Настройка сообщения из офиса в Outlook (автоматический ответ)

Отгулы - обычная практика для многих предприятий. Согласно статистическим данным Центра экономических и политических исследований, средний работник США берёт их на десять дней в год. В других странах этот показатель намного выше. В статье USA Today говорится, что среднее количество выходных дней во многих европейских странах составляет 30 дней или более - в Австрии и Португалии их 35.

Всем нравится отдыхать! А почему бы и нет? Личное время можно использовать для чего угодно: от отпуска до посещения врача и прочего. Но на случай вашего отсутствия важно создать автоматическое сообщение электронной почты из офиса. Сообщение даст клиентам и коллегам знать, что вы недоступны и сообщит о действиях до вашего возвращения.

Из этого краткого урока с видео вы узнаете, как настроить сообщение из офиса в Microsoft Outlook с помощью Outlook Rules Wizard. Мы предоставим пошаговые инструкции по настройке автоматического ответа в Outlook на практике.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Прежде чем продолжать изучение Microsoft Outlook, прочтите бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Она полна примерами организации входящих сообщений и подсказками по управлению всеми входящими сообщениями.

Как настроить сообщение из офиса в Outlook (с видео)

How to Set an Out of Office Message in Outlook

В иллюстрации выше показано, как быстро настроить автоматический ответ в Outlook. Или, читайте инструкции, которые помогут вам настроить сообщение в Outlook, советы из практики и многое другое:

Настройка автоответчика сообщений в MS Outlook

Если у вас нет учётной записи Microsoft Exchange, вам необходимо настроить передачу сообщений Outlook. Подробности о правилах MS Outlook в этом учебнике:

• 
  Microsoft Outlook
  How to Create Rules in MS Outlook to Auto Sort Emails
  Laura Spencer

1. Создайте шаблон сообщения

Первым шагом в настройке ответа Outlook будет создание текста вашего сообщения из офиса и сохранение его в качестве шаблона. Запустите Outlook:

Нажмите значок New Email в верхнем левом углу. Появится окно New Message:

Примечание. В этом сообщении используется 1000 Email Signatures template из Envato Elements. Вы также можете загрузить и настроить свою собственную электронную подпись от GraphicRIver.

Если вы используете изображения или любой другой тип вложений, убедитесь, что ваш формат сообщения установлен в HTML. Подробнее о шаблонах подписи электронной почты в этом пособии:

• 
  Microsoft Outlook
  How to Add a Professional Outlook Email Signature Quickly
  Laura Spencer

Введите строку Subject и текст сообщения. Вам не нужно заполнять поле To, потому что ответ будет автоматически отправлен адресату.

Например:

Составив черновик сообщения, нужно сохранить его в качестве шаблона. Выберите File > Save as. Появится приглашение Windows Explorer, чтобы сохранить сообщение.

Выберите место на компьютере, чтобы сохранить сообщение, введите имя файла и сохраните файл в формате шаблона Outlook:

2. Создайте правило и подключите

Следующим шагом в создании автоматического сообщения из офиса будет создание правила для отправки. Нажмите File в папке «Входящие» Outlook, чтобы перейти на экран Account Information:

Нажмите Manage Rules & Alerts. Убедитесь, что выбрана вкладка Email Rules. Появится окно Rules and Alerts. Вы увидите список правил электронной почты:

Нажмите значок New Rule над списком правил, чтобы отобразить Rules Wizard:

В разделе Start from a blank rule выберите Apply rule on messages I receive. Нажмите кнопку Next. На экране Rules Wizard отображается:

Примечание. Некоторые эксперты по безопасности теперь рекомендуют ограничить количество адресатов, а не отправлять его всем подряд.

Чтобы определить, кто получает ответ от офиса, установите флажок на to from people or public group в разделе Step 1. Нажмите ссылку в разделе Step 2, чтобы открыть свою адресную книгу и выберите получателей, а затем нажмите кнопку From  Скорее всего, это будут адреса сотрудников, с которыми вы часто общаетесь, а также электронные письма важных клиентов. Когда вы выбрали, кто получит ответ, нажмите OK, а затем Next в Rules Wizard.

Если вы не хотите делать ограничений, нажмите Next, не делая никаких выборов на экране Rules Wizard. Ваш ответ будет отправлен на все входящие сообщения.

Может появиться третий экран Rules Wizard:

Выберите reply using a specific template опцию в Step 1. Под Step 2 нажмите строку reply using a specific template. Появится окно Select a Reply Template:

Выберите шаблон, который вы создали ранее и нажмите Open. (Если вы не сохранили шаблон, вам может понадобиться Browse, чтобы найти его.)

Нажмите Next, чтобы перейти к следующему Rules Wizard, который запрашивает об исключениях. Мы не хотим делать исключения. Нажмите Next и вам будет предложено указать правило:

Введите имя правила. Убедитесь, что флажок Turn on this rule установлен.

Кликните Finish button в Rules Wizard. Затем нажмите кнопку Apply в окне Rules and Alerts и кликните OK.

Вы только что создали автоответчик в MS Outlook!

3. Проверьте отправку Outlook Away

Теперь, когда вы создали своё служебное сообщение, неплохо проверить его работу до того, как вы покинете свой офис.

