Paano Gamitin ang Getting Things Done (GTD) Productivity System

Kung may magulo kang koleksyon ng “mga kailangan gawin” sa iyong isip na inaabala ka sa mga bagay na dapat mong gawin? Nakakalimutan mo bang kumpletuhin ang mga mahahalagang trabaho? O pakiramdam mo ba’y nalulunod ka sa mga responsibilidad? Kung ganon, hindi ka nagiisa. Ang pagkalunod ay isang karaniwang pangyayari sa mundo ngayon na nakabuo ng sistema ang mga productivity experts para rito. Isa sa mga pinakakilala ay Getting Things Done (GTD). Tignan natin kung papaano ito gumagana — at kung papaano mo ito maipapatupad sa tunay na buhay.

Mga Open Loops, Nagagawan ng Paraan ng GTD

Noong 1920’s, isang taga-Lithuania na graduate student na nagngangalang Bluma Zeigarnik ang umupo sa restaurant —gaya ng maraming estudyante — habang iniisip kung anong dapat nyang isulat sa kanyang tisis para sa doctoral. Napansin nyang ang mga waiters ay may estilo sa pagtatanda ng mga kumplikadong order. Nasisiguro nito na nabibigay ng mga waiter ang tamang pagkain sa tamang mga mesa at maibigay ang mga bill sa mga kustomer matapos nilang kumain.

Napansin din ni Zeigarnik na kapag ang order ay nakumpleto at nabayaran na, nawawala na ito sa isipan ng waiter. Kung may isang kustomer na babalik para magtanong sa kinain nila sa restawran na iyon, mahihirapan ang mga waiter na alalahanin ito.

Sa pagoobserba rito, nakabuo ng teorya si Zeigarnik: ang ating mental na enerhiya ay tutok sa mga hindi pa kumpletong mga gawain. Kapag natapos na ang isang task, aalisin na natin ito sa ating isip. Ilang mga pag-aaral ang nagkumpirma sa thesis ni Zeigarnik. Ang hinuha na ang ating mga atensyon ay nahuhumaling sa mga trabahong hindi pa kumpleto ay nabansagang Zeigarnik Effect.

Ang lumikha ng GTD na si David Allen ay tinawag ang mga trabahong ito na mga “open loops.” Pinapaliwanag ni Allen ang mga open loops bilang”

Kahit na anong humiihila sa ating pansin na hindi dapat naroroon, at hindi dapat ganon.

Ang mga open loops, ayon kay Allen, ay maaaring mga bagay na tingin natin ay dapat gawin gaya ng “tapusin ang gutom sa mundo”o maski kasing liit ng “palitan ang electric na pantasa.” Ang punto ay ito:

Kahit na ang [mga tao] na hindi naiisip ang pagka-‘stressed out’ay makakaranas rin ng mas malaking ginhawa, mas makakatutok sa mga dapat gawin, at nakakapagpataas ng produktibong enerhiya kapag nalaman nila kung papaano kontrolin ng maayos ang mga ‘open loops’ ng buhay nila.

Sa madaling salita, Ang GTD ay isang sistema upang kontrolin ang mga open loops, para mas madaling makatutok sa mga kailangang gawin. Hindi ka nito bibigyan ng kakayahang matapos lahat ng open loops sa buhay mo — sa totoo lang, wala pa namang nakahanap ng solusyon sa pandaigdigang tag-gutom. Gayunpaman ay bibigyan ka nito ng kapanatagan na may ginagawa ka para sa mga open loops na ito. At dahil binibigyan ka nito ng lakas maging produktibo, mas marami kang matatapos na gaya nito.

Kapag ginagamit mo ang GTD, bawat open loop sa buhay mo ay maisasalugar. Maituturing mo itong isang filing cabinet para sa iyong mga open loops. Ilan sa iyong mga papeles — o mga open loops — ay maililigpit mo para mabalikan mamaya, sa tamang panahon. Ang iba ay mailalagay sa tuktok ng drawer, abot-kamay lang at maaaring asikasuhin sa lalong madaling panahon.

Ang pinakamaganda dyan, ang GTD ay nagbibigay sa iyo ng sistema para makapagdesisyon ka kung anong susunod na gagawin. Kaya naman imbes na mabaling ang atensyon mo sa “Anong dapat kong sunod gawin?”, makakasigurado kang alam mo ang susunod na gagawin.

Ang kabuuan ng GTD system ay siniyasat sa libro ni David Allen na Getting Things Done. Ang isang sanaysay na gaya nito ay kayang i-outline ang pangunahing istraktura, ngunit sapat na ito upang makapagsimula ka.

Handa ka na bang matutunan ang basics? Kung gayon ay tara na.

