Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Microsoft Excel
Business

Як захищати осередки, листи і книги в Excel

by
Difficulty:IntermediateLength:MediumLanguages:

Ukrainian (українська мова) translation by Andy Yur (you can also view the original English article)

Коли прийде час відправляти електронну таблицю Excel, важливо захистити дані, якими ви ділитеся. Можливо, ви захочете поділитися своїми даними, але це не означає, що вони повинні бути змінені кимось іншим.

Таблиці часто містять важливі дані, які не повинні бути змінені або видалені одержувачем. На щастя, Excel має вбудовані функції для захисту ваших електронних таблиць.

У цьому уроці я допоможу переконатися, що ваші книги Excel зберігають цілісність даних. Ось три ключових методу, які ви дізнаєтеся в цьому уроці:

  • Захист паролем книги цілком, щоб їх не можна було відкрити неавторизованими користувачами.
  • Захист окремих листів і структуру робочої книги, щоб запобігти вставку або видалення листів в книзі.
  • Захист осередків, щоб навмисно дозволити або заборонити зміни ключових осередків або формул в ваших електронних таблицях Excel.

Навіть користувачі з найкращими намірами можуть випадково зламати важливу або складну формулу. Найкраще, що потрібно зробити, це заборонити зміни таблиць.

Як захистити комірки, таблиці і робочі книги в Excel (дивись і вчись)

У відеоуроці нижче ви побачите, що я працюю з кількома важливими типами захисту в Excel. Ми захистимо всю книгу, одну таблицю та інше.

Хочете покрокове керівництво? Подивіться мої кроки нижче, щоб дізнатися, як використовувати ці методи. Ви дізнаєтеся, як захистити свою книгу в Excel, а також захистити окремі робочі листи, осередки і як працювати з розширеними настройками.

Ми почнемо з захисту робочих аркушів, а потім попрацюємо над цільової захистом, яку ви можете застосовувати в Excel. Давайте почнемо вивчати, як захистити дані ваших електронних таблиць:

1. Захистити паролем файл робочої книги Excel.

Почнемо з захисту всього файлу Excel (або робочої книги) за допомогою пароля, щоб інші не могли його відкрити.

Це зробити запросто. Під час роботи в Excel перейдіть на вкладку Файл, виберіть вкладку Відомості. У списку виберіть Захистити книгу і виберіть Зашифрувати за допомогою пароля.

Як і у випадку з будь-яким паролем, виберіть сильну і надійну комбінацію букв, цифр і символів, пам'ятайте, що паролі чутливі до регістру.

Encrypt with Password
Перейдіть на вкладку Файл > Відомості та виберіть Захистити книгу > Зашифрувати за допомогою пароля.

Важливо відзначити, що Microsoft дійсно посилила серйозність захисту своїх паролів в Excel. У попередніх версіях були легкі обхідні шляхи, для обходу захисту запароленої книги Excel, але цього немає в більш нових версіях.

Encrypt document
Задайте складний пароль для надійності, але не забудьте зберегти його в безпечному місці.

В Excel 2013 і вище реалізація пароля запобіжить традиційні методи обходу безпеки. Переконайтеся, що ви зберігаєте свої паролі ретельно і надійно, в іншому випадку, ви ризикуєте назавжди втратити доступ до своїх найважливішим книгам.

Книга Excel - Позначити як остаточний варіант

Якщо ви хочете бути менш радикальними, подумайте про використання функції Позначити як остаточний. Коли ви помічаєте файл Excel як остаточний варіант, файл переводиться в режим тільки для читання, і користувач повинен буде знову включити редагування.

Щоб змінити файл, що знаходиться в режимі тільки для читання, поверніться до Файл > Відомості та знову натисніть Захист книги. Натисніть Позначити як остаточний і підтвердіть, що хочете позначити документ як остаточну версію.

Mark as final protect Excel workbook
Відзначте файл як остаточний варіант, щоб залишити легке попередження для користувачів цього файлу.

Позначка файлу в якості остаточної версії додасть легке попередження у верхній частині файлу. Той, хто відкриває файл після того, як він був позначений як остаточний, побачить повідомлення, яке попереджає про те, що файлу закінчено.

Excel Workbook Marked as Final
Коли файл позначається як остаточна версія, книга покаже це

Позначка файлу в якості остаточного варіанту є менш формальним способом, що сигналізує про неможливість подальшої зміни файлу. У одержувача все ще є можливість клікнути Все одно редагувати і змінити таблицю. Помітити файл як остаточний варіант, це здебільшого рада, але це відмінний підхід, якщо ви довіряєте іншим користувачам файлу.

2. Захист паролем структури листів в Excel.

Далі, давайте навчимося захищати структуру книги Excel. Цей параметр гарантує, що ніякі аркуші не будуть видалені, додані або переставлені в робочій книги.

Якщо ви хочете, щоб кожен міг отримати доступ до робочої книзі, але обмежувати зміни, які вони можуть внести в файл, це дуже добрий початок. Це захищає структуру робочої книги і обмежує те, як користувач може змінювати листи всередині неї.

