7 days of PowerPoint templates, graphics & videos - for free!* Unlimited asset downloads! Start 7-Day Free Trial
Advertisement
  1. Business
  2. Invoicing

Что такое профессиональный счёт-фактура? Полное руководство новичка

Read Time: 9 mins

Russian (Pусский) translation by Anastassiya Abramenko (you can also view the original English article)

Вы нашли клиента, закончили работу и теперь пора получить деньги. Отлично! Это самая лучшая часть. 

Выставление счёта-фактуры может быть устрашающим процессом, если вы делаете это впервые. Вам могут понадобиться ответы на множество вопросов, например: как выглядит профессиональный счёт-фактура? Как его можно создать? Какую информацию следует включить?  

В этом руководстве я начну с самого начала и покажу вам базовые шаги создания профессионального счёта-фактуры. Для начала я дам ему определение и затем пройдусь по ключевой информации, которую нужно всегда включать.  Закончу тем, как должен выглядеть счёт-фактура, и представлю вам несколько полезных шаблонов и приложений, которые вы можете использовать. 

Перед началом, если вы ищете шаблон со всеми составляющими профессионального счёта-фактуры, просмотрите нашу коллекцию шаблонов, где вы сможете найти подходящий вариант для вашего бизнеса. 

Начнём с первой части: что такое счёт-фактура? 

1.Что такое счёт-фактура?

Чтобы понять, что такое счёт-фактура и для чего она нужна, давайте рассмотрим пример из жизни. 

Составление счёта-фактуры: основное определение 

Скажем, вы идёте на ужин в местную пиццерию. Вы наедаетесь до отвала и в конце трапезы официант приносит вам счёт (либо чек, если вы в США – это то же самое!). 

В счёте/чеке перечислено всё, что предоставил вам ресторан, цены на каждое блюдо и общий долг.   Когда официант передаёт вам счёт, это вежливый способ сказать: «Вы купили это всё у нас, теперь пора платить».

Счёт-фактура – это то же самое. Вы сделали какую-то работу для клиента и теперь вам нужна оплата, поэтому вы перечисляете всё сделанное вами, указываете цены и предоставляете общую сумму долга. 

Т.к. вы, вероятно, не передаёте счёт-фактуру клиенту напрямую и не ожидаете, что он выдаст вам наличные, в счёте также должна быть другая информация о том, как совершить платёж, где, когда его отправить и т.д. Мы рассмотрим всё это в следующем разделе.  В качестве основного определения, можно представить, что счёт-фактура – это как счёт за оказанные вами услуги. 

Clean - professional invoice templateClean - professional invoice templateClean - professional invoice template
Чёткий, профессиональный счёт-фактура с GraphicRiver.

Цели счёта-фактуры

Основная цель счёта-фактуры – попросить деньги, но он также служит для других целей.  

Во-первых, он является записью транзакции для обеих сторон.  Как я упоминал в своём руководстве по базовому ведению бухгалтерии, вам понадобятся счета-фактуры как доказательства проделанной вами работы и заработанной суммы – в налоговых целях и на случай, если клиент позже вернётся с сомнениями или запросами на новую работу.  Доказательство платежа также важно, но именно в счёте-фактуре перечислено всё, что было сделано, и сколько это стоит. Ваш клиент захочет получить счёт-фактуру по таким же причинам.  

Счёт-фактура также важен в определении сроков платежа: когда вы ожидаете платёж, что случится в случае просрочки платежа и т.д. Есть много разных способов запросить платёж, и я рассмотрю их в подробности в моём следующем руководстве.   Какие бы сроки вы ни выбрали, счёт-фактура нужен для их чёткого определения с самого начала (самое главное – срок выплаты) и во избежание ненужной отсрочки и путаницы.  

И, наконец, быстрый, хорошо составленный счёт-фактура впечатлит вашего клиента.  Он показывает, что вы организованы, эффективны и профессиональны. Вероятнее всего, вам быстро заплатят, а хорошее впечатление может даже вернуть этого клиента в будущем. 

2. Что должен содержать профессиональный счёт-фактура? 

Если вы хотите, чтобы вам быстро заплатили, важно, чтобы ваш счёт-фактура содержал всю нужную информацию. Если это не так, клиенту придётся запросить дополнительную информацию, и это приведёт к отсрочке платежа, которая стоит денег.  Одно исследование обнаружило, что в 25% компаний малого и среднего бизнеса случались задержки оплаты на месяц на сумму минимум 5000 долларов из-за ошибок в счетах-фактурах. 

