Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Productivity
Business

Як зробити одну справу за раз - і припинити багатозадачність 

by
Difficulty:BeginnerLength:LongLanguages:

Ukrainian (українська мова) translation by Nikita Dryabzhinskiy (you can also view the original English article)

Ми живемо в епоху багатозадачності. Ми проводимо дні, занурені в комп'ютери, планшети, телефони та інші пристрої, які дозволяють нам робити відразу десять речей одночасно з новітніми новинами, спортивними змаганнями, електронною поштою і твітами з усього світу.

Є тільки одна проблема: наші мізки не створені для багатозадачності.

До речі, це не моя думка. Це результат незліченних досліджень, про які я розповім пізніше. Багато хто думає, що вони добре розбираються в багатозадачності, але дослідження говорить, що це просто неправда.  Ми робимо менше, і робимо це менш точно і ефективно, коли намагаємося працювати в багатозадачному режимі. І люди, які думають, що вони гарні в багатозадачності, насправді гірше всіх.

Тому в цьому уроці ми розглянемо найкращий спосіб роботи. Спочатку я розгляну деякі питання багатозадачності і продуктивності, а потім я покажу вам, як налаштувати свій день, щоб зробити більше, скоротивши відволікаючі фактори і зосередивши увагу на одну річ за раз.

В цей вік багатозадачності нелегко відокремити себе від мережі відволікаючих чинників і домогтися більш послідовного фокусування. Відключення повністю і робота в чернечій безтурботності для більшості з нас непрактична, навіть якщо ми хочемо зробити це.  Але є деякі практичні речі, які ви можете зробити, щоб допомогти собі залишатися на шляху частіше, і закінчувати кожен день із задоволенням, знаючи, що ви зробили найважливіші речі - одну індивідуальну задачу за раз.

1. Визнайте неможливість багатозадачності

Як і було обіцяно, ми почнемо з дослідження.

Перше, що потрібно зрозуміти, це те, що, строго кажучи, багатозадачності не існує. Дослідники говорять, що навіть коли ми думаємо, що робимо відразу кілька речей одночасно, насправді ми фокусуємося тільки на одній речі за раз і перемикається швидко між ними.

«Переходячи від завдання до завдання, ви думаєте, що фактично звертаєте увагу на все навколо вас одночасно.  Але насправді це не так, - сказав граф Міллер, професор нейробіології Массачусетського технологічного інституту, в статті NPR. «Ви не звертаєте увагу на одну або дві речі одночасно, але перемикаєтеся між ними дуже швидко».

Це перемикання має свої витрати, з точки зору часу, уваги і ефективності. Дослідження, опубліковане в журналі Experimental Psychology, показало, що студенти були на 40% повільніше при вирішенні складних математичних задач, коли їм доводилося переключатися на інші завдання.  Окремі дослідження, проведені Інститутом психіатрії Лондонського університету, показали, що багатозадачність з використанням електронних носіїв тимчасово знижує ваш IQ на 10 балів.

Але, можливо, ви думаєте, що добре розбираєтеся в багатозадачності. Може бути, ви весь час це робите і вважаєте це однією з ваших сильних сторін. Це дослідження не відноситься до вас, чи не так?

Отже, розглянемо результати цього експерименту, в якому люди, які вважали себе здатними до багатозадачності - настільки гарні в тому, що вони часто користувалися мобільними телефонами під час водіння - насправді вони набрали менше, ніж інші, на тестах багатозадачності.

Це лише невелика частина дослідження, яке було зроблено по багатозадачності, і більшість з них вказує в одному напрямку: багатозадачність просто не працює. Як професор психології Стенфордського університету Кліффорд Насс сказав NPR:

Дослідження майже одноголосне, що дуже рідко зустрічається в соціальних науках, і він каже, що люди, які хронічно запрограмовані на багато, демонструють величезний діапазон дефіцитів. Вони в основному жахливі у всяких когнітивних завданнях, включаючи багатозадачність.

