Advertisement
  1. Business
  2. Gmail

Как в Gmail отправить письмо не сразу (в назначенное время) с помощью приложения Boomerang 

by
Read Time:12 minsLanguages:
This post is part of a series called Your Ultimate Guide to the Best Gmail Tips and Tricks.
How to Quickly Recall (Undo/Unsend) an Email in Gmail
How to Create Email Templates in Gmail: With Canned Responses

Russian (Pусский) translation by Pembelight (you can also view the original English article)

Если ваш клиент или сотрудник находится в другой временной зоне, возможно, вам приходится соблюдать необычный режим работы. Предположительно вы отправляете и получаете электронные сообщения в нерабочее время.

Вы когда-нибудь случайно тревожили важного клиента в выходные? Беспокоил ли ваш начальник посреди ночи с несвоевременным письмом? Такое часто встречается.

Поскольку многие люди проверяют входящие с телефона,  сообщения, приходящие не вовремя, могут надоедать. Что еще хуже, оставлять негативное впечатление.

Со своей стороны, вам тоже не хотелось бы вставать посреди ночи, чтобы отправить письмо в тогда, когда у клиента или коллеги уже рабочее время в своей временной зоне. Для решения этой проблемы вы можете использовать функцию Boomerang Gmail Send Later.

Этот удобный плагин Boomerang также позволяет  планировать повторные сообщения. Например, если в начале каждого месяца у вас есть постоянные встречи с сотрудниками, назначьте уведомление в конце месяца, чтобы напомнить им о предстоящей встрече.

Вы также можете использовать Boomerang for Gmail, чтобы запланировать напоминание о последующих сообщениях. Например, если вы отправляете сообщение и не получаете ответ от адресата, с помощью Boomerang, вы можете получить извещение об этом.

How to use Boomerang for GmailHow to use Boomerang for GmailHow to use Boomerang for Gmail
Boomerang for Gmail.

В этом уроке вы узнаете, как использовать Boomerang for Gmail. Мы расскажем о том, как можно отправить сообщение не сразу, установить напоминание, повторные сообщения, и как применить наиболее полезные функции Boomerang для улучшения рабочего процесса.

1. Как использовать Boomerang for Gmail

Начните с функции Boomerang Gmail Send Later, как показано в скринкасте ниже, или узнайте больше о Boomerang, следуя пошаговым инструкциям.

Шаг 1. Проверьте свои системные требования

Чтобы использовать Boomerang for Gmail, у вас должен быть один из следующих веб-браузеров:

  • Google Chrome
  • Firefox
  • Opera
  • Safari

Boomerang для Gmail работает как с Gmail, так и с G Suite Mail. Существует также версия Boomerang для Microsoft Outlook и Microsoft Office 365. В этом учебном пособии основное внимание уделяется Boomerang для Gmail.

Примечание. Для некоторых интернет-браузеров вам может потребоваться подключить сторонние файлы cookie или отключить блокировщик всплывающих окон.

Шаг 2. Установите Boomerang for Gmail

Чтобы установить плагин Boomerang, перейдите на сайт Boomerang и нажмите кнопку Add this to your Gmail! Всплывающее окно спрашивает, хотите ли вы Добавить "Boomerang for Gmail"?

Boomerang for GmailBoomerang for GmailBoomerang for Gmail
Чтобы установить Boomerang for Gmail, нажмите Add this to your Gmail!

Нажмите кнопку «Добавить расширение». Вы увидите небольшое окно с уведомлением, что Boomerang установлен.

Отобразится окно «Thank you» с приглашением изучить возможности Boomerang:

Boomerang for Gmail Thank YouBoomerang for Gmail Thank YouBoomerang for Gmail Thank You
Вы можете пересмотреть возможности Boomerang for Gmail после установки.

Шаг 3. Изучите функции Boomerang

Чтобы воспользоваться Boomerang, нажмите кнопку «Start». В обратном случае нажмите кнопку «Skip». Когда вы откроете свою почту Gmail, вы увидите значок Boomerang в правом верхнем углу экрана:

Gmail inbox with Boomerang IconGmail inbox with Boomerang IconGmail inbox with Boomerang Icon
Если вы видите значок Boomerang, значит приложение установлено

Теперь вы готовы использовать Boomerang.