Hakbang 1: Kolekta

Ang unang yugto ng GTD system ay kolektahin ang iyong mga open loops. Maaari mo itong gawin gamit ang isang saklaw ng mga kagamitan, na kilala bilang collection buckets. Ang iyong collection buckets ay maaaring maging:

• isang pisikal na in-basket
• papel at panulat
• mga apps na ginagamit sa pag-tatala
• isang Dictaphone
• email

Malaking bilang ng mga open loops na makokolekta mo ay manggagaling sa sarili mong isip. Ang iba ay mga panlabas, gaya ng email o pag-aantay ng tawag mula sa isang kliyente.

Ang yugto ng koleksyon ay gumagana ayon sa tatlong pangunahing prinsipyo:

1. Bawat open loop ay dapat nasa iyong collection system at wala sa iyong isip.
2. Kailangan ang collection buckets mo ay kasingkaunti ng kakayanin.
3. Dapat ay nawawalan sila ng laman parati.

Ang pagtatago ng bawat open loop sa iyong collection system ay importante. Kahit na gaano kasimple o kanakakapagod ang trabaho, kung nasa isip mo ito, isulat mo. Kung hindi, nakakaabala ito sa iyo. Sabi ni Allen:

Kailan mo malalaman kung ilan pa ang kailangan mong kolektahin sa isip mo? Kapag wala nang natira. Kung may bahagi ng pagkatao mo na hindi sigurado kung wala na ba talaga, hindi mo malalaman kung ilang porsyento na ang nakolekta mo.

Ang mga collection buckets na pinili mo ay nakadepende sa iyo at base sa iyong personal na mga kalagayan. Gayunpaman, tandaan pa rin na ang email ay mas maraming gamit. Walang pumipigil sa iyong magpadala sa sarili mo ng emails ng may mga gawain na kailangan matapos kesa sa paggamit pa ng hiwalay na app para ilista ang mga ito.

Ngayon ay bumalik tayo sa kung papaano mo tatanggalan ng laman ang mga collection buckets mo kapag napuno mo na ang mga ito.

Hakbang 2: Tanggalan ng Laman ang Buckets

Gaya ng panuto natin sa panimula, imposibleng makumpleto lahat ng iyong mga open loops. Kaya kung hindi mo magagawa ang lahat ng mga nilista mong gawain, papaano mo matatanggalan ng laman ang iyong buckets? Sabi ni Allen, ang bahaging ito ng proseso ng GTD “siguro ang pinaka-kritikal na pagpapaunlad na ginawa ko para sa halos lahat ng taong nakatrabaho ko.” Maraming sub-steps sa prosesong ito.

Hakbang 2a: Kilalanin ang Item

Kapag naglabas ka ng isang item mula sa isa sa iyong mga collection buckets para i-proseso ito, magtanong muna sa sarili kung “Ano ba ito?”

Ito ay higit na nakakatulong para sa mga items na mula sa ibang mga tao—gaya ng emails at mga sulat. Tanging sa pag-alam kung ano ang mga ito ka lang makakapagdesisyon kung anu-anong mga gawain ang kailangan mong gawin upang maisara ang open loop o kung kailangan mo ba talaga itong galawin.

Hakbang 2b: Tanungin ang Sarili: “Kailangan ko na ba Itong Gawin?”

Kung ang sagot sa tanong na ito ay “hindi,” may tatlo kang maaaring gawin:

1. Itapon ito.
2. Kikilin ito bilang “someday/maybe.”(Para ito sa mga bagay na tingin mo ay gugustuhin mong gawin sa hinaharap, ngunit hindi mo o ayaw mong gawin ngayon.)
3. Kikilin ito bilang “sanggunihan.” Hindi mo to kailangang asikasuhin, ngunit baka kailanganin mo ang impormasyon sa hinaharap. Magandang ideya na magkaroon ng maayos na sistema para sa pagkikil ng mga bagay na sanggunihan.

Kung ang sagot ay “oo, sa hinaharap,” kailangan mo gumawa ng automatic reminder para magawa ang item na ito, gaya ng paglalagay ng alert sa kalendaryo kung kalian mo kailangan itong asikasuhin.

Para sa kahit na anong kinalabasan, nabigyan mo na ng pansin ang item at maaari na itong tanggalin sa iyong koleksyon.

Tandaan: Maaaring karamihan sa mga items sa iyong collection buckets ay hindi na lalagpas sa hakbang na ito. Ito ang pinakamahalagang hakbang ng proseso ng GTD, sa kadahilanang hinahayaan ka nitong i-“parada”ang open loops kaysa abalahin ka nito.

