Як ефективно організувати поштову скриньку електронної пошти Outlook

() translation by (you can also view the original English article)

Якщо ваш поштовий ящик Microsoft Outlook захаращений і заповнений повідомленнями, швидше за все, ви пропустите важливе повідомлення. Як власник бізнесу, відсутність повідомлення може привести до катастрофічних наслідків. Це може означати втрачений бізнес. І навіть якщо у вас немає власного бізнесу, то ніхто не хоче пропустити важливий лист.

Ви можете дізнатися, як організувати Outlook, щоб він був більш ефективним. Microsoft Outlook включає кілька інструментів, які ви можете використовувати, щоб зробити вашу поштову скриньку більш організованим. Якщо ви тільки починаєте працювати з Outlook, ви можете не використовувати всі його функції в повному обсязі.

У цьому уроці ми покажемо вам, як налаштувати електронну пошту Outlook. Ми пояснимо, як працюють папки і категорії. Ми коротко торкнемося кошти Focused Inbox. Нарешті, ви дізнаєтеся, як налаштувати електронну пошту в Outlook, використовуючи функції «Архівації і видалення».

Вивчайте корисні поради по налаштуванню електронної пошти та стратегії

Перш ніж ми поговоримо про те, як налаштувати Outlook, не забудьте підписатися на інформаційний дайджест Tuts+ Business і отримати нашу безкоштовну електронну книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Він укомплектований правилами настройки вхідних повідомлень і підказками для більш ефективного управління усіма вхідними повідомленнями.

Тепер перейдемо до вивчення папок і категорій в MS Outlook:

Як налаштувати поштову скриньку електронної пошти Outlook з папками (відео)

Перегляньте це швидке керівництво, щоб дізнатися, як швидко використовувати папки в Outlook

Щоб переглянути додаткову інформацію про те, як налаштувати поштову скриньку Outlook, виконайте такі кроки.

Що вам потрібно знати про папки та категорії

Якщо ви хочете дізнатися, як налаштувати електронну пошту в Outlook, вам потрібно розуміння про папках і категоріях, які будуть використовуватися. Це основні інструменти, які ви будете використовувати для управління вхідною поштою.

Папки Microsoft Outlook

Папки відображаються зліва від папки «Вхідні» під вашим адресою електронної пошти (це також називається областю навігації). Існує два типи папок:

Папки за замовчуванням. Папки за замовчуванням є стандартними для вашого програмного забезпечення MS Outlook. Папки за замовчуванням включають чернетки, відправлену пошту, вилучені елементи, кошик, спам та інше. У деяких версіях Outlook також може бути папка Несортовані.
Особисті папки. Це додаткові папки, які ви створюєте, щоб призначати пріоритети своїх повідомлень. Важливо бути обережним, щоб не створювати занадто багато папок, так як ви можете заплутатися в якій папці що знаходиться.

Для прикладів кожного типу папок см. Версію поштової скриньки MS Outlook:

MS Outlook Ribbon — **Стрічка** Microsoft Outlook з'являється над поштовою скринькою.

Важливо: Microsoft має кілька поточних версій Outlook. Зовнішній вигляд і функціональність вашого екрану можуть бути дуже незначними в залежності від того, скільки разів ви використовуєте і як вона налаштована. Більша частина цього керівництва заснована на останній версії Outlook, встановленої на моєму робочому столі. Однак ми розглянемо Outlook.com, щоб виділити деякі функції.

Зверніть увагу на папку з ім'ям My Boss. Це не папка за замовчуванням. Швидше це особиста папка, яку я додав для цього прикладу.

Категорії Microsoft Outlook

Ви можете використовувати категорії для колірного коду ваших повідомлень. Наприклад, ви можете застосувати категорію червоного кольору до повідомлень, які є невідкладними, категорія зеленого кольору до повідомлень, до яких ви готові приступати, фіолетова категорія кольору для зустрічей та інше. Ви захочете придумати свою власну систему.

Категоризація вашої поштової скриньки з категоріями колірним кодуванням дозволяє швидко перевіряти вашу поштову скриньку, щоб вирішити, що робити з кожним повідомленням.