В этом разделе я перечислю всю основную информацию, которую должен содержать профессиональный счёт-фактура. В зависимости от сферы вашей деятельности и вида вашей работы, могут быть определённые моменты, которые вам нужно будет или вы захотите добавить,  Это базовый список того, что должно содержаться в счёт-фактуре, и вы всегда можете добавить дополнительную информацию на основании ваших конкретных нужд. 

Не беспокойтесь сейчас о том, куда разместить каждый пункт – это станет понятно, когда мы будем говорить о форматировании в следующем разделе. 

Ваше имя и контактная информация

Каждый счёт-фактура содержит название вашей компании, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, сайт и логотип. (Если вы являетесь частью большой компании, предоставьте контактные детали человека в компании, к кому клиент может обратиться с любыми запросами.) 

Имя и адрес вашего клиента

Не забудьте указать имя клиента! Это может показаться очевидным, т.к. вы отправляете ему счёт, но помните о том, что это официальная запись транзакции, и в ней должны быть указаны имя и адрес клиента. 

Номер инвойса

Создайте входящий номер, чтобы в случае запроса легко найти правильный счёт-фактуру. Не особенно важно, что это за номер – я обычно ставлю дату, например, 08122015 (8-е декабря 2015 г.).  Вы также можете просто проставлять порядковые номера, начав со случайного числа (или с 0001, если вы не боитесь показать отсутствие опыта!).  

Какую бы систему нумерации вы бы ни выбрали, убедитесь, что у всех счетов-фактур разные номера – если вы случайно создадите два счёта с одинаковым номером, это может привести к большой путанице.   

Дата счёта-фактуры

Это важная основа, т.к. устанавливает, когда вы отправили счёт-фактуру, и сроки платежа (например, оплата в течение 30-ти дней), начиная с этой даты. (Примечание: вы можете также включить где-нибудь в своём счёте-фактуре дату, когда вы сделали работу, но дата счёта должна быть более выделяющейся, т.к. она важнее для процесса оплаты.)  

Срок оплаты

Как быстро вы ожидаете оплату? 30 дней – достаточно распространённый срок, хотя он может широко варьироваться в зависимости от типа работы, ваших нужд и ожиданий клиента.  Я расскажу об этом больше в моём следующем руководстве, но сейчас важно включить срок оплаты в свой счёт-фактуру. 

Итого к оплате

Это важная часть – сколько должен клиент. Она должна быть выделяющейся в счёте-фактуре. Вам также нужно сделать разбивку общей суммы, как мы увидим далее.  

Business professional invoice templateBusiness professional invoice templateBusiness professional invoice template
Шаблон делового счёта-фактуры, доступный к покупке на GraphicRiver.

Детали работы и расходы 

В каждом счёте-фактуре должны быть основные детали проделанной вами работы и то, во сколько вы оцениваете каждый компонент. 

Сколько деталей включить – зависит от сложности проекта и структуры платежа. Если проект был простым с одним платежом по завершению, это будет одна строчка, например: 

Дизайн визитки для компании  XYC: $500

Однако, если вы завершили несколько проектов или один проект со множеством отдельных компонентов или этапов, вам нужно перечислить всё в отдельности и указать стоимость каждой части. Например: 

  • Дизайн визитки: $500
  • Дизайн сайта: $1,000
  • Дизайн логотипа: $500

Если у вас почасовая оплата, вам нужно представить всю информацию о рабочих часах, вашу почасовую ставку и показать расчёт общей суммы: 

Дизайн визитки, 10 часов @ $50/час: $500

В конечном итоге, цель – убедиться, что ваш клиент в точности понимает, из чего состоит итоговая цифра, и чтобы не возникло каких-либо вопросов. 

Это как в пиццерии: вы не хотите, чтобы вам принесли счёт, в котором указано просто 50 долларов. Вы хотите увидеть, сколько стоит каждая пицца и бокал вина, чтобы вы могли сложить цены и убедиться, что оплачиваете нужную сумму.  С другой стороны, если вы не хотите или вам не нужен счёт, в котором перечислено всё: «Замес теста – 50 центов. Добавление оливок – 75 центов…». Просто включите то, о чём клиенту нужно знать, чтобы убедиться, что цена честная и точная.  

Налоги и доставка

Налоговые детали различаются в разных частях бизнеса в разных частях мира, поэтому я не могу рассказать здесь специфику, но если вам нужно удержать налог с продаж или любую другую форму налога, вам нужно определённо включить его в свой счёт-фактуру (вам может понадобиться также включить налоговый номер). 

