Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Outlook
Business

Як швидко додати професійний підпис в електронні листи Outlook

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Microsoft Outlook (Essential Tutorial Guide).
How Protect Outlook Emails With Strong Passwords & Security Settings
How to Set an Out of Office Message in Outlook (Automatic Away Reply)

Ukrainian (українська мова) translation by Elen (you can also view the original English article)

Наявність хорошого професійного підпису в електронних листах є важливим. Привабливий підпис Microsoft Outlook допомагає створити правильне враження на тих, хто знаходиться серед ваших контактів. Це також допомагає людям запам'ятати вашу контактну інформацію, оскільки вона акуратно представлена в підписі листа.

Можливо, ви вже бачили професійні підписи email внизу електронних листів - вони дуже схожі на візитки з привабливим дизайн логотипу та контактною інформацією. Можливо, ви навіть задумувались про те, щоб додати подібний підпис до своїх листів MS Outlook, але ви не впевнені, як саме їх роботи.

У нас є хороша новина! За допомогою професійних шаблонів підписів для email, для всіх ваших листів Outlook зробити це дуже просто. Ви можете встановити один підпис і будь-хто, хто отримує від вас повідомлення, бачитиме в листі і ваш професійний підпис. Або ж ви можете встановити безліч підписів для одного і того ж аккаунту email Outlook. Ви можете використовувати один шаблон професійного підпису для ділових повідомлень і встановити інший, з більше веселим дизайном, для електронних листів особистого характеру.

У цій статті ми покажемо вам, як знаходити та завантажувати шаблони підписів для електронних листів. Потім ми розглянемо, як, користуючись шаблоном, додавати до листів Outlook професійні підписи. На кінець, я поділюся з вами декількома прикладами професійних підписів для email, а також і іншими пов'язаними ресурсами, які допоможуть вам краще управляти вашої електронною скринькою.

Інструкція для початківців по управлінню вхідних листів (Guide to Inbox Zero Mastery, безкоштовна електронна книга).

У цьому уроці ми будемо вчитися додавати підписи в електронні листи Outlook. А також це можливість навчитися контролювати вашу папку Outlook з вхідними повідомленнями. Тому обов'язково завантажте безкоштовно електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Вона укомплектована різними стратегіями організації папки inbox, а також найкращими порадами щодо ефективного управління вхідними повідомленнями.

Guide to Inox Zero Mastery

Отже, рухаємося далі і перейдемо до основної теми нашої статті: додання підписів в листи Outlook.

Як додати підпис в лист Outlook (відео)

Дізнайтеся, як додати професійний підпис до ваших листів Microsoft Outlook з цього короткого відео:


Як зробити підпис в Outlook

Якщо ви хочете створити підпис в Outlook, який можна використовувати знову і знову, виконайте наступні кроки:

Крок 1. Завантажте професійний шаблон еmail.

Перед тим, як ви зможете додати професійний підпис до листа Outlook, вам потрібно відшукати вірний шаблон email для вашого бренду. Ви можете знайти привабливі шаблони email на Envato Elements.

Envato Elements - це прекрасний сервіс, який надає вам  доступ до сотень таких креативних ресурсів з професійним дизайном, як шаблони підписів для email, теми WordPress, шаблони презентацій та багато, багато іншого! Будучи підписаним на Envato Elements, ви навіть отримаєте доступ до ексклюзивних преміальних відеоуроків.

Для даного уроку я використовуватиму професійний шаблон підпису для email 1000 Email Signatures template:

1000 Email Signatures template
Шаблон 1000 Email Signatures від Envato Elements має десятки опцій для підписів електронної пошти Outlook.

Цей чудовий шаблон від Еnvato Elements має прекрасні, легкі в використанні опції, які включають:

  • Смарт-каталог, щоб допомогти вам знайти підпис електронної пошти, який найкраще підходить саме вам.
  • Альтернативні шрифти Lato, Montserrat та Raleway для файлів HTML.
  • Інструкцію для швидкого старту.
  • І багато іншого!

Всі ці особливості та багато іншого роблять шаблон підпису чудовим вибором для професійного рішення.

Примітка: щоб просто завантажити один шаблон email без отримання доступу до інших креативних ресурсів, придбайте професійно розроблений шаблон підпису для email на GraphicRiver.

Крок 2. Змініть професійний шаблон підпису для електронної пошти.

Після завантаження шаблону підпису для email, настав час модифікувати його, щоб він включав вашу персональну контактну інформацію.

Якщо шаблон підпису для email включає більше, ніж один шаблон, виберіть той, який ви використовуватимете для Microsoft Outlook.

Далі, зберіть контактну інформацію, яку хочете включити в шаблон підпису. Вона буде дуже схожою до тієї, яку ви використовуєте для візитки, а саме:

  • Ім'я та прізвище;
  • Посада;
  • Назва компанії;
  • Адреса компанії;
  • Електронна пошта;
  • Номер телефону;
  • Контактні дані в соцмережах;
  • Логотип;
  • Фото (за бажанням).

