Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Communication
Business

Короткий посібник по основним навичкам проведення бізнес-презентацій

by
Length:LongLanguages:
This post is part of a series called Presentation Fundamentals.
Presentations 101: The Absolute Basics of Making a Presentation

Ukrainian (українська мова) translation by Григорий В (you can also view the original English article)

Ви стоїте в передній частині кімнати перед аудиторією. Кожна пара очей спрямована на вас, кожна особа з нетерпінням чекає, що ви скажете. Ви відчуваєте, як серце калатає в грудях. Нервове напруження дає вам додаткову енергію і наснагу.

Ви можете уявити себе в такій ситуації? Зважитеся ви стояти перед аудиторією, виступаючи публічно? Я займався цим, і це вражаючий і стоїть досвід.

Може бути, у вас немає вибору. Можливо, вас попросили зробити презентацію для співбесіди по роботі або як частина пропозиції проекту клієнтові. Можливо, вас попросили зробити звіт про свою роботу на наступному засіданні ради директорів.

Неважливо, з якої причини вам потрібно зробити презентацію, володіння необхідними базовими навичками допоможе вам вести себе впевнено і вправно.

У цій статті я покажу, що вам потрібно зробити, щоб відчувати себе впевнено, якщо ви поставили перед собою завдання зробити бізнес-презентацію. Я також ознайомлю вас з основними навичками, які використовує кожен ефектний оратор.

Давайте почнемо з самого початку. 

Перші 6 «П»

Нам всім доводилося бути присутнім на нудних презентаціях, спостерігаючи за стрілкою на годиннику і бажаючи, щоб оратор ніколи не піднімався на сцену. Може бути, навіть ви робили нудну презентацію. Я знаю, що я їх робив, не дивлячись на те, що мені так не здавалося.

Щоб цього уникнути, вам потрібно переконатися, що ваша презентація не примушує публіку позіхати. Рішення криється в правилах Британської армії, відомих як «7 П». Я процитую тут шість з них: Правильне Планування і Підготовка Перешкоджають Поганий Продуктивності. (Офіційні «7 П» можна знайти у Вікіпедії.)

Незабаром ми розглянемо неофіційну сьому П.

Як варто складати план і готуватися?

Нещодавно мене запросили виступити на конференції. Я організовував багато конференцій і виступав на багатьох з них, тому я був впевнений, що зможу зробити солідну презентацію. Я написав свою промову і відправив чернетку організаторам конференції, які затвердили його.

Все, здавалося, йшло добре. Потім я прибув на конференцію і виявив, що це була академічна конференція. Всі інші оратори підготували офіційні документи з відсилання, в той час як моя мова була неформальною.

Коли прийшла моя черга виступати, публіка слухала ввічливо, але не особливо захоплено. Я розумів, що не влучив у ціль зі своєю промовою, моя впевненість різко впала, і до кінця презентації я був готовий втекти зі сцени.

Чому мене це навчило? По-перше, навіть досвідчені оратори можуть перестати володіти собою і зіпсувати свою промову. По-друге, щоб вражаюче виступити з промовою, потрібно підготуватися належним чином, що означає, що потрібно знати свою публіку.

Я зробив помилку, не впізнавши, перед ким конкретно буду виступати. Я більше не зроблю цієї помилки.

Навіть якщо вам здається, що ви знаєте, хто буде присутній в аудиторії, вам варто попрацювати дізнатися якомога більше про неї. Наприклад, вас можуть попросити зробити презентацію як частина співбесіди по роботі. Ви можете подумати: «Я знаю свою аудиторію - це представники компанії, і вони хочуть, щоб я виступив з презентацією своїх навичок і професійного досвіду». Ви думаєте в правильному напрямку, але цього недостатньо. Зв'яжіться з компанією, куди ви йдете на співбесіду, і дізнайтеся, хто конкретно буде присутній на співбесіді. На якій посаді ці люди в компанії? У чому вони є фахівцями?

Перед ким би ви не виступали з презентацією, якщо це можливо, варто попередньо поговорити зі своїми майбутніми слухачами. Дізнайтеся більше про те, хто вони і чого вони хочуть від вашої презентації.

Чим більше ви дізнаєтеся про свою публіці, тим кращу презентацію ви напишете і зробите. Зокрема, вам потрібно дізнатися рівень їх знань з теми. Ця інформація дозволить вам презентувати свою промову на належному рівні. Ваша аудиторія буде слухати вас з увагою, якщо ви поділитеся з нею чимось новим або цікавим. Постаравшись дізнатися, хто буде вашою публікою, ви зможете вивчити тему досить, щоб навчити людей чогось нового.

Як тільки ви дізнаєтеся свою публіку, ви будете готові до написання мови. Вам може здаватися, що ви зможете імпровізувати, або ви можете бути схильні вірити, що зможете імпровізувати, тому що вам страшно сісти і почати готуватися. Чи не поступайтеся цій спокусі. Ви завжди краще виступите, якщо підготуватися заздалегідь.

