Як зробити компанію малого бізнесу здорової (Щомісячний контрольний лист додається)

() translation by (you can also view the original English article)

Коли ви керуєте компанією малого бізнесу, ви можете бути впевненими в одному: вам завжди буде чим зайнятися.

Але одна з небезпек нескінченного списку справ криється в тому, що ви можете втратити фокус. День у день ви в поспіху намагаєтеся впоратися з завданнями, але ті чи це завдання? Чи зуміли ви поставити в пріоритет саме те, що по-справжньому призведе вашу компанію до успіху в довгостроковій перспективі?

Один корисний спосіб перестати гасити пожежі на щоденній основі - це кожен місяць проводити перевірку діяльності вашого бізнесу.

Що саме має входити в перевірку? Яким ключовим областям потрібно вам приділяти увагу кожного місяця, і які питання ви повинні задавати? Саме це ми і розглянемо в цьому уроці. Я детально поясню кожен крок, і ми також предоствілі докладний "Щомісячний контрольний лист для компанії малого бізнесу" в форматі PDF, який можна завантажити.

Monthly checklist for small businesses — Щомісячний контрольний лист для компанії малого бізнесу

1. Перевірте свій бізнес-план

У кожного бізнесу повинен бути план. Йому не обов'язково бути формальним документом на 30 сторінок з помітними діаграмами і графіками, але він повинен ясно пояснювати, що робить ваша компанія, як вона буде залучати клієнтів, які у вас цілі, і як ви їх досягнете.

Звичайно, насправді мова йде про щось більше, і якщо ви хочете більше деталей, прочитайте наступні матеріали:

Якщо ви тільки починаєте роботу над бізнес-планом, на Envato Market ви знайдете корисні шаблони бізнес-планів.

Як тільки буде готовий ваш план, найважливіше, що треба буде робити кожен місяць - це робити його огляд і вимірювати свій прогрес. Деякі власники компаній пишуть план для конкретної мети, наприклад для отримання фінансування, а потім він припадає пилом на полиці. Але щоб бути по-справжньому ефективним, цим документом необхідно користуватися.

Тому кожен місяць робіть огляд довгострокових цілей для вашого бізнесу, а також інших проміжних цілей, які ви встановили. В ідеалі ви повинні визначити свої довгострокові цілі у вигляді основних віх, які необхідно досягти за більш короткі проміжки часу. Тому з п'ятирічних цілей ви будете формулювати трирічні, річні і щомісячні мети.

Щомісяця аналізуйте прогрес, порівнюючи показники з найважливішими цілями в бізнес-плані, потім встановлюйте нові цілі на майбутній місяць, щоб вони були відповідно до вашим загальним планом.

Також не забувайте переоцінювати весь план. Запитуйте себе, чи були якісь радикальні зміни за місяць. Чи є необхідність змінити загальний напрямок або щось додати до цього плану? Чи необхідно відкоригувати цілі? Як щодо вашого загального пропозиції? Чи відбулися які-небудь зміни, які означають, що вам доведеться зробити зміни?

У вас може бути спокуса дотримуватися цього плану незважаючи ні на що - зміни можна вважати за слабкість або визнання поразки. Однак найкращі плани відрізняються гнучкістю і їх змінюють залежно від ситуації, що змінюється, тому не бійтеся йти на зміни, коли це необхідно. Думайте про ці речі постійно, і це дозволить вам не упускати їх з поля зору протягом усього місяця.

2. Відстежуйте грошовий оборот

Коли мова заходить про фінанси вашої компанії, грошовий оборот - найважливіша річ, яку треба відстежувати. Це особливо відноситься до малого бізнесу. Згідно Dun & Bradstreet, в 90% випадків компанії виходять з бізнесу через поганий грошового обороту.

Великі компанії можуть покластися на свої резерви, а в критичній ситуації вони можуть взяти позику або підняти кошти іншими шляхами. У компанії малого бізнесу зазвичай обмежені можливості. Якщо гроші закінчуються, і при цьому ви все інше робите правильно, гра для вас закінчена.

Тому кожен місяць перевіряйте грошовий оборот, робіть прогноз на майбутній місяць, щоб у вас не було дефіциту. Згідно з документом від Bank of America, ті компанії, що ведуть щомісячне планування грошового обороту, мають 80% шанс на виживання в порівнянні з 36% -шансом серед тих, хто цього не роблять.

