Unlimited Powerpoint templates, graphics, videos & courses! Unlimited asset downloads! From $16.50/m
Advertisement
  1. Business
  2. Gmail
Business

Як використовувати швидкі клавіші для економії часу при роботі з Gmail 

by
Difficulty:IntermediateLength:LongLanguages:
This post is part of a series called How to Use Gmail (Ultimate Beginner Guide).
14 Killer Gmail Features to Make Use of Now
How to Work With Gmail Passwords Safely & Not Get Hacked

Ukrainian (українська мова) translation by Григорий В (you can also view the original English article)

Скільки часу ви витрачаєте на електронну пошту щотижня? Якщо ви схожі на більшість з нас, відповідь буде... багато годин. Оцінки варіюються в залежності від того, скільки часу середній працівник витрачає на електронну пошту, але одне можна сказати точно. Час, витрачений на електронну пошту - це час, який не присвячений іншим завданням.

В одному дослідженні, учасники приблизно підрахували, що вони провели більше шести годин в день на особисту і робочу електронну пошту. Згідно з дослідженням, опублікованим Reuters у серпні 2015 року, деякі учасники починали перевіряти електронну пошту не встаючи з ліжка. Це дійсно багато витраченого часу на електронну пошту.

Що якщо ви можете повернути кілька годин, витрачених на електронну пошту? Чи є спосіб витрачати менше часу на електронну пошту? Так, є.

Одна з причин, по якій стільки часу витрачається на електронну пошту - це те, що багато хто з нас не вчаться використовувати функції своєї системи електронної пошти, що економлять час. Наприклад, у Gmail є багато вбудованих швидких (гарячих) клавіш, які можуть спростити використання електронної пошти і заощадити масу часу.

Save time with Gmail keyboard shortcuts
Комбінації швидких клавіш в Gmail економлять час і покращують робочий процес. (зображення)

У цьому уроці ви дізнаєтеся, як активувати швидкі клавіші в Gmail і використовувати їх, щоб заощадити ваш час.  Я також розповім про деякі швидкi клавішi, характернi для вашого настільного комп'ютера. 

1. Що вам потрібно знати про швидкi клавішi в Gmail 

Можливо, вам цікаво, чи варто це того?  Швидкі клавіші дійсно економлять час? 

Якщо ви витрачаєте багато часу на електронну пошту, як це роблять багато людей з малого бізнесу, заощаджений час може бути істотно важливим. 

Згідно з останніми статистичними даними, складеними DMR, в середньому офісний працівник отримує 121 електронного листа в день.  Тому давайте використовувати цю цифру як приклад.  Якщо ви отримуєте таку кількість листів в день, тільки одна хвилина, збережена при обробці кожного листа, може коштувати два години зекономленого часу щодня чи дванадцять годин зекономленого часу в тиждень.  Для власника малого бізнесу з безліччю обов'язків, економлячи кілька годин в день можна отримати більше часу для роботи, яка приносить дохід. 

Наприклад, припустимо, що ви хочете виконати три процесу з отриманим повідомленням: 

  1. Ви хочете відповісти всім, хто отримав це повідомлення. 
  2. Ви хочете відзначити повідомлення зірочкою. 
  3. Ви хочете перемістити повідомлення присвоївши ярлик (папку) проекту. 

Якщо ви виконуєте ці завдання без використання швидких клавіш, вам необхідно виконати наступні дії:

  • Завдання 1 - Перемістіть курсор на стрілку поруч з іконкою відправки і натисніть, щоб відобразити спливаюче меню. У спадному меню виберіть варіант Відповісти всім. Введіть вміст свого повідомлення. Натисніть кнопку Надіслати в нижній частині повідомлення. 
  • Завдання 2 - Перемістіть курсор до значка Більше й натисніть, щоб відобразити спливаюче меню.  У спадному меню виберіть Додати зірочку
  • Завдання 3 - Перемістіть курсор до іконки папки (ярлик) і натисніть, щоб відобразити діалогове вікно Перемістити в.  Введіть ім'я ярлика, куди ви хочете перемістити повідомлення, або виберіть ярлик зі списку. 