Коли джазові музиканти імпровізують, їх підтримує група за ними, з якої вони провели багато років, тренуючись узгоджено грати на інструментах. Якщо ви хочете імпровізувати під час презентації, підготувавшись, ви забезпечите собі базу, з якої зможете почати і яку зможете використовувати як подушку безпеки. Повертаючись до аналогії з джазом, то, що ви напишете заздалегідь, - це підтримуюча вас група, на яку ви зможете спертися, якщо ваша імпровізація не піде так, як було задумано.

Дейл Карнегі, автор книги «Мистецтво публічних виступів», пояснює, що, підготувавшись, ви будете почувати себе набагато впевненіше. Словами самого Карнегі: 

Щоб бути впевненими в собі, потрібно мати щось, у чому ви будете впевнені. Якщо ви виступаєте перед публікою без підготовки або попередніх знань з предмета, вам повинно бути ніяково і соромно красти час у аудиторії. Підготуйтеся. Знайте, про що ви будете говорити і, в загальному, яким чином ви будете про це говорити. Повністю розробіть кілька перших речень, щоб не хвилюватися на самому початку, намагаючись знайти правильні слова. Знайте свій предмет краще, ніж його знають ваші слухачі, і вам нема чого буде боятися.

Замітка: у майбутній статті з цієї серії я покажу вам, як структурувати захоплюючу мова.

Як тільки ви написали свою промову, що робити далі?

Сьома П 

Ви підготували свою презентацію, але це ще не кінець. Наступний крок - практика презентації.

Я раджу починати практикуватися, вголос читаючи презентацію самому собі. Таким чином ви звикнете до свого голосу, звикне до написаної мовою і почнете відтворювати її по пам'яті. До того ж, можливо, ви виявите, що деякі частини мови виглядають незграбно. Промовляти слова вголос - це не те ж саме, що читати їх про себе. Перепишіть свою презентацію так, щоб вона плавно текла, коли ви вимовляєте її вголос. Нарешті, засічіть час, щоб переконатися, що довжина презентації збігається з виділеним вам відрізком часу.

Далі практикуйтеся перед яким-небудь однією людиною. Це може бути близький друг або член родини, якому ви довіряєте. Коли ви перший раз уявляєте свою промову, попросіть його зосередити свій відгук на те, що у вас вийшло добре. Вдруге попросіть його дати зворотний зв'язок у вигляді сендвіча. Структура зворотного зв'язку у вигляді сендвіча така: 

  • Комплімент. Що ви зробили правильно? Що у вас вийшло добре?
  • Що можна поліпшити. Що можна було зробити краще?
  • Заохочення. На завершення підкресліть те, що вийшло добре.

Ось на що варто звернути увагу вашому слухачеві: 

  • Чи вийшло у вас утримувати його увагу? Захопила його ваша презентація, чи добре вона текла? Хороший оратор будь-яку тему може зробити цікавою, навіть для тієї публіки, якій нічого про цю тему невідомо.
  • Чи може він підвести підсумок вашої мови? У вимоги до мовлення є чітка суть. Чи може ваш слухач перерахувати ключові моменти вашої презентації?
  • Наскільки швидко ви говорите? Коли ви на сцені, потрібно говорити повільно і управляти своїм голосом. Якщо ви нервуєте, ви можете поступити навпаки, кажучи занадто швидко і ковтаючи слова. Тренуйтеся говорити повільно, навіть якщо вам це не властиво, і не бійтеся робити паузи, щоб зібратися з думками. Паузи, зроблені у відповідний час, допомагають утримувати увагу публіки.
  • Про що говорить мова вашого тіла? Вам може не вистачати впевненості, щоб ходити по сцені з поважним виглядом, але вам варто подбати про візуальному контакті зі своєю аудиторією і зберігати мову свого тіла відкритим. Знову ж таки, можливо, вам доведеться потренуватися робити це, не дивлячись на хвилювання.

Якщо вам потрібна додаткова практика, знайдіть в своєму районі групу ораторського мистецтва, наприклад, «Toastmasters». За невелику щотижневу плату ви зможете тренуватися виступати на публіці перед групою людей, яка буде підтримувати вас.

Нарешті, вам просто потрібно зробити рішучий крок і виступити з презентацією. Чим більше разів ви це вже робили, тим краще у вас вийде. Проте, буде непогано звикнути практикуватися перед презентацією. Це ваша перша презентація, і вона не остання. Поставтеся до неї як до корисного досвіду, навіть якщо не все йде за планом.

Дейл Карнегі пише: «Практика... публічних виступів прибере весь страх перед публікою, як заняття плаванням призводять до впевненості і легкості в воді. Ви повинні вчитися говорити на практиці.»

Восьма П (замітка про презентації в PowerPoint) 

Більшість презентацій в бізнесі пов'язані з презентаціями в PowerPoint. Візуальні образи можуть зробити вашу презентацію краще, але я раджу готувати слайдшоу лише після того, як ви написали свою промову і потренувалися її вимовляти.

Чому?

Слайдшоу може допомогти посилити ваш посил і утримати увагу. Проте, у вас може бути спокуса використовувати PowerPoint як подушку безпеки. Зрештою, слайди відволікають від вас увагу, і ви можете «сховатися» за ними.