2. Налаштуйте свій день для фокусування

Тому, якщо багатозадачність шкідлива для вашої продуктивності, ми просто повинні перестати це робити, чи не так? В ідеалі, так, але якщо ви коли-небудь пробували, ви, ймовірно, зрозуміли, що це не так просто.

Незалежно від того, чи працюєте ви в офісі або керуєте своїм власним бізнесом, вам, ймовірно, припадає в будь-який час виконувати безліч різних завдань, а також орієнтуватися в світі майже миттєвого спілкування, в якому ми живемо. Ви не можете просто повісити знак «Зайнятий» і розповісти своїм клієнтам повернутися на наступному тижні.

Таким чином, створення робочого середовища без відволікання, в якій ви можете зосередитися на одиночних завданнях довше, вимагає певних зусиль. Ми розглянемо деякі корисні методи в цьому і наступних розділах.

Це починається на початку кожного робочого дня. Перш ніж зануритися в режим вирішення проблем, займіть кілька хвилин і свідомо сплануйте свій день.  Це не означає, що потрібно створити список завдань, який потрібно заповнити. Натомість зосередьтеся на декількох ключових завданнях, які узгоджуються з довгостроковими бізнес-цілями і допоможуть вам рухатися вперед.

Пам'ятайте принцип Парето, інакше відомий як правило 80/20: 80% результатів приходять від 20% причин. Або в цьому випадку 80% вашого успіху виходить від 20% ваших зусиль.  Які завдання становлять 20%? Спробуйте обмежити цей список тільки трьома завданнями, які вам дійсно потрібно виконати сьогодні, щоб вважати день успішним, коли ви лягаєте спати.

Потім оцініть час, яке вам буде потрібно для виконання кожного завдання, і заблокуйте час в календарі, щоб зробити це. Ідея полягає в тому, щоб зробити ці блоки відволікання без відриву, щоб в цей час ви були «однозадачних» і виконували свої найважливіші завдання.  Ви можете використовувати організаційні інструменти за вашим вибором для досягнення цього, але пам'ятайте, що веб-додатки мають свій власний потенціал для відволікання уваги, тому ви можете розглянути традиційний планувальник.

3. Ігнорувати електронну пошту як можна довше

Отже, у вас є хороша, ясна картина найбільш важливих речей, які вам потрібно зробити сьогодні. Тепер ви заходите в інтернет, перевіряєте електронну пошту і знаходите цілу пачку нових повідомлень, які мають вас.  На той час, як ви закінчили відповідати на всі ці листи, пройшло кілька годин, і ви не досягли прогресу ні по одній з речей, які, на вашу думку, важливу роль відігравали.

Non-Multitasking Hipster Office
Envato Unstock Photo.

Гірше того, ви втратили концентрацію уваги і ясність, які ви отримали в першу чергу з ранку. Ймовірно, вам довелося провести деякий дослідження, щоб відповісти на деякі електронні листи, тому тепер у вас є ціла купа додатків і листівок в браузері, і ваша голова гуде від безліччі нерелевантної інформації.

Починаючи свій день з електронної пошти, ви дозволяєте іншим людям визначати, як ви проводите свій час. Можливо, деякі з цих листів були дійсно терміновими, але, цілком ймовірно, більшість з них могли б почекати, принаймні, ще годину або два, а то й через день або два, без падіння неба.

Тому спробуйте наступне: дайте собі час на щоранку, щоб попрацювати над найважливішими завданнями, перш ніж дивитися на свою поштову скриньку. Якщо ця ідея змушує вас відчувати себе некомфортно, ви можете почати з малого: можливо, ви дозволите собі півгодини.