У той же час, ви могли б виконувати ті ж завдання швидше, використовуючи такі поєднання клавіш: 

  1. Натисніть a, щоб відкрити повідомлення для відправки його всім одержувачам повідомлення.  Напишіть текст свого повідомлення.  Натисніть Tab + Enter, щоб відправити повідомлення. 
  2. Натисніть s, щоб додати зірочку до повідомлення. 
  3. Натисніть v, щоб перемістити переписку на іншу мітку. 

Щоб дійсно заощадити ваш час вам потрібно запам'ятати швидкі клавіші.  Це може здатися складним завданням, коли ви розумієте, що в Gmail є десятки швидких клавіш. 

Не панікуйте.  Вам не потрібно знати все швидкі клавіші в Gmail, щоб заощадити час.  Просто зосередьтеся на вивченні швидких клавіш для тих операцій, які ви виконуєте найчастіше, і ви все одно заощадите багато часу. 

Для часто використовуваних швидких клавіш роздрукуйте таблицю цих швидких клавіш і тримайте її поруч з комп'ютером для довідки. 

Далі, давайте подивимося, як включити швидкі клавіші в Gmail. 

2. Активація швидких клавіш в Gmail 

Перш ніж ми розглянемо, як активувати швидкі клавіші в Gmail, є кілька швидких клавіш, які завжди включені.  Ось короткий список цих клавіш для початку використання: 

Коли ви хочете... 

Зробіть це... 

Переміщатися назад і вперед по списку повідомлень 

Використовуйте клавіші зі стрілками вгору і вниз 

Вибрати інформацію 

Використовуйте клавішу Enter 

Скопіювати одержувачів електронної пошти 

Натисніть Ctrl + Shift + c у спливаючому вікні Нове повідомлення 

Додати одержувачів прихованих копій електронної пошти 

Натисніть Ctrl + Shift + b у вікні Нове повідомлення 

Зміна адреси "Відправлено від" (якщо ви створили декілька адрес) 

Натисніть Ctrl + Shift +

Перемістити курсор в головне вікно 

Натисніть Shift + Esc 

Велика частина швидких клавіш не буде працювати, якщо ви не активуєте їх.  На наступному кроці ви дізнаєтеся, як активувати швидкі клавіші в Gmail. 

Крок 1 - Відкрийте вікно установок 

Натисніть на іконку Налаштування в правому верхньому кутку основного екрану Gmail.  З'явиться меню, що випадає. 

Open Gmail Settings
Натисніть на іконку налаштувань в Gmail. 

Натисніть опцію Налаштування в спадному меню, щоб відобразити вікно настройок

Enter the Settings screen
Перейдіть в Налаштування 

Крок 2 - Як активувати швидкі клавіші 

Розділ Швидкі клавіші знаходиться в середині екрану, тому перейдіть, поки ви не побачите його.  Системні значення за замовчуванням - швидкі клавіші відключені. 

The Gmail Default is Keyboard shortcuts off
За замовчуванням в Gmail відключені швидкі клавіші. 

Переведіть кнопку-перемикач в розділі Швидких клавіш в опцію включити. 

Toggle the Keyboard shortcuts on
Увімкніть швидкі клавіші. 

Не забудьте прокрутити в нижню частину екрану Настройок і натиснути кнопку Зберегти зміни

Save Changes to apply
Збережіть зміни, щоб застосувати їх.

Ваші швидкі клавіші в Gmail тепер активні.

3. Як використовувати швидкі клавіші Gmail на настільному комп'ютері 

Щоб отримати максимальну віддачу від швидких клавіш в Gmail, вам потрібно зрозуміти, як їх використовувати. Ось три типи швидких клавіш, які можуть заощадити ваш час: 

  1. Складання. Ці швидкі клавіші допомагають створювати і відправляти повідомлення. 
  2. Управління вхідними повідомленнями. Ці швидкі клавіші допомагають організувати свою поштову скриньку. 
  3. Навігація. Ці клавіші допомагають орієнтуватися в системі Gmail. 

