Что такое профессиональный счёт-фактура? Полное руководство новичка

Вы нашли клиента, закончили работу и теперь пора получить деньги. Отлично! Это самая лучшая часть. 

Выставление счёта-фактуры может быть устрашающим процессом, если вы делаете это впервые. Вам могут понадобиться ответы на множество вопросов, например: как выглядит профессиональный счёт-фактура? Как его можно создать? Какую информацию следует включить?  

В этом руководстве я начну с самого начала и покажу вам базовые шаги создания профессионального счёта-фактуры. Для начала я дам ему определение и затем пройдусь по ключевой информации, которую нужно всегда включать.  Закончу тем, как должен выглядеть счёт-фактура, и представлю вам несколько полезных шаблонов и приложений, которые вы можете использовать. 

Перед началом, если вы ищете шаблон со всеми составляющими профессионального счёта-фактуры, просмотрите нашу коллекцию шаблонов, где вы сможете найти подходящий вариант для вашего бизнеса. 

Начнём с первой части: что такое счёт-фактура? 

1.Что такое счёт-фактура?

Чтобы понять, что такое счёт-фактура и для чего она нужна, давайте рассмотрим пример из жизни. 

Составление счёта-фактуры: основное определение 

Скажем, вы идёте на ужин в местную пиццерию. Вы наедаетесь до отвала и в конце трапезы официант приносит вам счёт (либо чек, если вы в США – это то же самое!). 

В счёте/чеке перечислено всё, что предоставил вам ресторан, цены на каждое блюдо и общий долг.   Когда официант передаёт вам счёт, это вежливый способ сказать: «Вы купили это всё у нас, теперь пора платить».

Счёт-фактура – это то же самое. Вы сделали какую-то работу для клиента и теперь вам нужна оплата, поэтому вы перечисляете всё сделанное вами, указываете цены и предоставляете общую сумму долга. 

Т.к. вы, вероятно, не передаёте счёт-фактуру клиенту напрямую и не ожидаете, что он выдаст вам наличные, в счёте также должна быть другая информация о том, как совершить платёж, где, когда его отправить и т.д. Мы рассмотрим всё это в следующем разделе.  В качестве основного определения, можно представить, что счёт-фактура – это как счёт за оказанные вами услуги. 

Цели счёта-фактуры

Основная цель счёта-фактуры – попросить деньги, но он также служит для других целей.  

Во-первых, он является записью транзакции для обеих сторон.  Как я упоминал в своём руководстве по базовому ведению бухгалтерии, вам понадобятся счета-фактуры как доказательства проделанной вами работы и заработанной суммы – в налоговых целях и на случай, если клиент позже вернётся с сомнениями или запросами на новую работу.  Доказательство платежа также важно, но именно в счёте-фактуре перечислено всё, что было сделано, и сколько это стоит. Ваш клиент захочет получить счёт-фактуру по таким же причинам.  

Счёт-фактура также важен в определении сроков платежа: когда вы ожидаете платёж, что случится в случае просрочки платежа и т.д. Есть много разных способов запросить платёж, и я рассмотрю их в подробности в моём следующем руководстве.   Какие бы сроки вы ни выбрали, счёт-фактура нужен для их чёткого определения с самого начала (самое главное – срок выплаты) и во избежание ненужной отсрочки и путаницы.  

И, наконец, быстрый, хорошо составленный счёт-фактура впечатлит вашего клиента.  Он показывает, что вы организованы, эффективны и профессиональны. Вероятнее всего, вам быстро заплатят, а хорошее впечатление может даже вернуть этого клиента в будущем. 

2. Что должен содержать профессиональный счёт-фактура? 

Если вы хотите, чтобы вам быстро заплатили, важно, чтобы ваш счёт-фактура содержал всю нужную информацию. Если это не так, клиенту придётся запросить дополнительную информацию, и это приведёт к отсрочке платежа, которая стоит денег.  Одно исследование обнаружило, что в 25% компаний малого и среднего бизнеса случались задержки оплаты на месяц на сумму минимум 5000 долларов из-за ошибок в счетах-фактурах. 

