Якщо ваш клієнт або співробітник знаходиться в іншому часовому поясі, можливо, вам доводиться дотримуватися незвичного режиму роботи. Імовірно ви відправляєте і отримуєте електронні повідомлення в неробочий час.

Ви коли-небудь випадково турбували важливого клієнта у вихідні? Чи турбував керівник вас посеред ночі несвоєчасним листом? Таке часто зустрічається.

Оскільки багато людей перевіряють вхідні з телефону, листи, що надходять невчасно, можуть набридати. А ще гірше, залишати негативне враження.

Зі іншого боку, вам теж не хотілося б вставати посеред ночі, щоб відправити лист тоді, коли у клієнта або колеги вже робочий час в своєму часовому поясі. Для вирішення цієї проблеми ви можете використати функцію Boomerang Gmail Send Later.

Цей зручний плагін Boomerang ще й дозволяє планувати повторні повідомлення. Наприклад, якщо  на початку кожного місяця у вас є постійні зустрічі зі співробітниками, призначте повідомлення в кінці місяця, щоб нагадати їм про майбутню зустріч.

Ви також можете використовувати Boomerang for Gmail, щоб запланувати нагадування про наступні повідомлення. Наприклад, якщо ви відправляєте повідомлення і не отримуєте відповідь від адресата, за допомогою Boomerang ви можете отримати сповіщення про це.

У цьому уроці ви дізнаєтеся, як використовувати Boomerang for Gmail. Ми розповімо про те, як можна відправити повідомлення не відразу, встановити нагадування, повторні повідомлення, і як застосувати найбільш корисні функції Boomerang для поліпшення робочого процесу.

1. Як використовувати Boomerang for Gmail

Почніть з функції Boomerang Gmail Send Later, як показано у скрінкасті нижче, або дізнайтеся більше про Boomerang з цих покрокових інструкцій.

Крок 1. Перевірте свої системні вимоги

Щоб використовувати Boomerang for Gmail, у вас повинен бути один з наступних веб-браузерів:

• Google Chrome
• Firefox
• Opera
• Safari

Boomerang для Gmail працює як з Gmail, так і з G Suite Mail. Існує також версія Boomerang для Microsoft Outlook і Microsoft Office 365. У цій статті основна увага приділяється Boomerang for Gmail.

Примітка. Для деяких інтернет-браузерів вам  знадобиться підключити сторонні файли cookie або вимкнути функцію блокування popup вікон.

Крок 2. Встановіть Boomerang for Gmail

Щоб встановити плагін Boomerang, перейдіть на сайт Boomerang і натисніть кнопку Add this to your Gmail! Спливаюче вікно запитує, чи хочете ви Add "Boomerang for Gmail"?

Натисніть кнопку «Add extension». Ви побачите невелике вікно з повідомленням, що Boomerang встановлений.

З'явиться вікно «Thank you» із запрошенням вивчити можливості Boomerang:

Крок 3. Вивчіть функції Boomerang

Щоб скористатися Boomerang, натисніть кнопку «Start». У зворотному випадку натисніть кнопку «Skip». Коли ви відкриєте свою пошту Gmail, ви побачите значок Boomerang в правому верхньому куті екрану:

Тепер ви готові використовувати Boomerang.

Примітка. Плагін Boomerang є розширенням інтернет-браузера. Якщо у вас більше одного облікового запису Gmail, при використанні одного і того ж Boomerang буде доступний для всіх. Він синхронізується з усіма акаунтами Gmail з одного браузера. Якщо ви використовуєте кілька інтернет-браузерів, потрібно встановити Boomerang в кожному з них.

2. Як відправити електронний лист в певний час

Щоб визначити час відправки повідомлення з Boomerang, спочатку напишіть звичайне повідомлення. Якщо ви не знайомі з тим, як створити новий лист в Gmail, ознайомтеся з цією корисною статтею:

• How to Compose and Send Your First Email With Gmail

  Бажаєте відправити електронний лист, але не зовсім впевнені, як це зробити. Дізнайтеся, як написати, відформатувати і відіслати повідомлення в Gmail ...

Примітка. Після створення листа, який хочете відтермінувати за допомогою Gmail і плагіна Boomerang, не натискайте кнопку «Відправити». А виконайте наступні кроки.

Крок 1. Встановіть час відправки повідомлення

Нижче показано повідомлення для уявного віддаленого співробітника з іншої країни. Це приклад листа для відправлення в той час, який збігається з робочим графіком даного співробітника:

Зверніть увагу на опцію Boomerang, яка знаходиться нижче звичайної кнопки Gmail «Send». Щоб призначити час відправлення цього повідомлення пізніше, натисніть кнопку «Send Later» в лівому нижньому кутку. З'явиться випадаюче меню:

Якщо ви бачите в списку відповідний час для відправки повідомлення, натисніть його. В іншому випадку введіть призначений час в поле під списком і натисніть кнопку «Confirm».

