Unlimited WordPress themes, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Writing
Business

Paano Sumulat ng Malinaw at Propesyonal na Emails

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Writing Effective Business Emails.
The Downton Abbey Guide to Email Etiquette
How to Write Emails That People Read and Take Action On

Tagalog (Wikang Tagalog) translation by Robert Alexander (you can also view the original English article)

Paano Sumulat ng Malinaw at Propesyonal na Emails

Ang email ang kasangkapang pangkomunikasyon para sa karamihan sa atin. Ang email ay mahusay dahil hindi mo kailangang naroon din sa parehong oras ng iyong kausap upang makipagkomunika. Nagpapahintulot ito sa atin upang ipagpatuloy ang pag-usad ng mga proyekto kapag ang ating mga katrabaho ay wala sa oras na iyon o kaya ay nasa kabilang dulo ng mundo.

May isang problema: karamihan sa atin ay nalulunod sa emails. Ang karaniwang tao na gumagamit ng email para sa kalakalan ay tumatanggap at nagpapadala ng mahigit 100 na email sa isang araw, ayon sa isang balitang inilathala ng ang Radicati Group

Sa ibabaw ng iyon, ang mga emails ay masyadong madaling maging sanhi ng maling pagkakaunawaan. Ang isang bagong aral ng Sendmail ay natuklasan na 64% ng mga tao ay nakapagpadala o nakatanggap ng email na nakapagsanhi ng hindi sinasadyang galit o pagkalito.

Dahil sa dami ng mga emails na ating pinapadala o natatanggap, at dahil ang mga emails ay madalas nagsasanhi ng maling pagkaunawa, importante na magsulat ng emails nang malinaw at maikli.

Ang pagsusulat ng emails na maikli at deretso ay magbabawas ng oras na iyong ginugugol sa email at gagawin kang mas produktibo. Sa pagpapaikli ng iyong emails, mas malamang kang gumugol ng mas kaunting oras sa email at mas madaming oras sa ibang trabaho. Gayunpaman, ang pagsusulat nang malinaw ay isang kakayahan. Katulad ng ibang kakayahan, kailangan mong magtrabaho para dito. Sa simula, maaaring kasintagal para sa iyo ang pagsusulat ng maikling emails ng pagsusulat ng mahabang emails. Gayunpaman, kahit sa ganitong kaso, matutulungan mo ang iyong mga katrabaho, kliyente, o mga empleyado na maging mas produktibo dahil magbabawas ka ng kalat sa kanilang inboxes, ginagawang mas madali para sa kanila ang pagsagot sa iyo.

Sa pagsusulat nang malinaw, ikaw ay makikila bilang isang tao na alam ang kanyang gusto at kayang tumapos ng mga gawain. Parehas ng mga ito ay maganda para sa iyong career prospects.

Ano baa ng kailangan upang makasulat nang malinaw, maikli at propesyonal na emails?

Bago sagutin yan: Kung dagdag sa pagsulat ng pang-araw-araw na business email, ikaw ay nagtatrabaho din sa email marketing campaigns, mangyaring mag-browse sa aming professional Email Newsletter Templates.

Ngayon tayo ay magpunta sa detalye ng kung paano magsulat ng isang propesyonal na email.

Alamin ang Iyong Pakay

Ang malilinaw na mga emails ay laging may malinaw na pakay.

Sa tuwing ikaw ay uupo upang sumulat ng email, maglaan ng ilang segundo upang tanungin ang iyong sarili, “Bakit ko ito ipinapadala? Ano ang aking kailangan mula sa makakatanggap?”

Kung hindi mo masasagot ang mga tanong na ito, hindi ka dapat magpadala ng email. Ang pagsusulat ng emails nang hindi alam kung ano ang iyong kailangan ay nagsasayang ng iyong oras at ng oras ng makakatanggap at ibig sabihin ay mahihirapan kang ipahayag ang iyong sarili nang malinaw at deretso.

