Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email

Как освоить правильный формат электронного письма для бизнеса — и избежать профессиональной катастрофы

by
Read Time:10 minsLanguages:

Russian (Pусский) translation by Ellen Nelson (you can also view the original English article)

Электронная почта стала основным способом общения деловых людей. Большинство из нас посылают больше деловых писем, чем любые другие формы делового общения.

Каждый день вы отправляете электронное письмо своему боссу, вашим клиентам, вашим поставщикам и вашим рабочим контактам.

Ваши электронные письма важны. Хорошее электронное письмо может привести к успеху в бизнесе. В то время как плохое письмо может нанести вред профессиональным отношениям, отложить ваш проект на рассмотрение или нанести ущерб вашей репутации.

Несмотря на свою важность, форматирование электронного письма часто игнорируется. Правильное форматирование улучшает шансы того, что получатель прочтёт, ответить и отреагирует положительно на ваше электронное письмо.

В этом уроке вы узнаете, как создавать профессиональные электронные письма, используя правильный формат электронного письма для бизнеса. Я также дам вам примеры хороших и плохих деловых писем, которые вы применяете в ваших сообщениях.

Прежде чем приступить к рассмотрению этих шагов, рассмотрите возможность загрузки нашей новой книги: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (Она БЕСПЛАТНА с подпиской на Tuts + Business Newsletter.)

Free email mastery ebook and professional business newsletterFree email mastery ebook and professional business newsletterFree email mastery ebook and professional business newsletter

1. Определите аудиторию для электронного письма

Не все аудитории для электронных писем одинаковы. По этой причине не все деловые письма должны быть отформатированы и написаны одним способом. Некоторые электронные письма должны быть выполнены в более формальном стиле. Но, если вы ближе знакомы с вашим получателем, вы можете оформить ваше электронное письмо в менее формальном стиле.

Выбранный вами стиль электронного письма определяет открытие и закрытие вашего письма. Это также может определять язык, который вы используете, и тон сообщения. Чтобы узнать больше о формальном и неформальном стиле электронного письма, прочитайте мою недавнюю запись:

Вот краткое описание некоторых общих правил о том, когда использовать формальный или неформальный стиль для электронного письма.

Использование формального стиля письма:

  • если так требуется в вашей организации
  • если вы не очень близко знакомы с получателями
  • при отправке электронного письма кому-то, кто выше вас по званию, например ваш босс или учитель

Использование неформального стиля электронного письма:

  • если так принято в вашей организации (ваш босс и другие используют неформальный стиль)
  • коллеге по работе, с кем вы хорошо знакомы или дружите
  • для персональных писем, как по работе так и нет

Выбор между формальным и неформальным стилем варьируется от компании к компании. Вот почему важно знать, что принято в вашей компании. Если вы не уверены, следует ли использовать официальное составление электронного письма или неформальное, часто более безопасно использовать всё же формальный стиль.

2. Знать как составлять деловое электронное письмо

Как вы форматируете ваше электронное письмо для бизнеса, имеет значение. Хорошая структура электронного письма помогает ясно передать ваше сообщение. Плохо отформатированное электронное письмо может оставить плохое впечатление.

Все хорошие электронные письма должны иметь по крайней мере следующие части:

  • Строка темы. Строка темы это первая часть сообщения, которую видит ваш читатель. Это может обусловить, откроет ли читатель ваше письмо. Большинство экспертов согласны с тем, что темы должны быть короткими (от шести до десяти слов) и конкретными.
  • Приветствие. Приветствие это то, как вы приветствуете читателя. Важно понимать, обращаетесь ли вы к официальной или неофициальной публике.
  • Основной текст. Текст сообщения передает основную суть электронного письма. В нём также должны быть: введение и заключение. Он должен быть написан короткими абзацами от одного до двух предложений. Если это добавит ясности, используйте маркированные или пронумерованные списки.
  • Подпись. Ваша подпись может быть официальной или неофициальной, в зависимости от вашей аудитории. Хороший шаблон подписи электронного письма помогает вашему читателю найти всю необходимую о вас информацию. Enavto Market имеет полезные шаблоны подписей, чтобы сделают вашу электронную подпись более профессиональной.

Используйте правильный формат электронного письма. Организуйте ваше электронное письмо таким образом, чтобы первые несколько предложений рассказали, о чём это письмо. Последние несколько предложений должны быть заключением, которое подводит итог рабочего электронного письма. Заключение, также является хорошим способом для призыва к действию. Призыв к действию сообщает читателю электронное письмо, что делать дальше и как это сделать.