Після того, як ви зібрали все необхідне, замініть дефолтні дані вашою контактною інформацією. Щоб кастомізувати ваш шаблон підпису для email, відкрийте файл .psd в Adobe Photoshop. Використовуйте інструмент Type tool [T], щоб ввести дані:

modifying contact information
Ви можете змінити вашу інформацію в Adobe Photoshop.

Ви також можете змінити колір підпису для email, додати зображення або логотип, а також внести інші зміни - все в Photoshop. Коли закінчите, збережіть підпис для email в форматі .png.

Щоб додати гіперпосилання на онлайн компоненти вашої контактної інформації, таких як контакти в соцмережах або email, використовуйте інструмент Adobe Dreamweaver, щоб внести зміни в файл .htm.

Крок 3. Копіювання зображення підпису електронної пошти в директорію.

Після того, як ви закінчили працювати над графікою та файлами гіперпосилання для підпису email, скопіюйте файли на жорсткий диск вашого комп'ютера, скориставшись цим шляхом:

C:\Users\[YourUsername*]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

* YourUsername - це ім'я користувача Microsoft Windows, присвоєне вам.

Таким чином, якщо в даному випадку ми використовуємо ім'я Jane Doe, то шлях виглядатиме так:

C:\Users\JaneDoe\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Примітка: шлях до директорії, вказаний в прикладі вище, - це шлях по замовчуванню, де зберігаються файли підписів для email MS Outlook. Якщо ви або ваш системний адміністратор змінив цей шлях, ви повинні будете використовувати нове розташування, де на даний момент зберігаються ці файли.

Крок 4. Відкрийте новий лист електронної пошти.

Далі відкрийте нове повідомлення електронної пошти в Microsoft Outlook, за допомогою іконки New Email в верхньому меню (стрічці, Ribbon). З'явиться вікно New Messages:

Outlook New Messages window
Щоб змінити шаблон підпису email, почніть з того, що відкрийте вікно MS Outlook New Messages.

В меню вікна New Messages виберіть іконку Signature. В спадаючому меню виберіть опцію Signature. З'явиться вікно Signatures and Stationery:

Signatures and Stationery windo
Ви можете додати, вилучити або перейменувати підпис електронної пошти в вікні Signatures and Stationery.

Крок 5. Додайте новий підпис для листів Outlook.

Щоб додати новий підпис в Outlook, переконайтесь, що ви знаходитесь на вкладці E-mail Signature вікна Signatures and Stationery. Зверніть увагу, що розділ Select signature to edit має підпис Primary. Це ваш підпис Outlook по замовчуванню. Якщо до цього ви не встановлювали підпис email, поле може бути пустим.

Натисніть на кнопку New під розділом Select signature to edit. Система запропонує вам створити ім'я для нового підпису email Outlook:

signature name prompt
Оскільки у вас може бути декілька встановлених підписів Outlook, використовуйте ім'я, яке буде описувати, характеризувати цей підпис.

В моєму випадку я встановлю підпис для ділових листів для MS Outlook, тому я ввів ім'я: AnyTown Consulting. Потім я натиснув кнопку OK. Тепер ви побачите ім'я підпису, яке щойно ввели (в даному випадку AnyTown Consulting) вище дефолтного імені підпису email Primary.

new Outlook email signature
Ви щойно додали новий підпис електронної пошти Outlook.

Примітка: ви також можете скористатись кнопкою Delete під полем Select signature to edit, щоб вилучити підпис email, який ви не хочете більше використовувати. Або ж, використовуйте кнопку Rename для перейменування підпису.

Крок 6. Змініть ваш підпис еmail.

Переконайтесь, що в вікні Signatures and Stationery, в полі розділу Select signature to edit, підпис email, який ви хочете змінити є виділеним. Далі клікніть в полі розділу Edit signature, де ви хочете побачити підпис.

insert email signature image
Клікніть на іконці Insert Picture, щоб вставити змінений професійний підпис email, який ви кастомізували раніше.

Клікніть на іконці Insert Picture. З'явиться вікно Insert Picture, яке дозволяє вам вибрати графічний файл для підпису, який ви бажаєте використовувати. Вам потрібно буде вибрати файл підпису email .png, який ви змінили та зберегли раніше. Коли ви знайдете файл, натисніть на кнопку Insert. Ви побачите підпис email в розділі Edit signature box:

new professional email signature image
Ваш новий професійний підпис email відображається в розділі Edit Signature.

Крок 7. Додаємо текстовий підпис.

Це дуже хороша ідея додати текстовий підпис email під професійним графічним зображенням. Наявність такого тексту в підписі MS Outlook може бути дуже корисним в тому випадку, коли ваші листи отримує email-система, яка не підтримує графіку.

Ваш підпис email, як мінімум, повинен включати наступне:

  • Ім'я та прізвище;
  • Заголовок;
  • Компанію;
  • Телефон;
  • Email.

Завдяки цій текстової інформації отримувач вашого листа буде здатним відповісти на ваш email, якщо забажає.

