Unlimited PowerPoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Proposals

Як налаштувати простий шаблон бізнес пропозиції в MS Word

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:

Ukrainian (українська мова) translation by Elen (you can also view the original English article)


Ділова пропозиція - це важлива частина вашого бізнесу. Незалежно від типу бізнесу, яким ви володієте - дизайн-студія, маркетингове агенство, надання послуг в іншій ніші - ваші ділові пропозиції повинні виглядати професійно.

Використання хорошого шаблону пропозиції зекономить ваші години роботи. Більше того, професійна презентація, яку ви отримаєте як результат використання шаблону, може дати вам конкуренті переваги.

У цьому уроці ви дізнаєтеся, як створити ефективну бізнес-пропозицію. Я також покажу вам процес налаштування простого шаблону ділової пропозиції за допомогою MS Word 2016.

Ми будемо використовувати Sleman Clean Proposal Template, який є шаблоном ділової пропозиції від GraphicRiver. Даний сучасний шаблон надається з безліччю макетів дизайну ділових сторінок, які включають 8 кольорів. Всі графічні і текстові елементи легко налаштовувати.

Business Proposal Template
Simple business Proposal Template, доступний в форматах Microsoft Word та InDesign.

Щоб налаштувати шаблон ділової пропозиції, я буду використовувати уявну компанію "Business Name Inc.". Виконайте наступні дії, щоб створити власну ділову пропозицію.

Примітка: Всі приклади, наведені в цій статті, є вигаданими і не відображають реальних людей або реальні організації.

Елементи хорошої бізнес-пропозиції

Бізнес-пропозиції описують товари і послуги, які ви надаєте потенційним клієнтам. Вони описують всі потреби клієнта та як ви можете їх задовольнити.

Ефективні бізнес-пропозиції містять такі елементи:

  • привабливий дизайн;
  • опис вашої компанії;
  • інформація про досягнення, успіх, яку можна розмістити в портфоліо або відгуках;
  • повна інформація про запропонований проект, включаючи сроки і вартість;
  • умови надання послуг;
  • дані контракту і підписи.

Шаблон Sleman Clean Proposal має всі ці функції та багато іншого. Там навіть є сторінка для виставлення клієнту рахунку.

Якщо можливо, зовнішній вигляд ділової пропозиції повинен відображати стиль вашого бізнесу. Ви можете це зробити за допомогою даного шаблону, оскільки його дуже просто змінити. Після завантаження шаблону ділової пропозиції, ви готові налаштувати його під свій проект.

Ось інструкція по використанню.

1. Збір інформації

Перший крок може здатися втомливим і дещо нагадувати збір інформації для податкової. Для збору необхідної фінансової інформації і даних може знадобитися багато часу. Проте в майбутньому, вже зібрана інформація зекономить вам багато часу.

Ось список даних про проект, які необхідні для створення ефективної ділової пропозиції:

  • повна контактна інформацію для вашого клієнта;
  • загальний опис роботи;
  • докладний опис роботи;
  • калькуляція цін проекту;
  • варіанти тарифів для клієнта;
  • дата завершення проекту;
  • графік виконання проектних робіт, поетапно;
  • умови ведення бізнесу;
  • відомості про оплату.

Витратьте час і переконайтеся, що ви розумієте дану інформацію перед тим, як зробити пропозицію. Якщо вам щось незрозуміло, запитайте клієнта. Буде краще, якщо у вас буде чітке розуміння проекту зараз.

Вам знадобиться інформація про вашу компанію, щоб включити її в пропозицію. Ось резюме того, що потрібно:

  • повна контактна інформація вашої компанії (ім'я, адреса, телефон, електронна пошта);
  • фотографії вашої команди і фото, які презентують ваш бізнес; 
  • опис вашого бізнесу;
  • тематичні дослідження успішних проектів;
  • відгуки клієнтів.

Якщо ви хочете дізнатися більше про написання бізнес-пропозицій, Tuts+ має відмінні інструкції по їх написанню. Ось дві з них:

Коли у вас є необхідна інформація, ви готові відкрити шаблон пропозиції.

2. Відкрийте і перейменуйте шаблон

Шаблон пропозиції знаходиться в zip-файлі з вісьма вкладеними папками і текстовим help-файлом. Всередині папки ви можете вибирати файли на основі розміру паперу і інструменту редагування.

Ми будемо працювати в Microsoft Word 2016, тому обов'язково виберіть файл з розширенням .DOCX.