Якщо ви переживете цей безлімітний блок часу без натовпу розлючених клієнтів, що марширують на вас з факелами та вилами, подумайте про продовження до 45 хвилин, години, двох годин.  Якщо ви можете (видихнути!) Вижити весь ранок без перевірки електронної пошти, ваша продуктивність буде стрімко рости. Це може бути неможливо, але ви знайдете правильний баланс для себе і свого бізнесу.

4. Відключення повідомлень

Добре, є ще погані новини для наркоманів. Дослідники з Microsoft і Університету штату Іллінойс виявили, що, коли люди були перервані електронною поштою протягом дня, була величезна вартість з точки зору втраченого часу і концентрації уваги.

Для кожної перерви електронної пошти люди в середньому займалися майже 10 хвилинами роботи з електронною поштою і ще 10 - 15 хвилин, перш ніж повернутися до зосередженої діяльності по порушеною задачі. У багатьох випадках затримки були набагато тривалішими: «Ми виявили, що 27% припинених завдань привели до більш ніж двох годин часу до відновлення».

Урок ясний: навіть якщо це «просто швидка електронна пошта», це виводить вас з того, що ви робите, і це може зайняти багато часу, щоб повернутися в потрібне русло. Так що відключіть повідомлення по електронній пошті

Пам'ятайте, що ви заблокували час для роботи над одним завданням, і знаєте, що в цей час у вас немає важливих зустрічей або інших подій.  Єдине повідомлення, в якому ви потребуєте, це простий таймер, який дозволить вам дізнатися, коли ваше виділений час минув, і ви можете перейти до наступної задачі або події. Не повинно бути ніяких інших гудків або сигналів.

До речі, якщо ви стурбовані відсутністю екстреного виклику від вашого чоловіка / дружини або школи ваших дітей, більшість смартфонів дозволяють вам відключити їх, але все ж дозволити обраним людям зв'язатися з вами.

5. Відключатися, коли зможете

«Ядерний варіант» для успішного фокусування на одній меті - повністю відключитися: немає Інтернету, немає телефону. Тільки ти і чиста сторінка. Нічого подібного.

Я вже чую протести, і я визнаю, що багато хто з них істотні. Для виконання цього завдання в наші дні часто потрібен доступ до Інтернету для досліджень, для доступу до зображень і інших ресурсів для включення в наш проект або цілий ряд інших речей.

Але чи дійсно це нам потрібно постійно? Іноді, але часто немає. Якщо це можливо, подумайте про використання Інтернету протягом обмеженого періоду часу, щоб виконати конкретне завдання, а потім знову вимкніть його.

Наприклад, для цієї статті мені потрібно було зробити деякі онлайн-дослідження. Тому я почав з пошуку статей та досліджень, які мені були потрібні, і відкрив їх у великій кількості нових вкладок в моєму браузері.  Ось скріншот безладу, в якому я був (в той час, коли ви бачите, що я шукав, чи повинна бути «дезактивована багатозадачність»).

Screenshot showing multiple tabs open at once

Багатозадачність в найкращому вигляді. Але після відкриття всіх цих вкладок я відключився від Інтернету, прочитав і зробив замітки про знайдений. Щоб насправді написати цей урок, мені не потрібно було бути в мережі.  Фактично, перебування в мережі може забезпечити набагато більше відволікання, більшої спокусі клацнути зі сторінки на сторінку, поки я зовсім не зійду з шляху.

Сенс полягає в тому, щоб відокремити дослідження (одне завдання) від письма (інша задача). Перше завдання вимагає Інтернету; Друге - ні.  Питання виникли, коли я став писати, але я просто зробив замітку і перевірив їх пізніше, коли я знову був у мережі. Під час написання я зосередився на одній меті.

Звичайно, буде це працювати для вас, залежить від типу вашої роботи. Для багатьох з нас в наші дні тривалий відключення інтернету неможливо. Але подумайте, чи можна обійтися без нього, по крайней мере, на короткий час.  Якщо ви збираєтеся це зробити, можливо, вам захочеться також переключитися на органайзери та календарі старої школи, щоб у вас було більше інформації для передачі, не виходячи з мережі.