Вы можете протестировать работу автоответчика, отправив сообщение из другого своего почтового ящика - если вы включили его адрес в правило, кто должен получать сообщение автоответчика. Или можете отправить от имени друга, чей адрес электронной почты внесён в список.

После короткого ожидания (некоторые системы электронной почты получают входящие сообщения пачками), проверьте электронную почту. Если вы правильно выполнили шаги, этот адрес электронной почты получит письмо автоответчика.

4. Отключите Outlook Away

Когда вы вернётесь в офис, отключите автоответчик. Выберите File, чтобы перейти на вкладку Account information.

Нажмите значок Manage Rules & Alerts. Появится окно Rules and Alerts:

Удалите чек из Out of Office Reply (или того, что вы назвали своим правилом). Нажмите кнопку Apply и нажмите OK. Ваш ответ отключен.

Чтобы включить его, вернитесь в окно Rules and Alerts. Установите флажок рядом с вашим правилом, затем нажмите Apply и OK.

Рекомендация по настройке сообщения MS Outlook  

Поскольку ваше сообщение Outlook будет получено вашими посетителями и клиентами, а также вашими коллегами,оно должно выглядеть профессионально. Ниже приведены некоторые рекомендации для сообщений Outlook:

1. Аккуратней с шуточками

Если вы точно знаете своих адресатов, вы, вероятно, понимаете их чувство юмора. Вы можете вставить шутку в свое сообщение из офиса, но будьте аккуратны. То, что вы считаете смешным, может показаться неуместным для других. Если вы не знаете, кто получит ваше сообщение, вероятно, лучше воздержаться.

В CollectiveHub есть список of funny out of office email messages. Решайте сами, какие из них вам подходят.

2. Отформатируйте сообщение автоответчика

Ваше сообщение из офиса относится к рабочей переписке. Оно может быть кратким, но должно содержать:

• Сюжетная линия. Не обязательно подробная, но присутствовать должна.
• Приветствие. Если не можете приветствовать получателя по имени, включите общее приветствие, "Hello."
• Вступление. Письмо, вероятно, будет коротким. Скорее всего, в один абзац. Поэтому можно обойтись без вступления.  
  
• Основной текст. В общем, текст должен быть специальным. Мы уже обсуждали внимательность в использовании юмора.
  
• Заключение. Сообщить получателю, что делать, если нужна срочная помощь.
  
• Подпись. Рабочие письма всегда содержат подпись, чтобы ваш получатель знал, кто вы.
  
• Изображение к подписи (необязательно). Изображение к подписи иметь не обязательно, но можно. Вы можете выбрать себе signature template.

Для получения дополнительной информации об оформлении электронной почты для бизнеса, смотрите этот учебник:

• 
  Email
  How to Master Proper Business Email Format - and Avoid Professional Disaster
  Laura Spencer

3. Включите немного подробностей

Обычно в сообщении автоответчика содержится информация о времени отсутствия отправителя. Можно назвать коллегу, который мог бы помочь во время вашего отсутствия. Некоторые авторы сообщений даже включали подробности о том, куда они направлялись.

К сожалению, времена изменились. Многие эксперты теперь считают, что такие подробности рискованны, особенно если ответ отправляется всем, кто вам пишет, а в их число могут входить спамеры и даже преступники. Безопаснее давать общую информацию в ответах, которые автоматически отправляются всем. Или назначать контроль над тем, кто получает ваше письмо, как это было в примере, который я создал.

4. Включить подпись

Если вы знаете, кто получит ваш ответ, то должны обращаться к нему так же, как и в обычном рабочем письме. Это означает, что там должна быть ваша подпись. (Если вы не знаете, кто получит сообщение, то полная подпись может иметь слишком много деталей.)

Если у вас есть шаблон подписи, его использование будет важной частью вашего бренда. Особенно, если вы  владелец малого бизнеса или фрилансер.

5. Не проверяйте почту без нужды

В отпуске у вас может возникнуть желание проверять электронную почту. Сотовые телефоны и смартфоны делают это запросто.

Не поддавайтесь искушению. Если по работе это не требуется, пусть ваш отдых остаётся отдыхом. Вы скоро вернётесь на работу. Наслаждайтесь отпуском. Когда вернётесь, вы будете чувствовать себя намного более отдохнувшими.

Подробнее об эффективном использовании Outlook

Создание автоматического ответа в Outlook - лишь одна из вещей, которые вы можете сделать. Чтобы узнать больше о Microsoft Outlook, изучите эти пособия:

• 
  Microsoft Outlook
  How to Compose & Send New Emails With Microsoft Outlook
  Laura Spencer
• 
  Microsoft Outlook
  How to Organize Your Outlook Email Inbox Efficiently
  Laura Spencer
• 
  Microsoft Outlook
  MS Outlook Calendar: How to Add, Share, & Use It Right
  Laura Spencer

Кроме того, у нас есть отличный ресурс по организации контроля над электронной почтой. Называется: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery и это бесплатно по подписке на рассылку Tuts + Business.

Готовьтесь к отпуску. Создайте свой автоответчик сегодня же!

Вы узнали, как настроить автоматический ответ из офиса в Outlook. Почему бы теперь же его и не создать? А если у вас ещё нет изображения к подписи для электронной почты, вы можете загрузить его из Envato Elements или GraphicRiver.