Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Настройка сообщения из офиса в Outlook (автоматический ответ)

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How to Add a Professional Outlook Email Signature Quickly
How to Create a New Outlook.Com Email Account (Quick Start Guide)

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Отгулы - обычная практика для многих предприятий. Согласно статистическим данным Центра экономических и политических исследований, средний работник США берёт их на десять дней в год. В других странах этот показатель намного выше. В статье USA Today говорится, что среднее количество выходных дней во многих европейских странах составляет 30 дней или более - в Австрии и Португалии их 35.

Всем нравится отдыхать! А почему бы и нет? Личное время можно использовать для чего угодно: от отпуска до посещения врача и прочего. Но на случай вашего отсутствия важно создать автоматическое сообщение электронной почты из офиса. Сообщение даст клиентам и коллегам знать, что вы недоступны и сообщит о действиях до вашего возвращения.

Из этого краткого урока с видео вы узнаете, как настроить сообщение из офиса в Microsoft Outlook с помощью Outlook Rules Wizard. Мы предоставим пошаговые инструкции по настройке автоматического ответа в Outlook на практике.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Прежде чем продолжать изучение Microsoft Outlook, прочтите бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Она полна примерами организации входящих сообщений и подсказками по управлению всеми входящими сообщениями.

Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery

Как настроить сообщение из офиса в Outlook (с видео)

В иллюстрации выше показано, как быстро настроить автоматический ответ в Outlook. Или, читайте инструкции, которые помогут вам настроить сообщение в Outlook, советы из практики и многое другое:

Настройка автоответчика сообщений в MS Outlook

Если у вас нет учётной записи Microsoft Exchange, вам необходимо настроить передачу сообщений Outlook. Подробности о правилах MS Outlook в этом учебнике:

1. Создайте шаблон сообщения

Первым шагом в настройке ответа Outlook будет создание текста вашего сообщения из офиса и сохранение его в качестве шаблона. Запустите Outlook:

email inbox
Ваш первый шаг в создании удаленного сообщения - открыть новое сообщение электронной почты.

Нажмите значок New Email в верхнем левом углу. Появится окно New Message:

new message window
Введите сообщение Outlook в письме, которое вы только что открыли.

Примечание. В этом сообщении используется 1000 Email Signatures template из Envato Elements. Вы также можете загрузить и настроить свою собственную электронную подпись от GraphicRIver.

Если вы используете изображения или любой другой тип вложений, убедитесь, что ваш формат сообщения установлен в HTML. Подробнее о шаблонах подписи электронной почты в этом пособии:

Введите строку Subject и текст сообщения. Вам не нужно заполнять поле To, потому что ответ будет автоматически отправлен адресату.

Например:

away message in Outlook
Сохраните сообщение Outlook в ожидании.

Составив черновик сообщения, нужно сохранить его в качестве шаблона. Выберите File > Save as. Появится приглашение Windows Explorer, чтобы сохранить сообщение.

Выберите место на компьютере, чтобы сохранить сообщение, введите имя файла и сохраните файл в формате шаблона Outlook:

save an out of office message template
Сохраните сообщение в виде шаблона.

2. Создайте правило и подключите

Следующим шагом в создании автоматического сообщения из офиса будет создание правила для отправки. Нажмите File в папке «Входящие» Outlook, чтобы перейти на экран Account Information:

account information screen
Вы можете получить доступ к Правилам Outlook на экране Account Information.

Нажмите Manage Rules & Alerts. Убедитесь, что выбрана вкладка Email Rules. Появится окно Rules and Alerts. Вы увидите список правил электронной почты:

Rules and Alerts window
В окне Rules and Alerts можно создать новое правило или изменить существующее.

Нажмите значок New Rule над списком правил, чтобы отобразить Rules Wizard:

rules wizard screen 1
Запустите свое сообщение с пустым правилом, которое будет применяться к входящим сообщениям.

В разделе Start from a blank rule выберите Apply rule on messages I receive. Нажмите кнопку Next. На экране Rules Wizard отображается:

rules wizard screen 2
На этом экране назначьте тех, кто получит адрес электронной почты вашего офиса.

Примечание. Некоторые эксперты по безопасности теперь рекомендуют ограничить количество адресатов, а не отправлять его всем подряд.

Чтобы определить, кто получает ответ от офиса, установите флажок на to from people or public group в разделе Step 1. Нажмите ссылку в разделе Step 2, чтобы открыть свою адресную книгу и выберите получателей, а затем нажмите кнопку From  Скорее всего, это будут адреса сотрудников, с которыми вы часто общаетесь, а также электронные письма важных клиентов. Когда вы выбрали, кто получит ответ, нажмите OK, а затем Next в Rules Wizard.

Если вы не хотите делать ограничений, нажмите Next, не делая никаких выборов на экране Rules Wizard. Ваш ответ будет отправлен на все входящие сообщения.

Может появиться третий экран Rules Wizard:

rules wizard screen 3
Выберите шаблон сообщения, который вы создали ранее.

Выберите reply using a specific template опцию в Step 1. Под Step 2 нажмите строку reply using a specific template. Появится окно Select a Reply Template:

select a reply template window
Выберите шаблон автоматического ответа.

Выберите шаблон, который вы создали ранее и нажмите Open. (Если вы не сохранили шаблон, вам может понадобиться Browse, чтобы найти его.)

Нажмите Next, чтобы перейти к следующему Rules Wizard, который запрашивает об исключениях. Мы не хотим делать исключения. Нажмите Next и вам будет предложено указать правило:

final rules wizard window
Используйте Rules Wizard, чтобы указать правило и включить его.

