Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Email

9 Propesyonal Na Email Signature Tips – Na May Magaling Na Mga Halimbawa ng Template

by
Length:LongLanguages:

Tagalog (Wikang Tagalog) translation by Anna Nelson (you can also view the original English article)

Ang iyong email signature ay hindi lang basta ang iyong pangalan at titulo. Bahagi din ito ng iyong personal branding. Kailangan nitong mahikayat ang bumabasa na sumagot o tumugon, magbigay ng impormasyon kung saan ka maaaring kontakin, at makuha ang atensyon ng bumabasa sa paraan na positibo at hindi malilimutan.

Sa artikulong ito, titingnan nating mabuti ang email signatures. Narito ang siyam na tips sa paggawa ng email signatures na parehong kaakit-akit at nagbibigay-kabatiran. Ang iyong mambabasa ay nais na tumugon kapag nakita nila ang propesyonal na email signature sa iyong mga mensahe na ipinadala.

Sending Professional Emails
Pagpadala ng Propesyonal na Emails (graphic)

Pangunahing Elements ng Magandang Email Signature

Ang email signature ay may dalawang trabaho:

  • ang makuha ang atensyon ng mambabasa
  • ang maipahatid ang impormasyon tungkol sa iyo sa mambabasa

Narito ang ilang elements ng magandang email signature:

  1. Pangalan, titulo at kumpanya. Ang iyong pangalan ay nagsasabi sa mambabasa kung sino ang nagpadala ng email. Kung ikaw ay kumakatawan sa isang kumpanya, kailangan mo ding isama ang iyong pangalan at titulo at ang kumpanya.
  2. Impormasyon kung saan ka maaaring kontakin. Ang impormasyon kung saan ka maaaring kontakin ay kailangang naglalaman ng business website. Ito ay kailangang mayroon ding kahit isang numero ng telepono. Ayos lang na isama ang iyong email address bagaman sinasabi ng mga eksperto na hindi naman ito kailangan.
  3. Social links. Lalong nagiging mahalaga na isama ang impormasyon kung saang social media ka maaaring kontakin sa iyong email signature. Piliin ang iyong pinaka-propesyonal na social media accounts para i-konek sa .LinkedIn ay isang magandang halimbawa. Iwasang ikonekta sa walang kabuluhan o walang kaugnayang social accounts.
  4. Logo (opsyonal). Kung nagtatrabaho ka sa isang kumpanya o nagmamay-ari ng isang negosyo, maaari mong ilagay ang iyong logo sa iyong email signature.
  5. Larawan (opsyonal). Karamihan sa email signatures ay naglalaman ng photo ng nagpadala. Makakatulong ito sa mambabasa na ilagay ang iyong mukha sa iyong pangalan.
  6. Responsive na disenyo. Ang paggamit ng smartphones at iba pang mobile devices ay tumataas. Kung kaya sa malamang ay ang nakakatanggap ng iyong email ay bubuksan ang email sa mobile device. Ang responsive design ay umaayon para sa mambabasa sa mobile.
  7. Mga legal na kailangan. Ang ibang bansa ay mayroong particular na legal na kailangan na kung saan lahat ng komunikasyon na may kinalaman sa negosyo ay dapat tumugon. Alamin sa iyong abogado kung ang bansa kung saan ang iyong negosyo ay naroon ay mayroong particular na batas na ipinapatupad sa email signatures.

Huwag gawing masyadong mahaba ang iyong email signature o lagyan ng napakalaking bilang ng impormasyon. Sinasabi sa pag-aaral na ang nakakatanggap ng mensahe ay sa malamang na hindi pansinin ang email signatures na may sobrang maraming impormasyon. Halimbawa, ang isa o dalawang numero ng telepono ay tama lang.

Gayundin, mag-ingat sa paglalagay ng walang kaugnayang impormasyon katulad ng mahabang quotes o kontrobersyal na kasabihan. Madalas ay wala naman itong halaga sa iyong email signature. At ang masama pa dito, ang quote ay maaaring makasakit o makairita sa iyong mambabasa-na magiging dahilan ng pagkawala ng iyong negosyo.