Если вы высылаете физические продукты, не забудьте удержать стоимость доставки отдельной строкой. 

Варианты оплаты

Как клиент должен заплатить вам? Важно это уточнить и включить любую нужную клиенту информацию. Например, я обычно пишу: «Оплата через PayPal» и указываю в счёте-фактуре свои данные PayPal.  Вы также можете предложить разные варианты – есть достаточно других платёжных систем, в том числе есть вариант банковского перевода или другие электронные платежи. 

Предложите хотя бы один широко используемый вариант, т.к., пока у вас нет крепких отношений с клиентом, напрасно ожидать от них регистрации в малоизвестной платёжной системе для того, чтобы сохранить несколько долларов комиссии. 

Дополнительные сроки платежа

Это не обязательно, но иногда хорошо включить дополнительные сроки и условия в счёт-фактуру для поощрения раннего платежа. Например, вы можете предложить скидку тем, кто оплатит в течение первых 10-ти дней или можете установить процент или штрафы за просроченные платежи. 

3. Как должен выглядеть профессиональный счёт-фактура?

Теперь о формате. Как должен выглядеть счёт-фактура? 

Чтобы понять, давайте вернёмся к примеру с пиццерией. Как выглядит счёт в пиццерии? 

На самом деле, вы, вероятно, уже видели все виды. Если это обычная забегаловка, счётом может быть просто нацарапанный на листке бумага список неразборчивым почерком с обведённой ручкой общей суммой в углу.  Если это более приличное заведение, счёт обычно аккуратно напечатан и в нём есть название ресторана, логотип и контактные детали наверху, а также приветливое «Спасибо» внизу. 

Я уверен, что вы хотите, чтобы ваш бизнес выглядел прилично, а не как забегаловка, поэтому мы пропустим идею со счётом от руки.  Т.к. нет единого формата для счетов пиццерии, также нет и предписанного формата для деловых счетов-фактур. Есть обычные раскладки, но существует также широкая вариация стилей. Важно следующее:  

  • Используйте профессионально выглядящий шаблон для создания единообразного вида и ощущения. 
  • Если у вашей компании есть свой логотип, бренд и цветовая схема, внесите их в счёт-фактуру. 
  • Включите всю основную информацию, указанную выше. 
  • Клиент должен легко найти и прочесть основные моменты. 

В целом, ваше имя и контактная информация обычно находится сверху, имя и адрес клиента – ниже и номер счёта и дата – рядом. В этом случае детали работы займут почти всю страницу, в основном, внизу, вместе с другими деталями, такими как налоги, доставка, варианты оплаты, дата оплаты и другие сроки. 

Однако, это всё можно изменить. Можно использовать любой профессионально выглядящий формат счёта-фактуры, если вы внесёте в него всю важную информацию.  

Professional Invoice Design TemplateProfessional Invoice Design TemplateProfessional Invoice Design Template
Шаблон дизайна счёта-фактуры, доступный на GraphicRiver.

Вы можете начать с поиска коллекции профессиональных шаблонов счетов-фактур. Можно улучшить поиск при помощи таких ярлыков как чёткий, современный, корпоративный или креативный и увидеть множество вариантов дизайна. 

Другой вариант – создать свой счёт-фактуру через специальное приложение, например, Harvest, или бухгалтерское ПО QuickBooks или FreshBooks. Эти приложения и пакеты ПО обычно имеют хорошие встроенные форматы.  

Заключение

В этом руководстве вы узнали, что такое счёт-фактура, какие ключевые моменты он должен содержать и как должен выглядеть. Вы увидели коллекцию шаблонов, которые можно использовать для создания нужного формата для вашего бизнеса, в зависимости от его бренда. 

Создание счёта-фактуры – всего лишь одна часть процесса. Если хотите узнать, как разбираться с неоплаченными счетами и просроченными платежами, почитайте моё руководство по оплате вовремя.  В будущем руководстве я детально расскажу о сроках платежа, которые можно использовать для поощрения ускорения оплаты. 

Источники

Источник изображения: иконка со счётом-фактурой, созданная Алексом Ауда Самора из Noun Project.

Advertisement
Did you find this post useful?
Want a weekly email summary?
Subscribe below and we’ll send you a weekly email summary of all new Business tutorials. Never miss out on learning about the next big thing.
Scroll to top
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.