Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Как использовать систему «Getting Things Done» (GTD)

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Stay in Control of Your To-Do List in 2021
How to Create Your Own Productivity System in 2021

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

У вас есть нечеткая коллекция «задач, которые нужно сделать», что отвлекает вас от работы, которую вы должны делать? Вы когда-либо забывали выполнять важные задачи? Или вы чувствуете, что вы тонете в обязанностях? Если это так, вы не одиноки. Это уже обычное явление в современном мире, что специалисты по производительности разработали системы для борьбы с этим. Одной из самых популярных является «Getting Things Done» (GTD). Давайте посмотрим, как это работает, и как вы можете реализовать ее в своей жизни.

Открытые циклы, проблема GTD решает

В 1920-х годах аспирантка из Литвы Блюма Зейгарник сидела в ресторане, как это делают многие аспиранты, размышляя о чем писать в ее докторской диссертации. Она заметила, что официанты умеют запоминать сложные приказы. Это позволило им доставить правильную еду на нужные столики и предоставлять счет после того, как клиенты закончили свое питание.

Зейгарник также заметил, что, как только заказ был завершен и оплачен, он, казалось, исчезает из вида официанта. Если клиент возвращался с вопросом о еде, которую они ели в ресторане, официанты изо всех сил пытались ее вспомнить.

Исходя из этого, Зейгарник разработал теорию: наша умственная энергия тянется к неполным задачам. Как только задача решена, мы отбрасываем ее от наших умов. Лабораторные исследования подтвердили тезис Зейгарника. Понятие о том, что наше внимание отвлекается на неполные задачи, стало известно как эффект Зейгарника.

Дэвид Аллен, создатель системы GTD, называет эти задачи, которые отвлекают нас «открытыми циклами». Аллен определяет открытые циклы как:

Что-то тянет на наше внимание, которое не принадлежит, где оно есть, так, как оно есть.

Открытые циклы, говорит Аллен, могут быть элементами списка дел, размером с «покончить с голодом в мире» или такими маленькими, как «заменить точилку для электрического карандаша». Дело в следующем:

Даже [люди], которые не сознательно «испытывают стресс», всегда будут испытывать большую релаксацию, лучший фокус и повышенную продуктивную энергию, когда они более эффективно учатся контролировать «открытые циклы» своей жизни.

По существу, GTD - это система управления открытыми циклами, поэтому вы можете лучше сосредоточиться на задаче. Очевидно, что это не позволяет вам завершить все открытые циклы в вашей жизни - в конце концов, никто еще не нашел действенного решения проблемы голода в мире. Но это дает вам душевное спокойствие, что вы имеете дело со всеми открытыми циклами в некотором роде. И поскольку это делает вас более продуктивными, вы в конечном итоге закрываете их больше.

Когда вы используете GTD, каждый открытый цикл в вашей жизни будет иметь место. По сути, это шкаф для хранения всех открытых циклов. Некоторые ваши файлы (или открытые циклы) будут спрятаны от вас, чтобы вы могли вернуться к ним позже, в соответствующее время. Другие будут помещены в верхний ящик, к которому всегда открыт доступ и вы можете заняться ими как можно скорее.

Кроме того, GTD также предоставляет систему для принятия решения о том, что делать дальше. Поэтому вместо того, чтобы отвлекаться на мысль «Что мне делать дальше?», Вы всегда знаете, что предпринять в следующий раз.

Полная система GTD исследуется в книге Дэвида Аллена «Getting Things Done». Статья, такая как это, может наметить основную структуру, но этого будет более чем достаточно, чтобы вы начали.

Готовы учиться основам? Тогда давайте приступим.

Шаг 1. Собрать

Первый этап системы GTD заключается в сборе ваших открытых циклов. Вы можете сделать это с помощью ряда инструментов, известных как корзины для коллекции. Вашими корзинами могут быть:

  • Физическая корзина
  • Бумага и ручка
  • Приложения для заметок
  • Диктофон
  • Эл. почта

Многие открытые циклы, которые вы собираете, придут из ваших собственных мыслей. Другие будут внешними, такими как электронная почта или телефонный звонок от клиента.

Этап сбора информации функционирует в соответствии с тремя основными принципами:

  1. Каждый открытый цикл должен быть в вашей системе сбора и из вашей головы.
  2. У вас должно быть как можно меньше коллекционных корзин.
  3. Вы должны регулярно их выгружать.

