30-50% off hundreds of digital assets! WordPress themes, video, music and more 30-50% Off Go to Sale
Advertisement
  1. Business
  2. Writing
Business

Ako písať jasné a profesionálne e-maily

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Slovak (Slovenčina) translation by Zoli Rosa (you can also view the original English article)

E-mail je pre väčšinu z nás hlavným komunikačným nástrojom. E-mail je skvelý, pretože nemusíte byť k dispozícii súčasne s vaším náprotivkom konverzácie, aby ste mohli komunikovať. Umožňuje nám udržať projekty v pohybe, keď naši spolupracovníci nie sú k dispozícii alebo na druhej strane sveta.

Je tu jeden problém: väčšina z nás sa topí v e-mailoch. Priemerná osoba, ktorá používa e-mail v práci, dostáva a odosiela viac ako 100 e-mailov denne, podľa prieskumu publikovanej skupinou Radicati.

Okrem toho sú e-maily príliš ľahko pochopené nesprávne.  Nedávna štúdia spoločnosti Sendmail zistila, že 64% ľudí poslalo alebo dostalo e-mail, ktorý spôsobil neúmyselný hnev alebo zmätok

Vzhľadom na množstvo e-mailov, ktoré posielame a prijímajú, a pretože e-maily sú často nesprávne interpretované, je dôležité písať e-maily jasne a stručne

Písanie e-mailov, ktoré sú krátke a k veci, zníži čas strávený na e-mailu a zvýši produktivitu. Ak necháte svoje správy krátke, pravdepodobne budete tráviť menej času pri e-mailoch a viac času na iných prácach. To znamená, že písanie zrozumitelne je zručnosť Rovnako ako všetky zručnosti, budete musieť na nich pracovať. Na začiatku vám môže trvať rovnako dlho, napísať krátke e-maily, ako dlhé. Avšak aj keď je to tak, pomôžete svojim spolupracovníkom, klientom alebo zamestnancom byť produktívnejší, pretože do ich doručenej pošty pridáte menej neporiadku, čo im uľahčí odpovedať naspäť.

Zrozumiteľnou rečou sa stávate známy ako niekto, kto vie, čo chce a je cielavedomí. Obe vlastnosti sú dobré pre vaše kariérne výhliadky.

Tak čo to znamená písať jasné, stručné a profesionálne e-maily?

Pred odpovedaním na túto otázku: Ak okrem písania denných obchodných e-mailov pracujete aj na e-mailových marketingových kampaniach, tak potom si prezrite naše profesionálne e-mailové newsletter šablóny.

Teraz sa dostaneme do podrobností o tom, ako napísať profesionálny e-mail.

Poznaj svoj účel

Jasné e-maily majú vždy jasný účel

Kedykoľvek si sadnete a píšete e-mail, počkajte pár sekúnd a opýtajte sa: "Prečo to posielam? Čo potrebujem od príjemcu? "

Ak nemôžete odpovedať na tieto otázky, nemali by ste posielať e-mail. Písanie e-mailov bez toho, aby ste vedeli, čo potrebujete, stráca váš čas a čas príjemcu sa vyjadriť jasne a stručne.

To je tiež vhodný čas na to, aby ste si položili otázku: "Je tento email skutočne potrebný?" Opäť platí, že odosielanie e-mailov, ktoré sú absolútne nevyhnutné, ukazuje rešpekt voči osobe, ktorej posielate e-mail.

Použite pravidlo "Jedna vec"

E-maily nie sú rovnaké ako obchodné rokovania. Pri obchodných stretnutiach platí, čím viac vecí sa prebere  tým viac bolo stretnutie produktívne.

S e-mailmi je to pravý opak. Čím menej toho bude zahrnuté do e-mailov, tým lepšie.

To je dôvod, prečo je dobré uplatniť pravidlo "jedna vec". Každý e-mail, ktorý odošlete nech obsahuje iba jednu vec. Ak potrebujete komunikovať o inom projekte, napíšte ďalší e-mail.

