7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Careers

Как написать сопроводительное письмо. Основы.

Scroll to top
Read Time: 9 mins

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Кадровики и менеджеры по найму расходятся во мнении о важности сопроводительных писем. Одним достаточно вашего резюме, другие говорят, что главное попасть на собеседование. Как ни рассуди, умение хорошо писать вам не помешает.

Как сказал Steven Rothberg of College Recruiter: «Кандидаты должны вкладывать сопроводительные письма в любом случае. Если его не захотят читать - не беда. А если захотят и НЕ обнаружат - плохо».

Не обнаружив в вашей заявке вложения с сопроводительным письмом, её могут не передать кадровым менеджерам. Чтобы этого не случилось, уделите время на его составление.

Writing Cover Letter IllustrationWriting Cover Letter IllustrationWriting Cover Letter Illustration
Writing Illustration

Обычные проблемы с рекомендациями

Корявое, откуда-то скопированное письмо может послужить отказом для самого перспективного соискателя. К сожалению, большинство рекомендаций именно такие.

Однообразный повтор: «Я пишу вам, чтобы выразить свой интерес к вакансии X, указанной на веб-сайте Y». И только о себе: «Мне интересно работать на вас, потому что ...»

Из вашей заявки уже понятно, что вам нужна работа. Не стоит повторяться. Людей, читающих письмо, не интересуют ваши желания. Они хотят знать ваши козыри.

Хорошо написанное сопроводительное письмо поможет вам выделиться из толпы и дойти до собеседования. В этом уроке вы узнаете, как его правильно составить.

Исчерпывающее сопроводительное письмо

В Сети полно пособий по написанию рекомендательных писем. Но трудно найти толковое описание этого процесса в подробностях. Поэтому я написала руководство, в котором собраны все мелочи с обеих сторон из моего многолетнего опыта соискателя работы и помощника кадровика.

Чтобы всесторонне рассмотреть тему, я обращалась к мнению экспертов по набору персонала.

1. Соберите материал для своего письма

Прежде чем браться за бумагу, вам нужно детально оценить работу и образ идеального кандидата на неё.

Scot Small из RevBuilders Marketing согласен, “Мы ищем людей, понимающих нашу работу и требования к претендентам.”

Шаг 1. Соберите сведения о компании

Соберите необходимую информацию о компании из рекламных материалов и её профильных страниц.

  • продукция и услуги
  • слоган или девиз
  • миссия и ценности
  • тональность общения
  • сведения об отделе, заявившем о вакансии
  • культура производства
  • коллектив

Их уровень общения и состав исполнителей подскажут вам стиль рекомендательного письма. Если это коллектив из 20-30 специалистов, достаточно будет простого языка общения. А для крупной многонациональной корпорации лучше подойдёт обращение в консервативном стиле.

Перепишите навыки, опыт и задачи из объявления своими словами. В колонке рядом соответствующие им свои навыки и опыт. Это будет основой вашего письма-рекомендации.

Примечание: не перечисляйте весь список. Достаточно будет показать себя подходящим кандидатом.

Шаг 2. Кто прочтёт ваше вложение?

Кадровик, менеджер по найму или представитель небольшого семейного предприятия? Кто бы это ни был, у него есть определенные предпочтения и предубеждения, которые влияют на процесс отбора кандидатов. Кроме того, обращение с письмом к нужному человеку уже ставит вас впереди конкурентов.

Посмотрите их LinkedIn и аккаунты социальных сетей. Проследите всё, что можно использовать, например, общие интересы или знакомства. Только не приглашайте их в друзья.

Шаг 3. Ищите дополнительную информацию

Проведение опросов тоже хороший вариант углублённой подготовки, поскольку помогают более всесторонне оценить свою будущую роль в организации.

Ищите людей в сети, которые работали или работают в нужной вам компании. Не имеет значения, в каком подразделении, главное докопаться до деталей.

Пригласите их на кофе или обед, а затем задайте вопросы, ответов на которые вы не нашли онлайн.

Вот некоторые из них:

  • Чем вам нравится работа в XYZ компании?
  • С чего вы там начинали?
  • С какими проблемами вам приходится сталкиваться?
  • Какие знания в основном от вас требуются?
  • Какие виды работ или портфолио мне лучше всего представить?

Эти сведения добавят глубины вашему сопроводительному письму. Создадут впечатление, что вы знаете суть, а не просто отредактировали пару слов.  