9 Email Signature Tips (Mga halimbawa)

Ang propesyonal na email signatures sa ngayon ay gumagawa ng pahayag tungkol sa iyo at sa iyong negosyo. Sila ay parehong bahagi ng iyong branding katulad ng business card o piraso ng stationery. Kung kaya mahalaga na gawing tama ang iyong email signature.

Ang email signature templates ay maaaring makatulong sa iyo na makagawa ng hindi malilimutan at nagbibigay-kabatiran na email signature. Sa bahaging ito, nagbahagi ako ng siyam na email signature tips, na may nakakapagbigay-inspirasyon na halimbawa ng Envato Market. Sa paraang ito, makakakuha ka ng disenyo ng propesyonal na email signature na tama lang sa kailangan ng iyong negosyo.

1. Gawin itong Simple

Narinig mo na ang kasabihang, “ang kaunti ay mas madami.” Pagdating sa iyong email signature, maaaring tama ito. Kung ang iyong email signature ay sobrang okupado o naglalaman ng maraming impormasyon ang iyong mambabasa ay maaaring mawala sa pokus o malito sa dami. At dagdag pa dito, ang ilang mga kumpanya ay hinihingi ang paggamit ng magkakatulad nas simpleng email signature para sa business emails ng kumpanya.

Narito ang dalawang halimbawa mula sa simpleng Email Signature Template na maaaring maging magaling na standard para sa korporasyon o maliit na negosyo.

Simple Email Signature Template
Simpleng Email Signature Template

Kung gagamit ka ng simple, minimalist na email signature siguraduhin na isama ang sapat na impormasyon para makontak ka ng babasa.

2. Gamitin ang Social

Ang social media ay nagbibigay ng ibang paraan sa iyong mambabasa na makakonekta sa iyo, na maaaring maging importanteng bahagi ng paggawa ng kasalukuyang ugnayan sa negosyo.

Kung ilalagay mo ang iyong impormasyon kung saan ka makokontak sa social media, ang social media accounts na iyong ikinabit ay dapat propesyonal. Kung hindi ka sigurado sa partikular na social media account, magandang ideya na tingnan uli ang account na iyon at alisin ang kahit na anong hindi propesyonal na posts. Makakatulong kung may kaibigan na magsusuri ng iyong social media account at ipabatid sa iyo ang kahit na anong posts na kung saan magmumukha kang masama.

Ang propesyonal na email signature template na ito ay may kitang-kitang impormasyon ng social media. Narito ang dalawang halimbawa ng email signatures na may impormasyon ng social media at ang isa wala:

Email Signature with Social Media Links
Propesyonal na email signature template - Mayroong Social Features

Ang malaking bahagi ng business professionals ay nasa social media.Matutuwa ang iyong mambabasa na ginawa mong madali na makakonekta sa iyong social media accounts.

3. A Photo Finish

Kung gagamit ka ng larawan sa iyong email signature kailangang ito ay propesyonal na image. Iwasan ang paggamit ng selfies o halatang crops mula sa ibang larawan.

Narito ang ilang pointers na makakatulong sa iyo na magamit ng husto ang larawan sa iyong email signature:

  • Ang image ay dapat maliit. Ang image na sobrang malaki ay matagal mag load.
  • Gumamit ng neutral na photo background. Ang masyadong okupadong background ay nakakawala sa pokus ng mambabasa.
  • Manamit ng propesyonal. Siguraduhin na iyong buhok at ang pagkakaayos ay propesyonal din.
  • Tumingin ng diretso sa kamera para sa mas kaaya-ayang image.
  • Gumamit ng headshot kaysa sa buong katawan na larawan. (Magmumukhang sobrang liit ng iyong mukha sa buong katawang image.)

Ang email signature design template na ito ay nagtataglay ng kitang-kitang placeholder para sa iyong photograph:

Email signature design template
Ang Email Signature Design Template - may Photo Placeholder

Ang email signatures na may larawan ay madalas tinuturing na mas magiliw. Ito ay magandang napili para propesyonal na may kontak sa mga kliyente. Ang ilang halimbawa ay mga sales, freenlancers, o kaya nasa customer support.

