() translation by (you can also view the original English article)
Час. Його ніколи не вистачає.
Ми, власники компаній малого бізнесу, завжди шукаємо способи працювати ефективніше і заощаджувати час. Це тому, що часто чим більше ви робите, тим більше заробляєте.
Якщо знати, як ними користуватися, додатки для бізнесу допоможуть вам працювати більш продуктивно. Ви заощадите час, а це дозволить вам взяти більше замовлень або виграти трохи часу для відпочинку, який так потрібен.
Оскільки більшість бізнесменів малого бізнесу користуються кількома електронними гаджетами, в цій статті ми розповімо про найкращі додатки для продуктивності, якими можна користуватися як на стаціонарному комп'ютері, так і на мобільних пристроях. Ми пропонуємо вам огляд того, як кожне з додатків допоможе вам стати більш продуктивними. Також, ми додали посилання на навчальні керівництва Tuts+ по вибору додатків для підвищення продуктивності, щоб ви могли швидко їх опанувати.
Як додатки для продуктивного бізнесу економлять час
Якщо ви ще не змінили своїх звичних методів ведення бізнесу, ви напевно втрачаєте час та гроші. Новітні програми для продуктивного бізнесу допоможуть поліпшити організацію робочого процесу і заощадити ваш час, коли вам доводиться виконувати безліч завдань. І через те, що ви напевно не розлучаєтеся зі своїм мобільним пристроєм в роботі, нові додатки для бізнесу дадуть вам свободу працювати як з настільного комп'ютера, так і на мобільному пристрої.
У цьому керівництві я розповім про найкращі додатки, які допоможуть вам впоратись з виконанням 7 типів завдань:
- Зв'язки. У сучасному діловому світі не завжди у вас є можливість зразу ж отримати відповідь електронною поштою. Ці додатки допоможуть вам миттєво зв'язатися зі своїм контактом.
- Проектний менеджмент. Незалежно від того, ким вам доводиться керувати - самим собою або колективом - вам знадобиться хороший додаток для управління поточними проектами, щоб не виходити з графіка.
- Тайм-менеджмент (управління часом). Робочий день можна зробити більш ефективним за допомогою тайм-менеджменту. На щастя, є додатки, які можуть допомогти вам оцінювати та контролювати, як ви використовуєте свій час.
- Списки справ. Якщо ви як і раніше покладаєтеся на паперові липкі нотатки в плануванні свого списку справ, знайте, що є кращі варіанти. Додаток зі списками справ допоможе вам відстежувати, що ще залишається зробити, і що вже зроблено.
- Робочий процес. Робочий процес - це послідовність, яка допомагає вам впоратися з усіма завданнями та закінчити проект. Завдяки найкращим додаткам для підвищення продуктивності ви можете автоматизувати завдання робочого процесу і скоротити час, необхідний для досягнення ваших цілей.
- Соціальні мережі. Вам не обов'язково витрачати години на соцмережі, щоб вони змогли стати продуктивним компонентом вашого плану з маркетингу. Скористайтеся одним з цих додатків, щоб запланувати ваші кампанії в соціальних мережах та поліпшити маркетингову автоматизацію.
- Адміністративні завдання. У кожної компанії є повсякденні адміністративні завдання, які треба виконувати для підтримки бізнесу. У цій статті ми покажемо два додатки для цього: управління паролями та резервне копіювання файлів.
Розгляньмо ці додатки для продуктивності бізнесу більш докладно.
Додатки для комунікації
Гарна комунікація життєво важлива для вашої компанії. Погана комунікація створює хаос. Затримка повідомлення може призвести до серйозних проблем бізнесу.
Віддалені команди стали досить поширеним сценарієм роботи, до якого потрібно пристосовуватись вже сьогодні, щоб досягати успіху. Через те, що ви володієте компанією малого бізнесу, є велика ймовірність, що ваші співробітники розкидані по країні, а не знаходяться в сусідньому офісі. Тому важливо мати хороший додаток для комунікації.
Хоча можна користуватися електронною і навіть звичайною поштою, але інколи вам необхідна можливість негайно зв'язатися зі своїми контактами. Для цього потрібен швидкий спосіб спілкування з членами команди, клієнтами та іншими колегами.
Ось два найкращі додатки, які допоможуть вам бути на зв'язку в реальному часі.
1. Skype
Skype, який тепер належить Microsoft, дозволяє користувачеві робити особисті або групові дзвінки, відеодзвінки або відправляти повідомлення. Інші функції Skype включають пересилку файлів та демонстрацію вашого екрану.
