Ukrainian (українська мова) translation by Григорий В (you can also view the original English article)
Скільки часу ви витрачаєте на електронну пошту щотижня? Якщо ви схожі на більшість з нас, відповідь буде... багато годин. Оцінки варіюються в залежності від того, скільки часу середній працівник витрачає на електронну пошту, але одне можна сказати точно. Час, витрачений на електронну пошту - це час, який не присвячений іншим завданням.
В одному дослідженні, учасники приблизно підрахували, що вони провели більше шести годин в день на особисту і робочу електронну пошту. Згідно з дослідженням, опублікованим Reuters у серпні 2015 року, деякі учасники починали перевіряти електронну пошту не встаючи з ліжка. Це дійсно багато витраченого часу на електронну пошту.
Що якщо ви можете повернути кілька годин, витрачених на електронну пошту? Чи є спосіб витрачати менше часу на електронну пошту? Так, є.
Одна з причин, по якій стільки часу витрачається на електронну пошту - це те, що багато хто з нас не вчаться використовувати функції своєї системи електронної пошти, що економлять час. Наприклад, у Gmail є багато вбудованих швидких (гарячих) клавіш, які можуть спростити використання електронної пошти і заощадити масу часу.



У цьому уроці ви дізнаєтеся, як активувати швидкі клавіші в Gmail і використовувати їх, щоб заощадити ваш час. Я також розповім про деякі швидкi клавішi, характернi для вашого настільного комп'ютера.
1. Що вам потрібно знати про швидкi клавішi в Gmail
Можливо, вам цікаво, чи варто це того? Швидкі клавіші дійсно економлять час?
Якщо ви витрачаєте багато часу на електронну пошту, як це роблять багато людей з малого бізнесу, заощаджений час може бути істотно важливим.
Згідно з останніми статистичними даними, складеними DMR, в середньому офісний працівник отримує 121 електронного листа в день. Тому давайте використовувати цю цифру як приклад. Якщо ви отримуєте таку кількість листів в день, тільки одна хвилина, збережена при обробці кожного листа, може коштувати два години зекономленого часу щодня чи дванадцять годин зекономленого часу в тиждень. Для власника малого бізнесу з безліччю обов'язків, економлячи кілька годин в день можна отримати більше часу для роботи, яка приносить дохід.
Наприклад, припустимо, що ви хочете виконати три процесу з отриманим повідомленням:
- Ви хочете відповісти всім, хто отримав це повідомлення.
- Ви хочете відзначити повідомлення зірочкою.
- Ви хочете перемістити повідомлення присвоївши ярлик (папку) проекту.
Якщо ви виконуєте ці завдання без використання швидких клавіш, вам необхідно виконати наступні дії:
- Завдання 1 - Перемістіть курсор на стрілку поруч з іконкою відправки і натисніть, щоб відобразити спливаюче меню. У спадному меню виберіть варіант Відповісти всім. Введіть вміст свого повідомлення. Натисніть кнопку Надіслати в нижній частині повідомлення.
- Завдання 2 - Перемістіть курсор до значка Більше й натисніть, щоб відобразити спливаюче меню. У спадному меню виберіть Додати зірочку.
- Завдання 3 - Перемістіть курсор до іконки папки (ярлик) і натисніть, щоб відобразити діалогове вікно Перемістити в. Введіть ім'я ярлика, куди ви хочете перемістити повідомлення, або виберіть ярлик зі списку.
У той же час, ви могли б виконувати ті ж завдання швидше, використовуючи такі поєднання клавіш:
- Натисніть a, щоб відкрити повідомлення для відправки його всім одержувачам повідомлення. Напишіть текст свого повідомлення. Натисніть Tab + Enter, щоб відправити повідомлення.
- Натисніть s, щоб додати зірочку до повідомлення.
- Натисніть v, щоб перемістити переписку на іншу мітку.
Щоб дійсно заощадити ваш час вам потрібно запам'ятати швидкі клавіші. Це може здатися складним завданням, коли ви розумієте, що в Gmail є десятки швидких клавіш.
Не панікуйте. Вам не потрібно знати все швидкі клавіші в Gmail, щоб заощадити час. Просто зосередьтеся на вивченні швидких клавіш для тих операцій, які ви виконуєте найчастіше, і ви все одно заощадите багато часу.
Для часто використовуваних швидких клавіш роздрукуйте таблицю цих швидких клавіш і тримайте її поруч з комп'ютером для довідки.
Далі, давайте подивимося, як включити швидкі клавіші в Gmail.