В этом разделе я перечислю всю основную информацию, которую должен содержать профессиональный счёт-фактура. В зависимости от сферы вашей деятельности и вида вашей работы, могут быть определённые моменты, которые вам нужно будет или вы захотите добавить,  Это базовый список того, что должно содержаться в счёт-фактуре, и вы всегда можете добавить дополнительную информацию на основании ваших конкретных нужд. 

Не беспокойтесь сейчас о том, куда разместить каждый пункт – это станет понятно, когда мы будем говорить о форматировании в следующем разделе. 

Ваше имя и контактная информация

Каждый счёт-фактура содержит название вашей компании, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, сайт и логотип. (Если вы являетесь частью большой компании, предоставьте контактные детали человека в компании, к кому клиент может обратиться с любыми запросами.) 

Имя и адрес вашего клиента

Не забудьте указать имя клиента! Это может показаться очевидным, т.к. вы отправляете ему счёт, но помните о том, что это официальная запись транзакции, и в ней должны быть указаны имя и адрес клиента. 

Номер инвойса

Создайте входящий номер, чтобы в случае запроса легко найти правильный счёт-фактуру. Не особенно важно, что это за номер – я обычно ставлю дату, например, 08122015 (8-е декабря 2015 г.).  Вы также можете просто проставлять порядковые номера, начав со случайного числа (или с 0001, если вы не боитесь показать отсутствие опыта!).  

Какую бы систему нумерации вы бы ни выбрали, убедитесь, что у всех счетов-фактур разные номера – если вы случайно создадите два счёта с одинаковым номером, это может привести к большой путанице.   

Дата счёта-фактуры

Это важная основа, т.к. устанавливает, когда вы отправили счёт-фактуру, и сроки платежа (например, оплата в течение 30-ти дней), начиная с этой даты. (Примечание: вы можете также включить где-нибудь в своём счёте-фактуре дату, когда вы сделали работу, но дата счёта должна быть более выделяющейся, т.к. она важнее для процесса оплаты.)  

Срок оплаты

Как быстро вы ожидаете оплату? 30 дней – достаточно распространённый срок, хотя он может широко варьироваться в зависимости от типа работы, ваших нужд и ожиданий клиента.  Я расскажу об этом больше в моём следующем руководстве, но сейчас важно включить срок оплаты в свой счёт-фактуру. 

Итого к оплате

Это важная часть – сколько должен клиент. Она должна быть выделяющейся в счёте-фактуре. Вам также нужно сделать разбивку общей суммы, как мы увидим далее.  

Детали работы и расходы 

В каждом счёте-фактуре должны быть основные детали проделанной вами работы и то, во сколько вы оцениваете каждый компонент. 

Сколько деталей включить – зависит от сложности проекта и структуры платежа. Если проект был простым с одним платежом по завершению, это будет одна строчка, например: 

Дизайн визитки для компании  XYC: $500

Однако, если вы завершили несколько проектов или один проект со множеством отдельных компонентов или этапов, вам нужно перечислить всё в отдельности и указать стоимость каждой части. Например: 

• Дизайн визитки: $500
• Дизайн сайта: $1,000
  
• Дизайн логотипа: $500

Если у вас почасовая оплата, вам нужно представить всю информацию о рабочих часах, вашу почасовую ставку и показать расчёт общей суммы: 

Дизайн визитки, 10 часов @ $50/час: $500

В конечном итоге, цель – убедиться, что ваш клиент в точности понимает, из чего состоит итоговая цифра, и чтобы не возникло каких-либо вопросов. 

Это как в пиццерии: вы не хотите, чтобы вам принесли счёт, в котором указано просто 50 долларов. Вы хотите увидеть, сколько стоит каждая пицца и бокал вина, чтобы вы могли сложить цены и убедиться, что оплачиваете нужную сумму.  С другой стороны, если вы не хотите или вам не нужен счёт, в котором перечислено всё: «Замес теста – 50 центов. Добавление оливок – 75 центов…». Просто включите то, о чём клиенту нужно знать, чтобы убедиться, что цена честная и точная.  