Крок 2. Надайте доступ для Boomerang

Якщо ви вперше використовуєте Boomerang, ви побачите наступне:

Натисніть кнопку «Allow», щоб Boomerang міг призначити ваше повідомлення. (Це вікно з'являється тільки при першому відтермінуванні повідомлення.)

Після того, як ви заплануєте повідомлення, в Gmail з'явиться сповіщення про те, що повідомлення було успішно відтерміновано.

Примітка. Якщо вам потрібна діаграма, що зіставляє різні часові пояси, timeanddate.com має список поточного місцевого часу всього світу, пошукову систему часового поясу та інші корисні функції, пов'язані з часовим поясом. Дана інформація стане в нагоді, якщо ви не знаєте різницю між вашим часовим поясом і часовим поясом вашого отримувача. Це допоможе вам вибрати відповідний час для надсилання електронної пошти.

Крок 3. Перегляд відтермінованого повідомлення

Щоб переглянути відтерміновані повідомлення, клацніть значок Boomerang в правому верхньому куті екрану. Меню відображає:

Натисніть кнопку «Manage scheduled message». Відкриється вікно з повідомленням про відтерміновані листи:

Перейдіть у вкладку «Messages to Send Later», щоб їх переглянути:

Якщо ви передумаєте відправити одне з відображених листів, клацніть по ньому. Над ним ви побачите наступні параметри:

• Edit - функція для редагування повідомлення. Коли закінчите, натисніть кнопку «Save message».
• Reschedule - використовуйте цю опцію, щоб встановити новий час відправлення повідомлення. Після того, як ви вибрали нову дату і час, натисніть кнопку «Confirm».
• Send Now - функція, яка відразу відправляє повідомлення.
• Do not Send - цей параметр скасовує повідомлення. Після скасування лист повертається в Чернетки.

3. Як налаштувати нагадування за допомогою Boomerang

Після відправлення про лист легко забути. Чи ви власник малого бізнесу, чи просто завантажений справами професіонал, вам потрібно якимось чином стежити за повідомленнями, які ви відправили.

З Boomerang можна встановити часові рамки й певні умови. Якщо умови не виконуються в заданий період часу після відправлення повідомлення клієнту, Boomerang надсилає в папку вхідних Gmail сповіщення про те, що немає відповідної реакції на ваш лист.

Також Boomerang використовується для повідомлень, які нагадують про якесь завдання. Рахунки, розподіл доручень і навіть призначення зустрічі - вагома підстава для встановлення нагадувань.

Крок 1. Визначте часові рамки нагадування

У наступному прикладі ми використовуємо Boomerang, щоб створити нагадування, яке відстежить відправлене повідомлення.

Щоб його налаштувати, спочатку створіть своє повідомлення. Біля кнопки «Send Later» встановіть прапорець, потім виберіть часовий діапазон. Натисніть на слова in 2 days, щоб визначити час. З'явиться меню, яке покаже різні доступні часові рамки:

Як бачите, часові рамки варіюються від 1 hour до 1 month. Ви також можете задати свій час і день у полі дати внизу. Натисніть значок календаря й виберіть потрібну дату. Після цього підтвердіть, натиснувши кнопку «Confirm».

Крок 2. Визначте умови, при якому активується нагадування

Потім натисніть «if no reply», щоб визначити умову, яке активує нагадування. З'явиться меню з різними умовами (тригерами), при дотриманні яких будуть приходити нагадування:

В якості тригера виберіть один з наступних варіантів:

• If no reply - використовуйте цей параметр, щоб отримати нагадування про те, що протягом певного періоду відсутня відповідь від клієнта.
• If not clicked - використовуйте цей параметр, щоб отримати нагадування, якщо посилання у тексті повідомлення все ще не натиснуте протягом певного періоду часу.
• If not opened - використовуйте цей параметр для нагадування, якщо повідомлення не відкрите протягом зазначеного періоду. В такому випадку на вашу пошту приходить сповіщення.
• Regardless - використовуйте цю опцію, щоб отримувати нагадування просто про закінчення зазначеного вами часу, незалежно від того, що робить отримувач з повідомленням.

Тепер ви готові відправити своє повідомлення. Натисніть кнопку «Send», щоб відправити повідомлення негайно. Або натисніть кнопку «Send Later», щоб запланувати, коли ви хочете відправити повідомлення.

Якщо умови тригера виконані, у вхідних Gmail з'явиться сповіщення, що нагадування встановлено.

4. Як налаштувати повторні повідомлення (функція Premium)

У вас є повідомлення, які ви відправляєте регулярно? Можливо, у вас заплановані щомісячні збори зі співробітниками, а ви хочете їм нагадати про це. Або, можливо, ви хочете в кінці кожного місяця робити колективу нагадування про складання звіту про витрати.