3. Проблема большинства писем

Многие из нас никогда не знали правильный способ составления бизнес-письма. Вот почему, так много людей просто пишут в письме всё подряд и надеятся на лучшее. К сожалению, эти поспешные электронные письма часто наносят больше вреда вашей профессиональной репутации, чем пользы.

В этом разделе я разбираю два плохо написанных и плохо отформатированных образцов электронного письма. Мы рассмотрим оба примера и я объясню, что не так с каждым из них. В следующем разделе я расскажу о каждом из этих писем и покажу вам, как их улучшить.

Пример формального электронного письма — «до»

Вот пример формального письма, которое не было хорошо ни отформатировано, ни написано. Потратьте минутку, чтобы взглянуть на пример и посмотреть, можете ли вы сказать, что с ним не так. Я подробно расскажу о проблемах с этим письмом ниже.

Давайте внимательно рассмотрим это деловое письмо, чтобы определить, что с ним не так. Вот некоторые из проблем:

  • Строка темы. Строка темы «Stuff» (в данном месте имеется в виду «Кое-что») слишком короткая и слишком расплывчатая. Она состоит только из одного слова. С такой темой некоторые почтовые системы могут даже отправлять письмо прямо в спам-фильтр.
  • Приветствие. Приветствие «Hey» («Эй») слишком неформально для начала сообщения, подобного этому. Автор электронного письма упоминает, что они никогда не встречали некоторых членов команды.
  • Основной текст. Текст этого письма это один гигантский абзац. Что усложняет восприятие для обычного читателя. Текст также включает элементы, которые выглядели бы лучше, если бы они были отформатированы как список.
  • Проблемы опечаток и грамматики. Текст содержит несколько неправильно сформулированных фраз. Есть некоторые дополнительных предложений. Есть также опечатки и даже повторное слово «make make».
  • Завершение отсутствует или плохое. «Скоро пересечёмся» — слишком повседневное завершение для большинства деловых писем.
  • Подпись. У этого письма нет подписи. Если команда новая, они могут задаться вопросом, кто отправитель.

Вероятно, получатели этого письма упустили бы некоторые пункты, которые были обозначены, из-за способа форматирования и написания. Кроме того, оно выглядит неряшливым и плохо организованным. В целом, это письмо не является хорошим способом представления бизнес-организации.

Многие компании считают, что вышеупомянутое письмо нелепое. Тем не менее, для бизнес-профессионала необычно писать письма быстро и без обдумывания. У некоторых из этих торопливо написанных электронных писем, те же проблемы что и у нашего примера.

Пример неформального электронного письма — «до»

Вот пример неофициального письма, которое было плохо отформатировано и плохо сформулировано. Потратьте минутку, чтобы взглянуть на него и посмотреть, можете ли вы сказать, что с ним не так. Я подробно расскажу о проблемах с этим письмом ниже.

Давайте внимательно рассмотрим каждую часть письма, чтобы определить, что не так. Вот некоторые из проблем:

  • Строка темы. Строка темы «Get It Together!!!» («Соберись!!!») немного короче. Она также расплывчата и обвинительна.
  • Приветствие. Приветствовать по имени человека не является ужасным для неофициального письма. Тем не менее, три восклицательных знака добавляют ненужный сердитый или расстроенный тон.
  • Введение. В этом письме нет вступительного параграфа.
  • Основной текст. Текст письма это один абзац. Оно написано сердитым тоном с фразами типа «Рррр», которые бесполезны. Он также включает в себя смайлики, которые обычно не приемлемы в деловой электронной почте.
  • Заключение. Никакого заключительного предложения нет. Получатель может не знать, что делать дальше.
  • Подпись. В этом письме нет подписи.

Это письмо не только плохо отформатировано, но и передает непрофессиональный негативный тон. Вместо того, чтобы получить результаты, которые хочет отправитель, вполне вероятно, что читатель разозлится и начнет обороняться.

4. Теперь отформатируем эти электронные письма правильно

Плохие электронные письма могут быть улучшены с помощью полезного редактирования и форматирования. Давайте переделаем предыдущие электронные письма, чтобы сделать их более эффективными. Я изменю форматирование и формулировку, чтобы показать, как исправить неудачные примеры электронных писем.

Пример формального электронного письма — «после»

Вот пример формального электронного письма, переписанный и переформатированный, чтобы передать более профессиональный образ.