Примечание. Плагин Boomerang является расширением интернет-браузера. Если у вас больше одной учетной записи Gmail, при использовании одного и того же Boomerang будет доступен для всех.  Он синхронизируется со всеми аккаунтами Gmail из одного браузера. Если вы используете несколько интернет-браузеров, нужно установить Boomerang в каждом из них.

2. Как отправить электронное письмо в определенное время

Чтобы определить время отправки сообщения с Boomerang, сначала напишите обычное сообщение. Если вы не знакомы с тем, как создать новое письмо в Gmail, ознакомьтесь с этой полезной статьей:

  • How to Compose and Send Your First Email With Gmail

Примечание. После составления письма, которое хотите отсрочить с помощью Gmail и плагина Boomerang, не нажимайте кнопку «Отправить». А выполните следующие шаги.

Шаг 1. Установите время отправки сообщения

Ниже показано сообщение для выдуманного удаленного сотрудника из другой страны. Это пример письма для отправления в то время, которое совпадает с рабочим графиком данного сотрудника:

Gmail example messageGmail example messageGmail example message
Обратите внимание, что была добавлена кнопка Send Later.

Обратите внимание на опцию Boomerang, которая находится ниже обычной кнопки Gmail «Отправить». Чтобы назначить время отправления этого сообщения позже, нажмите кнопку «Send Later» в левом нижнем углу. Появится раскрывающееся меню:

Boomerang for Gmail drop-down scheduling menuBoomerang for Gmail drop-down scheduling menuBoomerang for Gmail drop-down scheduling menu
Выберите время, чтобы отправить Gmail письмо.

Если вы видите в списке подходящее время для отправки сообщения, нажмите его. В обратном случае введите назначенное время в поле под списком и нажмите кнопку «Confirm».

Шаг 2. Предоставьте доступ для Boomerang

Если вы впервые используете Boomerang, вы увидите следующее:

Boomerang for Gmail Permissions screenBoomerang for Gmail Permissions screenBoomerang for Gmail Permissions screen
Нажмите кнопку «Allow».

Нажмите кнопку «Allow», чтобы Boomerang мог назначить ваше сообщение. (Это окно появляется только при первой установке времени для отправки сообщения.)

После того, как вы запланируете сообщение, в Gmail появится уведомление о том, что сообщение было успешно отсрочено.

Примечание. Если вам нужна диаграмма, сопоставляющая различные временные зоны по всему миру, timeanddate.com имеет список текущего местного времени всего мира, поисковую систему временной зоны и другие полезные функции.   Данная информация пригодится, если вы не знаете разницу между вашим часовым поясом и часовым поясом вашего адресата. Это поможет вам выбрать подходящее время для отправки электронной почты.

Шаг 3. Просмотр отсроченного сообщения

Чтобы просмотреть отсроченные сообщения, щелкните значок Boomerang в правом верхнем углу экрана. Выпадающее меню отображает:

Manage scheduled messagesManage scheduled messagesManage scheduled messages
Нажмите кнопку «Manage scheduled message».

Нажмите кнопку «Manage scheduled message». Откроется окно с сообщением об отсроченных письмах:

Перейдите на вкладку «Messages to Send Later», чтобы их пересмотреть:

Boomerang Messages to Send Later tabBoomerang Messages to Send Later tabBoomerang Messages to Send Later tab
Обратите внимание на параметры ранее отсроченных сообщений.

Если вы передумаете отправить одно из отображаемых писем, щелкните по нему. Над ними вы увидите следующие параметры:

  • Edit - функция для редактирования сообщения. Когда закончите, нажмите кнопку «Save message».
  • Reschedule - используйте данную опцию, чтобы задать новое время отправки сообщения. После того, как вы выбрали новую дату и время, нажмите кнопку «Confirm».
  • Send Now - функция, которая сразу отправляет сообщение.
  • Don't Send - этот параметр отменяет сообщение. После отмены письмо возвращается в Черновики.