Також важливо перейменувати файл шаблону. Таким чином, якщо у вас виникнуть проблеми, ви зможете повернутися до початкового шаблону.

Тепер, коли ви відкрили і перейменували шаблон, ви готові встановити шрифти.

3. Установка шрифтів

В шаблоні ділової пропозиції використовуються три безкоштовних шрифти:

Всі файли шрифтів для цієї вправи мають розширення TTF. Якщо ви ще не маєте таких шрифтів, зараз вам необхідно їх встановити. Ось таким чином:

Крок 1: Встановлення шрифту з Google

Щоб інсталювати шрифт Google:

Натисніть на посилання шрифту, який ви хочете завантажити. Потім поставте галочку поруч зі стилями. Тепер натисніть кнопку Choose в правій нижній частині сторінки.

Download font style

Тепер клікніть Add to Collection в наступному діалоговому вікні і виберіть стрілку "завантажити", яка з'явиться у верхньому правому куті.

У діалоговому вікні, яке відкриється, клікніть на .zip file, який буде виділено синім.

Тепер, виконайте наступні дії:

  1. Збережіть файл, архів шрифту, в будь-якій папці.
  2. Двічі клікніть на архіві, щоб розпакувати його.
  3. Двічі клікніть на папці з іменем шрифту на самому файлі шрифту.
  4. Натисніть Install

Увага: обов'язково відкрийте всі файли шрифту. Кожен варіант (такий як жирний, курсив і т. д.) повинен бути встановлений окремо.

У вас є шрифти для установки з декількох джерел:

Крок 2: Інсталяція шрифту від Font Squirrel

Для інсталяції шрифту від Font Squirrel:

  1. Натисніть на посилання шрифту, який ви хочете завантажити.
  2. Натисніть кнопку DOWNLOAD TTF.
  3. Збережіть файл архіву шрифту в будь-якій папці.
  4. Двічі клікніть на архіві, щоб відкрити його.
  5. Двічі клікніть по імені шрифту. Натисніть Install.

Крок 3: Установка шрифту з FontSpace:

Для інсталяції шрифту з FontSpace:

  1. Натисніть на посилання шрифту, який ви хочете завантажити.
  2. Натисніть кнопку Download.
  3. Збережіть файл архіву шрифту в будь-якій папці.
  4. Двічі клікніть на архіві, щоб відкрити його.
  5. Двічі клікніть по імені шрифту.
  6. Натисніть Install.

4. Як змінити текст

Тепер ви готові до внесення змін в текст всього документу пропозиції. Почнемо з титульної сторінки шаблону. Ось як вона виглядає до наших модифікацій:

Custom proposals template cover - before

Порада: Зверніть увагу, що на титульній сторінці є дата закінчення терміну дії. Завжди вказуйте її для вашої пропозиції. Якщо ви цього не зробите, клієнт може попросити вас дотримуватися старих цін, які більше не актуальні.

Щоб змінити текст:

  • Натисніть на будь-яку область з текстом, так щоб ви бачили текстовий блок.
  • Якщо ви хочете збільшити розмір текстового поля, перетягніть маркери.
Customizing proposals template cover -text box
Маркери зміни розміру - це пусті круги, що з'являться навколо тексту або графічного блоку.
  • Тепер клікніть всередині текстового поля.
  • Виберіть і виділіть текст, який хочете змінити.
Customize proposal template cover - highlight text
  • Введіть інформацію поверх виділеного тексту.
  • Якщо ви захочете змінити розмір шрифту, клікніть правою кнопкою миші на виділеному тексті. З'явиться діалогове вікно шрифту.

Ось як виглядає приклад шаблону ділової пропозиції після того, як я вніс в неї зміни:

Customized business proposal template - after

Процес зміни тексту є однаковим для всього шаблону ділової пропозиції. Використовуйте його в будь-якому місці, де ви хочете замінити текст вашою інформацією.

Далі ми обговоримо оновлення інформації в "шапці" і "футері".

5. Налаштування шапки і футера

Шаблон ділової пропозиції має хедер і футер для всіх лівих і правих сторінок. Процес налаштування хедера і футера в основному однаковий. Для даного шаблону ми зупинимось на редагуванні хедера.

Тепер ми налаштуємо правий і лівий хедер і футер за допомогою персональної інформації. Спочатку перейдіть на сторінку 2 (ліва сторінка). Зверніть увагу, що область хедера виділена сірим кольором, а основний текст пропозиції - ні.