Ito ay maganda ring oras upang tanungin ang iyong sarili: “Ang email bang ito ay talagang kinakailangan?” Ulit, ang pagpapadala lamang ng mga emails na talagang mahalaga ay nagpapakita ng respeto sa taong iyong pinapadalhan ng email.

Gamitin ang “Isang Bagay” na Panuntunan

Ang emails ay hindi parehas sa business meetings. Sa pagpupulong na pangkalakaran, mas maraming agenda items na napapagdiskusyunan, mas produktibo ang pagpupulong.

Sa emails, ang kabaligtaran ang totoo. Mas kaunti ang iyong ilagay sa iyong emails, mas mabuti.

Ito ang dahilan kung bakit magandang ideya upang sanayin ang “isang bagay” na panuntunan. Gawin ang bawat email na iyong pinapadala tungkol sa isang bagay lamang. Kung kailangan mong makipagkomunika tungkol sa ibang proyekto, magsulat ng ibang email.

Magsanay ng Pakikiramdam

Ang pakikiramdam ay ang abilidad na makita ang mundo sa mata ng ibang tao. Kapag ginagawa mo ito, naiintindihan mo ang kanilang mga saloobin at mga nararamdaman.

Kapag nagsusulat ka ng emails, pag-isipan ang iyong mga salita mula sa pananaw ng nagbabasa. Sa lahat ng iyong sinusulat, tanungin ang sarili:

  • Paano ko ipapalagay ang pangungusap na ito, bilang isang taong nagbabasa nito?
  • Ano ang maipaparamdam nito sa akin kung ako ang makakatanggap?

Ito ay simpleng pagbabago sa iyong paraan ng pagsusulat. Ngunit ang pag-iisip sa ibang tao ay magbabago ng paraan nila ng pagsagot sa iyo.

Heto ang may pakikiramay na paraan ng pagtingin sa mundo upang matulungan kang magsimula. Karamihan ng mga tao:

  • Ay abala. Wala silang panahon upang hulaan kung ano ang iyong gusto, at nais nilang mabasa at masagot ang iyong email nang mabilis.
  • Magbigay-halaga sa pagpuri. Kung may maaari kang sabihing positibo tungkol sa kanila o sa kanilang trabaho, gawin ito. Ang iyong mga salita ay hindi masasayang.
  • Gustuhin ang pasalamatan. Kung ang padadalhan ay nakatulong sa iyo sa anumang paraan, alalahaning magpasalamat. Dapat mo itong gawin kahit trabaho nilang ikaw ay tulungan.

Sa isang sandal, ating titignan kung paano ka makakapaglagay ng mga pagpuri at pagpapasalamat sa istraktura ng bawat email na iyong ipapadala.

Gawing Maikli ang mga Introduksyon

Kapag ikaw ay nagpapadala ng email sa isang tao sa pinakaunang beses, kailangan mong magpakilala ng iyong sarili sa makakatanggap. Kadalasan ay maaari mo itong gawin sa isang pangungusap. Halimbawa: “Nagalak akong makilala ka sa [X event].”

Isang paraan upang magawang maikli ang mga introduksyon ay ang isulat ang mga ito nang parang kayo ay magkaharap. Hindi ka magsasagawa ng monologo nang limang minute kapag tinagpo ang isang tao nang harapan. Kaya huwag itong gawin sa email.

Hindi sigurado kung kailangan ng introduksyon sa email? Baka nakausap mo na ang makakatanggap ng email sa nakaraan, ngunit hindi ka sigurado kung maaalala ka nito. Maaari mong iwan ang iyong mga kredensyal sa iyong email signature. Ito ay mabuti dahil:

  • Pinapanatili nito ang pangunahing katawan ng email sa pinakamaikling posibleng haba.
  • Umiiwas ito sa maling pagkakaunawaan. Ang pag-uulit ng pagpapakilala ng sarili sa isang taong nakakakilala na sa iyo ay nagmumukhang kawalan ng respeto. Kung hindi siya sigurado kung kilala ka niya, maaaring ipatingin mo sa kanya ang iyong pirma.

