Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Как оставаться продуктивным и придерживаться ежедневного ритма

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called Essential Productivity Principles.
Setting Boundaries: The Key to Maintaining Control of Your Life

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

«Единственное, что остается неизменным - это изменение», - это довольно приличное описание жизни, и может быть совершенно обескураживающим, чтобы попытаться ориентироваться в изменении, оставаясь продуктивным.

Малые и большие изменения, новые возможности, жизненный выбор и непредвиденные обстоятельства складываются, создавая постоянно изменяющийся ландшафт. Именно на этом смещающемся основании вы пытаетесь построить продуктивную, целенаправленную жизнь.

К счастью, вы можете научиться поддерживать стабильность даже в процессе текущих изменений. Это не всегда легко, но с несколькими ключевыми стратегиями, это выполнимо. И чем больше вы это делаете, тем легче становится.

Шаг 1. Измените свое мнение об изменении

Люди склонны приравнивать безопасность с предсказуемостью. Мы чувствуем себя в большей безопасности, когда знаем, что происходит, даже когда то, что мы можем точно предсказать, не так приятно, ценно или хорошо.

Work in Progress
Фотография незавершенной работы от Envato Unstock.

Это странное небольшое изменение в психологии человека - это то, что заставляет людей оставаться в деморализованных, тупиковых ситуациях вместо того, чтобы искать перемен и лучше, в новой ситуации. Безопасность, которую вы чувствуете от возможности предвидеть, прогнозировать и даже испытывать одно и то же (даже когда это ужасно), часто перевешивает страх, который вы чувствуете, когда не знаете, что может произойти дальше.

1. Предсказуемость небезопасна

Однако, это миф, что предсказуемость равна безопасности. Вот простой пример: 77% автомобильных аварий происходят в 15 милях от дома водителя. Более половины случаев происходит в радиусе 5 км от дома водителя. Треть случается в пределах одной мили от дома. Исследования показывают, что, поскольку водители более знакомы с их маршрутом, они становятся менее внимательными и менее осведомленными. Другими словами, когда вы ведете знакомые, хорошо известные, предсказуемые, «безопасные» маршруты, вы становитесь ленивыми.

Вы перестаете обращать внимание.

И вы терпите крах.

Эффект предсказуемости может быть одинаковым в любой области жизни. Поскольку вы чувствуете себя в безопасности, вы расслабляетесь. Вы перестаете стараться. Вы имеете тенденцию появляться и делать посредственную, летаргическую работу во всем, что вы делаете. Поскольку ситуация настолько знакома, настолько предсказуема, вы чувствуете себя в безопасности и комфортно; Вы не замечаете своей лени и отсутствия заботы.

2. Изменения положительны

Отсутствие изменений приводит к апатии. Изменения не просто важны, потому что это ключевой компонент роста; Изменения важны, потому что они заставляет вас бодрствовать и жить.

Если вы видите изменение как положительный опыт, а не негативный, вы можете отреагировать на него по-другому и уменьшить стресс, который он вызывает. Уменьшение стресса помогает принимать более правильные решения. Если вы реагируете на изменения с паникой и стрессом, у вас будет отрицательный опыт и негативные последствия изменений. Но, будучи спокойным, вы будете принимать более правильные решения в разгар перемен, получая понимание вместо того, чтобы поднимать оборону. Когда вы видите изменение как угрозу, оно становится пугающей. Но когда вы видите изменения как возможность для обучения и роста, вот что это такое.

Шаг 2. Установите Rock-Solid Bookend Routines

Рутины мощны, потому что они дают вам ощущение нормальности, предсказуемость и чувство безопасности в начале и конце дня. Независимо от того, с какой странностью вы сталкиваетесь или с какими препятствиями вы сталкиваетесь в свой рабочий день, у вас есть что-то удобное, чтобы рассчитывать на обоих концах. Вы можете начать свой день, чувствуя себя уверенно и контролируя ситуацию, и закончите его чувствовуя себя в безопасности и спокойствии.