Precvičujte si empatiu

Empatia je schopnosť vidieť svet očami iných ľudí. Keď to urobíte, chápete ich myšlienky a pocity

Keď píšete e-maily, premýšľajte o svojich slovách z pohľadu čitateľa. So všetkým, čo píšete, sa opýtajte sám seba:

  • Ako by som túto vetu interpretoval, ako niekto kto to číta?
  • Ako by som sa cítil, keby som túto správu prijal?

Toto je jednoduché vylepšenie spôsobu, akým píšete. Napriek tomu premýšľanie o iných ľuďoch premení spôsob, akým na vás reagujú.

Tu je empatický spôsob pozerania sa na svet, ktorý vám pomôže. Väčšina ľudí:

  • Je zaneprázdneních Nemajú čas odhadnúť, čo chcete, a chceli by byť schopný rýchlo prečítať a odpovedať na váš e-mail.
  • Ocenia kompliment. Ak môžete povedať niečo pozitívne o nich alebo o ich práci, tak to urobte. Vaše slová nebudú premrhané.
  • S radosťou poďakujte. Ak vám príjemca nejakým spôsobom pomohol, nezabudnite povedať, ďakujem. Mali by ste to urobiť aj vtedy, keď je ich úlohou pomôcť vám.

Za chvíľu sa pozrieme na to, ako môžete vložiť komplimenty a poďakovanie do štruktúry každého e-mailu, ktorý pošlete.

Udržujte úvod stručný

Keď prvýkrát posielate e-mailovú správu, musíte príjemcovi oznámiť, kto ste. Zvyčajne to môžete urobiť v jednej vete. Napríklad: "Bolo skvelé stretnúť sa s vami na [X podujatí]."

Jedným zo spôsobov, ako udržať stručný úvod, je napísať ich, ako pri stretnutí tvárou v tvár. Nešli by ste do päťminútového monologu, keby ste niekoho osobne stretli. Takže to nerobte v e-maile.

Nie ste si istí, či je predstavenie sa nutné? Možno ste už kontaktovali príjemcu, ale nie ste si istí, či si vás bude pamätať Môžete ponechať vaše prihlasovacie údaje vo svojom e-mailovom podpisu. Je to ideálne, pretože

  • Zachováva hlavné telo e-mailu čo najkratšie.
  • Zabraňuje nedorozumeniam. Opätovné predstavenie sa niekomu, kto už vás pozná je neslušné. Ak si nie je istí, či vás pozná, potom si môže pozrieť váš podpis

keď sme pri podpisoch, uistite sa, že ste si ho nastavili. Je to skrátený spôsob zdieľania informácií, ktoré by ste mali zahrnúť do každého e-mailu. Ale uvedením týchto informácií do vášho podpisu udržujete telo vašich e-mailov krátke.

Váš podpis by mal obsahovať:

  • Vaše meno.
  • Názov pracovnej pozície.
  • Odkaz na vaše webové stránky.

Prípadne môžete zahrnúť odkazy na vaše účty sociálnych médií a jednu vetu elevator pitchu o vás.

Obmedzte sa na päť viet

V každom e-mailu, ktorý píšete, by ste mali použiť dostatok viet, aby ste povedali, čo potrebujete a nič viac. Užitočná prax je obmedziť na päť viet.

Podnikateľ Guy Kawasaki vysvetľuje:

Menej ako päť viet je často unáhlené a hrubé, viac ako päť je strata času.

Prídu chvíle, keď je to nemožné, aby mal e-mail päť viet. Ale vo väčšine prípadov však päť viet stačí.

Využite spôsob s piatimi vetami a zistíte, že píšete e-maily rýchlejšie. Dostanete tiež viac odpovedí.

Nie ste si istí, že je možné písať e-mail v piatich vetách? Potom čítajte ďalej ...

Dodržujte štandardnú štruktúru

Aký je kľúč k tomu, aby boli vaše e-maily krátke? Použitie štandardnej štruktúry. Toto je šablóna, ktorú dodržiavate pre každý e-mail, ktorý napíšete.

