Advertisement
  1. Business
  2. Planning

Как сделать компанию малого бизнеса здоровой (Ежемесячный контрольный лист прилагается)

by
Read Time:11 minsLanguages:

Russian (Pусский) translation by Lexie Bykova (you can also view the original English article)

Когда вы управляете компанией малого бизнеса, вы можете быть уверенными в одном: вам всегда будет чем заняться.

Но одна из опасностей бесконечного списка дел кроется в том, что вы можете потерять фокус. Изо дня в день вы в спешке пытаетесь справиться с задачами, но те ли это задачи? Сумели ли вы поставить в приоритет именно то, что по-настоящему приведет вашу компанию к успеху в долгосрочном плане?

Один полезный способ перестать тушить пожары на повседневной основе - это каждый месяц проводить проверку деятельности вашего бизнеса.

Что именно должно входить  в проверку? Каким ключевым областям нужно вам уделять внимание каждый месяц, и какие вопросы вы должны задавать? Именно это мы и рассмотрим в этом уроке. Я детально объясню каждый шаг, и мы также предоствили подробный "Ежемесячный контрольный лист для компании малого бизнеса" в формате PDF, который можно скачать.

Monthly checklist for small businessesMonthly checklist for small businessesMonthly checklist for small businesses
Ежемесячный контрольный лист для компании малого бизнеса

1. Проверьте свой бизнес-план

У каждого бизнеса должен быть план. Ему не обязательно быть формальным документом на 30 страниц с броскими диаграммами и графиками, но он должен ясно объяснять, что делает ваша компания, как она будет привлекать клиентов, какие у вас цели, и как вы их достигнете.

Конечно, на самом деле речь идет о большем, и если вы хотите больше деталей, прочтите следующие материалы:

Если вы только начинаете работу над бизнес-планом, на Envato Market вы найдете полезные шаблоны бизнес-планов.

Как только будет готов ваш план, самое важное, что надо будет делать каждый месяц - это делать его обзор и измерять свой прогресс. Некоторые владельцы компаний пишут план для конкретной цели, например для получения финансирования, а затем он пылится на полке. Но чтобы быть по-настоящему эффективным, этим документом необходимо пользоваться.

Поэтому каждый месяц делайте обзор долгосрочных целей для вашего бизнеса, а также других промежуточных целей, которые вы установили. В идеале вы должны определить свои долгосрочные цели в виде основных вех, которые необходимо достичь за более короткие промежутки времени. Поэтому из пятилетних целей вы будете формулировать трехлетние, годовые и ежемесячные цели.

Каждый месяц анализируйте прогресс, сравнивая показатели с самыми важными целями в бизнес-плане, затем устанавливайте новые цели на предстоящий месяц, чтобы они были в соответствии с вашим общим планом.

Также не забывайте переоценивать весь план. Спрашивайте себя, были ли какие-то радикальные перемены за месяц. Есть ли необходимость изменить общее направление или что-то добавить к этому плану? Необходимо ли откорректировать цели? Как насчет вашего общего предложения? Произошли ли какие-либо изменения, которые означают, что вам придется произвести перемены?

У вас может быть соблазн придерживаться этого плана несмотря ни на что - перемены можно счесть за слабость или признание поражения. Однако лучшие планы отличаются гибкостью и их меняют в зависимости от изменяющейся ситуации, поэтому не бойтесь идти на перемены, когда это необходимо. Думайте об этих вещах постоянно, и это позволит вам не упускать их из виду в течение всего месяца.

2. Отслеживайте денежный оборот

Когда речь заходит о финансах вашей компании, денежный оборот - самая важная вещь, которую надо отслеживать. Это особенно относится к малому бизнесу. Согласно Dun & Bradstreet, в 90% случаев компании выходят из бизнеса из-за плохого денежного оборота.

Крупные компании могут положиться на свои резервы, а в критической ситуации они могут взять заем или поднять средства другими путями. У компании малого бизнеса обычно ограниченные возможности. Если деньги кончаются, и при этом вы все остальное делаете правильно, игра для вас окончена.

Поэтому каждый месяц проверяйте денежный оборот, делайте прогноз на предстоящий месяц, чтобы у вас не было дефицита. Согласно документу от Bank of America, те компании, что ведут ежемесячное планирование денежного оборота, имеют 80% шанс на выживание по сравнению с 36%-шансом среди тех, кто это не делают.