Щоб включити такий захист, перейдіть на вкладку Рецензування на стрічці Excel і натисніть Захистити книгу.

Protect workbook in Excel
Знайдіть вкладку Рецензування, натисніть Захистити книгу і встановіть пароль для захисту структури вашої книги Excel.

Як тільки цей параметр буде включений, вступлять в силу наступні дії:

  • До книги не зможуть бути додані нові листи.
  • Ніякі листи не зможуть бути видалені з книги.
  • Листи більше не зможуть бути приховані або відображені для перегляду користувачем.
  • Користувач більше не зможе перетягувати вкладки листа, щоб змінити порядок їх в робочій книзі.

Звичайно, довіреною користувачам може бути надано пароль для зняття захисту з робочою книги і її зміни. Щоб зняти захист з робочою книги, просто натисніть кнопку Захистити книгу ще раз і введіть пароль для зняття захисту з книги Excel.

Unprotect workbook in Excel
Натисніть Захистити книгу вдруге і введіть пароль для повторного включення змін в книзі.

3. Як захистити комірки в Excel

Тепер давайте розглянемо дійсно докладні методи захисту електронної таблиці. До сих пір ми захищали паролем всю робочу книгу або структуру файлу Excel. У цьому розділі ми перейдемо до того, як захистити комірки в Excel за допомогою певних настройок, які ви можете застосувати. Ми розповімо про те, як дозволити або заблокувати певні типи змін, які повинні бути внесені в якійсь частині вашої таблиці.

Щоб почати роботу, знайдіть вкладку Excel Рецензування і натисніть Захистити лист. У спливаючому вікні ви побачите величезний набір опцій. Це вікно дозволяє вам точно налаштувати те, як ви хочете захистити комірки в таблиці Excel. Поки ж давайте залишимо налаштування за замовчуванням.

Protect sheet in Excel
Щоб захистити лист, виберіть вкладку в книзі Excel, перейдіть на вкладку Рецензування і виберіть пункт меню Захистити лист.

Цей параметр дозволяє захищати електронну таблицю особливим чином. Значення за замовчуванням майже повністю заблокують електронну таблицю. Давайте додамо пароль, щоб лист був захищений. Якщо ви натиснете OK в цей момент, давайте подивимося, що станеться, коли ви спробуєте змінити осередок.

Error message in Excel
Після того, як лист був захищений, при спробі змінити осередок ви побачите це повідомлення про помилку.

Excel викидає помилку про те, що осередок захищена, а це саме те, що нам було потрібно.

В принципі, цей параметр вирішальний, якщо ви хочете, щоб ваші таблиці не внесено жодних змін іншими особами, що мають доступ до файлу. Ви можете вибірково захистити електронну таблицю, використання функції захисту листа.

Щоб зняти захист з листа, просто натисніть кнопку Захистити лист і введіть пароль повторно, щоб видалити захист з файлу.

Особливий захист в Excel

Давайте розглянемо інші варіанти, які відображаються, коли ви починаєте захищати лист в книгах Excel.

Password protect in Excel
Захист паролем осередків книги в Excel.

Меню Захист листа дозволяє уточнити параметри захисту листа. Кожен з цих полів-прапорців, в цьому меню, дозволяє користувачеві невеликі зміни в захищеному аркуші.

Щоб видалити захист, відзначте відповідне поле в списку. Наприклад, ви можете дозволити користувачеві таблиці форматувати клітинки, встановивши відповідний прапорець.

Ось дві ідеї про те, як ви можете дозволити користувачеві змінювати електронну таблицю вибірково:

  • Відзначте опції форматування осередківстовпців і рядків, щоб користувач міг змінювати зовнішній вигляд осередків без зміни вихідних даних.
  • Вставка стовпців і рядків теж можна відзначити, щоб користувач міг додавати додаткові дані, а вихідні осередки залишилися б захищеними.

Важливо, щоб було відзначено - Захистити лист і вміст захищаються осередків. Це захищає дані всередині осередків.

Коли ви працюєте з важливими фінансовими даними або формулами, які будуть використовуватися при прийнятті рішень, ви повинні контролювати дані і стежити за тим, щоб вони не змінювалися. Використання цих типів спрямованого захисту це важливий для освоєння Excel навик.

Повторіть і продовжуйте далі вивчати Excel

Блокування електронної таблиці перед відправкою вкрай важлива для захисту ваших цінних даних і забезпечення її правильного використання. Поради, які я використовував в цьому уроці, допоможуть вам проконтролювати ці дані навіть після того, як електронна таблиця Excel буде відправлена ​​і поширена.

Всі ці поради є додатковими інструментами та кроками до становлення просунутим користувачем Excel. Захист ваших книг це особливий навик, але є ещë багато способів поліпшити вашу продуктивність. Як завжди, є можливість і далі покращувати ваші навички роботи з Excel. Ось кілька корисних уроків про Excel з важливими навичками для управління такими:

Як захистити важливі бізнес-дані при спільному використанні? Дайте мені знати в коментарях, якщо ви користуєтеся цими інструментами захисту або іншими, про які я, можливо, не знаю.

Advertisement
Advertisement
Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.