Kung ang sagot ay “oo, sa lalong madaling panahon,”maaari mo na itong i-angat sa ika-2c na hakbang.

Hakbang 2c: Tanungin ang sarili: “Ano ang Susunod na Aksyon na Kailangan kong Gawin para rito?”

Nagdesisyon kang aksyonan ito. Ngayon ay isipin mo naman kung anong aksyon ang kailangan nito.

Ang aksyong ito ang dapat susunod na matalinong aksyon tungo sa pagsasara ng open loop. Kung isang aksyon lang ang kailangan, tumungo na sa ika-2d na hakbang.

Kung higit sa isang gawain ang kakailanganin ng pagsasara ng loop, kailangan mo ng dalawang bagay:

1. Idagdag ang item sa iyong projects list.
2. Hatiin ito sa mga pangkat ng mga maliliit na gawain, matapos ay ilagay ang mga gawaing ito sa iyong collection buckets.

Tandaan: Ang isang projects list ay isang listahan ng kahit na anong open loops na kailangan ng higit sa isang gawain para matapos. Nirirekumenda ni Allen ang paggawa ng projects list bilang isang paraan upang masundan ang mga open loops na tinatapos mo pa. Kapag lahat ng pangilalim na mga gawain ng isang proyekto ay kumpleto na, maaari mo na itong tanggalin sa projects list.

Hakbang 2d: Aksyunan ang mga Maliliit na Gawain

Ang yugtong ito ay para tanungin ang sarili mo: “Matatapos ko ba ang task na ito sa isang kilos na tatagal ng hindi hihigit sa dalawang minute?”

Ang mga maliliit na gawain ay maaaring maging:

• Pagpapadala ng email na mayroon lamang isang pangungusap.
• Pagpirma ng sulat.
• Pag-print at pagkikil ng isang maikling dokumento.

Kung ang sagot sa tanong na ito ay “oo,” tapusin mo na agad ang aksyon. Kung hindi, tumungo sa susunod na hakbang.

Hakbang 2e: Magtalaga kung Kailangan

Ngayon ay tanungin mo ang sarili: “Kailangan ko ba ito, o pupwede koi tong italaga kung kanino?”

Kung pwede mo italaga sa iba ang gawain, gawin mo ito. Kung ito ay isang bagay na kailangan mong gawin ng personal, sundan ang susunod na hakbang.

Hakbang 2f: Idagdag ito sa Iyong Next Actions List o sa Iyong Kalendaryo

Ang gawain ay naidagdag na sa isa sa dalawang mga lugar:

1. Ang Iyong Next Actions List. Ang isang next actions list ay sa makatuwid isang listahan ng mga kailangan gawin.
2. Ang Iyong Kalendaryo. Kung ang gawain ay kailangang magawa sa tiyak na oras o sa isang tiyak na araw, i-schedule ito sa iyong kalendaryo.

Sa puntong ito ng pagtuturo, nalaman mo na ang next actions list at ang project list. Ano ang mga listahang ito, sa madaling salita? Ayon kay Allen, ang mga listahan ay:

tila isang pangkat ng mga nababagong paalala, na maaaring maging listahan sa kuwaderno o papel o sa isang computer program o maski pa sa mga file folders na nagtataglay ng hiwalay na piraso ng papel kada item.

Hakbang 3: Isaayos ang Iyong Next Actions List

Kung mayroon kang mababa sa 30 na items sa iyong next actions list, maaari ka nang tumungo sa ika-4 na hakbang.

Kung, halimbawa, (gaya ng maraming tao) mayroon kang higit sa 30 na items sa iyong next actions list, magandang ideya na isaayos ito.

Maaari mong isaayos ang iyong listahan sa dalawang paraan: sa konteksto at sa priority. Magandang ideya na iayos muna ang iyong listahan ayon sa konteksto, pagkatapos ay iayos ang bawat mas maliit na listahan na naaayon sa konteksto na gawa mo ayon sa priority.

Ayon sa Konteksto

Upang maisaayos ang iyong listahan ayon sa konteksto, tanungin muna ang sarili, “Saan ako dapat naroon para magawa ang gawaing ito?” Ang mga konteksto ay maaaring maging mga pisikal na lugar, gaya ng iyong opisina, sa bahay, o maging sa pamilihan. Maaari din itong mga tiyak na pangyayari, gaya ng “pag-process ng mga emails,” “pagtawag sa telepono,” o “sa lingguhang pagtitipon.”

Sa bawat potensyal na konteksto, gumawa ng mas maliliit na listahan ng mga susunod na kilos.

Ang pagsasaayos ayon sa konteksto ay nangangahuluhan na kahit ano pang ginagawa mo, maaari mong tignan ang iyong next actions list para makita ang mga kailangang gawin.

