() translation by (you can also view the original English article)
Чувствуете себя измотанным? Несмотря на то, что вы рано встаете, работаете допоздна, вы все равно не успеваете всего сделать. Если это относится к вам, то, как и многие другие предприниматели, вы находитесь в неимоверном напряжении.
Вам, владельцу компании малого бизнеса, приходится делать очень многое. Если вы не станете управлять суетой, ваша нагрузка будет невыносимой.
В этой статье мы поговорим о суете. Мы опишем 5 шагов, которые помогут вам управлять даже самыми прозаическими задачами и вернуть часть времени, которое пока что тратится впустую.
Что такое суета?
Мешает ли вам суета? Многие владельцы компаний в малом бизнесе занимаются суетой, даже не осознавая этого. Все потому, что суета кажется такой же важной, как и остальная работа, но она не имеет должного эффекта.
Суетой можно назвать задачи, которые необходимо выполнить, но они не приносят прибыли. В качестве примера можно назвать ведение книг бухучета, ответы на электронную почту, работа над сайтом компании, административные и прочие рутинные задачи. Не то, чтобы эти задачи не были важны, - просто ваш бизнес мог бы стать более успешным, если бы эти задачи выполняли по-другому.
Суета так же может состоять из бессмысленных задач, которые при этом кажутся важными, но в действительности ничего не делают для вашей компании. Примерами этого могут стать ремонт в офисе или обучение на курсах, если вы потом никак не применяете полученные знания. Даже такие задачи, как посты в соцсетях или проверка электронной почты могут превратиться в суету, если вы будете чересчур ими увлекаться.
Искоренение суеты начинается с головы. Если вы, руководитель, тратите массу времени на суету, то скорее всего все ваши сотрудники делают то же самое.
Однако вы можете улучшить ситуацию. Вот несколько советов, которые помогут вам отвоевать время и уменьшить масштабы суеты в своей работе.
Шаг 1: Знайте, на что вы тратите время
Чтобы узнать, как избавиться от суеты, необходимо узнать, сколько именно времени у вас уходит на нее. Большинство из нас этого не делают. Это самое последнее, на что мы хотим тратить время, когда погрязаем в делах.
При этом, когда вы начнете отслеживать, на что уходит время, вы сделаете первый шаг к избавлению от суеты. Если вы не будете следить за временем, вы и не будете знать, где вы не эффективны.
Когда будете отслеживать время, обращайте внимание на детали. Запишите абсолютно все, что вы делаете в течение дня, вне зависимости от того, какой бы мелочью вам это ни казалось. Для наилучших результатов записывайте все, что вы делаете в течение дня, несколько дней подряд, а не только один день. Будьте честными. Если вы 2 часа в день проверяете Facebook или по часу смотрите видео на YouTube, так и запишите.
Например, представьте, что вы веб-девелопер. После того, как вы будете вести записи несколько дней, вы увидите, что помимо задач кодирования, тестирования, обдумывания и техподдержки, вы также тратите время на следующее:
- Проверка почты, в среднем 10 минут из каждого часа.
- Административные задачи, примерно час в день.
- Просмотр видео на YouTube, в среднем полчаса в день.
- Встаете из-за стола, чтобы перекусить (не обед), в общей сложности полчаса в день.
Вы отслеживали время и обнаружили, что еще проводите полтора часа в неделю на встречах с сотрудниками. Вы регулярно проводите встречи, даже если ни у кого нет существенных вопросов или проблем. Кстати, ненужные встречи и совещания - самый распространенный способ убить время. Статистика от "Atlassian" показывает, что половина всех встреч сотрудников - пустая трата времени.
Когда вы сложите все это время, то обнаружите, что в течение дня у вас есть только около 5 часов продуктивной работы. Это значительно меньше того времени, которое, как вы думали, было у вас в наличии. Необходимо использовать его по максимуму.
Принцип Парето, который также известен как правило 80/20, утверждает, что небольшое число задач отнимают большую часть вашего времени. Уменьшите количество времени, которое вы тратите на эти задачи, и вы снизите объем суетной работы.
Чтобы больше узнать о Принципе Парето, и как провести Анализ Парето, прочтите эту статью на Tuts+:
Важной частью в процессе избавления от суеты станет понимание, на что у вас уходит время. Если у вас есть сотрудники, они тоже должны отслеживать свое время, чтобы проверить, на что тратят его они. Вы можете воспользоваться приложением для отслеживания времени наподобие Harvest.
Если вы знаете, на что уходит время, вы готовы к следующему шагу.
Шаг 2: Планируйте свое время
Как только у вас будет картина того, как расходуется время, вы можете начать планировать его более эффективно. Планирование времени начинается с приоритетов.