Okrem toho, že vaše e-maily sú krátke, písaním podľa štandardnej štruktúry vám tiež pomáha písať rýchlo.

Postupom času vyvinete štruktúru, ktorá vám vyhovuje. Tu je jednoduchá štruktúra, ktorá vám umožní začať:

  • pozdrav
  • kompliment alebo príjemná poznámka
  • Dôvod vášho e-mailu
  • Výzva na akciu
  • ukončenie správy
  • Podpis

Pozrime sa na každú z nich do hĺbky.

Pozdrav. Toto je prvý riadok e-mailu. "Ahoj, [meno]" je typickým pozdravom.

Kompliment alebo žart Keď prvýkrát pošlete niekomu e-mail, potom kompliment je vynikajúci na začiatok. Dobre napísaný kompliment môže slúžiť aj ako úvod. Napríklad:

  • "Páčila sa mi vaša prezentácia o [téma] [miesto/dátum]."
  • "Našiel som váš príspevok na blogu na [tému] veľmi užitočný."
  • "Bolo dobré vás spozvať na [miesto]."

Ak píšete niekomu, koho poznáte, použite príjemnu poznámku. Príjemná poznámka je zvyčajne variantou "dúfam, že sa máte dobre." Prípadne môžete poďakovať za niečo, čo vám pomohol, alebo za informácie, ktoré ste poslali v predchádzajúcom e-maile.

Ako vraví Vinay Patankar z blogu Abstraktného žitia:

Po svojom pozdrave by ste mali VŽDY pokračovať príjemnou poznámkou  Vždy, bez výnimky. Vložte si to do prstov, aby ste to prirodzene písali každým e-mailom, ktorý napíšete. Neexistuje žiadny dôvod, prečo by vaša e-mailová správa nemala byť príjemná ... Nikdy nemáte čo stratiť tým, že pridáte niečo príjemné, ľudia budú viac naklonení k čítaniu zvyšku e-mailu, budete zjemňovať kritiku a narazíte na pozitívne emócie. Väčšina z nich ich jednoducho ignoruje, ale za dve sekundy času to rozhodne stojí za to.

Dôvod vášho e-mailu. V tejto časti hovoríte: "Píšem Vám ma ohľadom ..." alebo "zaujímalo ma, či by ste mi mohli pomôcť s ..." Niekedy budete potrebovať dve vety na vysvetlenie vašich dôvodov pre písanie.

Výzva na akciu. Po vysvetlení dôvodu odoslania e-mailom nepredpokladajte, že príjemca vie, čo má robiť. Uveďte konkrétne pokyny. Napríklad:

  • "Mohol by si mi tieto súbory poslať do štvrtka?"
  • "Mohli by ste to napísať v najbližších dvoch týždňoch?"
  • "Prosím, napíšte to Jamesovi a dajte mi vedieť, keď to bude hotové."

Štrukturovanie vašej žiadosti ako otázky povzbudzuje príjemcu k odpovedi. Prípadne môžete použiť riadok "Dajte mi vedieť, keď ste to urobili" alebo "dajte mi vedieť, či je to v poriadku."

Záver. Pred ukončením e-mailu nezabudnite zahrnúť záver. To má dvojaký účel opätovnej výzvy na akciu a uistiť sa, že sa príjemca cíti dobre.

Príklady dobrých uzatváracích viet zahŕňajú:

  • "Ďakujem vám za vašu pomoc."
  • "Znie to dobre?"
  • "Teším sa na vašu odpoveď."
  • "Dajte mi vedieť, ak máte nejaké otázky."

Podpis. Mohlo by to byť "Do skorého videnia", "S pozdravom", "S želaním veľa úspechov" alebo "ďakujem". Mali by ste to ukončiť s vaším menom.

Používajte krátke slová, vety a odseky

V roku 1946 George Orwell radil spisovateľom:

Nikdy nepoužívajte dlhé slovo, stačí krátke.

Táto rada je dnes ešte dôležitejšia, najmä pri písaní e-mailov.

