Advertisement
  1. Business
  2. Productivity

Подавляющий список дел? Вот как это исправить

by
Read Time:11 minsLanguages:
This post is part of a series called Build Your Own Productivity System .
How to Be Happy and Get More Done in 2021

Russian (Pусский) translation by Sergey Zhuk (you can also view the original English article)

Теперь люди не машины, и никто из нас не может быть совершенно продуктивным. На самом деле, стремление к совершенству является рецептом выгорания. Но есть способы, как повысить производительность. Для начала вам нужно понять, что вас ошеломило. Как только вы это сделаете, вы будете готовы интегрировать системы производительности в свою жизнь.

Готовы заняться этой грудой грязного белья? Тогда давайте вернемся к этому.

Шаг 1. Диагностика проблемы производительности

Время от времени у нас слишком много дел. В некоторые дни мы заняты больше, чем другие. Но большую часть времени мы справляемся просто отлично.

Проблема возникает, когда слишком много работы становится слишком сложной. Возможно, сроки растут, и вам жаль, что вы не использовали последнюю неделю, чтобы смириться и работать, вместо того, чтобы быть уверенным, что вы выиграли самую последнюю стыковку с оружием в Нерфе. Или, может быть, вы провели несколько месяцев в круизном режиме, и вдруг появляется множество прибыльных возможностей. Личная жизнь может также привести к кривизне производительности - новому ребенку, переезду на родину, тяжелой утрате, разводу - все это может оставить вас в недоумении, как справиться с ситуацией.

Кроме того, также возможно, что вы хотите быть более продуктивными, чтобы вы могли достичь цели в течение всей жизни, которую вы упустили на обочине. Будь то начинать бизнес, писать роман, изучать новый язык или обучиться программированию, вам нужно будет вырезать кусок времени из своей недели, чтобы это произошло. Это особенно сложно, если у вас есть полный рабочий день и дети. Таким образом, даже думать о достижении этих целей может быть столь же подавляющим, как большие проблемы жизни.

Еще один источник для переполнения производительности может просто потребоваться, чтобы узнать больше о производительности и о том, что нужно для получения мотивации. Вы можете быть в такой ситуации, если:

  • Вы не знаете с чего начать. У вас так много дел, вы не знаете, с чего начать, поэтому вы ничего не делаете.
  • Вы откладываете или саботируете себя. Возможно, вы каждый день опаздываете на работу или тратите большую часть рабочего времени на просмотр в Facebook и Twitter. Или, возможно, у вас есть важная цель, которую вы удерживали годами, но никогда ничего не делали.
  • Вы забываете важные встречи. Это могут быть рабочие встречи или личные встречи, например, школьное представление, в котором участвует ваш ребенок. Или, может быть, вы забыли важные даты, такие как ваш юбилей. Быть забывчивым может оставить вас чувства переполненные вины. Поскольку это то, что можно легко исправить, это знак того, что вам нужно серьезно изменить подход к производительности.
  • Вы не помните, что вы должны были делать. Как и при забывании встреч, этого не должно происходить. Но если это так, это может вызвать большой стресс и напряжение. Имея скрытое чувство, что вы забыли что-то, вы можете также беспокоиться и отвлекать вас от работы.
  • Вы всегда заняты, и при этом вы всегда позади. Быть занятым - это не то же самое, что быть продуктивным. Возможно быть очень продуктивным, но у вас еще много времени для себя и своей семьи. Постоянное стремление является признаком того, что вы можете улучшить свой подход к производительности.
  • Вы верите, что у вас нет времени. Скорее всего, у вас могло бы быть время, если бы вы этого хотели. У всех нас есть 24 часа в день, и не хватка времени - это выбор.

Невозможность узнать, как быть продуктивным, дорого стоит. Предприятия делают больше денег, когда они эффективны и хорошо управляются. Независимо от того, владеете ли вы бизнесом, вы повысите свой профессиональный потенциал и свой личный потенциал, если научитесь эффективно управлять своей жизнью.

Любой может сделать это, и путь вперед - построить систему производительности, которая вам подходит. Но прежде чем вы сможете построить такую систему, вам нужно найти выход из непреодолимого беспорядка, в котором вы находитесь. Давайте посмотрим, как это сделать.

Шаг 2: Запишите его

Пришло время начать войну с подавляющим количеством вещей, которые вы должны делать. Что делает любой генерал, прежде чем привести свою армию в бой? Он узнает как можно больше о враге. Он получает данные о своих противниках, поэтому он знает, с чем ему придется столкнуться.