Customizing the header area
Область хедера виділена сірим кольором.

Двічі клікніть в області хедера. Він більше не відображається сірим, як описано в інструкції по зміні тексту (частина 4).

Edited Text
Область хедера після того, як застосовано зміну тексту.

Нова інформація тепер з'являється на кожній лівій сторінці по всій діловій пропозиції.

Порада: рекомендуємо включити в хедер або футер номер телефону і адресу електронної пошти. Таким чином, якщо у клієнта виникнуть питання, йому не потрібно буде шукати вашу контактну інформацію.

Інформація по замовчуванню як і раніше відображається на правій сторінці. Щоб змінити її:

  1. Перейдіть нижче до сторінки 3 (права сторінка).
  2. Повторіть описаний вище процес для хедера правої сторінки. Нова інформація тепер відображається на кожній правій сторінці по всій бізнес-пропозиції.

Щоб налаштувати футер пропозиції, двічі клікніть в області футера, а не в області хедера. Виконайте процес, описаний вище, для оновлення тексту футера.

Далі ми розглянемо зміну зображень в цьому простому шаблоні.

6. Оновлення фотографій і зображень

Привабливі зображення зміцнять бренд вашої компанії. Використання правильних зображень в діловій пропозиції дуже важливе. Даний шаблон дозволяє додавати графіку або зображення в наступні розділи:

  • Про нас;
  • Наша команда;
  • Наше портфоліо;
  • Детальне портфоліо;
  • Наші роботи.

Ось дві статті від Tuts+, які допоможуть вам покращити свої зображення:

Почнемо з оновлення фотографії на сторінці Про нас. Сіра рамка є плейсхолдером. Щоб замінити його однією з ваших фото, двічі клікніть на сірому полі, поки не побачите графічні маркери розміру.

Business Proposal About Us Handles

Тепер правою кнопкою миші клікніть по графіці для відображення контекстного меню. Перейдіть в Format Object > Fill. Меню Format Shape відображається справа сторінки. Клікніть правою кнопкою на графіці, щоб відобразилось контекстне меню. Далі виберіть Format Object > Fill. Меню Format Shape відображається справа сторінки.

Business Proposal Template - Word Format Shape

Тепер виберіть  Picture or texture fill. Сіре зображення тимчасово заповнюється текстурою. В середині меню ви бачите Insert picture from. Вашими параметрами являються File, Clipboard, або Online.

Для цього шаблону ділової пропозиції ми вставимо зображення робочої групи. Вставити фото можна наступним чином:

  1. Виберіть File. Відкриється провідник Windows. Перейдіть в папку, в якій збережена ваша фотографія і виберіть її.
  2. Натисніть Insert. Ваше фото замінить заливку фігури. Фотографія зберігає форму і розмір плейсхолдера. Якщо потрібно, ви можете змінити його розмір.
Business proposal Word template - image addition

Ви можете замінити сіре поле плейсхолдера в шаблоні пропозиції своїм фото або зображенням.

7. Оновлення в графіці

Тепер ви знаєте практично все про налаштування цього простого шаблона ділової пропозиції. Практично всю вашу інформацію можна додати в пропозицію, слідуючи вищеописаним крокам.

Проте є декілька спеціалізованих сторінок, які ви захочете обновити. Сторінка Market Map - одна з них:

Сторінка Market Map перед налаштуванням.

Карта ринку - хороший спосіб показати, де знаходяться ваші клієнти, якщо у вас є міжнародна клієнтська база. Кожна графічна кулька являє собою ринкову частку для вказаного регіону.

Щоб оновити карту і показати, де знаходяться ваші власні клієнти, потрібно зробити три речі:

  • перемістити графіку;
  • змінити розмір графіки;
  • змінити текст заголовку.

Ми пройдемо через ці три етапи, використовуючи нашу уявну компанію.

Крок 1: Переміщення графіки

Давайте почнемо з переміщення графічних кульок.

На поточній карті найбільша кулька презентує Сполучені Штати. Я хочу, щоб натомість він представляв Південну Америку.

Щоб перемістити кульку, натисніть на текст (цифра "1"). Потім, утримуючи Control, клікніть по кульці. Навколо тексту і зображення відображатимуться маркери.

Move a graphic in our Word business proposal templates map page

Коли у вас виділені і текст, і зображення, обережно перетягніть кульку на нове розміщення на карті. В нашому випадку це Південна Америка.

Увага: Не тягніть за маркер, щоб не змінити розмір кульки.

