Як створити резервну копію всіх Ваших листів Gmail (повне керівництво)

Ніколи ще не було так важливо створювати резервні копії листів Gmail. Так як хакери постійно шукають слабкі місця аккаунта, можливо, що ваш профіль електронної пошти може стати скомпрометованої. Повідомлення можуть бути втрачені. Ви навіть можете втратити доступ до свого облікового запису Gmail. Якщо це станеться, Ви захочете мати хорошу резервну копію Gmail.

Багато хто з нас береже конфіденційну інформацію в наших поштових акаунтів Gmail. Втрата цієї інформації може бути досить дорогим. Ось чому важливо упевнитися, що дані не будуть втрачені.

Існує кілька способів резервного копіювання поштових повідомлень Gmail, але багато користувачів Gmail не знають про це. У цьому уроці Ви дізнаєтеся, як створити резервну копію Gmail.  Ми пояснимо, як використовувати утиліту резервного копіювання Google (Google Takeout) для резервного копіювання Вашого Gmail. Також обговоримо деякі сторонні утиліти резервного копіювання Gmail.

Дізнайтеся про корисні поради та стратегії електронної пошти

Перш ніж ми займемося резервними копіями Gmail, не забудьте зареєструватися в інформаційному бюлетені Tuts+ Business і отримати безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Це звід стратегій для ефективного управління всіма вхідними повідомленнями.

1. Навіщо потрібні резервні копії Gmail

Ваш Gmail містить важливу ділову інформацію. Клієнти і майбутні клієнти використовують його для зв'язку з Вами. Він може навіть містити конфіденційну інформацію про проект.

Але що, якщо Ваші повідомлення електронної пошти були втрачені або скомпрометовані?

Правда в тому, що облікові записи електронної пошти та інші онлайн-акаунти постійно зламують. Новини заповнені з урахуванням порушень даних і інших збоїв в безпеці. Якщо хтось ще мав доступ до вашого облікового запису електронної пошти, це можливо, що Ви можете втратити деякі з цих важливих ділових контактів.

При створенні складних паролів Gmail можна зменшити ймовірність того, що хакер зламає Вашу адресу електронної пошти, а система не буде захищеною. У гіршому випадку Вам може знадобитися видалити свій обліковий запис Gmail, якщо вона буде скомпрометована. Щоб дізнатися, як це зробити, виконайте дії, описані в цьому посібнику:

• Gmail
  Як швидко видалити свій обліковий запис Gmail
  Laura Spencer

І, звичайно, є помилки користувача. Ніхто не любить думати про це, але дані часто втрачається, коли користувач випадково видаляє повідомлення Gmail. Якщо діяти швидко, Ви можете відновити видалені повідомлення. Але якщо пройшов якийсь час і у вас немає системи резервного копіювання Gmail, Ви можете втратити це повідомлення назавжди. Інструкції з безпечного витягнення віддалених Gmails перегляньте навчальний посібник "Як отримати віддалені (або архівні) листи в Gmail".

Наявність оновлених резервних копій Gmail дозволяє відновити втрачені електронні листи, якщо що-небудь станеться з вашим профілем Gmail. Існує кілька способів резервного копіювання Вашого облікового запису Gmail.

2. Як зробити резервну копію листів Gmail за допомогою Google Takeout

Google Takeout створює копію всієї облікового запису Google, включаючи дані Gmail. Щоб використовувати його, ось що робити:

1. Почніть з введення https://takeout.google.com/settings/takeout в поле Адреса Вашого браузера. Якщо Ви не ввійшли до свого облікового запису Google, Ви повинні це зробити, перш ніж зможете використовувати цю утиліту. Якщо Ви увійшли в систему, з'явиться екран Google Takeout:

2. За допомогою смуги прокрутки в правій частині екрану можна звернутися до списку даних, які Ви можете створити за допомогою утиліти:

Ви побачите всі різні типи даних, які Ви можете отримати за допомогою свого облікового запису Google.

3. Посуньте повзунок Gmail (в правій частині екрана) вправо для резервного копіювання облікового запису Gmail. Якщо натиснете стрілку вниз зліва від повзунка, екран розгорнеться, і Ви зможете уточнити, які частини Вашого Gmail Ви хочете створити резервну копію:

Виберіть один з наступних варіантів:

• Натисніть на перемикач далі, щоб включити всю пошту для резервного копіювання всіх Ваших Gmail.
• Натисніть кнопку «Переключити» поруч з «Вибрати ярлики», щоб відкрити екран, який дозволяє Вам вибирати, які мітки (папки) Ви хочете створити резервну копію.