4. Maging Makulay

Isa sa pinakamadaling paraan para makakuha ng atensyon ay ang gumamit ng kulay. Ang mga mambabasa ay kadalasan mas binibigyang-pansin ang signature na may kaunting kulay.

Subalit hindi mo maaaring gawin naman itong labis-labis. Ang sobrang kulay sa iyong email signature ay magmumukhang isip bata o madumi. Narito ang ilang patnubay sa paggamit ng kulay:

  • Pumili ng isa o dalawang kulay na babagay sa isa’t isa at panatilihin na iyon.
  • Huwag gumamit ng napakaraming kulay.
  • Iwasang gumamit ng kulay na hindi bagay (katulad ng kulay lila at kulay dalandan) maliban na lang kung mga kulay na ito ay bahagi ng iyong brand.
  • Kung ikaw ay nasa creative field, maaari mong iwasan ang mga matitingkad na kulay.Kung hindi man, panatilihin ang subdued tones.
  • Siguraduhin na ang kulay na iyong pinili ay bagay din sa iba pang branded na materyal katulad ng iyong website, ang iyong stationery, at ang iyong business cards.

Ang dalawang email signatures sa ibaba ay isang epektibong gamit ng matingkad na kulay, isa sa libu-libong pagpipilian na makikita dito sa kulay email signature template:

Email signatures using color
Kulay Email Signature Designs

Ang masyadong makulay at nakakasilaw na email signature ay hindi nababagay sa ilang industriya at brands. Ang gamit ng masyadong madaming kulay ay maaaring labag sa corporate policy. O kaya maaaring taasan ito ng kilay sa mas pormal na komunikasyon na may kinalaman sa negosyo.

5. Huwag Matakot na Gumamit ng Itim at Puti

Ang masyadong makulay at nakakasilaw na email signature ay hindi nababagay sa ilang industriya at brands. Ang gamit ng masyadong madaming kulay ay maaaring labag sa corporate policy. O kaya maaaring taasan ito ng kilay sa mas pormal na komunikasyon na may kinalaman sa negosyo.

Hindi ibig sabihin na hindi ka gumamit ng kulay ay nangangahulugan na ang iyong propesyonal na email signature ay hindi makakatawag ng pansin. Ang kulay itim at puti na signature ay maaaring kasing epektibo din ng gumagamit ng kulay. Nasa gamit ng disenyo at font iyan.

Maghanap ng disenyo na may bold, crisp font at maraming puting espasyo para sa kaibahan. Narito ang epektibong itim at puti design template:

Black and white email signature
Itim at Puti Email Signature

Ang itim at puting email signature ay maaaring isiping mas konserbatibo o pormal. Kung kaya ito ay maganda sa mas pormal na propesyon katulad ng finance o law. Depende sa disenyo, ang itim at puting signature ay maaari ding isiping moderno.

6. Madaming Pagpipilian

Dahil ang email signature ay kumakatawan sa iyong brand, mas maganda na mayroon kang pagpipilian. Magandang ideya na mayroong pagpipilian kung ang iyong email signature ay kailangan ng pagbabago.

Halimbawa, kung babaguhin mo ang karera o kumpanya, kailangan mong baguhin ang email signature para maipakita ang bagong posisyon. Gayundin, kung ikaw ay kasalukuyang nagba-brand o rebrand ng iyong negosyo, magandang ideya na pumili ng flexible template na maaari mong baguhin kapag natapos mo na ang iyong business look.

Ang flexible signature template sa ibaba ay mapagsasama mo ang 50 na mga disensyo na may 10 kulay, na magbibigay sa iyo ng hanggang 500 na pagpipilian ng kakaibang email signature. Narito ang ilang halimbawa:

Flexible Email Signature Template
Ang Flexible Email Signature Template

Kung kaya, kung inaaasahan mo ng babaguhin ang iyong email signature sa hinaharap, siguraduhin na ang kahit na anong template na iyong gagamitin ay flexible para magawa ang mga babaguhin.

7. Corporate Na Dating

Kung ikaw ay nagtatrabaho para sa isang negosyo o organisasyon, maaaring gusto mo ang pare-parehong corporate na dating sa iyong email signatures. Maaaring kailangan mo ding ipakita ang iyong corporate logo sa email signature.