Введіть інформацію, текстовий підпис email, безпосередньо під графічним підписом (використовуйте скролинг, щоб переміститися вниз).

text email signature
Оскільки деякі системи електронної пошти не приймають зображення, додайте текстову інформацію до підпису пошти Outlook.

Натисніть кнопку ОК, щоб зберегти зміни в підпис email.

Наступного разу, коли ви відкриєте вікно нового електронного листа, підпис Outlook, який ви створили буде автоматично додаватися внизу вашого повідомлення.

message with Outlook email signature
Після того, як ви зберегли підпис в Outlook, ця інформація з'являється внизу кожного листа, який використовує цей підпис.

Введіть текст повідомлення як звичайно, та відправте його.

Крок 8. Додайте ще один підпис електронної пошти.

Як я вже згадував раніше, ви можете мати безліч підписів в email Outlook. Це особливо зручно, якщо ви використовуєте один і той же акаунт email для бізнесу та особистих повідомлень. Цілком можливо, що ви б хотіли мати другий, більш веселий підпис email для друзів та родини.

Щоб створити ще один підпис електронної пошти, перейдіть до кроку 5 та пройдіть весь процес знову. Переконайтесь, що другий підпис email має назву, відмінну від першого.

Коли будете готові відправити лист Outlook з другим підписом, натисніть на іконці Signature в вікні New Message (в меню, Ribbon). З'явиться спадаюче меню.  Клікніть на назві підпису email, який ви хочете використовувати. Потім відправте ваше повідомлення.

Якщо ви використовуєте більше, ніж один підпис email в MS Outlook, буде хорошою звичкою перевіряти його щоразу перед відправкою повідомлення, щоб переконатися, що підпис є правильним. Вам не хотілося б випадково використати веселий підпис mail для ділового листа або діловий підпис для веселого повідомлення вашим друзям або сім'ї.

Ще більше шаблонів підпису email преміум-класу

У цій статті ми зосередились на використанні одного набору шаблонів підпису email від Envato Elements, але є ще дуже багато доступних підписів на Envato Elements та GraphicRiver, які ви, напевно, хотіли б використати для ваших email Outlook. Ось тільки деякі з них:

1. 360 Professional Email Signature Templates

360 Professional Email Signature Templates

Цей гнучкий набір професійних шаблонів email від Envato Elements включає 360 індивідуальних файлів HTML. Зробіть свій вибір з поміж 30 різних опцій макету і 12 стилів кольорового оформлення. Ви можете легко персоналізувати дані шаблони за допомогою вашого логотипу, фотографії або інформації. Також надається допоміжна документація HTML для легкого процесу кастомізації.

2. Modern Email Signature Template

Modern Email Signature Template

Якщо ви шукаєте глянцевий, сучасний, професійний шаблон підпису email з багатьма корисними опціями, - це саме те, що вам потрібно. Ось неповний перелік функцій, які ви знайдете в Modern Email Signature Template:

  • Використання смарт-об'єктів;
  • Включає добре організовані інструкції HTML-файлів;
  • Можливість обирати між 11 варіантами цифрових підписів з 11 HTML-файлами;
  • Та багато іншого!

3. 301 Email Signature Template

301 Email Signature Template

301 Email Signature template -  це все, що стосується опцій. Обирайте серед 43 варіантів макетів та 7 тем кольорового оформлення. В цьому шаблоні ви знайдете широке розмаїття дизайну шаблонів підпису email, що включає фотографії, текст, та підписи, які зосереджені на соцмережах. Один із них - саме для вас.

Дізнайтесь більше про підписи еmail

Підпис email, який ви використовуєте, буде залишати певне враження у читача повідомлення. Для ділових контактів ви звичайно хочете використовувати професійний підпис email і щойно ви дізналися, як саме це можна зробити.

Щоб більше дізнатися про те, як саме слід закінчувати електронний лист, а також про підписи email, перегляньте наступні статті:

Щоб знайти ще більше професійних шаблонів професійних підписів email, які можна використовувати для MS Outlook,  перегляньте наступну статтю:

Ще більше корисних порад щодо еmail та пов'язаних з ними стратегій

Не забудьте оформити підписку на ділову розсилку Tuts+, а також завантажити безкоштовну електронну книгуThe Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Вона укомплектована стратегіями щодо організації та неймовірними порадами ефективного управління вхідними листами електронної пошти.

Guide to Inbox Zero

Додайте професійний підпис email до PowerPoint уже сьогодні

В цій статті я надав вам поетапна інструкцію, як додати підпис email до Microsoft Outlook. Я також поділився з вами деякими найкращими шаблонами електронних листів, які вам, напевно, захочеться використовувати. Я навіть зробив перелік інших ресурсів, які допоможуть вам створити найкращі підписи email, наскільки це тільки можливо, а також ресурси для ефективної роботи папки вхідних листів.

Щойно ви дізналися, наскільки легко можна додати підпис email до ваших повідомлень Outlook за допомогою професійно розробленого шаблону! Чому б не почати з того, щоб придбати шаблон підпису email від Envato Elements або GraphicRiver уже сьогодні?

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.