4. Коли ви закінчите вибір типів даних для резервного копіювання, натисніть кнопку «Далі» в лівому нижньому кутку екрану. На екрані «Налаштувати формат архіву» відображається:

Використовуйте цей екран, щоб визначити наступні характеристики Вашого архіву:

• Тип файлу. Тип файлу за замовчуванням для Вашого архівного файлу - .zip. Натисніть стрілку вниз, щоб вибрати тип файлу .tgz. (Відкриття цього типу файлу може викликати деякі труднощі у більшості користувачів.)

• Розмір архіву. Максимальний розмір архіву становить 50 ГБ. Натисніть стрілку вниз, щоб вибрати один з наступних форматів файлу: 1GB, 2GB, 4 ГБ, 10 ГБ, 50 ГБ.

• Спосіб доставки. Як отримати свої архівні дані? Натисніть стрілку вниз, щоб вибрати спосіб отримання посилання для завантаження електронної пошти, файл на Google Диску, файл в Dropbox або файл в OneDrive.

Увага: Архіви, що зберігаються на Google Диску, враховуються в квоті сховища Google. Якщо Ваш архів особливо великий, Ви можете вибрати інший спосіб його отримання.

5. Коли ви закінчите вибирати параметри формату архіву, натисніть кнопку «Створити архів» в лівому нижньому кутку.

На наступному екрані Ви побачите повідомлення про те, що Ваш архів готується. (Процес архівування НЕ миттєве.) Коли архів буде готовий, Ви будете повідомлені про місцезнаходження архіву по електронній пошті. Ось що може виглядати по електронній пошті:

Примітка:  Ваш електронний лист може відрізнятися в залежності від обраного Вами способу доставки.

6. Дотримуйтесь інструкцій в листі, щоб отримати доступ до архіву Gmail. (В наведеному вище прикладі я б натиснув кнопку «Завантажити архів»).

3. Інші способи створення резервної копії Gmail

Хоча утиліта Google Backup досить проста, Вам потрібно запам'ятати архів Gmail. Більш автоматизованим способом резервного копіювання електронної пошти Gmail є використання настільного клієнта, такого як Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) або Apple Mail.

Примітка. У цьому прикладі я буду використовувати Outlook. Якщо Ваш настільний клієнт відрізняється, дії, які Ви виконуєте, можуть дещо відрізнятися.

Встановіть клієнт робочого столу так, щоб він отримував повідомлення з Gmail на Ваш комп'ютер через протокол IMAP. Для установки необхідно:

Крок 1. Увімкніть доступ до IMAP

1. Перейдіть в «Налаштування»>«Налаштування»>«Пересилання» і «POP / IMAP» в Gmail, щоб переконатися, що IMAP включений. Ваш екран повинен виглядати так:

Якщо IMAP не включений, клацніть перемикач Увімкнути IMAP.

2. Google вважає, що більшість настільних додатків електронної пошти менш безпечні. Таким чином, Вам доведеться змінити налаштування безпеки в свого облікового запису Google, щоб він надав Вам доступ до поштового клієнта робочого столу для Вашого облікового запису Gmail. Для початку перейдіть на сторінку https://myaccount.google.com/. Ви побачите екран «Мій обліковий запис»:

3. Виберіть Додатки з доступом до облікового запису. З'явиться екран входу і захисту. Прокрутіть вниз екран «Увійти в систему» і «Безпека» в «Дозволити менш безпечні додатки»: опція:

Посуньте перемикач вправо, щоб клієнт електронної пошти Вашого робочого столу міг отримати доступ до вашого облікового запису Gmail.

Крок 2. Додайте свою обліковий запис Gmail на свій поштовий клієнт.

Наступним кроком буде додавання облікового запису Gmail на Ваш поштовий клієнт. Точний процес, який Ви будете використовувати для цього, залежить від Вашого поштового клієнта.

1. У MS-Outlook натисніть «Файл». Коли з'явиться екран «Інформація про обліковий запис», натисніть кнопку «Додати обліковий запис»:

2. Вам буде запропоновано ввести обліковий запис Gmail і пароль, які Ви хочете додати в Outlook. Введіть інформацію та натисніть кнопку «Підключити». З'явиться наступне запрошення:

3. Натисніть «ОК», щоб завершити підключення облікового запису Gmail до облікового запису Вашого робочого столу. Ваші облікові записи підключені.

Ви отримаєте електронне повідомлення з темою: Тестове повідомлення Microsoft Outlook в папці «Вхідні» Outlook. У вашій поштовій скриньці Gmail також відобразиться дане повідомлення.

З цього моменту повідомлення, відправлені на Вашу адресу Gmail, також будуть відправлені в MS Outlook. Навіть якщо Ви втратите доступ до свого облікового запису Gmail, Ви все одно зможете отримувати доступ до своїх повідомлень Gmail через Outlook. Пам'ятайте, що якщо ви знищите повідомлення зі свого облікового запису Gmail, воно також буде видалено з поштової скриньки Outlook.