Ви можете використовувати значок категоризувати, щоб налаштувати і використовувати категорії. Значок категоризувати з'являється в середині стрічки:

Microsoft Outlook Categorize icon — Значок «**Категоризація**» дозволяє вам кодувати ваші повідомлення.

Замітка:Значок «Категоризація» доступна тільки для користувачів Microsoft пошти за допомогою настройки електронної пошти Pop або Exchange. Якщо ви використовуєте налаштування IMAP, ця опція недоступна.

1. Як використовувати папки

Папки в Outlook досить прості у використанні, якщо ви знаєте, для чого вони потрібні. Ось деякі з основ використання папок:

Крок 1. Створіть нову папку

Щоб створити папку в MS Outlook, відкрийте вкладку «Папка» на стрічці. Потім клацніть значок «Нова папка». Діалогове вікно «Створити нову папку» відображає:

Create New Folder dialog box — Використовуйте діалогове вікно «**Створити нову папку**», щоб додавати папки і налаштовувати електронну пошту.

Введіть ім'я нової папки в полі «Ім'я». Клацніть папку, в яку ви хочете помістити нову папку, і натисніть «ОК», коли закінчите.

У цьому прикладі я створив папку під назвою Memos і помістив її в папку From My Boss. Ось як виглядають папки:

Outlook inbox showing new added folder — Ви можете додати під-папку в існуючу папку.

Крок 2. Перейменування папки

Ви можете змінити ім'я папки після її створення. Виберіть папку, яку ви хочете перейменувати, клацнувши по ній. Натисніть на значок «Перейменувати папку» на вкладці «Папка». Ви помітите, що навколо імені папки з'являється поле:

Rename an existing folder in Microsoft Outlook — Використовуйте значок «**Перейменувати папку**», щоб перейменувати існуючу папку в MS Outlook.

Введіть нове ім'я папки в полі. Коли ви закінчите друкувати, натисніть клавішу Enter на клавіатурі. Ваше нове ім'я папки буде збережено.

Крок 3. Переміщення повідомлення в папку

Після того, як ви створили кілька папок, ви готові переміщати в них повідомлення. Поверніться до основної поштової скриньки для перегляду повідомлень:

Email ready to organize in Outlook — Ось як налаштувати пошту в Outlook, переміщаючи повідомлення в папки.

Натисніть на повідомлення, щоб вибрати його, і просто перетягніть повідомлення в папку за вашим вибором. У наведеному нижче прикладі я перетягнув електронну пошту «Оцінки проектів» в папку «Нотатки»:

Open folder showing a message inside — Як ви можете бачити, повідомлення «Оцінки проекту» тепер знаходиться в папці «Нотатки».

Крок 4. Видалення папки

Іноді ви можете виявити, що вам не потрібна папка, яку ви створили. Коли це станеться, ви можете легко видалити папку.

Натисніть на папку, яку ви хочете видалити, на панелі навігації (ліворуч):

You can delete a folder from Outlook — Ось як організувати поштову скриньку електронної пошти Outlook, видаливши непотрібні папки.

Натисніть значок «Видалити» в стрічці. (Він схожий на X.) Папка видалена.

Увага: якщо ви видаляєте папку, повідомлення в ній також будуть видалені.

2. Як використовувати категорії для зручності в Outlook

Давайте докладніше розглянемо, як налаштовувати і використовувати категорії для організації вхідних повідомлень.

Крок 1. Перейменуйте категорію

За замовчуванням категорії називаються кольором. Щоб перейменувати категорію, натисніть стрілку знизу праворуч від значка категорії. У спадному меню виберіть «Всі категорії». З'явиться діалогове вікно «Кольорові категорії»:

The Color Categories dialog box in Outlook — Ви можете розфарбувати код своїх повідомлень в Outlook, щоб налаштувати їх.

Встановіть прапорець поруч з кольором, який ви хочете перейменувати, і натисніть кнопку «Перейменувати». Введіть за замовчуванням назву категорії, щоб перейменувати її. Натисніть кнопку «ОК», коли перейменувати категорії.

Нижче наведено приклад деяких перейменованих категорій:

Renaming color categories in Outlook — Назвіть кожну категорію квітів, щоб налаштувати поштову скриньку Outlook

Ваші власні призначені для користувача категорії можуть відрізнятися.