Крок 2: Зміна розміру графіки

Ми готові змінити розмір кульки. Моя уявна компанія має більше клієнтів в Англії, менше в Японії, тому я зміню розмір цих кульок.

Натисніть на зображення кола, яке хочете змінити, навколо нього з'являться маркери. Примітка: одночасно ви можете змінювати тільки одну кульку.

Bubble handle to customize graphics in map page

Увага: будьте обережні, не натискайте на текстове поле, оскільки текст залишається однакового розміру.

Тепер натисніть кутовий маркер і перемістіть по діагоналі, щоб зробити кульку більшою. Налаштуйте розміщення наступного текстового поля, перетягнувши його в центр кола.

Крок 3: Змініть текст у графіці

Останній крок  - зміна тексту в графічних заголовках на сторінці. Клікніть на полі, в якому ви хочете змінити текст.

Change text in graphic

Виділіть текст, який ви хочете змінити, як показано вище. Тепер введіть свою інформацію поверх існуючого тексту. Нижче приведена сторінка Market Map після налаштування:

Market map page after customizations

8. Внесення змін в таблицю

Інша спеціалізована сторінка, яку ви, напевно, захочете змінити - це Project Timeline. Графік тривалості проекту - чудовий спосіб швидко переглянути його розклад.

Change project timeline table
Project Timeline перед налаштуванням.

Графік тривалості проекту - це фактично таблиця. Ми розглянемо процес додавання завдання в таблицю, щоб ви бачили, як можна модифікувати таймлайн.

Ми додамо завдання "Proofreading" після завдання "Designing". Нове завдання додає до проекту тиждень. Ми пройдемо через наступний процес:

  • додавання до таблиці рядка і стовпця; 
  • встановлення ширини рядка і стовпця;
  • зміна формату комірки таблиці.

Давайте почнемо.

Крок 1: Вставка рядка

Ми повинні зробити таблицю більшою, щоб помістити в неї наше нове завдання.

Клікніть в таблиці, щоб з'явились маркери навколо блоку таблиці. Перемістіть курсор вниз, зліва під рядок, нижче “Designing” і “Printing”. В цій таблиці це приблизно відповідає значенню "P" в заголовку "Project Timeline". Поділ рядків виділяється "+" зліва.

Insert a row into your table

Тепер клікніть на символі "+". Пустий рядок, який відповідає рядку "Designing", стане відображатися. Введіть назву “Proofreading” в новому рядку. Проте тепер таблиця надто висока.

Крок 2: Налаштування висоти рядків.

Щоб змінити розмір таблиці для відповідності простору, виділіть всю таблицю. Вона буде виділена сірим кольором.

Project timeline gray highlight

Тепер виберіть Table Tools > Layout > Distribute Rows. Введіть "3" в поле Height і натисніть Enter. Рядки в таблиці встановлюються на нову висоту і таблиця поміщається в простір.

Примітка: в залежності від того, скільки рядків ви додаєте, вам, можливо, потрібно буде ввести іншу висоту рядка. Цілком можливо, вам також доведеться налаштувати розмір шрифту.

Крок 3: Вставка стовпця і налаштування його ширини

Нам потрібно вставити стовпець для додаткового тижня, який "Рroofreading" додав в проект.

Процес додавання стовпця в основному такий же, як і процес вставки рядка. Різниця в тому, що ми клікатимемо між стовпцями, а не між рядками. В нашому випадку, клікніть по стовпцям для тижнів "5" і "6", щоб вставити новий стовпець і натисніть значок "+" для вставки.

Якщо таблиця надто широка для сторінки, виділіть всі стовпці тижня. Не виділяйте стовпець, який містить завдання.

highlight colums containging weeks

Тепер виберіть Table Tools > Layout > Distribute Columns. Введіть .5 в поле Width і натисніть клавішу Enter. Повторіть два останні стовпця "6" і "7". Ваш Project Timeline тепер має такий вигляд:

Design and proofreading rows identitcal

Зверніть увагу, що рядки задач Designing і Proofreading ідентичні. Нам потрібно змінити формат комірки таблиці, щоб виправити це.

Крок 4: Зміна формату комірки таблиці.

Щоб змінити форматування вигляду Timeline, нам потрібно змінити формат комірки таблиці. Нам потрібно видалити і додати колір комірки.

Клікніть в полі таблиці. Виберіть комірку або комірки., які потрібно змінити. У нашому випадку це дві комірки в рядку з надписом "Proofreading".