Увага. Фільтри та інші організаційні інструменти, які Ви застосовуєте в папці «Вхідні» Gmail, не можуть переноситися в систему електронної пошти Вашого робочого столу.

4. Програми резервного копіювання сторонніх Gmail

Ще одним способом резервного копіювання повідомлень Gmail є використання сторонньої утиліти резервного копіювання. Ось чотири популярних варіанти:

1. UpSafe

UpSafe - безкоштовна і проста у використанні резервна копія Windows Gmail, яка дозволяє швидко створювати резервні копії файлів Gmail на жорсткому диску. Доброю функцією безпеки цієї утиліти є те, що програма не має доступу до Ваших облікових даних для входу в Google. Резервні копії, однак, не створюються автоматичними. Таким чином, Ви повинні пам'ятати, що необхідно регулярно створювати резервні копії свого облікового запису Gmail.

2. Gmvault Backup

Використовуйте GMvault для Windows, Mac, OSX або Linux. Це популярний додаток з відкритим вихідним кодом дозволяє планувати резервне копіювання для автоматичного запуску, що дуже зручно, так як не потрібно турбуватися про те, що Ви забули створити резервну копію свого Gmail. Це хороший інструмент для переміщення електронної пошти з одного облікового запису на іншу. Це командний рядок, тобто графічний інтерфейс відсутній. Але Ви можете багато чого зробити, вивчивши кілька простих команд.

3. Spinbackup

Spinbackup поєднує в собі хмарні функції резервного копіювання та функції кібербезпеки в одному пакеті. Якщо Вашому бізнесу потрібні обидва варіанти, цей інструмент може бути хорошим вибором. Він дозволяє налаштовувати автоматичне резервне копіювання не тільки Ваших повідомлень Gmail, але і будь-яких даних на Google Диску, включаючи контакти і календар. Ціни варіюються залежно від Ваших потреб і кількості користувачів.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools пропонує широкий спектр утиліт резервного копіювання та відновлення даних, включаючи утиліти хмарного резервного копіювання для Gmail і Google Apps. Доступні як Windows, так і Mac версія утиліти Gmail Backup. Залежно від операційної системи ваші повідомлення можуть бути збережені в різних форматах. Ви також можете застосувати фільтр, щоб вибрати, які повідомлення будуть скопійовані.

5. Зробіть резервні копії Gmail частиною робочого процесу.

Втрата повідомлень Gmail може бути дорогим. Ваші резервні копії Gmail повинні бути регулярної частиною вашого робочого процесу. Ось кілька кращих рекомендацій Gmail Backup, які допоможуть вам:

1. Продовжуйте слідувати правилам безпеки Gmail. Хоча наявність системи резервного копіювання Gmail на місці може гарантувати, що Ви не втратите важливі повідомлення електронної пошти, мета і раніше полягає в тому, щоб ваш профіль була якомога безпечнішою. Переконайтеся, що паролі Gmail, які ви використовуєте, є безпечними і також використовують інші заходи безпеки в Інтернеті Gmail.
2. Автоматичне резервне копіювання і резервне копіювання вручну. Хоча деякі утиліти резервного копіювання Gmail дозволяють запланувати регулярне автоматичне резервне копіювання, інші - ні. Залежно від обсягу одержуваної електронної пошти частота резервного копіювання може варіюватися - чим більше повідомлень Ви отримуєте, тим частіше необхідно створити резервну копію свого Gmail. Вивчіть систему резервного копіювання, яку Ви використовуєте. Якщо ваша утиліта не дозволяє планувати рутинні резервні копії, відкладіть звичайний час для резервного копіювання повідомлень Gmail вручну.
3. Регулярно перевіряйте резервні файли. Навіть якщо Ваша утиліта резервного копіювання запускається автоматично, Ви повинні час від часу переглядати файли резервних копій, щоб переконатися, що утиліта працює правильно. Якщо Ви помітили, що резервних файлів там немає або що файли резервних копій мають розмір 0 байт, перечитайте інструкцію щодо створення резервної копії або зверніться до групи підтримки програмного забезпечення резервного копіювання, щоб вирішити проблему.
4. Контролюйте резервне сховище. Слідкуйте за обсягом пам'яті для Ваших резервних папок. Якщо Ви бачите, що близькі до перевищення ліміту зберігання, розгляньте можливість зберігання старих файлів резервних копій в іншому місці або їх видалення. (Увага: якщо ви знищите старі файли резервних копій, можливо, Ви не зможете їх відновити, якщо вони Вам знадобляться пізніше.)

Висновок

Якщо Ви не регулярно копіюєте електронні листи Gmail, Ви ризикуєте втратити свою інформацію. Тепер, коли Ви знаєте, як створити резервну копію Gmail, Ви можете зменшити ймовірність втрати даних, підтримуючи Gmail.

Для використання резервного копіювання Gmail використовуйте кроки, які ми тільки що показали.