Вот три вопроса, которые стоит задавать о каждой задаче:
- Сколько времени я трачу на эту задачу в рабочее время?
- Какую именно пользу приносит эта задача моему бизнесу?
- Могу ли я делегировать эту задачу или перенести ее на нерабочее время?
Эти вопросы помогут вам расставить приоритеты в задачах и определиться с целями.
Если вы каждый новый день будете начинать без цели, большая вероятность, что вы будете впустую тратить время. Вместо этго ипользуйте календарь или организатор, чтобы эффективно распределять задачи в течение дня. Вот гид о том, как использовать планировщик - распечатку на бумаге, если вы не особенно любите пользоваться цифровыми календарями.
Другим более специфическим примером того, как приоритеты и планирование могут помочь избавиться от суеты, давайте более подробно рассмотрим пять факторов, которые убивают время (которые мы определили в 1 Шаге). Вот как можно справиться с каждым из них:
- Проверка электронной почты. Если вы проводите слишком много времени в своем почтовом ящике, вы не одиноки. Согласно исследованию Reuters, многи работники тратят до 6,3 часов в день, проверяя электронную почту. Чтобы сократить такую занятость, постарайтесь проверять почту только три раза в день: утром, когда начинаете рабочий день, перед обедом, и в конце рабочего дня.
- Административные задачи. Большинство административных задач действительно необходимо выполнить, но действительно ли их должны выполнять именно вы? Зачастую ответом становится "нет". Далее мы будем говорить о делегировании. Если есть некоторые административные задачи, которые можете выполнить только вы, подумайте о том, чтобы выполнять их все за один прием. Оставьте несколько часов в неделю на администрирование.
- Просмотр видео на YouTube. Если эти видео не имеют никакого отношения к работе, оставьте это занятие на нерабочее время. Если понадобится, воспользуйтесь программой вроде Stayfocusd или Freedom, которая блокирует все, что может вас отвлечь. Если видео имеют отношение к работе, спросите себя, действительно ли вы будете пользоваться этой информацией.
- Перекусы. Конечно, во время работы приходит голод. Но, когда вы уходите, чтобы найти что-нибудь поесть, вы отвлекаетесь. Постарайтесь, чтобы в офисе у вас было что-нибудь полезное для перекуса, и вам не надо было уходить далеко. Еще лучше, если вы будете держать под рукой бутылку с холодной водой. (Люди часто принимают жажду за голод.)
- Совещания и планерки. Если нет четкой повестки, встречи могут съедать массу времени. Будьте особо осторожны со встречами, которые проходят по расписанию, но у них нет четкой цели. Если ваш коллектив встречается на совещание каждую неделю вне зависимости от того, есть ли насущные вопросы для обсуждения или нет, замените еженедельное совещание отчетом о положении дел по электронной почте.
Теперь ваше время спланировано, посмотрим, какие еще способы помогут вам избавиться от ненужной суеты.
Шаг 3: Пользуйтесь правильными инструментами
Как владелец компании, вы наверняка несете большую ответственность, и исполняете массу рутинных и однообразных задач. Как правило, предприниматели пытаются справиться со всеми этими задачами, используя только те программы, с которыми они хорошо знакомы.
Если вы еще не стали пользоваться новыми инструментами для рабочих процессов в последние годы, наверняка вы работаете неэффективно. Со многими рутинными задачами можно справляться эффективнее, если у вас есть подходящий инструмент. Также каждый день добавляются новые инструменты.
Если вы обнаружите, что на специфическую задачу у вас каждый раз уходит много времени, найдите более эффективный способ ее исполнять. Например, выплата заработной платы - задача, на которую, по мере роста компании будет уходить больше и больше времени. На работу с табелями и выплату зарплат может уходить много времени, даже если у вас небольшой штат сотрудников. Этот процесс можно упорядочить. Прочтите этот урок на Tuts+, чтобы узнать о том, как можно эффективно проводить выплату заработной платы:
Неорганизованность может привести к огромной потере времени предпринимателя. К счастью, существует масса инструментов, которые помогут вам стать организованными и продуктивными. Прочтите эту статью, чтобы ознакомиться с конкретными идеями о том, как можно повысить свою производительность с помощью ПО для компьютеров на платформе Mac:
Для владельцев компаний с сотрудниками также важно, чтобы и у сотрудников были правильные инструменты.
Инструменты - не единственный способ сэкономить время, которое отнимает суета.
Шаг 4: Обратитесь за помощью
Говорили ли вы такое: "Если хочешь, чтобы что-то было сделано, делай это сам"? Многие предприниматели работают на износ, пытаясь справляться со всем в одиночку. Это самый быстрый способ наделать ошибок и выгореть.