Для большей ясности, денежный оборот - это поток денег в, и из вашей компании. Когда вы получаете средства от покупателей, - это положительный денежный поток. Когда вам необходимо проводить платежи в виде аренды, зарплаты, расходных материалов и другого, - это негативный денежный поток.

Разница между денежным потоком и прибылью по большей части заключается во времени. Подумайте о своей личной жизни, чтобы понять разницу. Если вы получаете $3000 в месяц, и вам приходится платить аренду и другое в сумме $2000, у вас остается прибыль в $1000. Но что произойдет, если вас попросят оплатить аренду до того, как зарплата окажется на вашем счете? У вас неприятности. Даже если вы зарабатываете больше, чем тратите, у вас кризис денежного оборота, и ваш арендодатель наверняка не обрадуется.

То же самое может произойти и с бизнесом. На самом деле, есть большая вероятность, потому что компании часто вынуждены вкладывать деньги в приобретение оборудования и материалов, регулярно платить аренду и зарплату, но получать средства могут только через месяц-два после отправки инвойса.

Поэтому каждый месяц проводите анализ денежных потоков предыдущего месяца и делайте прогноз на следующий. Пытайтесь быть готовыми к худшему, и если вы увидите возможность кризиса, постарайтесь найти способы задержать выплаты и ускорить поступления.

О том, как управлять денежными потоками и грамотно их прогнозировать, а также какие меры можно предпринять для устранения проблем, ознакомьтесь с этим уроком:

3. Проверяйте другие ключевые показатели

Мы живем в век баз данных. Даже сли вы управляете компанией малого бизнеса, и еще не инвестировали в сложные пакеты решений, то, что доступно сегодня в разы превосходит все те возможности, которые были доступны ранним поколениям.

В этом контексте сложность не в нахождении информации, а в решении, на чем сосредоточиться. Поэтому лучше всего решить, какие ключевые показатели будут для вас важны в определении успешности вашего бизнеса.

Если вы беспокоитесь о том, как сохранить своих клиентов, например, вы можете отслеживать уровень потери клиентов. Если вы прилагаете усилия в маркетинге и пытаетесь найти новых клиентов, и вам важно увидеть, насколько эти усилия успешны, вы можете следить за такими моментами, как стоимость приобретения клиентов и пожизненная ценность клиента. Если вы хотите быть более эффективными в производственном процессе, возможно, вам стоит провести инвентаризацию или анализ утилизации мощностей.

Если вы не уверены, что означают эти показатели, и как их подсчитать, вы найдете определения и формулы для их подсчета, равно как и другую информацию, в нашей серии статей о ключевых показателях, за которыми должна следить каждая компания.

Какие бы показатели вы ни выбрали в качестве самых важных для вашей компании, составьте простой и быстрый план сбора этих показателей для ежемесячного обзора. Затем установите цели, и каждый месяц вы можете отслеживать прогресс относительно поставленных целей и решать, какие действия предпринять, если вы не можете достичь целей.

4. Следите за вовлеченностью клиентов

Как дела у ваших клиентов? О чем они думают? Довольны ли они услугами, которые вы предоставляете?

Если вы не можете сразу ответить на эти вопросы, вы упускаете из виду кое-что важное. В конечном итоге, большинство клиентов не будет тратить время на то, чтобы рассказывать вам, чем они недовольны - они просто уйдут к конкуренту. Если вы сразу можете назвать проблемы, у вас есть шанс их решить и порадовать своего клиента. Вы также можете раскрыть новые возможности, например новую услугу, которую вы с радостью сможете предложить им. Вы никогда не узнаете, если не будете задавать вопросов.

Конечно, во всем необходим баланс. Вам не стоит быть похожим на тех официантов, которые по пять раз подходят и спрашивают, все ли вас устраивает. Общение с каждым клиентом раз в месяц было бы чересчур. Но если у вас 20 ключевых клиентов, было бы хорошо каждый месяц связываться с парой, и этим вы позаботитесь о том, что хотя бы раз в год будете поддерживать общение.