Сохранение каждого открытого цикла в вашей системе сбора данных имеет жизненно важное значение. Независимо от того, насколько тривиальной или подавляющей задачей кажется, если это на уме, запишите это. В противном случае, это отвлекает вас. Аллен пишет:

Как вы узнаете, сколько еще осталось у вас в голове всего, что нужно собрать? Только когда ничего не останется. Если какая-то часть вас даже смутно осознает, что у вас нет всего этого, вы не можете действительно знать, какой процент вы собрали.

Выбранные вами подборки зависят от вас и зависят от ваших личных обстоятельств. Однако стоит помнить, что электронная почта, в частности, многофункциональна. Ничто не мешает вам отправлять электронные письма с заданиями, которые нужно выполнить, вместо того, чтобы иметь отдельное приложение, чтобы их записать.

Теперь давайте обратимся к тому, как вы можете очистить свои коллекции, как только вы их заполнили.

Шаг 2: очистите корзин

Как мы отметили во введении, невозможно выполнить все ваши открытые циклы. Итак, если вы не можете выполнять все задачи, которые вы записали, как вы можете оставить свои корзины пустыми? По словам Аллена, эта часть процесса ГТД «является, пожалуй, самым важным улучшением, которое я сделал для практически всех людей, с которыми я работал». Существует несколько подэтапов к этому процессу.

Шаг 2а: определение позиции

Когда вы берете предмет из одного из своих наборов, чтобы обработать его, сначала спросите: «Что это такое?»

Это особенно полезно для предметов, которые приходят от других людей, например, писем. Только выяснив, что это такое, вы можете решить, какие задачи вам нужно выполнить, чтобы закрыть открытый цикл или же вам вообще нужно что-то делать.

Шаг 2b: спросите себя: «Нужно ли мне действовать по этому поводу?»

Если вы ответите на этот вопрос «нет», то вы можете сделать одну из трех вещей для обработки элемента:

  1. Положите его в мусорную корзину.
  2. Запишите его как «когда-нибудь / может быть». (Это то, что вы, возможно, захотите сделать в будущем, но не можете или не хотите делать сейчас).
  3. Занесите его как «ссылку». Вам не нужно предпринимать никаких действий, но вам может понадобиться эта информация позже. Это хорошая идея иметь организованную систему для подачи ссылок.

Если ответ «да, в будущем», то для обработки элемента вы должны настроить автоматическое напоминание, например, предупреждение в календаре, когда необходимо предпринять действия.

Для любого из приведенных выше результатов вы имели дело с этим элементом, и его можно удалить из вашей системы сбора.

Примечание. Скорее всего большинство элементов в ваших корзинах для сбора данных не пройдет дальше этого шага. Это самый важный шаг в процессе GTD, поскольку он позволяет «припарковать» открытые циклы, а не блокировать ваше внимание.

Если ответ «да, как можно скорее», тогда вы можете перейти к шагу 2с.

Шаг 2c: Спросите себя: «Какое следующее действие мне нужно предпринять?»

Вы решили, что должны принять меры. Теперь вам нужно решить, что это за действие.

Действие должно быть следующим логическим действием для закрытия открытого цикла. Если требуется только одно действие, переходите к шагу 2d.

Если закрытие цикла потребует более одной задачи, вам понадобятся две вещи:

  1. Добавьте элемент в список проектов.
  2. Разбейте элемент на группу меньших задач, затем поместите эти задачи в свои коллекции.

Примечание. Список проектов - это список любых открытых циклов, для которых требуется выполнение нескольких задач. Аллен рекомендует сохранять список проектов в качестве способа отслеживания открытых циклов, над которыми вы все еще работаете. Как только все подзадачи проекта были завершены, их можно удалить из списка проектов.

Шаг 2d: Примите меры в отношении небольших задач

Этот этап заключается в том, чтобы спросить себя: «Могу ли я выполнить эту задачу за одно действие, которое занимает менее двух минут?»

Такие небольшие задачи могут быть:

  • Отправка электронного письма с одним предложением.
  • Подписание письма.
  • Печать и подача короткого документа.

Если ответ на этот вопрос «да», тогда продолжайте и завершите действие. Если нет, переходите к следующему шагу.

Шаг 2e: Делегировать, где это возможно

Теперь спросите себя: «Нужно ли мне это делать или я могу делегировать это кому-то другому?»

Если вы можете делегировать задачу, сделайте это. Если это то, что вам нужно сделать самому, переходите к следующему шагу.

Шаг 2f: добавьте это в свой следующий список действий или в свой календарь

Ваша задача теперь добавляется в одно из двух мест:

  1. Ваш список следующих действий. Список следующих действий - это, по существу, список дел.
  2. Ваш календарь. Если задача требует, чтобы вы что-то делали в определенное время или в определенный день, то запланируйте ее в своем календаре.