Переконайтеся, що лідер презентації - ви, а не PowerPoint. Тому я раджу підготувати і прорепетирувати свою презентацію до створення слайдшоу. Так ви зможете вирішити, чи потрібно вам насправді слайдшоу або ви використовуєте його лише для того, щоб відвернути від себе увагу публіки. По можливості, не використовуйте текстові слайди. Замість цього використовуйте картинки і інфографіку, щоб проілюструвати суть презентації. Так ви уникнете спокуси просто читати текст по слайдах.

З чого складається відмінна презентація?

Ви підготували презентацію. Ви відрепетирували її з другом, якому довіряєте, і, можливо, перед групою ораторської майстерності. Ви склали ряд зорових образів для підтримки основних пунктів. Чудово! Ви почали вчитися проводити презентації. Всі вкладені зусилля дозволять вам робити якісні презентації, 

Щоб ваша презентація перетворилася з хорошою в відмінну, зверніть увагу на наступне: 

  • Ясно викладайте свою мету. Що ви хочете, щоб публіка запам'ятала з вашої презентації? Коли ви пишете презентацію, будуйте її навколо цього пункту. Це не означає, що потрібно починати з основної думки. Краще будувати свою промову так, щоб вона приводила слухачів до основної думки. Не бійтеся повертатися назад і повторювати сказане, щоб посилити основну думку. Повторення - це потужна техніка в листі й мови.

  • Одягайтеся так, щоб справити враження. Коли справа стосується виступу на публіці, стара приказка «не суди про книгу за її обкладинкою» не підходить. Аудиторія буде судити про вас по тому, як ви виглядаєте. Наш одяг - це зорова підказка для аудиторії, яка сигналізує про те, чи варто нас слухати. Що ще більш важливо, ваш одяг дає і вам ледь вловимі сигнали, які впливають на вашу поведінку і навіть ваш інтелект. Так що переконаєтеся, що ви поголили і одягнені відповідно.

    Швидше, елегантно, а не повсякденно. Виберіть одяг, яка дає вам природне почуття впевненості в собі.

  • Посміхайтеся. Посмішка візуально натякає аудиторії, що до вас варто прислухатися. Як Рон Гутман, засновник і генеральний директор «HealthTap», пояснив на «TED talk» в 2011р., завдяки усмішці, ви краще виглядаєте в очах окружающіх. Собственнимі словами Гутмана: «Недавнє дослідження Університету штату Пенн показало, що, коли ви посміхаєтеся, ви не тільки виглядаєте більш симпатичним і ввічливим, але і здаєтеся більш компетентним.»

    Посмішка також корисна тим, що покращує ваш настрій і знижує рівень стресу.

  • Слідкуйте за часом. Прагніть укластися у відведені для вас тимчасові рамки. Так ви показуєте свою повагу аудиторії і говорите лаконічно і по справі. Якщо публіка знає, що ви закінчите вчасно, набагато ймовірніше, що вона буде слухати вас уважно.

  • Дозвольте вашому хвилювання працювати на вас. Хвилюватися нормально. Насправді, почуття страху дає вам енергію, яку ви б не отримали іншим чином, і це захоплює аудиторію. Ви будете більш пильні і зосереджені, ніж зазвичай, що позитивно вплине на вашу презентацію. Зрештою, небагато виглядає гірше напівсонного оратора.

Підведемо підсумки 

  • Підготуйтеся. Якнайкраще дізнайтеся, хто ваша публіка. Точно дізнайтеся, що їй потрібно від вашого виступу, і дайте їй це. 
  • Напишіть. Напишіть свою презентацію. Переконайтеся, що в ній є щось нове або вражаюче для вашої публіки, і що у презентації є чітка суть.
  • Потренуйтеся на самоті. Це допоможе вам звикнути до звуку власного голосу в приміщенні. Ви також можете засікти час своєї промови і виправити незграбні пропозиції, які виглядають на папері краще, ніж коли ви вимовляєте їх вголос.
  • Відрепетируйте мова з одним. Попросіть свого друга дати вам конструктивний відгук, зосередившись на тому, що у вас вийшло добре. Якщо хочете піти далі, можете знайти в своєму районі групу ораторської майстерності.
  • Використовуйте слайдшоу як зорових образів. З PowerPoint ваша мова може стати більш чіпляє, але не варто використовувати цю програму як подушку безпеки.
  • Запам'ятайте, що вся справа в практиці. Якщо це ваша перша презентація, пам'ятайте, що вона не  Поставтеся до неї, як до можливості навчитися. Не чекайте, що вона пройде без сучка, без задирки, але постарайтеся зробити для цього все можливе.

А як ви думаєте? 

Якщо ви вже виступали з презентаціями, як ви робили її більш привабливою для публіки? Поділіться своїми порадами в розділі коментарів нижче. 

Джерела 

Зображення: Дизайн презентації - Олександр Биков з «Noun Project». Дизайн перешкоди - Desbenoit з «Noun Project».

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.