Meghan Godorov, заместитель директора по работе с выпускниками из Mount Holyoke College, добавляет: «Может быть, проще поговорить с кем-то из соседнего отдела. Им будет легче говорить нейтрально, а если вы им понравитесь, смогут замолвить словечко в нужном месте».

Подробности о сборе информации и о том, как её проводить:

2. Пишем сопроводительное письмо (по шагам)

Начните письмо с обращения к конкретному человеку. Не пишите «Дорогой сэр/мадам» или «Тому, кого заинтересует». И уж не «Дорогой рекрутер».

Перейдём к основной части рекомендации:

Шаг 1. Сразу захватите внимание (первый абзац)

Вспомните сведения, полученные в результате предварительного опроса. Если их нет, попробуйте необычное вступление.

«Я не могу продать кубики льда эскимосам, но я могу продать им кубики льда для резки по льду».

«Это было одно из лучших вступлений из тех, что я написал для специалистов продаж», - говорит Joni Holderman, основатель компании Thrive Resumes.

Вы не увидите этого в письме, адресованном представителю консервативной отрасли. Но «здесь подчёркнута способность заявителя закрыть огромные контракты. Кроме получения отличной работы, несколько руководителей отелей позвонили и сказали, что это лучшее сопроводительное письмо, которое они когда-либо видели», - объясняет Holderman.

Вот несколько способов привлечения внимания от Godorov:

Начать с громкого достижения или названия должности

«Являясь вице-президентом семейного бизнеса, я занимался всеми аспектами развития. Я назначал зарплату, решал вопросы технологии, помогал составлять должностные инструкции и управлял бюджетом в $500,000, полученным от инвесторов. Я хотел бы применить свои знания и энтузиазм для развития вашей начинающей компании в должности помощника президента».

Никого не восхитят блестящие навыки резчика печенья. Кадровики каждый день видят слова «командный игрок» и «креативный».

“Вместо слов о ваших "навыках обслуживания клиентов", предпочитаю услышать нечто более конкретное, например "рост числа удовлетворённых клиентов на 5%", - сказала Annabel Edwards, глава отдела работы с клиентами Travelworld Motorhomes.

Приложите слова рекламных объявлений к своим навыкам и устремлениям 

«Мое внимание к деталям, аналитические навыки и опыт работы в финансовом секторе пригодятся компании, в чьих традициях, помимо банковской деятельности, предоставление грантов STEM для женщин и девочек. Я получатель одного из этих грантов и хотела бы внести свой вклад в результаты работы компании, повышая эффективность её программы финансирования».

Люди, читающие ваше письмо, не роботы. Жизненная история дойдёт до них лучше, чем перечень данных. Так расскажите им свою историю. Может, продукт или услуга компании повлияли и на вашу жизнь? Является ли вакансия вашей мечтой? Вставьте это в сопроводительное письмо. Избегайте только случайных пустяков.

Шаг 2. Сделайте особое предложение (второй абзац)

Первый абзац для того, чтобы заманить читателя, а во втором должен быть ответ на миллион: «Зачем мне вас нанимать?».

Используя уникальное торговое предложение (USP), надо объяснить, что отличает вас от других кандидатов и почему подходите именно вы. Задайте себе следующие вопросы:

  • Какими отличительными качествами я обладаю?
  • Мои самые значимые проекты? Когда меня больше всего похвалили? Спросите своих прежних коллег.
  • Какие у меня есть способности, выгодные для компании?
  • Каким редкими способностями я обладаю в свете предстоящей деятельности?

Запишите ответы и привяжите их ко всей информации, которую вы собрали о своей роли и задачах компании.

Вакансию менеджера по связям с общественностью, которая требует «большого знания интернета», «опыта работы с клиентами и СМИ», можно закрыть следующим предложением:

"За 5 лет работы в качестве менеджера по связям с общественностью я успешно провел несколько мероприятий и маркетинговых кампаний, которые освещались В пресс-релизах компании ABC, в журнале ZX и на веб-сайте XY, просто для упоминания. Клиенты, которых я представляю, стали популярными благодаря моим связям в СМИ."

Можно короче,

“Я специализируюсь на маркетинговых стратегиях и мероприятиях, где все прекрасно проводят время и возвращаются, переполненные впечатлениями”.