Крок 2. Видалення категорії

Після того як ви налаштували свої категорії, ви можете знайти, що не використовуєте їх все. Якщо так трапиться, ви можете видалити невикористану категорію.

Щоб видалити категорію, натисніть кнопку «Всі категорії» в спадному меню «Категорії». Відкриється діалогове вікно «Кольорові категорії»:

How to delete an unused message category in Outlook — Ви можете видалити категорії кольору, які ви не використовуєте.

Встановіть прапорець поруч з кольором, який ви хочете видалити. У наведеному вище прикладі я видаляю категорію Orange, тому що я її не використовую. Натисніть кнопку «Видалити».

Коли з'явиться повідомлення з проханням підтвердити видалення, натисніть «Так». Коли ви закінчите внесення змін до категорії, натисніть «ОК». Категорія «Помаранчевий» більше не відображається в спадному меню «Категоризація», і ви не зможете застосувати її до повідомлення електронної пошти.

Крок 3. Застосуйте категорію до повідомлення

Після того, як ви налаштували свої категорії, ви готові почати застосовувати їх до повідомлень у вашій поштовій скриньці. Щоб застосувати категорію до повідомлення, натисніть на повідомлення, для його вибору. Натисніть на значок категорії в спадному меню «Категоризація»:

The Categorize drop-down menu — У спадному меню «Категоризація» використовуйте категорії для відправлення листів і налаштування своєї поштової скриньки.

Натисніть категорію, яку ви хочете застосувати до вибраного повідомлення. Категорія відноситься до повідомлення. Ви побачите колір категорії як квадрат праворуч від повідомлення в своїй поштовій скриньці. У тілі самого повідомлення воно з'являється під ім'ям відправника.

Нижче наведено приклад вхідної пошти з категоріями, що застосовуються до всіх повідомлень:

Microsoft Outlook inbox organized with categories — З категоріями, які застосовуються до ваших повідомлень, ви можете відразу сказати, що робити з кожним електронним листом.

Повідомлення може мати більш ніж одну категорію. Щоб застосувати додаткову категорію до повідомлення, виберіть повідомлення та натисніть на іншу категорію в спадному меню «Категоризація».

Крок 4. Як видалити категорію з повідомлення або змінити його

Згодом категорія повідомлення може бути замінений. Ви можете видалити категорію з повідомлення або змінити її. Ось що потрібно робити.

Щоб видалити категорію з повідомлення, натисніть на повідомлення в своїй поштовій скриньці, щоб вибрати його. Натисніть значок «Категорії». У спадному меню виберіть категорію, яка в даний час застосовується до електронної пошти, і видалити її:

Removing a Category from an email in Outlook — Ви можете видалити призначену категорію з електронної пошти.

Ви можете застосувати нову категорію до повідомлення в спадному меню «Категоризація» або залишити її не класифікується.

Щоб відразу видалити всі категорії міститься в електронному листі з більш ніж однією категорією, виберіть повідомлення і виберіть пункт «Очистити всі категорії» в спадному меню «Категоризація»:

Clearing the categories from an email with more than one category — Використовуйте параметр «**Очистити всі категорії**», щоб видалити всі категорії з електронної пошти з більш ніж однієї призначеної категорією.

3. Як використовувати виділену папку «Вхідні»

Microsoft запускає нову функцію, звану Focused Inbox, для користувачів Outlook. Незалежно від того, чи є у вас доступ до Focused Inbox, це залежить від версії вами Microsoft Office.

Якщо ваша версія Outlook використовувала папку "Несортовані" для сортування несуттєвих повідомлень, ця функція була перенесена в нову папку Focused Inbox. Ваша існуюча папка "Несортовані" стане звичайною папкою, коли ваша система буде оновлена до функції Focused Inbox.

Microsoft Outlook Focused Inbox призначений для автоматичної організації входять поштових скриньок. Коли він активований, ваш поштовий ящик ділиться на дві вкладки

Сфокусована вкладка. Електронні листи, відсортовані по цій вкладці, є найбільш важливими і вимагають більш швидких відповідей.
Інша вкладка. Інша електронна пошта сортується на цю вкладку, щоб ви могли прочитати її, коли у вас з'явився час.