Давайте розглянемо кожен тип швидких клавіш окремо.  Нижче я створила окрему таблицю швидких клавіш для кожного типу клавіш. 

Щоб використовувати одну з цих таблиць, скористайтеся засобами, вказане в стовпці Зробіть це.  Чи потрібна Активація? Цей стовпець означає, що для використання швидких клавіш необхідно включити параметр Швидкі клавіші

Деякі швидкі клавіші вимагають, щоб в Gmail були включені ланцюжка листів, перш ніж ви зможете використовувати ці швидкі клавіші.  Щоб дізнатися більше про те, як включити ланцюжка листів, подивіться це керівництво: 

Примітка: Якщо ви використовуєте блокувальник спливаючих вікон в своєму браузері, вимкніть його, перш ніж використовувати швидкі клавіші в Gmail. 

Давайте розглянемо різні комбінації клавіш в Gmail.  Для вашої зручності я перерахувала кожен тип швидких клавіш в форматі таблиці, щоб ви могли використовувати його в якості своєї власної шпаргалки швидких клавіш Gmail. 

Крок 1 - Як використовувати швидкі клавіші для створення листів 

Використовуйте швидкі клавіші для складання нового повідомлення або для відповіді на існуюче повідомлення.  У цій таблиці наведено комбінації клавіш, які можуть заощадити ваш час при складанні повідомлення. 

Коли ви хочете... 

Зробіть це... 

Чи потрібна активація?

Відкрити нове вікно повідомлення поверх основного вікна Gmail

Натисніть c в головному вікні Gmail

Так 

Відкрити нове вікно повідомлення 

Натисніть Shift + c в головному вікні Gmail 

Так 

Відкрити нове вікно повідомлення в новій вкладці браузера

Натисніть d в головному вікні Gmail. 

Так 

Відкрити простір, щоб відповісти на поточне повідомлення в нижній частині повідомлення

Натисніть r в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Відкрити нове вікно відповіді поверх поточного повідомлення

Натисніть Shift + r в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Відкрити простір, щоб відповісти всім одержувачам поточного повідомлення в нижній частині повідомлення

Натисніть a в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Відкрити нове вікно відповіді, щоб відповісти всім одержувачам поточного повідомлення поверх поточного повідомлення 

Натисніть Shift + a в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Переслати поточне повідомлення 

Натисніть f в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Переслати поточне повідомлення з нового вікна 

Натисніть Shift + f в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Збережіть повідомлення, яке ви створюєте як чернетку на своєму комп'ютері

Натисніть Ctrl + s з повідомлення, яке ви складаєте 

Так 

Написати користувачеві, яке ви складаєте 

Натисніть Tab + Enter

Так 

Крок 2 - Як використовувати швидкі клавіші для управління вхідними повідомленнями 

Використовуйте швидкі клавіші для управління вхідними повідомленнями, щоб упорядкувати повідомлення. У наступній таблиці швидких клавіш перераховані клавіші, які допоможуть вам організувати вашу поштову скриньку. 

Коли ви хочете...

Зробіть це... 

Чи потрібна активація? 