Sa usapang pirma, siguraduhing nakagawa ka na ng isa. Ito ay ang maikling paraan ng pamamahagi ng impormasyon na iyong dapat isama sa bawat email. Sa paglalagay ng impormasyong ito sa iyong pirma, pinapanatili mong maikli ang pangunahing katawan ng iyong emails.

Ang iyong pirma ay dapat kasama ang:

  • Iyong pangalan.
  • Iyong posisyon sa trabaho.
  • Isang link sa iyong website.

Opsyonal ay maaari kang maglagay ng links sa iyong social media accounts, at isang maikling pangungusap elevator pitchn a nagsasabi kung paano ka tumutulong sa mga tao.

Itakda ang Iyong Sarili sa Limang Pangungusap

Sa bawat email na iyong isinusulat, dapat ay gumamit ka ng sapat na pangunugusap upang sabihin ang iyong kailangan at wala nang higit pa. Isang nakakatulong na kasanayan dito ay ang paglilimita sa iyong sarili sa limang pangungusap.

Paliwanag ng entrepreneur Guy Kawasaki:

Ang mas mababa sa limang pangungusap ay kadalasang biglaan at magaspang, ang higit sa limang pangungusap ay nagsasayang ng oras.

Magkakaroon ng mga oras kung saan imposibleng panatilihin ang email sa limang pangungusap. Ngunit sa maraming kaso, ang limang pangungusap ay sapat na.

Tanggapin ang disiplina ng limang pangungusap, at mahahanap mo ang iyong sariling nagsusulat ng mga emails nang mas mabilis. Makakatanggap ka rin nang mas maraming sagot.

Hindi siguradong ang pagsusulat ng email sa limang pangungusap ay posible? Kung gayon ay ipagpatuloy ang pagbabasa…

Manatili sa Pamantayang Istraktura

Ano ang susi sa pananatili ng iyong mga emails na maikli? Ang paggamit ng pamantayang istraktura. Ito ay isang template na iyong sinusunod para sa bawat email na iyong sinusulat.

Bukod sa pinapanatili ang iyong emails na maikli, ang pagsunod sa pamantayang istraktura ay nakakatulong din sa iyong magsulat nang mabilis.

Sa paglipas ng panahon, makakabuo ka ng istraktura na angkop para sa iyo. Heto ang simpleng istraktura na makakatulong sa iyo magsimula:

  • pagbati
  • isang pagpuri o pleasantry
  • dahilan ng iyong email
  • pahayag sa pagkilos
  • pantapos na mensahe
  • pirma

Tignan natin ang bawat isa nito nang may lalim.

Pagbati. Ito ang unang linya ng email. “Hi, [Unang Pangalan]” ay isang tipikal na pagbati.

Pagpuri o pleasantry. Kapag ikaw ay nagpapadala ng email sa isang tao sa pinakaunang beses, ang isang papuri ay mahusay na pambungad. Ang isang mahusay na sulat na papuri ay maaari ding magsilbi bilang introduksyon. Halimbawa:

  • “Aking ikinatuwa ang iyong presentasyon tungkol sa [paksa] noong [petsa].”
  • “Natagpuang kong na talagang nakakatulong ang iyong blog post tungkol sa [paksa].”
  • “Ikinalugod kong makilala ka sa [kaganapan].”

Kung sumusulat ka sa iyong kakilala, gumamit naman ng pleasantry. Ang pleasantry ay kadalasang baryante ng “Sana ay nasa mabuti kang lagay.” Maaari ka ring magpasalamat para sa isang bagay kung saan ikaw ay kanilang tinulungan o para sa impormasyong kanilang pinadala sa nakaraang email.