В даний час у мене немає функції Focused Inbox, доступною на робочому столі для ПК. Проте, він доступний в багатьох веб-версіях MS Outlook. Ця функція є в безкоштовній версії електронної пошти Outlook, яку я отримав від Outlook.com. Подивіться на папку «Вхідні» з вкладкою «Фокусування»

Focused tab on Outlookcom — У Outlook.com тепер доступна функція «**Вхідні**».

Щоб перейти на вкладку «Інші» на вкладці «Фокусування», просто натисніть на неї:

Other tab on Outlookcom — Легко переключити вкладки «**Вхідні**».

Як ви можете бачити, в цьому прикладі вкладка «Фокусування» містить повідомлення про розклад з мого календаря Outlook, а на вкладці «Інші» - менш важливі оголошення про поточний продукті. Функція Focused Inbox автоматично поміщає ці повідомлення в відповідну папку без необхідності вирішувати, яке повідомлення відправляється туди.

Outlook.com - це безкоштовний веб-сервіс електронної пошти від Microsoft. Щоб дізнатися більше про Outlook.com, перегляньте цей посібник, де він порівнюється з Gmail:

Gmail

Gmail vs Outlook: яка найкраща (безкоштовна) служба електронної пошти?

Laura Spencer

4. Як архівувати або видаляти старі повідомлення і очищати поштову скриньку

Більшість з нас зберігають занадто багато листів, і це може привести до безладдя в пошті. Інший спосіб налаштувати поштову скриньку Outlook - це архівація або видалення старих повідомлень.

Хоча як архівування, так і видалення повідомлень електронної пошти видаляють повідомлення з вашої поштової скриньки, але важливо розуміти різницю:

Архівація. Відправляє повідомлення в папку Архів. Папка «Архів» призначена для старих повідомлень, які ви не збираєтеся видаляти. Коли ви архівуєте електронного листа, ви можете легко переглянути в майбутньому.
Видалення. Відправляє повідомлення в папку «Видаленні» (це схоже на кошик). Якщо папка «Видаленні» була вичищена, може бути складно отримати повідомлення. Видалення зазвичай зарезервовано для листів, які ви не очікуєте в майбутньому.

MS Outlook також має засіб очищення. Ймовірно, ви отримували одне з цих повідомлень, де купа попередніх повідомлень копіюється вгорі. У кожного з вас може бути подібний лист, яке включає в себе попередні повідомлення. Коли ви застосовуєте засіб очищення до бесіди, до папки або під-папках, інструмент видаляє ці повторювані повідомлення.

Видаляючи повідомлення, ви можете звільнити місце у вашій поштовій скриньці. Щоб правильно налаштувати свою поштову скриньку, важливо знати, як використовувати кожен з цих інструментів:

Крок 1. Видалення старих повідомлень

Легко видалити стару електронну пошту. Просто натисніть на електронного листа, щоб вибрати його:

Deleting an old message in MS Outlook — Ось як налаштувати поштову скриньку електронної пошти Outlook, видаливши старі повідомлення.

Натисніть значок «Видалити» в стрічці (це виглядає як X). Повідомлення переміщується в папку Видаленні.

Щоб назавжди видалити повідомлення з вашої електронної скриньки, клацніть папку «Видаленні». (Папка знаходиться в області навігації зліва і виглядає як сміттєвий контейнер). Натисніть повідомлення ще раз, щоб вибрати його. Натисніть значок «Видалити», щоб остаточно видалити вибране повідомлення.

Увага:Деякі віддалені повідомлення можуть бути відновлені з сервера, якщо вони все ще знаходяться в папці «Видаленні», але можливо, що після його видалення ви не зможете відновити електронного листа.

Крок 2. Архівація повідомлень вручну

Безпечний спосіб видалення старих листів з вашої поштової скриньки - це їх архівування. Щоб архівувати електронного листа, натисніть на повідомлення, щоб вибрати його. Натисніть значок «Архів» на стрічці поруч з позначкою «Видалити»:

Archive icon in Outlook — Використання значка «**Архів**» - це ще один спосіб зберегти старі повідомлення не видаляючи їх.

Якщо раніше ви не використовували функцію Outlook Archive, вам пропонується створити папку архіву. Натисніть кнопку «Створити папку архіву». Outlook створює нову папку під назвою «Архів» і відправляє вам електронного листа:

Archive folder in Outlook — Зберігайте старі листи в папці «**Архів**», щоб налаштувати вхідні листи.

