанести бизнесу ущерб в краткосрочной перспективе.

На примере CoolGadget это был платеж за рекламу в размере 5000$, который увел компанию в минус. Хотя эта реклама, вероятно, принесет больше продаж в долгосрочной перспективе, но ее нужно отложить на месяц или два, пока у компании не будет достаточно денег для покрытия расходов.

B. Пересмотрите условия оплаты

Так же, как и в случае со своими клиентами, вы можете пересмотреть условия оплаты со своими поставщиками. Попробуйте согласовать с ними более длинные сроки оплаты, скажем, 45 дней вместо 30. Это может быть та денежная подушка, которая так необходима вашему бизнесу.

Даже если у вас не получится расширить сроки оплаты, вы можете постараться платить как можно позже. Но аккуратнее с этим, чтобы не нарушать сроки, оговоренные с поставщиками. Это затрудняет их денежные потоки, и это плохо для вашей репутации. И, конечно же, всегда платите своим сотрудникам вовремя.

Но если у вас есть 30 дней на оплату товара, используйте все 30 дней. Держите эти деньги на своем счету как можно дольше, чтобы подстраховать себя в случае непредвиденных расходов.

C. Сведите к минимуму товар в наличии

В балансе нашей вымышленной компании CoolGadget мы обнаружили 100 000$ в товарах. Это не проданные гаджеты общей стоимостью 100 000$, которые просто хранятся на складе.

Чтобы лучше управлять своим денежным потоком, нужно свести товары в наличии до минимума. Их должно быть достаточно, чтобы удовлетворить спрос, но не более того. CoolGadget стоит иметь товаров на 20 000$ и высвободить дополнительные 80 000$, чтобы покрыть другие расходы, и ее денежный поток улучшится.

D. Займите деньги

Компаниям с проблемными денежными потоками трудно занимать деньги, но стоит изучить любые возможности для этого. Даже если у вас не получается больше ничего занять, можно рефинансировать существующую задолженность на более длительные сроки с более низкими выплатами.

Если вы можете договориться о кредитной линии или даже овердрафте банка с разумными процентными ставками, это может подарить вам дополнительную гибкость в те месяцы, когда у вас появятся непредвиденные расходы или ваш основной клиент будет задерживать платеж.

4. Находим правильный баланс

Используя все эти методы управления денежными потоками, важно привести краткосрочные и долгосрочные потребности компании в равновесие.

В краткосрочной перспективе нужно стремиться к тому, чтобы на вашем счету оставался огромный остаток наличных денег, а также чтобы в вашем распоряжении на всякий случай были кредиты и кредитные линии.

Но это может помешать росту вашего бизнеса в долгосрочной перспективе. Денежные излишки часто могут быть использованы лучшим образом, например, для инвестиций в новое оборудование для бизнеса, на рекламу и маркетинг или на долговые выплаты.

Умение точно прогнозировать денежные потоки и эффективно управлять ими поможет вам поддерживать необходимую сумму наличных на счету. С помощью инструментов прогнозирования, о которых вы узнали из этого урока, вы можете понять, когда стоит инвестировать в свой бизнес, а когда нужно быть осторожным. Вы можете делать предположения, видя, что произойдет в «худшем случае». Что еще более важно, вы можете предпринять нужные шаги, чтобы предотвратить возможные проблемы с денежным потоком, прежде чем они приведут к кризису, угрожающему будущему вашего бизнеса.

Эффективно управляя денежным потоком, вы можете найти правильный баланс между краткосрочными и долгосрочными целями компании. Вы можете уверенно вкладывать деньги в будущее, потому что знаете, что у вас достаточно наличных денег, чтобы справиться с краткосрочными взлетами и падениями.

Ссылки

Изображение: Outfall, Луис Прадо из Noun Project.