Заархівувати переписку 

Натисніть

Так 

Поставити зірочку листуванні 

Натисніть

Так 

Відзначити, що листування в папці Вхідні позначенi як важливi

Натисніть + в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Вибрати переписку 

Натисніть х 

Так 

Відзначте, що листування в папці Вхідні позначенi як неважливi

Натисніть - в режимі Ланцюжки листів 

Так 

Переміщення листування до Кошику 

Натисніть

Так 

Відкрити повідомлення 

Введіть o в головному вікні Gmail з обраним повідомленням 

Так 

Надіслати повідомлення в листуванні безпосередньо в архіви, якщо вони не адресовані вам 

Натисніть

Так 

Відкрити меню Ярлики 

Натисніть I
в головному вікні Gmail з обраним повідомленням 

Так 

Перемістити переписку на інший ярлик або в кошик 

Натисніть v в головному вікні Gmail з обраним повідомленням 

Так 

Відзначити повідомлення як прочитане 

Натисніть Shift + i в головному вікні Gmail з обраним повідомленням 

Так 

Відзначити повідомлення як непрочитане 

Натисніть Shift + u
в головному вікні Gmail з обраним повідомленням 

Так 

Архівувати поточну листування і перейти до попередньої 

Натисніть { в повідомленні 

Так 

Архівувати поточну листування і перейти до наступної 

Натисніть } в повідомленні 

Так 

Повідомити про спам 

Натисніть

Так 

Архівувати свою переписку і перейти до наступної 

Натисніть y + o 

Так 

Вибрати всю пошту в поточній вкладці 

Натисніть * + a в головному вікні Gmail 

Так 

Скасувати вибір всієї пошти 

Натисніть * + n в головному вікні Gmail 

Так 

Вибрати всі прочитані листи 

Натисніть * + r в головному вікні Gmail 

Так 

Вибрати всі непрочитані листи 

Натисніть * + u в головному вікні Gmail 

Так 

Вибрати всі повідомлення позначені *

Натисніть * + s в головному вікні Gmail 

Так 

Вибрати всі повідомлення не позначені 

Натисніть * + t в головному вікні Gmail 

Так 

Крок 3 - Як використовувати швидкі клавіші для навігації 

Використовуйте швидкі клавіші навігації для швидкого переходу до різних частин системи Gmail.  У цій таблиці наведено комбінації клавіш для навігації.

Коли ви хочете... 

Зробіть це... 

Чи потрібна активація? 

Перейти у вікно пошуку

Натисніть /

Так 

Переміститися в список повідомлень

Натисніть k

Так 

Перехід до попередньої ланцюжку листів

Натисніть j

Так

Перейти до наступної вкладки Вхiднi

Натисніть ` в головному вікні Gmail

Так

Перейти до попередньої вкладки Вхідні

Натисніть ~ в головному вікні Gmail

Так

Поверніться в папку Вхідні або список листувань

Натисніть u з повідомлення

Так

Перемістити курсор в поле Пошук по чату

Натисніть q

Так

Вибрати меню Більше дій, що випадає

Натисніть .

Так

Перейти до першої іконці на панелі інструментів Gmail

Натисніть ,

Так

Перейти у вікно Всі повідомлення

Натисніть g + a

Так

Перейти до списку всіх позначених зірочкою листувань

Натисніть g + s

Так

Перейти до свого списку контактів

Натисніть g + c

Так

Перейти в чернетки

Натисніть g + d

Так

Перейти у вікно пошуку по ярликах

Натисніть g + l

Так

Перейти в папку Вхідні

Натисніть g + i

Так

Перейти у вікно Відправлені

Натисніть g + t

Так


Є кілька швидких клавіш, які не вписуються ні в одну категорію.  Ось один із прикладів: ви можете натиснути Esc, щоб видалити курсор з поточного поля.

Висновок

Електронна пошта не повинна забирати багато часу у власника малого бізнесу.  Ви можете скоротити час, що витрачається на Gmail, вивчаючи швидкі клавіші в Gmail і зрозуміти, коли їх використовувати.

Щоб дізнатися більше про те, як використовувати електронну пошту в цілому і Gmail зокрема, ознайомтеся з цими керівництва:

Успiхів в використанні більшості з цих швидких клавіш Gmail!  Не соромтеся, поділитися в коментарях нижче, своїми порадами щодо економії часу в Gmail.

Advertisement
Advertisement
Looking for something to help kick start your next project?
Envato Market has a range of items for sale to help get you started.