До сих пор в этом учебнике вы встречались со следующим списком действий и списком проектов. Каковы эти списки на практике? По словам Аллена, списки:

какой-то обновляемый набор напоминаний, который может быть списком на бумаге для записной книжки или в какой-нибудь компьютерной программе или даже папками с файлами, содержащими отдельные листы бумаги для каждого элемента.

Шаг 3. Организация списка следующих действий.

Если у вас в списке менее 30 элементов, вы можете перейти прямо к шагу 4.

Если, однако, (как и у большинства людей) у вас есть значительно больше 30 элементов в вашем списке следующих действий, то это хороший индикатор того, что следует его лучше организовать.

Вы можете упорядочить свой список двумя способами: по контексту и по приоритету. Рекомендуется сначала упорядочить список по контексту, а затем организовать каждый подконверт контекста, созданный по приоритету.

По контексту

Чтобы организовать свой список по контексту, спросите себя: «Где я должен быть, чтобы выполнять эту задачу?» Контексты могут быть физическими местоположениями, например, в вашем офисе, дома или в супермаркете. Они могут также использовать особые ситуации, такие как «обработка электронных писем», «совершение телефонных звонков» или «на еженедельном собрании команды».

Для каждого потенциального контекста вы создаете дополнительный список следующих действий.

Организация по контексту означает, что независимо от того, что вы делаете, вы можете посмотреть ваш список следующих действий и посмотреть, что вам нужно сделать.

По приоритету

Аллен предоставляет ограниченное руководство по определению приоритетов задач. Он рекомендует задать вопрос:

Учитывая [мой] контекст, время и доступную энергию, что даст мне наибольшую отдачу?

Его другой совет - рассмотреть задачи, которые вы делаете с точки зрения долгосрочных жизненных целей, а не постоянно искать пожары, чтобы их потушить. Это похоже на подход Матрицы Эйзенхауэра, который помогает вам расставлять приоритеты в соответствии с их срочностью и важностью.

Кроме того, вы могли бы расставить приоритеты в списке дел, используя метод Eat the Frog, который защищает выполнение задачи, которую вы, по крайней мере, хотите сделать в первую очередь.

Или вы можете попробовать окончательную версию Марка Форстера, где вы расставляете приоритеты по тем задачам, которые, по вашему мнению, у вас лучше всего получаются, и, таким образом, для них у вас больше всего энергии.

Вы можете узнать больше о Сешьте лягушку и финальную версию в шаге 3 учебника Tuts.

Шаг 4: Get Things Done!

Теперь, когда вы создали свой список следующих действий и организовали список по контексту и по приоритету, вы готовы приступить к работе.

Помните, что у вас также будут задачи, которые появляются в вашем календаре, так что дайте им время.

Если что-то отвлекает вас или беспокоит ваше внимание, запишите это и добавьте в свои коллекции. Таким образом, вы сможете обработать это позже.

Шаг 5: просмотрите списки

Завершающим этапом GTD является рассмотрение ваших списков. Ключевыми являются три вида обзора:

  1. Обзор нового контекста. Всякий раз, когда вы находитесь в новом контексте, проверьте свой список следующих действий. Это создает привычку работать над вашими приоритетами в любом контексте, в котором вы находитесь.
  2. Ежедневный обзор календаря. Каждое утро проверяйте свой календарь и узнайте, какие запланированные задачи вам необходимо выполнить в предстоящий день.
  3. Еженедельные списки и просмотр корзины. Аллен говорит, что еженедельный обзор является «критическим» для успеха системы GTD.

Во время еженедельного обзора вы должны сделать следующее:

  • Опустошите ваши корзины коллекций. В идеале вы должны делать это как можно чаще. Ваш еженедельный обзор гарантирует, что они опорожняются по крайней мере один раз в неделю.
  • Просмотрите свою систему. Это включает в себя изучение того, где GTD работает для вас и где его можно улучшить. Доступны ли ваши корзины, когда они вам нужны? Не могли бы вы сократить количество корзин для сбора? Вам нужно добавить больше контекстов в вашу систему? Насколько хорошо организованы ваши справочные файлы? Если вам нужно настроить что-либо на основе вашего обзора, сделайте это.
  • Очистите и обновите списки. Запустите новый список следующих действий, взяв задания, которые все еще необходимо выполнить с предыдущего шага. Кроме того, просмотрите список проектов и удалите все проекты, для которых все задачи завершены.

Вот и все.

Это система GTD в двух словах. Почему бы не попробовать и посмотреть, улучшит ли ваше внимание и закрытие открытых циклов?

Ресурсы

Графический кредит: Петля, разработанная П. Дж. Онори из проекта существительного.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.