Ayon sa Priority

Maikli lang ang gabay na binigay ni Allen sa kung papaano magprioritize ng mga gawain. Nirekomenda nya na tanungin ang sarili ng:

Sa taglay [kong] na konteksto, oras at lakas, ano ang magbibigay [sa akin] ng pinakamahusay na resulta?

Ang iba nyang payo ay isaalang-alang ang mga gawain na ginagawa ayon sa iyong pangmatagalang mga layunin kaysa sa paghahanap ng mga munting bagay para gawin. Ito ay pareho sa istilo ng Eisenhower Matrix, na tinutulungan ka magprioritize ng mga gawain ayon sa kung gaano ito agad na kailangan at sa halaga nito.

Bukod dyan, maaari ka ring magprioritize ng itong listahan ng kailangang gawin gamit ang Eat the Frog na pamamaraan, kung saan inuuna nito ang mga bagay na pinaka hindi mo gustong gawin muna. Ang ideya rito ay ang paggawa ng pinakaayaw mo na mga trabaho ay magbibigay sa iyo ng bugso ng produktibong enerhiya.

O maaari mo ring subukan ang Final Version ni Mark Forster, kung saan pinaprioritize mo ang mga gawain na mas gusto mong gawin, habang mas marami ka pang lakas.

Tumungo sa ika-3 hakbang ng Business Tuts na pagtuturong ito para mas malamang ang tungkol sa Eat that Frog at Final Version.

Hakbang 4: Magawa ang mga Bagay-bagay!

Ngayon na nagawa mo na ang iyong next actions list, at naiayos mo na ang listahan ayon sa konteksto at priority, hand aka nang kumilos.

Tandaan, magkakaroon ka rin ng mga gawain mula sa iyong kalendaryo, kaya naman maglaan din ng oras para rito.

Kung may mga bagay na nakakaagaw ng iyong pansin at nakakaabala saiyong pagtutok, isulat ang mga ito, at idagdag sa iyong collection buckets. Sa ganitong paraan, maaari mo itong asikasuhin sa ibang panahon.

Hakbang 5: Suriin ang Iyong mga Listahan

Ang pinakahuling yugto ng GTD ay ang pagsusuri ng iyong mga listahan. Tatlong uri ng pagsusuri ang susi:

1. Ang Pagsusuri ng Bagong Konteksto. Sa tuwing nasa bago kang konteksto, balikan ang iyong next actions list. Bibigyan ka nito ng kasanayan na gawin ang mga nasa itaas ng iyong priorities maski nasa kahit saan kang konteksto.
2. Arawang Pagsusuri ng Kalendaryo. Kada umaga ay ugaliing tignan ang kalendaryo at pansinin kung anong mga naka-schedule na gawain ang kailangan mong kumpletuhin sa araw na paparating.
3. Ang Lingguhang Pagsusuri ng mga Listahan at mga Buckets. Sinasabi ni Allen na ang lingguhang pagsusuri ay “kritikal” sa tagumpay ng GTD system.

Sa lingguhang pagsusuri, kailangang gawin mo ang sumusunod:

• Bawasan ang iyong collection buckets. Sa totoo lang, dapat gawin mo ito palagi hangga’t kaya. Ang iyong lingguhang pagsusuri ay sinisiguro na nawawalan ito ng laman kada lingo.
• Siyasatin ang iyong Sistema. Kasali rito ang pagtingin kung saan gumagana ang GTD para sa iyo at kung saan ito mapapagbuti pa. Madali bang makuha ang collection buckets kapag kailangan mo? Maaari mo bang bawasan ang bilang ng iyong collection buckets? Kailangan mo bang magdagdag ng konteksto sa iyong sistema? Gaano kayos ang iyong mga sangguniang kikil? Kung kailangan mong baguhin ang kahit na ano ayon sa iyong pagsusuri, gawin mo.
• Linisin at i-update ang iyong mga listahan. Magsimula ng bagong next actions list, habang nililipat ang mga gawaing kailangan kumpletuhin pa mula sa iyong listahan noong nakaraang lingo at nagdadag ng mga bagong items mula sa iyong collection buckets. Dagdag pa riyan, suriin ang iyong project list, at tanggalin ang kahit na anong proyekto na tapos na ang mga kailangang gawin.

Ayan ang Pagtapos ng mga Bagay-bagay

Ayana ng GTD system sa maikling salita. Bakit hindi mo ito subukan at tignan kung ang pagparada at pagsasara ng iyong mga open loops ay nakakapagpahusay ng iyong pokus?

Sanggunian:

Pagkilala sa Grapiko: Loop na idinisenyo ni P.J. Onori mula sa Noun Project.