Якщо ви не можете відключитися від мережі, подумайте, по крайней мере, про менших кроків, таких як використання додатків для блокування улюблених відволікаючих веб-сайтів або перехід в повноекранний режим фокусування на програму, в якій ви працюєте, щоб допомогти вам блокувати все інше.

6. Робіть перерви

На додаток до того, що він погано розбирається в багатозадачності, мозок також не може зосередитися протягом тривалого часу.  Ось чому, коли ви змушуєте себе на роботу протягом години за годиною, щоб встигнути вкластися в важливий термін, ви весь час отримуєте бажання дивитися веселі відео на YouTube. Це просто ваш мозок говорить вам, що йому потрібна перерва.

Тому, коли ви блокуєте це час для роботи над важливими завданнями, не забудьте запланувати перерви. Обмежений час допоможе вам не відволікатися, а перерва допоможе вам зарядитися, готуючись до наступного блоку.

Одна частина дослідження показує, що оптимальний баланс роботи та перерв у роботі становить 52 хвилини і займає 17-хвилинну перерву.  Популярною системою, яка слід аналогічним принципом, є техніка Помодоро, в якій ви працюєте в блоках по 25 хвилин під назвою «помодорос», займаючи між ними п'ятихвилинні перерви. Цей навчальний посібник з техніки Помодоро розповість про нього детальніше.

7. Тримайте інші завдання також під контролем

Якщо ви будете слідувати запропонованим досі радам, ви зможете виконувати свої найважливіші щоденні завдання в коротких, сфокусованих сплесках активності, не відволікаючись. Для більшості з нас це великий крок вперед.

Але, звичайно, вам все одно потрібно перевіряти електронну пошту, йти в ногу з соціальними мережами і всіма тими речами, які відволікають нас. Насправді, якщо ви не подбаєте про них, всі ці пропущені електронні листи, швидше за все, викличуть у вас ще сильніше, відволікаючи вас від інших дій.

Тому краще всього мати справу з ними, але зосереджено, цілеспрямовано. Замість того, щоб відриватися від інших завдань, щоб відповідати на листи по електронній пошті тут і там, відкладіть півгодини або годину в кінці дня, щоб закрити вашу поштову скриньку.  Замість того, щоб ліниво клацати в Twitter, коли ви повинні писати звіт, призначте короткі блоки часу - можливо, в обідню перерву, а інший ввечері - поновіть всі свої профілі і поспілкуйтеся зі своїми друзями і послідовниками.

Навіть якщо ви не займаєтеся соціальними мережами, завжди буде мало щоденних завдань, які, хоча і не є вашим спільним пріоритетом, все одно повинні бути виконані.  Принцип той же: тримайте їх в собі. Примусьте себе їх зробити, але тільки після того, як ви виконали три найбільш важливі завдання протягом дня.  Вам потрібно оплатити рахунок за комунальні послуги, але вам не потрібно переривати свою творчу роботу, щоб зробити це. Заплануйте його на деякий час пізніше, і забудьте про нього до того часу.

Наступні кроки

У цьому уроці ви побачили, що багатозадачність - дійсно ефективний спосіб роботи. Набагато краще розбити свій день на блоки часу, коли ви зосереджуєтесь на одиночних завданнях.  Ви бачили, що регулярні перерви - це важливий спосіб зберегти цей фокус, і це також може допомогти відключити повідомлення, ігнорувати електронну пошту і залишатися в автономному режимі протягом певних періодів часу.

Ідеальний фокус протягом всього дня - це недосяжна мета для більшості з нас. Але за допомогою методик, описаних в цьому підручнику, ви повинні бути краще підготовлені, щоб не відволікатися від роботи і виконувати найважливіші завдання, не вимагаючи багатозадачності.

У вас є інші кращі методи, щоб уникнути багатозадачності? Дайте мені знати в коментарях.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.