Если вы еще не готовы взять штатного сотрудника, вы не должны все делать сами. Аутсорсинг некоторых из ваших задач сэкономит время, и позволит вам сосредоточиться непосредственно на бизнесе. Вот три типа задач, которые можно отдать в аутсорсинг:
- Одноразовые или редкие заадчи. Возможно ваша компания слишком мала, чтобы брать в штат сотрудника, для работы над сайтом, или писать рекламные тексты, но это не значит, что вам самому придется этим заниматься. Такой тип задач идеально подойдет для индивидуального договора. На EnvatoStudio легко найти хорошего специалиста в таких областях, как создание логотипа, графический дизайн, программирование, составление рекламных текстов, и многое другое. Узнайте о других идеях того, как сэкономить время, работая с дизайнерами.
- Задачи, требующие специфических знаний. Если вы обнаруживаете, что постоянно заняты поиском информации, потому что не знаете, как выполнять конкретные задачи, возможно будет лучше, если вы делегируете эти задачи профессионально обученному человеку. Например, налогооблажение - область с которой большинство предпринимателей не очень хорошо знакомы. Бухгалтеры разбираются в налогооблажении для бизнеса.
- Рутинные административные задачи. Виртуальный ассистент может помочь вам, если вы тратите много времени на рутинные задачи типа проверки электронной почты и написании ответов, рекламы вашей компании в социальных сетях или обновлении списков контактов. Большинство виртуальных ассистентов работают на основе индивидуальных договоров. Вы можете нанять их на несколько часов в неделю или месяц. Либо вы можете работать с ними для выполнения отдельных задач.
Чтобы разобраться, стоит ли вам привлечь кого-то еще для работы над задачей, спросите себя о следующем:
- Сколько времени уходит у меня на выполнение этой работы?
- Сколько мне придется заплатить другому за выполнение этой работы?
- Смогу ли я выполнить эту работу на высоком уровне?
Поначалу аутсорсинг может показаться слишком дорогим. Например, вы думаете, что не можете себе позволить платить юристу или бухгалтеру. Однако помните, что специальная подготовка и знания позволяют им справляться с такой работой гораздо быстрее и эффективнее, чем это можете сделать вы сами. Также, когда вы прибегаете к услугам профессионала, у вас появляется время на работу над тем, что приносит непосредственную прибыль.
Остается один последний шаг, который поможет вам избавиться от суеты (и улучшить здоровье).
Шаг 5: Отдыхайте
Это может показаться противоречивым, но иногда чем больше вы работаете, тем меньше сделано. Это особенно относится к владельцам маленьких компаний, перегруженных работой и другими заботами.
К сожалению, уставшие люди работают намного медленнее. Если у вас неимоверно длинные рабочие дни, вы поздно ложитесь спать и надеетесь, что так вы больше сделаете - это неправда. Вы наверняка сами себя саботируете.
Согласно отчету от "Центра профилактики заболеваний", недостаток сна - серьезная проблема здравоохранения. Нехватка сна может привести к проблемам с концентрацией, а в некоторых случаях к болезни. Большинству взрослых необходимо 7-8 часов сна в сутки, поэтому планируйте свое расписание так, чтобы вы могли выспаться. Если у вас есть сотрудники, позаботьтесь о том, чтобы у них было достаточно свободного времени, чтобы и они могли получать адекватный отдых.
Ваш следующий шаг: одержите верх над суетой
Как предприниматель вы наверняка ошеломлены всем, что вам нужно делать. Это вовсе не обязательно.
Чтобы избавиться от суеты, помните о 5 шагах, описанных в этой статье:
- Отслеживайте свое время, чтобы понять, куда оно уходит.
- Планируйте свое время, чтобы приоритизировать важные задачи.
- Пользуйтесь правильными инструментами, чтобы работать более эффективно.
- Делегируйте административные задачи, разовые поручения или задачи, где необходимы экспертные знания.
- Отдыхайте.
Если вы хотите узнать больше о повышении производительности, начните с основ, ознакомьтесь с серией статей о том, как создать собственную систему производительности; или просмотрите категорию о производительности на Tuts+. Вот несколько полезных уроков о производительности для предпринимателей малого бизнеса.
ПроизводительностьКак быть хозяином своего списка дел
ПроизводительностьКак узнать свой стиль производительности и использовать его в работе
ПроизводительностьКак делать одно дело за раз и перестать разбрасываться
Начните с первых шагов, которые помогут вам справляться с задачами, которые вы и ваши сотрудники выполняете на повседневной основе. Делегируйте, что необходимо, улучшайте свои системы, грамотнее распределяйте время и переоцените свой фокус. Экспериментируйте в этих областях, чтобы добиться лучшего рабочего процесса для вашей компании малого бизнеса. Вы должны позаботиться о том, чтобы ваше время использовалось наилучшим образом, так как время ограничено.