3. Сохраняйте гибкость в работе

Для использования рутин при ударах по дорогам есть один ключевой момент: держите свои рутины достаточно простыми, чтобы адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам. Например, вместо того, чтобы «зайти в тренажерный зал» - ключевой шаг в утренней рутине, смените его на «упражнение как минимум на 30 минут». Таким образом, вы можете адаптировать свое упражнение к любой среде: ходить в спортзал, когда это возможно, или заниматься йогой или гулять. В этом уроке вы можете прочитать о процедурах утренней и вечерней подготовки, а также о том, как установить процедуры:

Рефреймируя каждый шаг как общее действие, а не как конкретное использование ресурса или среды, вы удаляете зависимости и можете поддерживать свою рутинную процедуру даже в то время, когда вы находитесь в разгаре изменений: путешествия, переезда или что-то другое.

Шаг 3. Используйте стандартные методы подходов

Как вы справляетесь с информацией, проблемами, проектами и работой, так же важно для вашей производительности (в большей степени, возможно), чем конкретные проекты на вашем планшете. Стандартизируя свой подход к методам работы, вы можете использовать их для решения любых проблем: вы можете подойти ко всем своим задачам с уверенностью и определенной подготовкой.

1. Обобщение методов

Воздержитесь от соблазна сделать ваши рабочие методы сверхспецифичными. Как и в случае с процедурами, вы выиграете, обобщая свой подход. Часто вы можете стандартизировать свои методы, просто переделав их немного.

Подумайте, как вы обычно подходите к новому проекту или задаче. Вы делаете заметки? Исследование? Набрасываете идеи? Мозговой штурм с коллегами? Участвуете в совещаниях? Решения и детали Mindmap? Планируете ли вы выполнение задач или приближаетесь к ним по приоритету или срочности? Линейный подход? Или погружаетесь в подробности?

Начните замечать модели того, как вы работаете, прямо сейчас, а затем отстранитесь, чтобы увидеть большую, всеобъемлющую картину. Например, при работе над большим проектом вы можете сначала потратить время на изучение всего, что сможете найти, о своем клиенте, своей отрасли, конкурентах, целях и т.д. Тогда вы можете начать придумывать большие широкие концепции, а затем сузить эти широкие идеи до нескольких, которые, похоже, действительно работают. Следующим шагом является начало уточнения концепций и деталей в конкретном проектном решении.

2. Ищите рабочие шаблоны

Когда вы сделаете шаг назад, вы можете определить свой рабочий подход как большой шаблон, который можно повторить практически в любом проекте:

  1. Изучите проблему.
  2. Создайте решение для большой общей картины.
  3. Фильтр в конкретные решения.
  4. Уточните и усовершенствуйте выбранное решение.

Когда вы увидите большие шаблоны в своем подходе, у вас будет методология работы практически для чего угодно. Знакомая модель дает вам инструменты и рутину, на которую вы можете положиться даже при работе с новым клиентом, типом работы, сложными личными обстоятельствами или любое другое количество факторов. Вы можете использовать свой типичный подход для борьбы с любым новым препятствием.

Знакомство помогает нам чувствовать себя более комфортно и безопасно, что делает нас более расслабленными и может помочь уменьшить стресс и последствия борьбы с новыми или меняющимися обстоятельствами. Чем больше вы сможете использовать знакомый подход, привычные инструменты и знакомые методы для решения новых проблем или решения новых проблем, тем эффективнее и творчески вы будете работать.

Шаг 4. Установите минимальные требования к выпуску

Заманчиво, когда ваша жизнь или работа находятся в волнении, чтобы не волноваться о производительности на какое-то время. Проблема с этой полной потерей производительности, однако, в том, что действительно трудно снова начать работать. Производительность, которую вы построили так тщательно, будет разрушаться, если вы не будете поддерживать какое-либо движение вперед, и тогда вам придется начинать все заново.