Давайте посмотрим, что мы сделали, чтобы улучшить электронную почту:

  • Строка темы. У строки темы идеальная длина, от шести до десяти слов. Она также более конкретна. В ней проект идентифицируется по названию и описывается тема электронного письма.
  • Приветствие. Новое приветствие дает понять, что это письмо предназначено для членов команды проекта.
  • Вступление. Вступительное предложение говорит читателю, о чём это электронное письмо. Оно также передает положительный тон, используя слово «Welcome» — «Добро пожаловать».
  • Основной текст. Текст письма аккуратно организован в короткие параграфы не более трех предложений. Оно также включает пронумерованный список, который можно быстро пробежать для легкого понимания.
  • Заключение. Заключение обобщает этот пост. Он включает призыв к действию «Let me know if you have any questions» — «Дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы».
  • Подпись. Блок подписи идентифицирует отправителя как руководителя команды проекта.

Пересмотренное письмо — деловое сообщение, которым могла бы гордиться любая организация. Оно было переработано в профессиональный формат электронного письма. Оно также ясно и лаконично передает сообщение в деловой форме.

Подсказка: это электронное письмо может быть ещё улучшено, если добавить профессиональный шаблон подписи электронного письма, такой как те, что найдены на рынке Envato. Вот три примера того, как можно использовать профессиональный шаблон подписи электронного письма:

Corporate Email Signature TemplateCorporate Email Signature TemplateCorporate Email Signature Template
Пример шаблона корпоративной подписи письма

Узнайте больше о том, как составить профессиональную подпись электронного письма:

Пример неформального электронного письма — «после»

Вот пример неформального электронного письма, переписанное и переформатированное, для передачи более профессионального образа.

Что изменилось? Давайте посмотрим:

  • Строка темы. Строка темы более конкретна, без обвинений. Она также включает слова «Please Reply» — «Пожалуйста, ответьте». Многие эксперты согласны с тем, что включение таких выражений, как «Пожалуйста, ответьте» или «Требуется ответ», более вероятно приводит к тому, что получатель электронного письма ответит.
  • Приветствие. Добавив слово «Hi» — «Привет» к приветствию, мы смягчили тон сообщения. Читатель с меньшей вероятностью будет защищаться.
  • Введение. Введение объясняет, о чём это электронное письмо двух предложениях.
  • Основной текст. Тон в тексте гораздо более дружелюбен. Цель состоит в том, чтобы вернуть проект в нужное русло, а не заставлять читателя рассердиться.
  • Заключение. Заключение побуждает читателя ответить.
  • Подпись. Простая подпись подходит для неофициальной электронной почты.

Как вы видете, дружелюбная формулировка и форматирование получше оставляют на читателя более позитивное впечатление. Читатель этого письма скорее всего отреагирует, и проблема, скорее всего, будет решена.

Вы можете узнать ещё больше о создании эффективных электронных писем в этом уроке Tuts+ от Дэвида Мастерса:

5. Как избежать катастрофы в письме

Итак, как вы избежите катастрофы в электронном письме? С продуманным планированием вы можете добиться надлежащего формата электронного письма для бизнеса и создать электронное письмо, которое передаёт ваше сообщение, не разрушая деловую репутацию.

Вот четыре простых совета для написания правильных деловых писем:

  1. Не спешите. Электронное письмо, написанное в спешке, часто — плохо отформатированное и плохо написанное письмо. Предоставьте себе достаточно времени, чтобы правильно отформатировать каждое электронное письмо, которое вы пишете.
  2. Избегайте эмоций. Никогда не рекомендуется отправлять электронное письмо, когда вы расстроены. Вместо этого подожди, пока вы не успокойтесь.
  3. Будьте кратки. Используйте короткие предложения и короткие абзацы. Если необходимо, используйте маркированные или пронумерованные списки.
  4. Просмотр. Дважды проверьте электронное письмо на наличие опечаток, грамматических и других ошибок. Также, хорошей мыслью будет убедиться, что присутствуют все части электронного письма.

Ваши деловые письма важны!

Ваши деловые электронные письма могут сделать разницу между достижением вашей бизнес-цели или ухудшением для вашей компании. Подумайте о том, как оформлены и отформатированы ваши электронные письма.

Ваши электронные письма имеют решающее значение: установите цель для правильного форматирования всех ваших деловых писем.

Чтобы узнать, как писать эффективные электронные письма, ознакомьтесь с нашим руководством по написанию эффективных электронных писем или начните с первого урока в серии из нескольких частей:

Хотите ещë получить профессиональные советы и лучшие схемы по работе с электронными письмами. Узнайте, как управлять вашим почтовым ящиком, быстрее обрабатывать электронную почту и управлять электронной почтой, как профи. Подпишитесь на рассылку Tuts + Business Newsletter и получите бесплатную электронную книгу Inbox Zero eBook.

Free Email Mastery ebook with Tuts Business NewsletterFree Email Mastery ebook with Tuts Business NewsletterFree Email Mastery ebook with Tuts Business Newsletter

Какие схемы для электронного письма подошли вам больше всего? Сообщите мне в комментариях.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.