() translation by (you can also view the original English article)
Чи справді ви використовуєте електронну пошту на повну потужність в 2017 році?
Для більшості фахівців електронна пошта є одним з найчастіше використовуваних інструментів. Обробка повідомлень, ймовірно, займає быльшу частину робочого дня. Однак, багато хто з нас дійсно не розуміє, як ефективно користуватися email листуванням.
Коли мова йде про написання електронних листів, більшість робить такі помилки:
- Або, гарячкуючись, видаляємо листи (коли засмучені або злі). Тоді в електронних повідомленнях, повних орфографічних та інших помилок, відображається наш емоційний стан.
- Або мучимося написанням ідеального листа, відповідь на який потребує 1-2 хвилини, а займає пів-дня. Коли таке трапляється, зазвичай, отримане електронне повідомлення виявляється багатослівним та призводить до втрати основної думки.
Допоможуть пояснення та подальші професійні поради щодо email листування. Якщо вам потрібно покращити написання ділового листа, ці настанови стануть гарним початком:
Навіть не очікуйте розповіді про тайм-менеджмент. Багато фахівців потребують допомоги і в цьому плані теж. Адже, через неправильно організований метод обробки повідомлень марнується більшість часу.
У цій статті я надаю 17 професійних порад щодо користування електронною поштою, які допоможуть вам створити кращі повідомлення та використовувати електронну пошту більш продуктивно.
Порада 1. Ніколи не пишіть електронного листа, якщо ви засмучені
Іноді ми отримуємо електронні листи, які нас засмучують. Якщо зміст повідомлення злить або шокує вас, то ви можете імпульсивно відповісти. Однак, якщо ваші емоції виливаються в нашвидкоруч написаному листі, то ви не дієте як професіонал. Ось що треба робити натомість:
Якщо ваша відповідь може зачекати до того, як ви заспокоєтесь, не поспішайе відповідати. Зважена відповідь вважається ознакою професіоналізму.
Якщо ви повинні відповісти негайно, напишіть листа, але не надсилайте його. Замість цього збережіть в чернетці та роздрукуйте. Покажіть роздруківку довіреному другу, члену родини або колезі та попросіть їх знайти щось непрофесійне у своєму повідомленні.
Зверніть увагу на запропоновані зміни. Після перегляду електронної пошти попросіть їх переглянути повідомлення знову. Надішліть повідомлення лише після того, як ви обидва впевнені, що лист складений бездоганно.
Отримайте більше вражаючих підказок та професійних стратегій у нашій безкоштовній електронній книзі "The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery":
Порада 2. Не затягуйте свою відповідь
Якщо ви власник малого бізнесу, очевидно, отримуєте бізнес-запити через електронну пошту. Ви також можете отримувати питання від колег чи поточних клієнтів. Як правило, коли хтось звертається до вас з діловим запитом, він очікує на швидку відповідь.
В робочі дні ділові листи потребують відповіді протягом 24 годин, інакше про вас забудуть. Якщо лист надходить у вихідні, то це нормально дочекатися понеділка й відповісти на нього. Але майте на увазі, що існують клієнти, яким потрібна ваша відповідь у вихідні дні.
Порада 3. Використовуйте Vacation Responder, якщо ви від'їжджаєте
Якщо ви плануєте покинути офіс на тривалий час у 2017 році і не будете перевіряти свою електронну пошту, було б добре повідомити про це. Розішліть повідомлення про відпустку або перебування поза офісом типу, який можна налаштувати за допомогою Gmail. Дивіться статтю:
Розішліть повідомлення про ваше перебування поза межами офісу тільки своїм клієнтам. Адже ж ви не хочете, щоб через таку розсилку вас сприйняли за спамщика.
Порада 4. Не використовуйте електронну пошту як основний спосіб спілкування
Електронне листування зручне - ви можете відправити повідомлення в будь-який час дня чи ночі. Крім того, воно є письмовим доказом переговорів. Але email пошту не можна застосовувати в кожній ситуації.
Якщо ви вважаєте, що ваше повідомлення неправильно зрозуміють, то краще обрати телефонний дзвінок або, навіть, особисту зустріч. Також переконайтеся, що ви не використовуєте електронну пошту як спосіб, щоб уникнути складних розмов.