3. Как настроить напоминание с помощью Boomerang

После того, как письмо отправлено, о нем легко забыть. Будь-то вы владелец малого бизнеса или просто загруженный делами профессионал, вам нужно каким-то образом следить за сообщениями, которые вы отправили.

С Boomerang можно установить временные рамки и определенные условия. Если условия не выполняются в заданный период времени после отправки сообщения клиенту, Boomerang присылает в папку входящих Gmail напоминание о том, что нет ответной реакции на ваше письмо.

Также Boomerang используется для уведомлений, которые напоминают об каком-то задании. Счета, распределение задач и даже назначение встречи - основательная причина для настройки напоминаний.

Шаг 1. Определите временную рамку напоминания

В следующем примере мы используем Boomerang, чтобы создать напоминание, которое отследит отправленное сообщение.

Чтобы его настроить, сначала создайте свое сообщение. Возле кнопки «Send Later» установите флажок, затем следует выбрать временной диапазон.  Нажмите на слова  in 2 days, чтобы определить время. Отобразится меню, которое покажет различные доступные временные рамки:

Timeframe options in Boomerang for GmailTimeframe options in Boomerang for GmailTimeframe options in Boomerang for Gmail
Выберите время, когда напоминание будет отправлено с помощью кнопки Boomerang Gmail Send Later.

Как видите, временные рамки варьируются от 1 hour до 1 month. Вы также можете задать свое время и день в поле даты внизу. Кликните по значку календаря и выберите нужную дату. После этого подтвердите, нажав кнопку «Confirm».

Шаг 2. Определите условия, при котором активируется напоминание

Затем нажмите «if no reply», чтобы определить условие, которое активирует напоминание. Отобразится меню с разными условиями (триггерами), при соблюдении которых будут приходить напоминания:

Reminder trigger conditionsReminder trigger conditionsReminder trigger conditions
Определите условия для запуска напоминания.

В качестве триггера выберите один из следующих вариантов:

  • If no reply - используйте этот параметр, чтобы получить напоминание о том, что нет ответа от клиента в течение определенного вами периода времени.
  • If not clicked  - используйте этот параметр, чтобы получить напоминание, если ссылка на сообщение все еще не нажата в течение определенного периода времени.
  • If not opened - используйте этот параметр для напоминания, если сообщение не открыто в течение указанного периода. В таком случае на вашу почту приходит уведомление.
  • Regardless - используйте эту опцию, чтобы получать напоминание просто об истечении указанного вами времени, независимо от того, что делает получатель с сообщением.

Теперь вы готовы отправить свое сообщение. Нажмите кнопку «Send», чтобы отправить сообщение немедленно. Или нажмите кнопку «Send Later», чтобы запланировать, когда вы хотите отправить сообщение.

Если условия триггера выполнены, во входящих Gmail появится сообщение, что напоминание установлено.

4. Как настроить повторные сообщения (функция Premium)

У вас есть сообщения, которые вы отправляете регулярно? Возможно, у вас запланирована ежемесячное собрание с сотрудниками, и вы им хотите напомнить об этом. Или, возможно, вы хотите к концу каждого месяца делать коллективу напоминание о составлении отчета о расходах. 

Boomerang for Gmail в этом поможет. Возможность отправлять повторные сообщения - это премиум услуга от Boomerang.

Шаг 1. Создайте электронное сообщение

Напишите свое сообщение. В этом примере я запланирую напоминание о том, что ежемесячное собрание команды состоится каждый первый понедельник месяца.

Мы отправим вот такое сообщение:

Example Gmail messageExample Gmail messageExample Gmail message
Чтобы настроить Gmail повторное сообщение, нажмите кнопку «Send Later».

Для настройки повторных сообщений нажмите кнопку «Send Later».

Появится список диапазона времени для Send Later в Gmail :

Schedule Recurring Message optionSchedule Recurring Message optionSchedule Recurring Message option
Нажмите ссылку Schedule recurring message.

Под списком с указанием времени вы увидите ссылку, которая позволяет планировать повторные сообщения. Нажмите ссылку Schedule recurring message. (Она находится сразу над кнопкой Send Later в Gmail.)