Налоги и доставка

Налоговые детали различаются в разных частях бизнеса в разных частях мира, поэтому я не могу рассказать здесь специфику, но если вам нужно удержать налог с продаж или любую другую форму налога, вам нужно определённо включить его в свой счёт-фактуру (вам может понадобиться также включить налоговый номер). 

Если вы высылаете физические продукты, не забудьте удержать стоимость доставки отдельной строкой. 

Варианты оплаты

Как клиент должен заплатить вам? Важно это уточнить и включить любую нужную клиенту информацию. Например, я обычно пишу: «Оплата через PayPal» и указываю в счёте-фактуре свои данные PayPal.  Вы также можете предложить разные варианты – есть достаточно других платёжных систем, в том числе есть вариант банковского перевода или другие электронные платежи. 

Предложите хотя бы один широко используемый вариант, т.к., пока у вас нет крепких отношений с клиентом, напрасно ожидать от них регистрации в малоизвестной платёжной системе для того, чтобы сохранить несколько долларов комиссии. 

Дополнительные сроки платежа

Это не обязательно, но иногда хорошо включить дополнительные сроки и условия в счёт-фактуру для поощрения раннего платежа. Например, вы можете предложить скидку тем, кто оплатит в течение первых 10-ти дней или можете установить процент или штрафы за просроченные платежи. 

3. Как должен выглядеть профессиональный счёт-фактура?

Теперь о формате. Как должен выглядеть счёт-фактура? 

Чтобы понять, давайте вернёмся к примеру с пиццерией. Как выглядит счёт в пиццерии? 

На самом деле, вы, вероятно, уже видели все виды. Если это обычная забегаловка, счётом может быть просто нацарапанный на листке бумага список неразборчивым почерком с обведённой ручкой общей суммой в углу.  Если это более приличное заведение, счёт обычно аккуратно напечатан и в нём есть название ресторана, логотип и контактные детали наверху, а также приветливое «Спасибо» внизу. 

Я уверен, что вы хотите, чтобы ваш бизнес выглядел прилично, а не как забегаловка, поэтому мы пропустим идею со счётом от руки.  Т.к. нет единого формата для счетов пиццерии, также нет и предписанного формата для деловых счетов-фактур. Есть обычные раскладки, но существует также широкая вариация стилей. Важно следующее:  

• Используйте профессионально выглядящий шаблон для создания единообразного вида и ощущения. 
• Если у вашей компании есть свой логотип, бренд и цветовая схема, внесите их в счёт-фактуру. 
• Включите всю основную информацию, указанную выше. 
• Клиент должен легко найти и прочесть основные моменты. 

В целом, ваше имя и контактная информация обычно находится сверху, имя и адрес клиента – ниже и номер счёта и дата – рядом. В этом случае детали работы займут почти всю страницу, в основном, внизу, вместе с другими деталями, такими как налоги, доставка, варианты оплаты, дата оплаты и другие сроки. 

Однако, это всё можно изменить. Можно использовать любой профессионально выглядящий формат счёта-фактуры, если вы внесёте в него всю важную информацию.  

Вы можете начать с поиска коллекции профессиональных шаблонов счетов-фактур. Можно улучшить поиск при помощи таких ярлыков как чёткий, современный, корпоративный или креативный и увидеть множество вариантов дизайна. 

Другой вариант – создать свой счёт-фактуру через специальное приложение, например, Harvest, или бухгалтерское ПО QuickBooks или FreshBooks. Эти приложения и пакеты ПО обычно имеют хорошие встроенные форматы.  

Заключение

В этом руководстве вы узнали, что такое счёт-фактура, какие ключевые моменты он должен содержать и как должен выглядеть. Вы увидели коллекцию шаблонов, которые можно использовать для создания нужного формата для вашего бизнеса, в зависимости от его бренда. 

Создание счёта-фактуры – всего лишь одна часть процесса. Если хотите узнать, как разбираться с неоплаченными счетами и просроченными платежами, почитайте моё руководство по оплате вовремя.  В будущем руководстве я детально расскажу о сроках платежа, которые можно использовать для поощрения ускорения оплаты. 

Источники

Источник изображения: иконка со счётом-фактурой, созданная Алексом Ауда Самора из Noun Project.