Для більшої ясності, грошовий оборот - це потік грошей в, і з вашої компанії. Коли ви отримуєте кошти від покупців, - це позитивний грошовий потік. Коли вам необхідно проводити платежі у вигляді оренди, зарплати, витратних матеріалів та іншого, - це негативний грошовий потік.

Різниця між грошовим потоком і прибутком здебільшого полягає в часі. Подумайте про своє особисте життя, щоб зрозуміти різницю. Якщо ви отримуєте $ 3000 на місяць, і вам доводиться платити оренду і інше в сумі $ 2000, у вас залишається прибуток в $ 1000. Але що станеться, якщо вас попросять оплатити оренду до того, як зарплата виявиться на вашому рахунку? У вас неприємності. Навіть якщо ви заробляєте більше, ніж витрачаєте, у вас криза грошового обороту, і ваш орендодавець напевно не зрадіє.

Те ж саме може статися і з бізнесом. Насправді, є велика ймовірність, тому що компанії часто змушені вкладати гроші в придбання обладнання та матеріалів, регулярно платити оренду і зарплату, але отримувати кошти можуть тільки через місяць-два після відправки інвойсу.

Тому кожен місяць проводите аналіз грошових потоків попереднього місяця і робіть прогноз на наступний. Намагайтеся бути готовими до гіршого, і якщо ви побачите можливість кризи, постарайтеся знайти способи затримати виплати і прискорити надходження.

Про те, як управляти грошовими потоками і грамотно їх прогнозувати, а також які заходи можна вжити для усунення проблем, ознайомтеся з цим уроком:

Фінанси

Як більш ефективно управляти грошовим оборотом

Andrew Blackman

3. Перевіряйте інші ключові показники

Ми живемо у вік баз даних. Навіть якщо ви керуєте компанією малого бізнесу, і ще не інвестували в складні пакети рішень, то, що є сьогодні в рази перевершує всі ті можливості, які були доступні раннім поколінням.

У цьому контексті складність не в знаходженні інформації, а в рішенні, на чому зосередитися. Тому найкраще вирішити, які ключові показники будуть для вас важливі у визначенні успішності вашого бізнесу.

Якщо ви турбуєтеся про те, як зберегти своїх клієнтів, наприклад, ви можете відстежувати рівень втрати клієнтів. Якщо ви докладаєте зусиль в маркетингу і намагаєтеся знайти нових клієнтів, і вам важливо побачити, наскільки ці зусилля успішні, ви можете стежити за такими моментами, як вартість придбання клієнтів і довічна цінність клієнта. Якщо ви хочете бути більш ефективними у виробничому процесі, можливо, вам варто провести інвентаризацію або аналіз утилізації потужностей.

Якщо ви не впевнені, що означають ці показники, і як їх підрахувати, ви знайдете визначення та формули для їх підрахунку, так само як і іншу інформацію, в нашій серії статей про ключові показники, за якими повинна стежити кожна компанія.

Які б показники ви не вибрали в якості найважливіших для вашої компанії, складіть простий і швидкий план збору цих показників для щомісячного огляду. Потім встановіть цілі, і кожен місяць ви можете відстежувати прогрес щодо поставлених цілей і вирішувати, які дії зробити, якщо ви не можете досягти цілей.

4. Слідкуйте за залученістю клієнтів

Як справи у ваших клієнтів? Про що вони думають? Чи задоволені вони послугами, які ви надаєте?

Якщо ви не можете відразу відповісти на ці питання, ви втрачаєте з поля зору дещо важливе. В кінцевому підсумку, більшість клієнтів не буде витрачати час на те, щоб розповідати вам, чим вони незадоволені - вони просто підуть до конкурента. Якщо ви відразу можете назвати проблеми, у вас є шанс їх вирішити і порадувати свого клієнта. Ви також можете розкрити нові можливості, наприклад нову послугу, яку ви з радістю зможете запропонувати їм. Ви ніколи не дізнаєтеся, якщо не будете задавати питань.

Звичайно, у всьому необхідний баланс. Вам не варто бути схожим на тих офіціантів, які по п'ять разів підходять і запитують, чи все вас влаштовує. Спілкування з кожним клієнтом раз в місяць було б занадто. Але якщо у вас 20 ключових клієнтів, було б добре щомісяця зв'язуватися з парою, і цим ви подбаєте про те, що хоча б раз на рік будете підтримувати спілкування.