У майбутньому, коли ви будете архівувати електронний лист, він потрапить в цю папку.

Крок 3. Налаштування параметрів архіву

Ви також можете змінити налаштування автоматичного архівування MS Outlook. Натисніть «Файл» > «Параметри», щоб відкрити вікно «Параметри Outlook»:

Setting up the AutoArchive feature in Outlook — Ви можете налаштувати Outlook для автоматичного архівування повідомлень.

Натисніть кнопку «Додатково» в панелі «Навігація» зліва. Потім натисніть кнопку «Налаштування автоархівації». З'явиться діалогове вікно автоархівації:

Defining automatic archive parameters — Використовуйте діалогове вікно автоархівації для визначення параметрів архівації в Outlook.

Встановіть прапорці, щоб вибрати параметри архіву. Натисніть OK в діалоговому вікні автоархівації, коли закінчите. Потім натисніть «ОК» у вікні «Параметри Outlook».

Крок 4. Використовуйте засіб очищення Outlook

Листи стали об'ємними. Наприклад, ви взяли участь в бесіді по електронній пошті, де ви задаєте питання, одержувач відповідає і так далі, я думаю ви розумієте, що я маю на увазі. Коли ви відповідаєте на лист, ваша відповідь з'являється над вихідними повідомленнями і всіма попередніми відповідями.На жаль, всі ці відповіді можуть заповнити ваші папки, що ускладнює пошук необхідних вам повідомлень.

Outlook має рішення за допомогою засобу очищення. Цей інструмент видаляє надлишкові повідомлення, він видаляє більш ранні повідомлення, які не містять остання відповідь. Ви не втратили жодної інформації, тому що всі ваші попередні повідомлення включені в останні повідомлення.

Давайте подивимося, як це працює. В папці From My Boss нижче у мене є два повідомлення, які є частиною одного і того ж розмови. У першому повідомленні є рядок теми «Нова робота». В останньому повідомленні є рядок теми «Re: RE: RE: Нова робота:"

Example of a conversation in Outlook — Відповіді на повідомлення можуть займати місце в папці «Вхідні» Outlook.

Ви можете використовувати засіб очищення для очищення бесіди, папки або під-папок. У цьому випадку ми будемо використовувати його для очищення папки From My Boss.

Клацніть папку, щоб вибрати її. Натисніть стрілку вниз на значку «Інструмент очищення». (Він знаходиться на вкладці «Головна» зліва від значка «Видалити».) Ви побачите спливаюче меню «Очищення»:

Cleanup drop-down menu — Виберіть опцію «**Очистити папку**», щоб видалити надлишкові повідомлення в папці.

У спадному меню виберіть опцію «Очистити папку». З'явиться повідомлення про те, що надлишкові повідомлення будуть видалені. Натисніть кнопку «Очистити папку» в повідомленні. Оригінал тексту видаляється:

Redundant message removed from folder — Налаштування видалення надлишкових повідомлень в Outlook.

Оригінал тексту видаляється, так як воно міститься в останньому повідомленні. Це особливо корисно, якщо у вас багато розмов по електронній пошті в папці "Вхідні".

Примітка: Електронні листи, що містять інший елемент - можливо, відповідь від іншого одержувача або вкладення - не братимуть видалені,тому що вони не відповідають вимогам надмірності.

5. Налаштуйте свою електронну пошту з поліпшеним управлінням

У вас буде менше шансів мати переповнений поштову скриньку MS Outlook, якщо ви прямуєте хорошим методам управління електронною поштою. Дізнайтеся, як зменшити безлад в поштовій скриньці електронної пошти за допомогою нашої безкоштовної книги:

Висновок

Тепер, коли ви дізналися, як налаштувати Outlook, ваш поштовий ящик не повинен бути переповненим. Ви також вивчили основи використання категорій Microsoft Outlook і тепер розумієте відмінності архівування від видалення повідомлень.

Як ділова людина, ви будете вдячні, що зможете використовувати свою поштову скриньку Outlook більш ефективно, тому що вона налаштована. А що краще за все - вам не доведеться турбуватися про те що пропустите важливу повідомлення.