1. Выходная квота или временная квота

Нет необходимости подталкивать себя сильнее, чем нужно, когда вы имеете дело с трудными ситуациями или изменениями. Установите минимум. Вы можете установить свой минимальный вывод с квотой вывода или с требованием времени. Например, художник может решить делать эскиз или рисунок рисунка каждый день. Или дизайнер может установить требование времени - возможно час или два в день - потратить на новые дизайнерские работы.

Есть два способа, чтобы минимальные требования к производительности помогли вам среди изменений. Во-первых, установление минимальной производительности будет препятствовать деградации навыков и продуктивных привычек. Возможно, вы чувствуете, что ваша работа в это время не очень креативная и производительная, но вы все еще укрепляете свои навыки и овладеваете своим ремеслом. Во-вторых, установка минимального требования к выходу даст вам якорь, ритуал нормальности, который поможет вам сосредоточиться и двигаться вперед, даже когда вы имеете дело с лаг-таймом или изменяете некоторые основы.

Шаг 5. Создание подпрограмм для завершения вещей

Существуют две рабочие процедуры, которые помогают вам поддерживать производительность независимо от того, что еще происходит. Первая - ежедневная процедура свертки. Это набор задач, связь, захват информации и приостановка проекта, которые вы выполняете в конце каждого рабочего дня. У вас может быть слегка расширенная версия, которую вы делаете перед выходными.

1. Конец рабочего дня

Например, вот рутина конца дня, которой я придерживаюсь:

  • Убедитесь, что все мои открытые файлы сохранены в правильном заголовке и формате (это облегчает мне поиск их в моей файловой системе) и добавьте все примечания, которые могут понадобиться в нижней части документов.
  • Удостоверьтесь, что у вас есть схемы и исследования, необходимые для того, чтобы завтрашняя работа стояла в очереди.
  • Сделайте последнюю проверку по электронной почте и выполните любое общение в конце дня (отправьте любые электронные письма, обновления, файлы, счета-фактуры, сделайте любые звонки и т.д.).
  • Пройдите через мой социальный канал, ответьте на любые прямые сообщения и сохраните статьи для чтения позже (я обычно делаю это ночью на беговой дорожке).
  • Обновите список задач и планировщик. Обратите внимание на любые изменения в своем расписании. При необходимости добавьте справочную информацию. Обновите свой журнал (я всегда отслеживаю что-то). Если бы я сделал больше, чем планировал на этот день, я мог бы переработать свой график и дать себе больше времени на отдых; Или, наоборот, если я отстану от моей запланированной работы, я могу настроить свой список задач, попытаться убрать еще несколько окон в моем расписании или понять, что на следующий день мне придется прокручивать некоторые вещи. Это помогает узнать, что ждет меня.
  • Закройте свои рабочие программы, выправьте свой стол и уйдите. Это, пожалуй, самая важная часть, когда вы работаете из дома.

Возможно, вам потребуется совсем другая процедура ежедневного свертывания. Какие задачи необходимо выполнить, чтобы делиться необходимой информацией, закрывать любые открытые циклы связи, обновлять планирование, извлекать доступную информацию и упрощать возобновление вашей работы на следующий день? Подумайте об этом, поставьте эти задачи в логическом порядке и сделайте их своей повседневной рутинной работой. Ежедневные сверки помогают вам легко приступить к работе и не дать вам потерять импульс от одного дня к другому.

2. Процедура закрытия

Вы также можете воспользоваться процедурой закрытия готовых проектов. Неважно, завершается ли проект, потому что вы закончили работу или проект был отменен; Процедура закрытия помогает вам очистить и закрыть всю информацию и ресурсы, участвующие в проекте.

Процедура закрытия может включать следующее:

  • Заполнение всех документов, связанных с проектом
  • Сбор всех материалов или материалов, предназначенных для проекта
  • Возврат всех клиентских документов или ресурсов, используемых в проекте
  • Получение обратной связи с клиентом по проекту
  • Добавление фотографий или образцов проекта в портфолио
  • Заполнение финального отчета по проекту

Процедуры закрытия помогают вам ограничить число открытых циклов в вашей жизни. Они также помогут вам убедиться, что вы сделали окончательную, нужную работу над любым проектом (при необходимости вы можете создать специальные контрольные списки для этого), а также учиться у каждого проекта и каждого клиента.