Якщо у вас велика база покупців, ви можете розсилати періодичні опитування. Про те, як написати опитування думки, ви зможете дізнатися в цих уроках:

Однак не варто недооцінювати привабливість особистого листа. Уявіть, що б ви відчували, якби керівник Apple Тім Кук написав вам особисто, питаючи, як у вас справи і чи подобається вам ваш iPhone. Зрозуміло, що цього неможливо робити в великих масштабах, але ви можете зібрати неймовірно корисну інформацію, тримати руку на пульсі і побудувати міцні відносини з клієнтами.

Тому кожен місяць робіть огляд по клієнтам за попередній період. Чи змогли ви домогтися цілей досягнення клієнтів, які поставили? Розкрив цей процес якісь проблеми або можливості? Які дії ви зробите у відповідь? І що ви зробите для підвищення показників клієнтів в наступному місяці?

5. Відстежуйте ефективність вашого маркетингу

Тепер, коли ми подивилися, як йдуть справи у наших клієнтів, пора залучити і нових. Як би не були задоволені ваші поточні клієнти, завжди залишається ймовірність, що вони підуть від вас або стануть витрачати менше, навіть якщо причини не матимуть жодного стосунку до якості ваших послуг. Значить, вам необхідний постійний приплив нових клієнтів тільки для того, щоб підтримати свій бізнес, а, якщо ви хочете зростання, знадобиться знайти ще більше клієнтів.

Це означає, що маркетинг повинен бути постійним фокусом, і вам кожен місяць необхідно відстежувати його динаміку. Що ви зробили для того, щоб про вас дізналися? Наскільки успішним це було? Що ви дізналися, і що ви можете змінити? Чи необхідно вам інвестувати більше в вашу діяльність з маркетингу - як грошей, так і часу? Що ви плануєте обов'язково зробити в наступному місяці?

Про те, як складати план по маркетингу і відстежувати успішність вашої діяльності, ви можете дізнатися тут:

6. Виміряйте фінансові підсумки

Однозначно найважливіше в бізнесі - це прибуток. Компанія здійснює діяльність, продаючи товари і послуги за ціну, яка вище витрат на їх проізодство. Нові підприємства можуть виживати якийсь час без прибутку, але в кінцевому підсумку прибуток повинен почати надходити.

Тому останнім, за чим необхідно спостерігати кожен місяць - перевіряти виручку компанії, витрати і прибуток - і порівнювати їх з цілями. Так само як і з іншими сферами, будьте чесними в оцінці вашого прогресу і не бійтеся переоцінювати свої цілі при необхідності. Якщо ви відчуваєте брак, ця інформація повинна впливати на ваші інші цілі в бізнесі - можливо, вам доведеться урізати витрати або спланувати нову маркетингову компанію, щоб отримати нові замовлення.

У наступних уроках ви дізнаєтеся про те, як правильно оцінити фінансове становище вашої компанії.

Наступні кроки

Тепер ви знаєте, які найважливіші показники вам треба відстежувати кожен місяць, щоб бачити, в якому стані знаходиться ваша компанія і її прогрес.

Далі вам необхідно запланувати особливий час в календарі і слідувати цьому процесу щомісяця. Як тільки ви це зробите, у вас не повинно йти занадто багато часу на огляд контрольного листа малого бізнесу, який дозволить вам оцінити стан справ. Однак такі речі легко випустити з уваги, тому обов'язково прослідкуйте за тим, щоб це було вписано в вашому календарі і не пропускайте цю зустріч з собою. Було б логічно проводити такий огляд в кінці кожного місяця і встановлювати цілі на наступний, але звичайно, ви можете робити це в будь-який зручний час. Найголовніше, щоб це було регулярним і постійним.

Не забувайте, що контрольний лист - це тільки початок. У цьому уроці ми обговорили найосновніші і загальні аспекти малого бізнесу, але вам варто подумати про власну компанію і конкретних показниках, які ви хочете відслідковувати.

Якщо у вас велика база даних про клієнтів, наприклад, ви можете аналізувати безпеку збереження цих даних щомісяця і дивитися, чи користуєтеся ви правильними заходами для того, щоб не скомпрометувати цю інформацію. Якщо ви працюєте в індустрії, де все стрімко змінюється, і важливо навчання новим навичкам або знання в програмному забезпеченні, ви напевно захочете відстежувати динаміку навчання персоналу.

З цим легко працювати в рамках загального огляду бізнес-плану, а якщо виділити окремі показники для відстеження, ви можете підвищити ваш фокус на цих моментах і подбати про те, що ви сприймаєте їх серйозно.

От і все! Я сподіваюся, що цей урок був корисним для вас, і якщо у вас є якісь коментарі про те, що можна додати до контрольного списку, будь ласка, поділіться цим в коментарях внизу.