Если у вас обширная база покупателей, вы можете рассылать периодические опросы. О том, как написать опрос мнения, вы сможете узнать в этих уроках:

Однако не стоит недооценивать привлекательность личного письма. Представьте, что бы вы чувствовали, если бы руководитель Apple Тим Кук написал вам лично, спрашивая, как у вас дела и нравится ли вам ваш iPhone. Понятно, что этого невозможно делать в больших масштабах, но вы можете собрать невероятно полезную информацию, держать руку на пульсе и построить прочные отношения с клиентами.

Поэтому каждый месяц делайте обзор по клиентам за предыдущий период. Смогли ли вы добиться целей достижения клиентов, которые поставили? Раскрыл ли этот процесс какие-то проблемы или возможности? Какие действия вы предпримете в ответ? И что вы сделаете для повышения показателей клиентов в следующем месяце?

5. Отслеживайте эффективность вашего маркетинга

Теперь, когда мы посмотрели, как обстоят дела у наших клиентов, пора привлечь и новых. Как бы ни были довольны ваши текущие клиенты, всегда остается вероятность, что они уйдут от вас или станут тратить меньше, даже если причины не будут иметь никакого отношения к качеству ваших услуг. Значит, вам необходим постоянный приток новых клиентов только для того, чтобы поддержать свой бизнес, а, если вы хотите роста, понадобится найти еще больше клиентов.

Это значит, что маркетинг должен быть постоянным фокусом, и вам каждый месяц необходимо отслеживать его динамику. Что вы сделали для того, чтобы о вас узнали? Насколько успешным это было? Что вы узнали, и что вы можете изменить? Необходимо ли вам инвестировать больше в вашу деятельность по маркетингу - как денег, так и времени? Что вы планируете обязательно сделать в следующем месяце?

О том, как составлять план по маркетингу и отслеживать успешность вашей деятельности, вы можете узнать здесь:

6. Измеряйте финансовые итоги

Однозначно самое важное в бизнесе - это прибыль. Компания осуществляет деятельность, продавая товары и услуги за цену, которая выше затрат на их произодство. Новые компании могут выживать какое-то время без прибыли, но в конечном итоге прибыль должна начать поступать.

Поэтому последнее, за чем необходимо наблюдать каждый месяц - проверять выручку компании, затраты и прибыль - и сравнивать их с целями. Так же как и с другими сферами, будьте честными в оценке вашего прогресса и не бойтесь переоценивать свои цели при необходимости. Если вы испытываете нехватку, эта информация должна влиять на ваши остальные цели в бизнесе - возможно, вам придется урезать затраты или спланировать новую маркетинговую компанию, чтобы получить новые заказы.

В следующих уроках вы узнаете о том, как правильно оценить финансовое положение вашей компании.

Следующие шаги

Теперь вы знаете, какие самые важные показатели вам надо отслеживать каждый месяц, чтобы видеть, в каком состоянии находится ваша компания и ее прогресс.

Далее вам необходимо запланировать особое время в календаре и следовать этому процессу каждый месяц. Как только вы это сделаете, у вас не должно уходить слишком много времени на обзор контрольного листа малого бизнеса, который позволит вам оценить положение дел. Однако такие вещи легко упустить из виду, поэтому обязательно проследите за тем, чтобы это было вписано в вашем календаре и не пропускайте эту встречу с собой. Было бы логично проводить такой обзор в конце каждого месяца и устанавливать цели на следующий, но конечно, вы можете делать это в любое подходящее время. Самое главное, чтобы это было регулярным и постоянным.

Не забывайте, что контрольный лист - это только начало. В этом уроке мы обсудили самые основные и общие аспекты малого бизнеса, но вам стоит подумать о собственной компании и конкретных показателях, которые вы хотите отслеживать.

Если у вас большая база данных о клиентах, например, вы можете анализировать безопасность сохранения этих данных каждый месяц и смотреть, пользуетесь ли вы правильными мерами для того, чтобы не скомпрометировать эту информацию. Если вы работаете в индустрии, где все стремительно меняется, и важно обучение новым навыкам или знания в программном обеспечении, вы наверняка захотите отслеживать динамику обучения персонала.

С этим легко работать в рамках общего обзора бизнес-плана, а если выделить отдельные показатели для отслеживания, вы можете повысить ваш фокус на этих моментах и позаботиться о том, что вы воспринимаете их всерьез.

Вот и все! Я надеюсь, что этот урок был полезным для вас, и если у вас есть какие-то комментарии о том, что можно добавить в контрольный список, пожалуйста, поделитесь этим в комментариях внизу.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.