Когда вы следуете стандартным процедурам закрытия, вы также медленно создаете каталог файлов и богатый портфолио; Вы сможете возвращаться к этой информации по мере необходимости, не перебирая накопившиеся нелегальные документы и беспорядочные, устаревшие материалы проекта.

Шаг 6. Создайте свой ежедневный ритм

Твердый ежедневный ритм происходит от объединения основных элементов вашего дня таким образом, чтобы вы могли зависеть от того, чтобы создать рутину, которая может изменяться вместе с вами даже в изменяющихся обстоятельствах и рабочей нагрузке.

Простота - это ключ к хорошему ежедневному ритму. Есть действительно только два основных элемента: временные блоки и переходы.

1. Используйте временные блоки

Временные блоки являются основной частью вашего дня; Они состоят из ваших стандартных подпрограмм, таких как рутинные процедуры, ваши основные рабочие задачи и специализированные или запланированные элементы в вашем дне, такие как встречи.

Временные блоки могут отличаться изо дня в день, но если вы будете придерживаться ритма перехода от временного блока к переходу к блоку времени и перехода, у вас будет устойчивая схема, даже если один день сильно отличается от следующего.

2. Построение сплошных переходов

Ваши переходы - это части вашего дня, которые ведут вас от одного временного блока к другому. Плавные переходы приводят к продуктивным временным блокам. Бесполезные, разочаровывающие переходы приводят к стрессу и затрудняют переход в следующий блок времени.

Хорошие переходы строятся из адекватного времени, физического движения, умственного покоя, подготовки и последовательности.

3. Адекватное время

Как правило, дайте себе как минимум десять минут между временными блоками. Добавьте больше времени, хотя если вам нужно путешествовать или приготовиться (принимать душ и одеваться, печатать документы, делать остановки и т. Д.), Или если блок, который вы заканчиваете, ментально облагает налогом.

4. Физическое движение

Если вы сидите, встаньте, потянитесь или немного прогуляйтесь. Проделайте йогу. Сделайте что-нибудь, чтобы ваши мышцы двигались, и ваша кровь текла, и кислород заполнил ваши легкие. Регулярное физическое движение поможет вам лучше работать.

5. Умственный отдых

Переходное время - это когда вы отпускаете то, что вы только что делали, и очищаетесь мысленно, чтобы следить за тем, что будет дальше. Физическое движение помогает вам сосредоточиться на своем теле и освободить эти умственные отвлечения. Вы также можете медитировать, петь, делать рутину, разговаривать или делать что-то еще мысленно, расслабляясь и отвлекаясь, чтобы помочь себе очистить свой мозг.

6. Организация

Организация в ваших переходах снимает так много стресса. Будь организован в том, что ты делаешь со всем материалом, который принадлежит твоему временному блоку: поставь вещи в спортзал в свою спортивную сумку или напиши свои документы или сделай заметки по телефонным звонкам. Поместите элементы последнего временного блока безопасно, чтобы вы знали, что сможете быстро и легко получить их в следующий раз. Потратьте несколько минут на «закрытие» каждого временного блока, вы найдете упорядоченный набор расходных материалов или элементов, ожидающих вас в следующий раз.

7. Последовательность

Будьте в соответствии с вашими переходами, следуя той же схеме закрытия последнего блока времени, принимая достаточное время для перехода, совершая некоторое физическое движение, позволяя себе мысленно отдохнуть и поддерживая организацию. Последовательность превращает ваше время перехода в ритуал, на котором основывается ваш день. Вы будете думать лучше и работать лучше, когда вы цените свои переходы. Вместо того, чтобы мчаться и подчеркивать, вы спокойно переходите от одной деятельности или задачи к следующей.