Порада 5. Візьміть до уваги аудиторію, з якою листуєтеся
Обрання формального чи неформального стилю електронного листа залежить від того, кому ви його адресуєте. Ось чому важливо враховувати, хто ваш адресат. Деякі компанії та приватні особи віддають перевагу більш діловому стилю спілкування, тоді як інші - звичайним повідомленням. При можливості, використовуйте той стиль листування, який подобається вашій аудиторії.
Мовлення, яке використовує ваш опонент у спілкуванні стане підказкою щодо того, який стиль буде кращим для написання. Якщо їхні електронні листи більш формальні - це ознака того, що їхній стиль спілкування є діловим. Однак, якщо їх повідомлення є звичайними - вони скоріше надають перевагу розмовному стилю.
Порада 6. Будьте ввічливими
Гарні манери у бізнесі при написанні ділових email листів у 2017 році теж добра ознака . Пам'ятайте, що кожний надіслане повідомлення залишає читачеві враження щонайменше двічі: перше, коли вони його отримали, та друге, коли його перечитали.
Переконайтеся, що ваші листи залишають правильне відчуття. Щоб отримати корисні поради з професіонального email етикету, прочитайте нашу статтю :
Порада 7. Стислість - сестра таланту
Дозвольте спитати. Ви вчитуєтесь в кожне слово, коли отримуєте довгий лист?
Якщо ви, як і більшість з нас, відповідаєте "ні", то хто ж має час, щоб читати великі повідомлення "слово в слово"? Чим більший лист, тим вища ймовірність того, що читач пробіжить очима по тексту, пропустивши важливі деталі.
Викладіть суть настільки швидко і лаконічно, наскільки зможете. Та і зазвичай, вам не зовсім потрібно бути багатослівним при листуванні електронкою.
Порада 8. Зверніть увагу на тему
Тема - це перше, що бачить одержувач. Якщо ви недотримуєтесь тематики, ваш одержувач може не відкрити ваше повідомлення. Або, ще гірше, він може сприйняти лист за спам.
Щоб переконатися, що ваш робочий лист прочитають, будьте конкретними в рядку теми. Листа з конкретною темою типу «Дефрагментні завдання проекту на травень» швидше прочитають, ніж із невизначеною темою «Важливе повідомлення».
Порада 9. Використовуйте шаблон
Якщо вам часто доводиться відповідати на одні й ті ж питання, ви можете заощадити багато часу за допомогою шаблонів електронного листа. З таким шаблоном не потрібно писати кожне повідомлення з нуля. Замість цього, ви берете гарно складений шаблон та налаштовуєте його відповідно до ваших потреб.
Шаблони для email листа простіші у використанні, ніж ви уявляєте. Щоб отримати докладніші відомості про використання шаблонів, перегляньте такі статті:
GmailЯк створити шаблони електронної пошти в Gmail: із задоволеними відгуками
EmailВідповіді-заготовки: 10+ корисних email шаблонів, які економлять час
Порада 10. Перечитуйте свій лист
Коректування у 2017 році важливіше, як ніколи. Перед тим, як надіслати робочий лист, перечитайте його і знайдіть помилки. Визнаймо, що в email повідомленнях можна знайти багато описок та інших помилок, які змушують вас виглядати непрофесійно.
Зверніть увагу на конкретні деталі, такі як назви окремих осіб і компаній, а також дати, години та грошові суми. Помилки в цих даних можуть насторожити клієнта або навіть зашкодити вашому бізнесу.
Порада 11. Не використовуйте функцію "відповісти всім"
Ретельно переглядайте, кому ви надсилаєте кожне повідомлення. Якщо комусь не потрібно отримувати повідомлення, не вставляйте їх email адресу в поле, що надсилає копію. Адресати будуть дратуватися від отримання непотрібних листів, які збільшують кількість вхідних повідомлень до їх скриньки. В майбутньому вони навіть можуть ігнорувати ваші повідомлення, коли вам дійсно є що їм сказати.
Крім того, коли щоразу натискаєте "відповісти всім", ваше повідомлення може бути відправлено не тому співбесіднику. Отже, позбудьтеся звички використовувати опцію «відповісти всім».
Замість цього контролюйте, хто отримує ваше повідомлення, розподіливши ваших адресатів на групи. Маючи серйозний підхід до email контактів, ви виявляєте повагу до співбесідників.