Виберіть Table Tools > Design > Shading > No Color. Червона заливка комірок зникне. Повторіть дію, щоб видалити заливку з комірок під новим стовпцем в рядку з надписом “Printing”.

The Shading tool pop-up
З'явиться Shading tool.

Щоб додати заливку нашій комірці в новому стовпці, виберіть червоний колір замість no color. Комірка буде залита червоним кольором.

A customized proposal timeline
Налаштований користувачем графік пропозиції.

Використовуйте ці кроки для оновлення будь-який інших таблиць в пропозиції, якщо це необхідно.

9. Експорт вашої пропозиції.

Тепер ви готові експортувати пропозицію в файл PDF, щоб відправити його своєму клієнту. PDF-файл захищає інформацію про пропозицію, тому він не змінюється при його перегляді клієнтом.

Щоб експортувати файл в PDF, виконайте наступні дії.

Натисніть File > Export > Create PDF/XPS.

Export your Business Proposal Template as a PDF

Клікніть по іконці Create PDF/XPS. відкриється діалогове вікно Publish As. Виберіть папку для збереження пропозиції.

Порада: рекомендуємо перейменувати свою пропозицію і додати дату. Це допомагає уникнути плутанини, якщо у вас не одна версія пропозиції.

Тепер клікніть Publish.

Publish your Business Proposal Template as a PDF

Ви готові відправити клієнту файл PDF вашої ділової пропозиції. Успіхів!

Приклади шаблонів ділових пропозицій

Ось короткий шоукейс п'яти додаткових високоякісних прикладів шаблонів пропозиції. Подумайте, про їх використання.  Кожен з цих простих шаблонів допоможе вам створити ефективну і привабливу ділову пропозицію. Вони настільки ж легко налаштовуються, як і шаблон, з яким ми працювали в даному уроці.

1. Full Business Proposal Template Package

Даний шаблон має безліч параметрів сторінок, таких як резюме, про нас, наші цілі, аналіз ринку, графік виконання проекту, наша команда, клієнти, виконані роботи, послуги, перспективи розвитку тощо.  Чистий дизайн з декількома варіантами. В набір входять файли Word, Excel, і InDesign.

Business Proposal Template Package - Word InDesign Excel

2. Simple Business Proposal Template

Даний приклад шаблону пропозиції - чистий і привабливий, включає іконки і беджики. Він надається з 16 унікальними макетами ділових сторінок в форматах Word і InDesign. Виберіть одну із п'яти кольорових схем.

Simple business proposal template

3. Clean Project Proposal Template

Даний всеохоплюючий шаблон включає в себе 44 сторінки з графіками і діаграмами, які можна повністю редагувати. В пропозицію включена інструкція по використанню, який допоможе вам налаштувати шаблон під ваші конкретні потреби. Його можна редагувати в Adobe InDesign, Illustrator і Microsoft Word.

Simple Business Proposal Template

4. Business Project Proposal Template Word

В даний простий шаблон ділової пропозиції було включено декілька файлів проекту, які допоможуть вам здійснити продажі, наприклад опис товарів, часові параметри, бюджет, етапи проекту, а також контракт проекту і рахунок. Крім того, шаблон дозволяє створювати бізнес пропозиції в певному стилі. Привабливі зображення, які ви додасте, допоможуть вам продати свій товар, або послугу.

Business project proposal template

5. Lupa Project Proposal Template

Даний шаблон пропозиції добре використовує кольори для створення привабливої презентації. Ви можете легко змінити колір на ваш смак. Існує багато параметрів макета сторінки, які допоможуть вам заключити договір. За допомогою цього шаблона ви покажете потенційному клієнту, чому вони повинні працювати саме з вами. Ви можете вказати свої послуги, процеси, команду, інформацію про компанію, приклади робіт тощо.

Sample business project proposal template

Всі ці шаблони бізнес-пропозицій можна налаштувати в Microsoft Word і таким чином включити персональну інформацію щодо бізнесу і проекту.

Почніть з якісного шаблону ділової пропозиції!

Якісний шаблон ділової пропозиції допомагає вам справити сильне враження и допоможе заключити договір з потенційними клієнтами. Він економить ваш час і допомагає щоразу створювати професійну пропозицію. Якщо ви знаєте кроки налаштування, редагувати шаблон під ваші потреби буде дуже легко.

Graphic Credit

Іконка Documents, розроблена Garrett Knoll з Noun Project.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.