Т как мы люди, наши мозги предназначены для того, чтобы ухватиться за негатив. Это хорошо служило человеческому роду в прошлом, но в современном мире оно часто бесполезно. Одним из следствий этого смещения негативности является то, что мы представляем себе, что наши проблемы будут больше, чем они есть на самом деле. Поскольку проблемы или вещи, которые мы должны делать, кружатся у нас в головах, они начинают выглядеть больше и страшнее.

Пришло время отбросить свой страх и получить меру зверя, с которым вы собираетесь встретиться. Давайте взглянем в глаза этому зверю.

Возьмите ручку и бумагу и запишите все, что проходит через ваш мозг, что, по вашему мнению, нужно сделать. Дайте себе 20 минут на то, чтобы вытащить все из своей системы.

Подсказка: как только вы это сделали в первый раз, неплохо начать носить ручку и блокнот с собой повсюду. Затем, когда вам приходит в голову какой-либо предмет для списка дел, вы можете сразу записать его, чтобы он не засорял ваши ментальные радиоволны.

Записывая задачи, которые вы должны решать, вы ставите себя на путь, чтобы начать что-то делать с ними. Вы принимаете решение. Вы также очищаете свой разум, что даст вам дополнительную энергию, необходимую для начала действия в вашем списке дел. Как пишет Дейл Карнеги в Как перестать волноваться и начать жить:

Опыт доказывает мне, раз за разом, огромную ценность принятия решения. Это неспособность достичь фиксированной цели, неспособность перестать ходить и крутиться в сумасшедших кругах, что ведет к нервным срывам и жизни как в аду. Я нахожу, что пятьдесят процентов моих забот исчезают, когда я прихожу к ясному, определенному решению; И еще сорок процентов обычно исчезают как только я начинаю принимать решения.

Как Карнеги принимает решение? Его первый шаг - записать то, о чем он беспокоится.

Так что вперед и возьмите эту ручку и бумагу сейчас. Тогда вы будете готовы к шагу 3.

Шаг 3. Оцените новый список дел

Следующим шагом будет пройти через ваш список, чтобы разложить его на необходимое и организовать его. Стремитесь сделать две вещи с элементами вашего списка:

  1. Вперед! Устраните любые задачи, которые не должны быть там.
  2. Установите приоритет для остальных задач.

Чтобы сделать этот процесс как можно более простым, вы можете использовать Матрицу Эйзенхауэра. Эта матрица исходит из цитаты, приписываемой президенту США Дуайту Д. Эйзенхауэру:

То, что важно, редко актуально, а срочность редко важна.

Превращая эту цитату в диаграмму, вы получаете следующий инструмент для принятия решения:

Эйзенхауэр, как говорят, использовал этот инструмент для этого собственного решения.

Нарисуйте диаграмму на листе бумаги или загрузите матрицу Эйзенхауэра из Businesstuts + и распечатайте копию. Затем поместите каждый элемент в список дел в один из четырех разделов диаграммы:

  • Срочно и важно
  • Срочно, но не важно
  • Важное, но не срочное
  • Ни срочно, ни важно

Чем отличаются срочные и важные задачи?

У срочных задач есть конкретный срок, который близок. Этот крайний срок обычно навязывается кем-то другим или обстоятельствами. Примерами срочных задач могут быть: покупка бакалеи (до того, как кладовая пуста) или ответ на электронную почту вашего босса.

Важные задачи не имеют определенного срока, но они по-прежнему важны для вас. Они часто связаны с вашими личными целями. Примеры важных задач включают упражнения, запись в вашем дневнике, изучение нового языка и помощь вашим детям в выполнении домашних заданий.

Срочные и важные задачи важны для вас и имеют определенный срок. Примеры включают написание документа для курса колледжа, который вы принимаете, или подачи заявки на новую работу.

Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, на самом деле не должны быть на вашем списке дел, по крайней мере, пока вы не справитесь с трудностями. Если вы хотите сохранить их к сведению, создайте новый список, называемый стремлениями.

Если вам трудно решить, где разместить конкретные задачи на матрице, вы можете дать им оценку. Оцените каждую задачу между -5 и +5 по важности (при этом +5 является наиболее важной) и между -5 и +5 для срочности. Как только вы получите этот рейтинг, вы узнаете, где разместить задачу в своем графике.