Tulad ng paliwanag ng Vinay Patankar ng and Abstract Living blog:

Dapat ay LAGI kang magsunod ng pleasantry matapos ang pagbati. PALAGi nang walang palya. Ibaon ito sa iyong mga daliri upang likas mo na itong iluwa sa bawat email na iyong isinusulat. Walang dahilan kailanman kung bakit ang iyong email ay dapat walang pleasantry... Wala kailanmang mawawala sa iyo sa pagdagdag ng isang pleasantry, mas maraming mahihikayat na mga tao upang basahin ang karugtong ng iyong email, mas mababawasan ang pamumuna, at matatamaan ang positibong emosyon ng ilan. Karamihan ay hindi ito papansinin, ngunit para sa dalawang Segundo ng iyong oras, talagang sulit ito.

Ang dahilan para sa iyong email. Sa bahaging ito iyong sasabihin, “Ako ay nagpapadala ng email upang magtanong tungkol sa…” o “Naisip ko kung maaari kitang tulungan sa…” Minsan ay mangangailangan ka ng dalawang pangungusap upang ipaliwanag ang iyong dahilan sa pagsulat.

Pahayag sa pagkilos. Matapos mong ipaliwanag ang iyong dahilan sa pagpapadala ng email, wag ipalagay na alam na ng makakatanggap ang gagawin. Magbigay ng tiyak na tagubilin. Halimbawa:

  • “Maaari mo bang ipadala sa akin ang mga files na iyon sa Huwebes?”
  • “Maaari mo bang ihanda yan sa loob ng dalawang linggo?’
  • “Pakiusap ay sumulat kay James tungkol dito, at mangyaring ipaalam sa akin kapag nagawa mo ito.”

Pag-istraktura ng iyong hiling bilang tanong ay naghihikayat sa nakatanggap upang sumagot. Maaari mo ring gamitin ang linyang “maaaring ipaalam sa akin kapag nagawa mo ito” o “maaaring ipaalam sa akin kung ayos lamang ito sa iyo.”

Pagsara. Bago mo pirmahan ang iyong email, siguruhing maglagay ng pantapos na mensahe. May dalawang halaga ito ng pagsisiguro ng iyong tawag sa pagkilos, at pinapaganda ang pakiramdam ng makakatanggap.

Ang mga halimbawa ng maganda pansarang mensahe ay:

  • “Salamat sa lahat ng iyong tulong dito.”
  • “Mainam ba itong pakinggan?”
  • “Inaabangan kong marinig kung ano ang iyong naiisip.”
  • “Ipaalam lamang sa akin kung mayroon kang mga katangungan.”

Sign-off. Maaari itong maging “Best Wishes,” “Mabuting Pagbati”, “All the Best,” o “Salamat.” Dapat ay lagi mong sundan ang sign-off ng iyong pangalan.

Gumamit ng Maiikling Salita, Pangungusap, at Talata

Noong 1946, pinayuhan ni George Orwell ang mga manunulat na:

Huwag gumamit ng mahabang salita kung saan maaari na ang maikling salita.

Ang paying ito ay mahalaga lalo ngayon, lalo na tuwing sumusulat ng emails.

Ang maiikling salita ay nagpapakita ng respeto sa magbabasa. Sa paggamit ng maiikling salita, ginawa moa ng mahirap na trabaho ng pagpapadali ng pag-intindi ng iyong mensahe.

Ito ay parehas rin sa maiikling mga pangungusap at talata. Iwasang sumulat ng malalaking bloke ng teksto kung nais mong gawing malinaw at madaling intindihin ang iyong email. Ito ay nagtutungo sa isa pang panuntunan ni George Orwell para sa pagsulat, na maaaring magpanatili ng iyong mga pangungusap nang maikli:

Kung posibleng tanggalin ang isang salita, lagi itong tanggalin.

Kapag nasundan mo na ang iyong pamantayang istraktura ng email, bawasan ang bawat pangusap upang maging pinakamaikling bersyon nito.

Gamitin ang Tahasang Tinig

Ayon kay George Orwell ulit:

Huwag gumamit ng tinig balintiyak kung saan maaaring gamitin ang tahasan.