Введите имя правила. Убедитесь, что флажок Turn on this rule установлен.

Кликните Finish button в Rules Wizard. Затем нажмите кнопку Apply в окне Rules and Alerts и кликните OK.

Вы только что создали автоответчик в MS Outlook!

3. Проверьте отправку Outlook Away

Теперь, когда вы создали своё служебное сообщение, неплохо проверить его работу до того, как вы покинете свой офис.

Вы можете протестировать работу автоответчика, отправив сообщение из другого своего почтового ящика - если вы включили его адрес в правило, кто должен получать сообщение автоответчика. Или можете отправить от имени друга, чей адрес электронной почты внесён в список.

После короткого ожидания (некоторые системы электронной почты получают входящие сообщения пачками), проверьте электронную почту. Если вы правильно выполнили шаги, этот адрес электронной почты получит письмо автоответчика.

4. Отключите Outlook Away

Когда вы вернётесь в офис, отключите автоответчик. Выберите File, чтобы перейти на вкладку Account information.

account information screen
Откройте окно Rules and Alerts, чтобы отключить автоответчик.

Нажмите значок Manage Rules & Alerts. Появится окно Rules and Alerts:

turning off the Outlook out of office message
Установите флажок, чтобы отключить Out of Office Reply.

Удалите чек из Out of Office Reply (или того, что вы назвали своим правилом). Нажмите кнопку Apply и нажмите OK. Ваш ответ отключен.

Чтобы включить его, вернитесь в окно Rules and Alerts. Установите флажок рядом с вашим правилом, затем нажмите Apply и OK.

Рекомендация по настройке сообщения MS Outlook  

Поскольку ваше сообщение Outlook будет получено вашими посетителями и клиентами, а также вашими коллегами,оно должно выглядеть профессионально. Ниже приведены некоторые рекомендации для сообщений Outlook:

1. Аккуратней с шуточками

Если вы точно знаете своих адресатов, вы, вероятно, понимаете их чувство юмора. Вы можете вставить шутку в свое сообщение из офиса, но будьте аккуратны. То, что вы считаете смешным, может показаться неуместным для других. Если вы не знаете, кто получит ваше сообщение, вероятно, лучше воздержаться.

В CollectiveHub есть список of funny out of office email messages. Решайте сами, какие из них вам подходят.

2. Отформатируйте сообщение автоответчика

Ваше сообщение из офиса относится к рабочей переписке. Оно может быть кратким, но должно содержать:

  • Сюжетная линия. Не обязательно подробная, но присутствовать должна.
  • Приветствие. Если не можете приветствовать получателя по имени, включите общее приветствие, "Hello."
  • Вступление. Письмо, вероятно, будет коротким. Скорее всего, в один абзац. Поэтому можно обойтись без вступления.  
  • Основной текст. В общем, текст должен быть специальным. Мы уже обсуждали внимательность в использовании юмора.
  • Заключение. Сообщить получателю, что делать, если нужна срочная помощь.
  • Подпись. Рабочие письма всегда содержат подпись, чтобы ваш получатель знал, кто вы.
  • Изображение к подписи (необязательно). Изображение к подписи иметь не обязательно, но можно. Вы можете выбрать себе signature template.

Для получения дополнительной информации об оформлении электронной почты для бизнеса, смотрите этот учебник:

3. Включите немного подробностей

Обычно в сообщении автоответчика содержится информация о времени отсутствия отправителя. Можно назвать коллегу, который мог бы помочь во время вашего отсутствия. Некоторые авторы сообщений даже включали подробности о том, куда они направлялись.

К сожалению, времена изменились. Многие эксперты теперь считают, что такие подробности рискованны, особенно если ответ отправляется всем, кто вам пишет, а в их число могут входить спамеры и даже преступники. Безопаснее давать общую информацию в ответах, которые автоматически отправляются всем. Или назначать контроль над тем, кто получает ваше письмо, как это было в примере, который я создал.

4. Включить подпись

Если вы знаете, кто получит ваш ответ, то должны обращаться к нему так же, как и в обычном рабочем письме. Это означает, что там должна быть ваша подпись. (Если вы не знаете, кто получит сообщение, то полная подпись может иметь слишком много деталей.)

Если у вас есть шаблон подписи, его использование будет важной частью вашего бренда. Особенно, если вы  владелец малого бизнеса или фрилансер.

5. Не проверяйте почту без нужды

В отпуске у вас может возникнуть желание проверять электронную почту. Сотовые телефоны и смартфоны делают это запросто.

Не поддавайтесь искушению. Если по работе это не требуется, пусть ваш отдых остаётся отдыхом. Вы скоро вернётесь на работу. Наслаждайтесь отпуском. Когда вернётесь, вы будете чувствовать себя намного более отдохнувшими.

Подробнее об эффективном использовании Outlook

Создание автоматического ответа в Outlook - лишь одна из вещей, которые вы можете сделать. Чтобы узнать больше о Microsoft Outlook, изучите эти пособия:

Кроме того, у нас есть отличный ресурс по организации контроля над электронной почтой. Называется: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery и это бесплатно по подписке на рассылку Tuts + Business.

Inbox Zero eBook

Готовьтесь к отпуску. Создайте свой автоответчик сегодня же!

Вы узнали, как настроить автоматический ответ из офиса в Outlook. Почему бы теперь же его и не создать? А если у вас ещё нет изображения к подписи для электронной почты, вы можете загрузить его из Envato Elements или GraphicRiver.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.