Krátke slová vyjadrujú úctu k vášmu čitateľovi. Použitím krátkych slov ste vynaložili veľkú úsilie, aby sa vaša správa ľahko pochopila.

To isté platí o krátkych vetách a odsekoch. Vyhnite sa písaniu veľkých blokov textu, ak chcete, aby bol váš e-mail jasný a ľahko pochopiteľný. To vedie k ďalšiemu pravidlu Georgea Orwella pre písanie, ktoré vám pomôže udržať vaše vety čo najkratšie:

Ak je možné vystrihnúť slovo, vždy ho vyrežte.

Akonáhle budete dodržiavať štandardnú štruktúru e-mailu, upravte každú vetu tak, aby bola tak krátka, ako to môže byť.

Použite aktívny hlas

Znova George Orwell:

Nikdy nepoužívajte pasívny, kde môžete používať aktívny.

V písaní existujú dva druhy hlasov, aktívny a pasívny.

Tu je veta v aktívnom hlase:

Hodím loptičku.

A tu je tá istá veta v pasívnom hlase:

Lopta je hodená [mnou].

Aktívny hlas je ľahšie čitateľný. Taktiež podporuje akciu a zodpovednosť Je to preto, že v aktívnom hlase sú vety zamerané na osobu, ktorá koná. Pasívnym hlasom sa vety zameriavajú na objekt, na ktorý sa vzťahuje. V pasívnom hlase sa môže zdať, že sa to deje samé od seba. V aktívnom hlasu sa veci dejú len vtedy, keď ľudia konajú.

Skontroluj si svoj Email

Francúzsky filozof Blaise Pascal raz povedal:

Keby som mal viac času, napísal by som vám kratší list.

Inými slovami, písanie krátkych e-mailov môže byť ťažšie ako písanie dlhých e-mailov.

Časť tvrdej práce pri písaní krátkych e-mailov je dôkladná korektúra. Prečítajte si svoj e-mail nahlas, overte pravopisné a gramatické chyby. Opýtajte sa sami seba:

  • Je moja požiadavka jasná?
  • Mohli by sa vyskytnúť nejaké nedorozumenia?
  • Ako by to znelo, keby som bol príjemcom?

Odstráňte všetky nepotrebné slová, vety a odseky, počas kontroly.

Pamätajte si, že už vám nie je pätnásť

Ak chcete zobraziť svoju osobnosť vo svojom e-maile, nech je to štýlom písania. Nepoužívajte emotikony, skratky (napríklad LOL) alebo farebné písma a pozadia. Zatiaľ čo tieto veci môžu byť počas vašich dospievajúcich rokov neoddeliteľnou súčasťou vašich e-mailov, sú zriedka vhodné v profesionálnom kontexte.

Jediný čas, kedy je vhodné používať emotikony alebo skratky, je keď zrkadlite reč e-mailu osoby, ktorej píšete.

Píšte, ako hovoríte

E-mail je menej formálny spôsob komunikácie než písanie listu alebo dokonca telefonovanie. Písaním rovnakým stýlom,ako keď hovoríte, je vaše vystupovanie ako príjemné a priateľské. To tiež pomáha udržať vaše e-maily krátke. Koniec koncov, málo z nás hovorí v rozšírených odsekoch.

Taktiež sa uistite, že vaše e-maily odrážajú, aký ste v reálnom svete. Ak by ste niekomu nepovedali niečo osobne, nehovorte to ani v e-maile. A nezabudnite byť slušný. "Prosím" a "Ďakujem" vám vie dosť pomôcť.

Teraz otázka na Vás

Aké sú vaše najlepšie tipy na písanie jasných a profesionálnych e-mailov? Dajte nám vedieť v komentároch nižšie.

A ak pracujete na e-mailových marketingových kampaniach, pozrite sa na naše kvalitné e-mailové newsletter šablóny, ktoré sú k dispozícii na našej stránke ThemeForest. Jedna z týchto profesionálnych šablón môže byť práve to, čo váš budúci projekt potrebuje.

Použité zdroje

Grafický kredit: oko navrhol Sergi Delgado z projektu Noun.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.