Оскільки Skype працює на різних платформах, його можна використовувати для спілкування майже з кожним. Ви навіть можете дзвонити на звичайні телефонні номери.
2. Slack
Якщо ви регулярно спілкуєтеся з групами та окремими людьми протягом робочого дня, вам може підійти Slack. Slack може відправляти повідомлення групам і окремим людям за допомогою закритих та загальних каналів. Slack також дозволяє вам ділитися файлами, і має опції дзвінків.
Slack інтегрується з дюжиною інших додатків. Для того, щоб більше дізнатися про те, як користуватися Slack, ознайомтеся з нашим керівництвом для новачків:
Додатки для управління проектами
Додатки для управління проектами допомагають вашим проектам працювати без перешкод. Вони підтримують процес управління проектом і допомагають вам досягти поставлених цілей.
Вони не тільки фіксують терміни й призначення завдань, але багато додатків для управління проектами також надають форум для обговорення питань та обміну інформацією.
Щоб більше дізнатися про проектний менеджмент, ознайомтеся з нашим вступним керівництвом з проектного менеджменту тут:
Розглянемо кілька додатків для проектного менеджменту.
1. Trello
Trello дозволяє відстежувати виконання проектів і завдань на основі системи карток. Візуальний інтерфейс дозволяє мати миттєву наочну картину того, на якій стадії знаходиться проект. Щоб знайти більш детальну інформацію, користувач відкриває одну з карток.
Trello сповіщає членів команди електронною поштою, коли їх картку змінюють або поновлюють. Щоб ознайомитися з подробицями того, як користуватися Trello, подивіться це керівництво:
2. Asana
Asana надає ще один спосіб командам розподіляти між собою завдання та відстежувати хід їх виконання. Asana заснована на принципі створення робочого середовища, яке дозволяє відстежувати спільну роботу над проектами та виконання завдань.
Спілкуйтеся безпосередньо з членами команди всередині Asana, або включіть опцію, щоб додаток надсилав вам оповіщення електронною поштою. Ось керівництво, яке допоможе вам працювати з Asana:
Додатки для тайм-менеджменту
Ви розумно використовуєте свій час? Якщо бути чесним, більшість з нас змушені визнати, що могли б краще поводитися з часом. У метушливій атмосфері сучасного бізнесу розумне планування часу важливо як ніколи.
Втрачений час може означати втрачений продаж або невиконані в строк проекти. Погане планування часу може навіть призвести до втрати клієнта, якщо ви проґавите термін виконання замовлення.
На щастя розумний тайм-менеджмент сьогодні набагато легше здійснити за допомогою цих трьох додатків для продуктивності. Вони допоможуть вам стежити за своїм часом або ефективно складати розклад зустрічей. Погляньмо.
1. Toggl
Toggl допомагає вам дізнатися, як ви дійсно проводите свій час одним клацанням миші. Відстежуйте проекти або практично все, що ви робите на своєму комп'ютері або мобільному пристрої. Встановіть особливий колір для вашого табелю обліку робочого часу по проекту або по клієнту, для того, щоб ви могли швидко знайти потрібну інформацію.
Якщо ви володієте маленькою компанією та виставляєте рахунки за погодинну оплату вашої праці, Toggl допоможе вам відстежувати витрачений на роботу час. Інформацію можна переглядати на контрольній панелі, або експортувати її в Excel, CSV, або файл PDF.
2. Harvest
Harvest - це бізнес додаток для підвищення продуктивності та відстежування часу, який дозволяє вам створювати проекти й завдання та бути в курсі куди уходить ваш час. Використовуйте табелі, щоб відправляти інвойси та вести підрахунок оплати членам команди.
Ви також можете використовувати Harvest для відстеження витрат. Він інтегрується з багатьма популярними програмами для бізнесу. Для початку ознайомтеся з нашим керівництвом по відстеженню часу в Harvest:
3. Doodle
Зібрати групу людей разом - це виклик. Ми всі зайняті, і в нас багато справ. Якщо ви коли-небудь намагалися запланувати зустріч так, щоб у кожного вийшло прийти, ви знаєте, як це важко.
Doodle бере на себе завдання планування зустрічі та робить його простим. Додаток розсилає список можливих дат і час учасникам зустрічі (Doodle опитування), та дає їм вибрати найбільш відповідний час. Коли ви будете готові запросити учасників, Doodle розішле запрошення на зустріч.