8. Следуйте ритму

Чтобы следить за суточным ритмом, двигайтесь назад и вперед между выделенным временным блоком и временем перехода. Это простой, обоснованный подход, но этого не произойдет естественным образом; Отвлекающих факторов много. Те, что в вашей голове, будут кричать громче всего. Вы начнете работать над заданием, будете думать над решением по другому, метаться взад и вперед, и в конечном итоге вас ждет разочарование. Звучит знакомо? Я делал это много раз. Но мои дни имеют смысл, и впадают в естественный поток и приливы, когда я следую за своим ритмом временных блоков и переходов.

Один день может полностью отличаться от следующего в отношении содержания ваших временных блоков. Но ритм вашего дня останется тем же, что означает, что вы будете иметь непрерывность и контроль.

Шаг 8. Устранение неполадок с ограничениями

Иногда вы увидите, что ваш любимый рабочий процесс терпит неудачу или что ваша рутина разваливается. Или, возможно, инструменты, от которых вы зависели, недоступны или более не являются адекватными. Кризис не всегда кричит в дверь; Иногда он заползает и разрушает то, от чего вы зависите, и требуется некоторое время, чтобы заметить, что что-то очень неправильно.

1. Изолировать

Первым шагом вперед является определение сути проблемы. Это весь ваш рабочий процесс, например, или конкретный момент в нем, который причиняет вам боль? Это вся ваша рутина, или один шаг или ресурс, который больше не работает на вас?

2. Исключить

Затем попробуйте полностью исключить точку, шаг, инструмент или коэффициент. Если вы не можете сделать это в реальности, сделайте это теоретически. Представьте, как ваш рабочий процесс, ваша рутина или эта область будет выглядеть без этого особого, неприятного элемента в нем. Что не будет сделано? Каковы зависимости? Что будет сделано в остальной части рабочего процесса или рутины?

3. Построить

Теперь пришло время поиграть с некоторыми идеями. Что вы можете сделать, чтобы удалить или уменьшить зависимости? Какую замену вы могли бы сделать? Какие изменения или новый инструмент позволят решить проблемы, с которыми вы сталкиваетесь? Перечислите функции, цели, список пожеланий для идеального решения. Обратите внимание, что иногда лучшим решением является устранение шага или инструмента путем перенаправления зависимостей, поэтому никаких негативных последствий нет.

4. Исследования

После того, как вы построите четкое представление о своем идеальном решении или замене, изучите варианты. Изучите, как другие решили эту проблему. Посмотрите доступные инструменты. Рассмотрите предложения и похожие решения или замены.

Вы также можете узнать, как вы могли бы настроить или обойти неудачу или слабость в текущей проблеме. Иногда замена - не лучший вариант; Иногда изменение порядка или важности более уместно или в том, как вы используете инструмент, может устранить проблемы и восстановить функциональность.

5. Тест

Если вы найдете несколько решений, которые, кажется, соответствуют вашим потребностям, попробуйте их, по одному. Установите лимит времени на тестирование. Используйте свой список пожеланий в качестве стандарта для приемлемости; Закажите функции и потребности по приоритету, потому что вы можете не найти того, что удовлетворяет любое ваше желание. Знайте, от чего вы готовы отступить.

Испытание на определенный период времени; Как только время истекло, выберите оптимальное решение, установите его на место и снова двигайтесь вперед. Если то, что вы нашли, не идеально (почти никогда), вы можете продолжать исследования новых решений. Но не задерживайте свою рутину или рабочий процесс, чтобы сделать это. Используйте наиболее подходящее решение, которое вы нашли, и придерживайтесь его на некоторое время, чтобы продолжать двигаться вперед и поддерживать производительность. Когда вы исследовали и составили новый список параметров, вы можете установить другое время тестирования и попробовать свои новые варианты.

Продолжай двигаться вперед

Изменения и препятствия жизни могут замедлить вас, но они не остановят вас. Используйте системы, которые вы построили. Будьте зависимы от ваших подпрограмм. И используйте стратегии, такие как минимальные результаты и стандартизованные подходы к работе, чтобы оставаться на задаче, пока вы справляетесь с тем, что приходит на ваш сайт.

Графическая сноска

Значок календаря, разработанный Кокопако из проекта Существительное.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.