Boomerang for Gmail в цьому допоможе. Можливість надіслати повторне повідомлення - це преміум послуга від Boomerang.

Крок 1. Створіть електронне повідомлення

Напишіть своє повідомлення. У цьому прикладі я запланую нагадування про те, що щомісячні збори команди відбуватимуться кожен перший понеділок місяця.

Ми відправимо ось таке повідомлення:

Для налаштування повторних повідомлень натисніть кнопку «Send Later».

З'явиться список діапазону часу для Send Later в Gmail:

Під списком із зазначенням часу ви побачите посилання, яка дозволяє планувати повторні повідомлення. Натисніть посилання Schedule recurring message. (Воно знаходиться відразу над кнопкою Send Later в Gmail.)

Крок 2. Визначте час розсилання даного повідомлення

У спливаючому вікні «Schedule Recurring Message» відображається:

Спочатку виберіть, коли повідомлення відправляється Starts і задається час відправлення Send Time.

Потім визначте, як часто буде надсилатися повідомлення. Натисніть стрілку вниз поруч з полем «Repeats». У спадному меню періодичності «Frequency»:

Щоб вибрати бажану періодичність повторних повідомлень, клацніть по параметру. Параметри частоти варіюються від Daily до Yearly.

Поле «Every» змінюється в залежності від обраної вами періодичності відправлення повідомлення. Щоб визначити, як часто відсилається лист, використовуйте поле «Every».  У цьому прикладі в останню п'ятницю кожного місяця ми відправляємо нагадування про збори, які відбуватимуться в перший понеділок кожного місяця.

Визначте дату деактивації ваших повторних повідомлень, натиснувши кнопку поруч з параметрами «Ends». Ви можете зупинити повторні повідомлення після відправлення певної їх кількості, в призначений день або вибрати опцію «No end date», щоб надіслати повторне повідомлення протягом невизначеного кількості часу.

Після того, як ви задали всі параметри, натисніть кнопку «Schedule». Система видасть сповіщення про те, що налаштування повторного повідомлення завершена.

Крок 3. Скасування повторних email повідомлень

Якщо знадобиться, ви можете скасувати повторні повідомлення.

Почніть з відкритих вхідних повідомлень Gmail. Натисніть значок Boomerang в лівому верхньому кутку, з'явиться меню Boomerang. Натисніть кнопку «Manage scheduled messages». Відкриється вікно з позначкою про заплановані повідомлення:

Щоб подивитися всі заплановані повторні повідомлення, натисніть на «Recurring Messages». Потім натисніть на повідомлення, яке потрібно видалити. Над обраним повідомленням ви побачите параметри:

Щоб видалити вибране повторне повідомлення, натисніть праворуч значок «Cancel».

Примітка. Ви також можете переглянути повторне повідомлення або змінити його після відправлення. Щоб відредагувати текст вашого повторного повідомлення, виберіть значок «Edit». Щоб перевизначити час, натисніть «Reschedule». Відкриється вікно «Reschedule this Recurring Message».

Використовуйте Boomerang for Gmail для підвищення продуктивності в роботі з електронною поштою

Вашому бізнесу або команді потрібно ще більше контролю над електронним листуванням? Можливо, у вас є клієнти або співробітники, розташовані в іншому часовому поясі. Або, може бути, ви хочете стежити за певними категоріями листів.

Ви зможете швидко поліпшити керування email повідомленнями, використовуючи Gmail Boomerang.

У цьому уроці ми обговорили, як відправити електронний лист в певний час. Функція Gmail з Boomerang, яка відправляє лист в призначений час, переконує, що ваше повідомлення приходить саме тоді, коли ваш одержувач може його відразу прочитати. Також використовуйте Boomerang for Gmail, щоб відправити нагадування або призначити повторні повідомлення.

Ми зачепили лише деякі основні функції плагіну Boomerang for Gmail. Але Gmail пропонує набагато більше.

Відкрийте інші корисні плагіни для Gmail або отримайте додаткову інформацію щодо продуктивних функцій Gmail сервісу:

• 20+ Helpful Gmail Plugins for Better Email Management

  Додатки Gmail спрощують керування електронною поштою. Дізнайтеся, які плагіни Gmail допоможуть вашому бізнесу працювати швидше й продуктивніше.

• 14 Killer Gmail Features to Make Use of Now

  Зробіть свій робочий процес кращим за допомогою цих корисних функцій Gmail. Ось колекція найцікавіших і найкращих інструментів Gmail, про які ви, можливо, і не чули.

Що ви вважаєте найбільш корисним в роботі з Gmail? Чи використовуєте ви інші плагіни або функції gmail, яка корисна для вашого робочого процесу?