Каждый новый день будет добавлять новые задачи для добавления в список дел. Особенно срочные задачи, как правило, появляются в последнюю минуту. С каждой новой задачей, входящей в нее, присвойте ей рейтинг на своем графике. Когда вы будете практиковать это, вы начнете делать это почти инстинктивно.

Когда вы начнете честно относиться к тому, что нужно делать, а что можно вырезать, вы начнете чувствовать себя лучше. То, что казалось непреодолимым утесом, чтобы подняться наверх, теперь всего лишь несколько небольших шагов вперед. Теперь вы точно знаете, какие шаги предпринять, и порядок их принятия. Говоря о принятии мер, давайте посмотрим, как вы должны подходить к очистке вашего списка.

Шаг 4: очистите свой список задач

Прежде чем мы начнем этот раздел, давайте уясним одно: список дел редко бывает пуст. Как только вы очистите свою тарелку, новые задачи быстро придут, чтобы заполнить ее.

Природа не терпит пустоты, как и человеческая душа. Нам нравится что-то делать. Хорошая вещь о вашем списке задач состоит в том, что он показывает вам, что делать дальше. Вы будете сосредоточены вместо того, чтобы прыгать случайно от одной задачи к другой.

Вот как вы должны подходить к каждому типу задачи в своем списке.

Актуальные и важные задачи. По понятным причинам, это те, которые нужно очистить в первую очередь. Выньте свой календарь (или купите календарь, если у вас его нет), и запланируйте время в свой день, чтобы сделать это. У вас есть время, чтобы сделать их. Если вы не можете найти время, они, вероятно, не важны или срочны, и вам нужно переупорядочить их на Матрице Эйзенхауэра.

Срочные (но не важные) задачи. Спросите себя: Что делает эти задачи срочными? Вам действительно нужно это делать? Если они должны быть выполнены, вы можете делегировать их кому-то другому? Если вы должны их выполнить, а делегирование невозможно, добавьте их в свой календарь, но только после того, как вы выполните срочные и важные задачи.

Совет. Большой источник так называемых «срочных» задач - электронная почта. Попробуйте уменьшить количество раз, когда вы проверяете электронную почту каждый день. Это освободит дополнительное время, чтобы сосредоточиться на важных задачах.

Важные (но не срочные) задачи. Откладывайте время каждый день, чтобы сосредоточиться на важных задачах. Будьте осторожны, не перегружайте себя. Если одной из ваших важных задач является упражнение, но вы не выполняли никаких упражнений в течение нескольких месяцев, то планирование часа в день может через чур для вас. Вместо этого наметьте десять минут упражнений или настройте свой день, чтобы включить упражнение. Например, вы могли бы ездить на велосипеде вместо работы на автомобиле?

Несрочные, не важные задачи. Что они все еще делают в вашем списке? Уберите их!

Возможно, вы думаете: «Все это очень хорошо, но моя проблема заключается в том, чтобы найти мотивацию для достижения цели».

Если вы думаете об этом, и вы еще не выполнили шаги 2 и 3, вернитесь и выполните их. Мотивация часто является следствием принятия мер. По мере того, как вы предпринимаете действия по составлению списка дел, у вас появляется желание продолжать действовать.

Тем не менее, мотивация и концентрация - важные компоненты производительности. В следующих статьях этой серии мы рассмотрим инструменты, которые помогут вам сосредоточиться на задаче, а также методы, которые помогут вам мотивировать вас.

Когда ваш список задач очищается, вы готовы к следующему шагу.

Шаг 5. Создание системы производительности

Матрица Эйзенхауэра является примером системы производительности. Это не единственная система, но ее легко освоить, поэтому она является хорошим вариантом для начала. Было разработано множество других систем производительности, включая «Getting Things Done» (GTD), «Техника Помодоро» и «Не ломайте Цепочку» Мы рассмотрим эти системы в серии статей о производительности на Business Tuts +.

Испытав эти системы, вы разработаете набор инструментов для повышения производительности. Прочитав эту статью и научившись использовать матрицу Эйзенхауэра, вы уже создали инструментарий своей первой системой. Теперь вы готовы поэкспериментировать с другими системами производительности.

Когда вы попробуете различные системы, вы начнете изучать, что работает для вашего мышления и образа жизни. Затем вы можете взять аспекты из разных систем, чтобы создать вашу собственную систему. Мы покажем вам, как разработать эту настраиваемую систему производительности в соответствии с вашими потребностями.

Так что оставайтесь с нами, и вы станете продуктивным ниндзя.

Ресурсы

Графический кредит: паника Разработан Cédric Villain из проекта Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.