Шаг 3. Учитывайте простои в работе (третий абзац)

Допустим, у вас большой стаж работы по специальности, десять лет и более. Тогда в третьем абзаце можно перечислить некоторые смежные достижения или навыки,   Если вы переезжаете, по своему желанию или по работе, укажите их конспективно.

Может быть, по какой-то причине вы долго были безработным. Опишите, как вы поддерживали форму - обучались, участвовали в общественных работах или отраслевых мероприятиях.

Шаг 4. Завершайте чётким призывом к действию (заключительный абзац)

Большинство сопроводительных писем заканчивается вот так,

"Спасибо за потраченное время. Пожалуйста, проверьте мое резюме и портфолио. Вы можете связаться со мной по телефону (номер телефона) за дополнительной информацией о том, чем ещё я могу быть полезен. Я ценю возможность встретиться с вами и обсудить это".

Сколько действий заявитель подразумевал в приведённом выше примере?

Удивительно, но целых три.

Во-первых, предложил прочитать резюме и позвонить ему для обсуждения порядка собеседования. Не удовлетворившись, попросил назначить встречу.

Чтобы не вводить людей в сомнения, надо дать им возможность просто сказать «да». Лучший способ  - высказать одно понятное и простое предложение. Чтобы они захотели прочесть ваше резюме, просмотреть ваше портфолио и провести с вами собеседование.

Давите на собеседование, поскольку большинство кадровиков и менеджеров по найму просмотрят резюме и портфолио автоматически. Ниже приведен хороший пример:

«Спасибо, что нашли время просмотреть мою заявку. Я свяжусь с Вами (день) в (время), чтобы обсудить возможности и получить информацию о решении (название компании). Если будет удобно, позвоните мне по телефону (номер телефона)».

Здесь одно предложение: позвонить вам. Вы только предполагаете, что получатель посмотрел ваше резюме и портфолио, а если нет, то всё равно пусть позвонит.

“В больших компаниях не ищут людей пассивных и ленивых, которые, отправив письмо, просто дожидаются результата,” - говорит Kristin Scarth, специалист по резюме Employment BOOST.

Призыв из примера активен, но не напорист, он не просит интервью - только беседы о работе и планах компании. Большинство кадровиков считают это предварительным уведомлением.

Чем не должно быть сопроводительное письмо

  1. Извинением: многие заявители извиняются за отсутствие опыта. Не пишите «Пока у меня есть только опыт в дизайне логотипа ...» или «Несмотря на то, что я недолго работал в качестве разработчика iOS ...». Кадровые работники знают, как трудно найти человека, отвечающего всем их требованиям, так что нет необходимости извиняться.
  2. Списком причин поиска работы: “Нанимателя не волнует, почему вам нужна работа. Их интересует, для чего вы ей,” - говорит Marielle Kelly, советник по кадрам Trinity College Dublin.
  3. Письмом поклонника: покажет знакомство с продукцией и миссией работодателя, но не усугубляйте до того, чтобы заявку перепутали с блестящим комплиментом. Менеджеры по найму могут легко отличить неискренние комментарии, поэтому не утруждайтесь лжи.
  4. Попыткой торговаться: “Любое требование (зарплата, условия работы, бонусы, ...). Вы ещё не получили предложения, чтобы торговаться. Не становитесь в позу дивы, с которой никто не захочет связываться”, - объяснил Holderman.

Свяжите ваше резюме с рекомендацией

Если вам нужна помощь в составлении привлекательного резюме вместе с сопроводительным письмом, перейдите на GraphicRiver, там есть Resume Templates, которые показаны в этой статье:

Более подробно о том, чтобы ваше сопроводительное письмо и резюме хорошо смотрелись вместе, в этих уроках:

Корректура и отправка

Поздравляю! Вы только что создали эффективное сопроводительное письмо, которое обязательно поможет вам получить положительный ответ от работодателей. Теперь осталось сделать только одну вещь: корректуру.

Прочитайте письмо вслух. Медленно. Это хороший способ поймать неловкое словосочетание, ошибки и другие грамматические проблемы. Сразу же отправьте (вместе с вашим резюме) и начните подготовку к собеседованию, на которое вас обязательно пригласят!

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Start your 7-day free trial*
Start free trial
*All Individual plans include a 7-day free trial for new customers; then chosen plan price applies. Cancel any time.