Doodle синхронізується з популярними календарями на зразок календаря Google, календаря Office 365, iCal та іншими.
Додатки зі списками справ і додатки для нотаток
Всі обожнюють списки справ. Це прекрасний спосіб стежити за виконанням завдань, особливо завдань, які не вписуються в специфічний проект.
Хоча багато хто полюбляє робити списки, більшість з нас не використовує їх найкращим чином. Ви знаєте, що я маю на увазі, якщо у вас всюди розкидані записки на клаптиках паперу по всьому письмовому столу або приклеєні наліпки до монітора. Це не тільки поганий спосіб стежити за всім, що потрібно зробити, але і великий безлад.
Є кращий спосіб. Використовуйте новітні додатки для підвищення продуктивності. Розгляньмо два приклади.
1. Wunderlist
Wunderlist піднімає всі списки справ на абсолютно новий рівень. Створюйте відразу кілька списків, організуйте їх по групах в одну папку. Діліться списками з членами команди. Ви також можете переслати повідомлення з електронної пошти, яке перетвориться в пункт списку.
Wunderlist дозволяє налаштовувати нагадування і повідомлення, так щоб ви нічого не забули й не запізнилися з виконанням завдання. А якщо вам як і раніше необхідний список на папері, ви можете роздрукувати власний Wunderlist список. Почніть користуватися Wunderlist за допомогою нашого корисного керівництва:
2. Evernote
Evernote дозволяє вам робити нотатки, складати списки та зберігати зображення. Зберігайте інформацію з інтернету за допомогою Evernote Web Clipper. Як тільки ви збережете що-небудь в Evernote, у вас буде доступ до цієї інформації з усіх пристроїв які підключаються до інтернету. Діліться записками з членами команди та колегами.
Одна із сильних сторін Evernote - його потужний пошуковик, який дозволяє вам знайти все, що ви зберегли. Ви ніколи не втратите жодної із заміток. Навчіться користуватися Evernote за допомогою нашого керівництва для новачків:
Додатки для автоматизації робочого процесу
Послідовність кроків для виконання роботи називається робочим процесом. Хороший робочий процес економить час і допомагає вашим проектам здійснюватись більш послідовно. Поганий робочий процес призведе до загубленого часу та стресу.
Створити грамотний робочий процес сьогодні набагато простіше, ніж раніше. За допомогою відповідних додатків для продуктивності ви можете створити цей робочий процес і дотримуватися його. Деякі інструменти дозволяють вам навіть автоматизувати повторювані завдання.
Розгляньмо два популярних додатки для покращення продуктивності робочого процесу.
1. IFTTT
IFTTT - додаток для продуктивності, яке використовує метод "Якщо, Тоді" для того, щоб автоматизувати регулярні процеси у вашому робочому процесі. Ви починаєте з формулювання "якщо", що також називається "тригером". Далі ви формулюєте "Тоді" - а саме, що повинно статися, коли дотримуються умови "Якщо". Ці комбінації називаються "Рецептами".
Завдяки тому, що IFTTT інтегрується з сотнями популярних додатків та пристроїв з додатками, ви можете задати рецепти, які будуть автоматично виконувати рутинні завдання. Дізнайтесь, як автоматизувати що завгодно за допомогою IFTTT в цьому керівництві на Tuts+:
2. Zapier
Zapier - ще один додаток для підвищення продуктивності бізнесу який допоможе вам автоматизувати робочий процес. Ви задаєте тригери та вирішуєте, які дії запускаються кожним тригером. Комбінація тригера та дії називається "Zap". Zapier дозволяє вам навіть створювати складні Zap з декількох кроків.
Завдяки тому, що Zapier інтегрується з сотнями додатків, ви можете автоматизувати масу повторюваних завдань. Zapier також дозволить вам встановлювати фільтри на кожну дію.
Додатки для роботи із соціальними мережами
Для власника компанії малого бізнесу маркетинг в соціальних мережах - важлива частина стратегії бізнесу. Коли ви залишаєтеся на зв'язку зі своїми клієнтами й шанувальниками за допомогою соцмереж, ваш бізнес виховує лояльність до бренду і покращує позитивне ставлення до компанії.
Чи проводите ви занадто багато часу в соціальних мережах?
Якщо ви хочете розміщувати інформацію в усіх соціальних мережах, то відповідь, напевно, "так". В такому разі скористайтеся додатком для роботи в соцмережах, який допоможе підвищити вашу продуктивність.