Tandaan, ang business emails na pinapadala gamit ang iyong corporate email signature ay kumakatawan sa iyong kumpanya. Mahalaga na natutugunan nito ang corporate standards sa iyong email signature, na maaaring binubuo ng:

  • Confidentiality statement. Karamihan sa mga kumpanya ay hinihingi na isama ang statement na ito sa bawat corporate email.
  • Corporate na kulay at fonts. Para matulungang ma-standardaize ang dating at pakiramdam ng corporate communications, maaaring limitahan ng iyong organisasyon ang kulay at fonts na gagamitin.
  • Corporte links. Maaaring gusto ng iyong kumpanya na komonekta ka sa kanilang site at social media accounts kaysa sa iyong sarili.
  • Address. Ang corporate email signatures ay madalas mayroong lokasyon ng iyong pangunahing corporate office.

Ang ibang bansa ay mayroong batas na kinakailangang ang business emails ay mayroong partikular na elements. Sa UK, halimbawa, mayroong partikular na legal na kailangan para sa business communication para sa partikular na uri ng negosyo. Ang mga batas na iyon ay ginagamit din sa email. Suriin ito sa abogada na pamilyar sa batas ng negosyo sa iyong lugar para makita kung anong mga regulasyon ang maaari sa iyo.

Ang corporate email signature template sa ibaba ay nagbibigay ng 10 iba’t ibang email signatures na may pare-parehong propesyonal na dating at dama. Narito ang dalawang halimbawa:

Corporate email signatures
Corporate Email Signatures

8. Gumamit ng Builder

Gumamit ng email signature template na may online editor. Dito ay makakagawa at customize ka ng iyong email signature, ng hindi kailangang alamin ang kahit na anong kasananayan sa coding o kaalaman sa HTML.

Maaari mong gamitin ang builder para mabilis na mabago ang text, mabago ang mga kulay, ilagay sa iyong social links, logo ng kumpanya, at i-export ang customized na resulta.

Ang otrion e-signature builder ay nag-aalok ng online editor, ilang pagpipilian, at nagi-export ng buong responsive result.

Email Signature Builder
Email Signature Builder

9. Maging Moderno

Ang modernong disenyo ng email signature ay tumutugma sa karamihan sa brands. Ang makinis, malinis na font at may dating na presko sa paningin ay naghahatid ng walang kupas na dating na hindi nagmumukhang luma.

Kung sa tingin mo ang modernong istilo ng disenyo ang nababagay sa iyong negosyo, narito ang ilang bagay na dapat tingnan:

  • malinis na dating
  • crisp, malinis na font( iwasan ang script o calligraphy fonts)
  • flat o semi-flat na disenyo(iwasan ang textures o 3-D looks)
  • maliit na splash ng bold na kulay
  • malaking text

Narito ang kakaibang modernong istilo ng email signature:

Sample of a modern email signature
Modernong email signature

Ang modernong email signature ay maganda para sa kahit na anong kumpanya na gustong magpakita ng maunlad na imahe. Ito ay uubra din kapareho ng para sa tech firm o sa creative professional.

Ang Iyong Susunod Na Hakbang

Ang iyong susunod na hakbang ay ang gumawa ng kaakit-akit na propesyonal na email signature na sadyang iyo at kakaiba. Ang magandang lugar para simulang maghanap ng tamang email signature templates sa Envato Market, na may dose-dosenang mga disenyo na mapagpipilian.

Kapag magdi-disenyo ng propesyonal na email signature, huwag kalimutang isipin:

  • social media links
  • kabilang ang headshot
  • pagpapanatili ng simple o pagiging moderno
  • paggamit ng disenyon may kulay o pagpapanatili ng itim at puti
  • corporate at legal na standards
  • paggamit ng template o email signature builder

Ilang Huling Tips

Kapag nakagawa ka na ng propesyonal na email signature, panatilihin itong updated. Tingnan ito madalas para masigurado na ang links, mga numero ng telepono, at iba pang impormasyon ay bago. Palitan ang lumang links at maglagay ng bagong impormasyon kung kinakailangan.

Ang email signature na may lumang impormasyon ay nag-iiwan ng pangit na impresyon tungkol sa iyong brand at sa iyong negosyo.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.