Шаг 2. Определите время рассылки данного сообщения

Во всплывающем окне «Schedule Recurring Message» отображается:

The Schedule Recurring Message dialog boxThe Schedule Recurring Message dialog boxThe Schedule Recurring Message dialog box
Определите параметры для повторных сообщений

Сначала выберите, когда сообщение отправляется Starts и задается время отправки Send Time.

Затем определите, как часто будет отсылаться сообщение. Нажмите стрелку вниз рядом с полем «Repeats». В раскрывающемся меню периодичности  «Frequency»:

The Frequency drop-down menuThe Frequency drop-down menuThe Frequency drop-down menu
Чтобы выбрать периодичность отправки сообщений, нажмите стрелочку вниз

Чтобы выбрать желаемую периодичность повторных сообщений, щелкните по параметру. Параметры частоты варьируются от Daily до Yearly.

Поле «Every» меняется в зависимости от выбранной вами периодичности отправки сообщения. Чтобы определить, как часто отсылается письмо, используйте поле «Every». В этом примере в последнюю пятницу каждого месяца мы отправляем сообщение с напоминанием о собрании, которое состоится в первый понедельник каждого месяца.

Define when the recurring message endsDefine when the recurring message endsDefine when the recurring message ends
Выберите, когда повторные сообщения перестанут отсылаться.

Определите дату деактивации ваших повторных сообщений, нажав кнопку рядом с параметрами «Ends». Вы можете остановить повторные сообщения после отправки определенного их количества, в  назначенный день или выбрать опцию «No end date», чтобы отправлять повторные сообщения в течение неопределенного количества времени.

После того, как вы задали все параметры, нажмите кнопку «Schedule». Система выдаст всплывающее окно о том, что настройка повторного сообщения завершена. 

Шаг 3. Отмена повторных email сообщений

Если понадобится, вы можете отменить повторные сообщения.

Начните с открытых входящих сообщений Gmail. Нажмите значок Boomerang в левом верхнем углу, появится раскрывающееся меню Boomerang. Нажмите кнопку «Manage scheduled messages». Откроется окно с пометкой о запланированных сообщениях:

Manage scheduled messagesManage scheduled messagesManage scheduled messages
Перейдите во вкладку «Recurring Messages».

Чтобы посмотреть все запланированные повторные сообщения, нажмите на «Recurring Messages». Потом нажмите на сообщение, которое хотите удалить. Над выбранным сообщением вы увидите параметры:

Manage Recurring Messages iconsManage Recurring Messages iconsManage Recurring Messages icons
Чтобы удалить повторное сообщение, нажмите «Cancel».

Чтобы удалить выбранное повторное сообщение, нажмите справа значок «Cancel».

Примечание. Вы также можете пересмотреть повторное сообщение или изменить после его отправки. Чтобы отредактировать текст вашего повторного сообщения, выберите значок «Edit». Чтобы переопределить время, нажмите «Reschedule». Откроется всплывающее окно «Reschedule this Recurring Message».

Используйте Boomerang for Gmail для повышения продуктивности в работе с электронной почтой

Вашему бизнесу или команде нужно еще больше контроля электронной переписки? Возможно, у вас есть клиенты или сотрудники, расположенные в другом часовом поясе. Или, может быть, вы хотите следить за определенными типами писем.

Вы сможете быстро улучшить управление email сообщениями, используя Gmail с Boomerang.

В этом уроке мы обсудили, как отправить электронное письмо в определенное время. Функция Gmail с Boomerang, которая отправляет письмо в назначенное время, убеждает, что ваше сообщение приходит именно тогда, когда ваш получатель может его сразу прочитать. Также используйте Boomerang for Gmail, чтобы отправить напоминание или назначить повторные сообщения.

Мы коснулись всего лишь некоторых основных функций плагина Boomerang for Gmail. Но Gmail может предлагает гораздо больше.

Откройте другие полезные плагины для Gmail или получите дополнительную информацию о продуктивных функциях Gmail сервиса:

  • 20+ Helpful Gmail Plugins for Better Email Management

  • 14 Killer Gmail Features to Make Use of Now

Что вы считаете наиболее полезным в работе с Gmail? Есть ли плагин или функция gmail,которая полезна для вашего рабочего процесса?

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.