Додатки для соцмереж дозволяють вам розміщувати пости на більш, ніж одній платформі з допомогою одного інструмента. Ви можете складати графіки, створювати короткі URL, відстежувати статистику з соцмереж та інше. Без спеціалізованого додатка для соцмереж на це можуть піти години.
Ви можете дізнатися більше про важливість соцмереж для своєї маркетингової стратегії, в цьому керівництві:
Розгляньмо два найкращих додатки для продуктивної роботи в соцмережах.
1. Buffer
Buffer дозволить вам скласти розклад публікацій в будь-який час дня і ночі. Надсилайте пости у популярні платформи соцмереж. Керуйте численними профілями в соціальних мережах. Користуйтеся аналітичними можливостями програми, щоб визначити, який час найкращий для публікації.
Buffer також інтегрований з багатьма додатками по продуктивності (наприклад, з Zapier), а значить, ви зможете автоматизувати свій маркетинг в соціальних мережах і заощадити ще більше часу.
2. Hootsuite
Користуйтеся Hootsuite для ефективного управління завданнями у ваших соцмережах. Плануйте час публікації постів на різноманітних платформах соцмереж і в різних профілях. Також вивчайте та відстежуйте аналітику соцмереж. У той же час Hootsuite відстежує різні потоки соціальних мереж і це чудово, якщо вам необхідно побачити загальну динаміку залучення на ваших каналах.
Адміністративні додатки
Рутинні адміністративні завдання на зразок управління паролями та резервне копіювання файлів можуть віднімати більшу частину дня, якщо ви необережні. Якщо ви втратите пароль, або не збережете резервну копію файлу, у вас можуть піти години на те, щоб відновити доступ до свого облікового запису або відтворити втрачений файл.
Додатки для підвищення продуктивності допоможуть вам організувати ці рутинні завдання і заощадять вам в процесі багато часу. Ось список адміністративних додатків:
1. LastPass
Управління паролями - складне завдання. Вам необхідно створити та зберегти свої паролі, щоб їх можна було швидко знайти, коли вони вам знадобляться. При цьому паролі повинні бути захищені. Таким чином, створення банальних паролів не підходить.
На сцену виходить LastPass, це додаток надійно зберігає ваші паролі та допомагає вам створювати сильні паролі за допомогою генератора. Ще краще те, що LastPass дозволяє вам синхронізувати пароль з іншими платформами та пристроями. Тому у вас завжди буде доступ до інформації.
Перейдіть в це керівництво Tuts+, щоб почати роботу з LastPass:
2. Dropbox
Dropbox може допомогти вам безпечно зберігати ваші файли віддалено. Завдяки тому, що Dropbox - хмарне рішення, ви можете отримати доступ до своїх файлів з будь-якого пристрою в якого є підключення до Інтернету.
Dropbox також корисний, коли необхідно поділитись файлами з віддаленими членами команди. Також, додаток дозволяє залишати коментарі в загальних документах. Наше керівництво по Dropbox допоможе вам і вашій команді використовувати цей інструмент з максимальною ефективністю:
Працюйте швидше з правильними додатками для продуктивного бізнесу
Коли у вас є правильні додатки для продуктивності, ви заощадите багато часу. Для кожного аспекту вашого бізнесу існує свій додаток. Деякі з кращих додатків для підвищення продуктивності будуть працювати на різних пристроях, тому ви будете легко перемикатись між роботою на персональному комп'ютері та на мобільному пристрої.
Секрет економії часу лежить в постійному використанні додатків для підвищення продуктивності у вашому робочому процесі. Приділіть час знайомству з цими інструментами, подивіться, що вони можуть зробити для вашого бізнесу, і як їх ефективно використовувати. Дізнайтеся більше про чудові додатки для підвищення ефективності бізнесу в цих статтях:
Управління завданнями20 Найкращих онлайн-додатків зі списком справ для фрилансерів
Додатки15 найкращих додатків для продуктивної роботи на Mac
ДодаткиДізнайтеся про кращі та безкоштовні альтернативи відомим додаткам для Mac
Можливо ви також захочете більше дізнатися про основи продуктивності та почнете створювати власну систему для поліпшення продуктивності.
Який у вас найулюбленіший додаток для підвищення продуктивності? Який додаток найбільше допомагає вам в робочому процесі? Яку проблему він вирішив? Як цей додаток допоміг вам заощадити час та досягти більшого в бізнесі?