Порада 12. Навчіться розподіляти робочі листи з Boomerang.
А що було б, якби ви могли б контролювати час надходження ваших листів до адресатів? Чи хотіли б ви надсилати свої повідомлення, знаючи, що читач може їх переглянути саме зараз?
Доброю новиною у 2017 році є те, що за допомогою email засобів, таких як Boomerang, ви можете контролювати, що і коли ви надсилаєте. Boomerang працює з популярними email платформами, такими як Gmail і Outlook.
Щоб дізнатися, як користуватися Boomerang, прочитайте цю статтю:
Порада 13. Інтегруйте вашу папки "Вхідні" за допомогою інструменту завдань
Для багатьох з нас, відкриття листа означає отримання робочого завдання. Більшість робочих листів вимагають певного сортування - це, зазвичай, завдання до виконання або інше повідомлення, яке потрібно взяти до відома. Email листування може здаватися нездоланним, якщо ви не знайдете спосіб керувати ним.
Єдиний спосіб сортувати листи та бути впевненим, що нічого не залишиться без контролю - це використовувати робочі інструменти. У Gmail є корисний інструмент який інтегрує вашу поштову скриньку відповідно до завдань. Щоб більше дізнатись, як його використовувати, передивіться таку статтю:
Порада 14. Об'єднайте кілька вхідних повідомлень в один
Чи ще досі логінитеся до різних email платформ, щоб перевірити повідомлення? Вхід до електронної пошти з різних платформ є незручним і може зайняти додатковий час. Спростіть процес перевірки ваших повідомлень, об'єднавши кілька вхідних в один.
Щоб дізнатись, як це робиться в Gmail, перегляньте:
Порада 15. Організуйте час для перевірки електронної пошти
Постійна перевірка вхідних може уповільнити вашу роботу і збити робочий процес. Однак, багато хто з нас користується email сповіщеннями, тобто ми перевіряємо кожне повідомлення, як тільки воно надійшло.
Це не тільки непотрібна витрата часу, але й перешкода для продуктивності. Якщо ваш бізнес не потрібує швидкої відповіді на кожний новий лист, краще запланувати перевірку пошти два-три рази на день. Таке планування звільняє решту дня, щоб ви могли зосередитися на інших завданнях.
Порада 16. Використовуйте методику Zero Inbox
Дійсно, більшість з нас може навчитися керувати ефективніше своїм листуванням та підвищити продуктивність у 2017 році, використовуючи методику управління електронною поштою, яка називається Inbox Zero.
Дізнайтеся все про Inbox Zero в нашій безкоштовній електронній книзі Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Ми покажемо вам, як почати роботу з Inbox Zero, як впровадити та прийняти корисні email звички.
Порада 17. Використовуйте email безпеку
Жоден список професійних порад щодо використання електронної пошти не буде повним без згадування про її безпеку. Останнім часом новини переповнені історіями про зламані поштові скриньки та інші порушення безпеки в Інтернеті.
Хоча немає ніяких гарантій щодо онлайн-безпеки, існують деякі кроки, які потрібно зробити, щоб захистити себе та переконатися, що ваша скринька є більш захищеною. Кожний сервіс електронної пошти має певні заходи безпеки, але часто користувачі ними не користуються.
Щоб захистити свою онлайн інформацію, важливо дізнатись усе можливе про інструменти захисту своєї електронної пошти. Після цього скористайтеся ними.
Щоб отримати кілька порад про те, як захистити себе за допомогою Gmail онлайн безпеки, перегляньте статтю:
Висновок: використайте ці email поради в роботі
Електронне листування може зайняти багато робочого часу. Керування email обліковими записами може здатися трохи обяжуючими. Але так не повинно бути. Більшість порад із цієї статті можна застосувати до будь-якої email платформи. За допомогою них, ви заощадите час і станете більш продуктивними в 2017 році.
Отже, коли ви пишете листа, перевіряєте його чи намагаєтесь налагодити процес електронного листування, ви стаєте ефективнішими.
Щоб отримати додаткові поради про Gmail пошту, перегляньте цей огляд:
У вас є чудові email поради або приголомшливі стратегії? Якщо так, поділіться ним у коментарі нижче.