Sa pagsulat, may dalawang uri ng tinig, tahasan at balintiyak.

Heto ang pangungusap sa tahasang tinig:

Ako ay naghahagis ng bola.

At heto ang parehas na pangungusap sa tinig balintiyak:

Ang bola ay hinagis [ko].

Ang tinig tahasan ay mas madaling basahin. Ito ay naghihikayat rin ng aksyon at responsibilidad. Ito ay dahil sa tinig tahasan, ang mga pangungusap ay nakapokus sa taong gumagawa ng kilos. Sa tinig balintiyak, ang mga pangungusap ay nakapokus sa bagay na ginagawan ng kilos. Sa tinig balintiyak, nagmumukhang ang mga bagay ay nangyayari nang kusa. Sa tinig tahasan, ang mga bagay ay nangyayari lamang kapag ang mga tao ay kumikilos.

Suriin ang Iyong Email

Minsang sinabi ng French na pilosopong si Blaise Pascal:

Kung mas marami akong oras, ay sinulatan kita ng mas maikling sulat.

Sa ibang salita, ang pagsusulat ng maikling mga emails ay maaaring maging mas mahirap na trabaho kaysa sa pagsusulat ng mahahabang emails.

Bahagi ng mahirap na trabaho ng pagsusulat ng maiikling emails ay ang maingat na pagsusuri. Basahin nang malakas ang iyong email sa iyong sarili, nagsusuri para sa maling pagbabaybay at gramatika. Tanungin ang sarili:

  • Ang akin bang hiling ay malinaw?
  • Maaari bang magkaroon ng maling pagkakaunawaan?
  • Ano kaya ang magiging dating nito kung ako ang makakatanggap?

Magbura ng mga hindi kinakailangang salita, pangungusap, at mga talata habang ikaw ay nagsusuri.

Tandaan, Hindi Ka Na Labinlima

Kung nais mong ipakita ang iyong personalidad sa iyong email, hayaang magpakita ito nang banayad sa iyong paraan ng pagsulat. Huwag gumamit ng emoticons, chat abbreviations (tulad ng LOL), o makukulay na fonts at backgrounds. Habang maaaring mahalaga ito sa iyong emails noong ikaw ay bata pa, bihira ito maging angkop sa propesyonal na konteksto.

Ang nag-iisang oras na angkop gumamit ng emoticons o chat abbreviations ay kapag sinasalamin mo ang paraan ng pag-email ng iyong kausap.

Magsulat Katulad ng Iyong Pagsasalita

Ang email ay hindi kasingpormal na paraan ng pagkomunika tulad sa paggawa ng sulat o kaya ay pagtawag sa telepono. Ang pagsulat habang ikaw ay nagsasalita ay nagpapakita sa iyo bilang personable at palakaibigan. Nakakatulong rin itong paikliin ang iyong emails. Matapos ang lahat, kaunti lang sa atin ang nagsasalita sa mahabang talata.

Dagdag dito, siguraduhing ang iyong emails ay nagsasalamin sa totoong pagkatao mo sa tunay na buhay. Kung hindi mo sasabihin ang isang bagay nang harapan, huwag mo itong sabihin sa email. At tandaan ang tamang asal. Ang “Pakiusap” at “Salamat” ay malayo ang patutunguhan.

Mapunta sa Iyo

Ano ang iyong mga pangunahing payo sa pagsusulat ng malinaw at propesyonal na emails? Ipaalam sa amin sa komento sa baba.

At kapag ikaw ay nagtatrabaho sa email marketing campaigns, maaaring tignan ang aming mataas na kalidad  Email Newsletter Templates, na makikita sa aming ThemeForest marketplace. Isa sa mga propesyonal na templates na ito ay maaaring maging sagot sa pangangailangan ng sunod mong proyekto.

Mga Mapagkukunan

Graphic Credit: Eye dinisenyo ng Sergi Delgado mula sa Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.