2. Активація швидких клавіш в Gmail
Перш ніж ми розглянемо, як активувати швидкі клавіші в Gmail, є кілька швидких клавіш, які завжди включені. Ось короткий список цих клавіш для початку використання:
Коли ви хочете... | Зробіть це... |
Переміщатися назад і вперед по списку повідомлень | Використовуйте клавіші зі стрілками вгору і вниз |
Вибрати інформацію | Використовуйте клавішу Enter |
Скопіювати одержувачів електронної пошти | Натисніть Ctrl + Shift + c у спливаючому вікні Нове повідомлення |
Додати одержувачів прихованих копій електронної пошти | Натисніть Ctrl + Shift + b у вікні Нове повідомлення |
Зміна адреси "Відправлено від" (якщо ви створили декілька адрес) | Натисніть Ctrl + Shift + f |
Перемістити курсор в головне вікно | Натисніть Shift + Esc |
Велика частина швидких клавіш не буде працювати, якщо ви не активуєте їх. На наступному кроці ви дізнаєтеся, як активувати швидкі клавіші в Gmail.
Крок 1 - Відкрийте вікно установок
Натисніть на іконку Налаштування в правому верхньому кутку основного екрану Gmail. З'явиться меню, що випадає.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Натисніть опцію Налаштування в спадному меню, щоб відобразити вікно настройок.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Крок 2 - Як активувати швидкі клавіші
Розділ Швидкі клавіші знаходиться в середині екрану, тому перейдіть, поки ви не побачите його. Системні значення за замовчуванням - швидкі клавіші відключені.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Переведіть кнопку-перемикач в розділі Швидких клавіш в опцію включити.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Не забудьте прокрутити в нижню частину екрану Настройок і натиснути кнопку Зберегти зміни.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Ваші швидкі клавіші в Gmail тепер активні.
3. Як використовувати швидкі клавіші Gmail на настільному комп'ютері
Щоб отримати максимальну віддачу від швидких клавіш в Gmail, вам потрібно зрозуміти, як їх використовувати. Ось три типи швидких клавіш, які можуть заощадити ваш час:
- Складання. Ці швидкі клавіші допомагають створювати і відправляти повідомлення.
- Управління вхідними повідомленнями. Ці швидкі клавіші допомагають організувати свою поштову скриньку.
- Навігація. Ці клавіші допомагають орієнтуватися в системі Gmail.
Давайте розглянемо кожен тип швидких клавіш окремо. Нижче я створила окрему таблицю швидких клавіш для кожного типу клавіш.
Щоб використовувати одну з цих таблиць, скористайтеся засобами, вказане в стовпці Зробіть це. Чи потрібна Активація? Цей стовпець означає, що для використання швидких клавіш необхідно включити параметр Швидкі клавіші.
Деякі швидкі клавіші вимагають, щоб в Gmail були включені ланцюжка листів, перш ніж ви зможете використовувати ці швидкі клавіші. Щоб дізнатися більше про те, як включити ланцюжка листів, подивіться це керівництво:
Примітка: Якщо ви використовуєте блокувальник спливаючих вікон в своєму браузері, вимкніть його, перш ніж використовувати швидкі клавіші в Gmail.
Давайте розглянемо різні комбінації клавіш в Gmail. Для вашої зручності я перерахувала кожен тип швидких клавіш в форматі таблиці, щоб ви могли використовувати його в якості своєї власної шпаргалки швидких клавіш Gmail.
Крок 1 - Як використовувати швидкі клавіші для створення листів
Використовуйте швидкі клавіші для складання нового повідомлення або для відповіді на існуюче повідомлення. У цій таблиці наведено комбінації клавіш, які можуть заощадити ваш час при складанні повідомлення.
Коли ви хочете... | Зробіть це... | Чи потрібна активація? |
Відкрити нове вікно повідомлення поверх основного вікна Gmail | Натисніть c в головному вікні Gmail | Так |
Відкрити нове вікно повідомлення | Натисніть Shift + c в головному вікні Gmail | Так |
Відкрити нове вікно повідомлення в новій вкладці браузера | Натисніть d в головному вікні Gmail. | Так |
Відкрити простір, щоб відповісти на поточне повідомлення в нижній частині повідомлення | Натисніть r в режимі Ланцюжки листів | Так |
Відкрити нове вікно відповіді поверх поточного повідомлення | Натисніть Shift + r в режимі Ланцюжки листів | Так |
Відкрити простір, щоб відповісти всім одержувачам поточного повідомлення в нижній частині повідомлення | Натисніть a в режимі Ланцюжки листів | Так |
Відкрити нове вікно відповіді, щоб відповісти всім одержувачам поточного повідомлення поверх поточного повідомлення | Натисніть Shift + a в режимі Ланцюжки листів | Так |
Переслати поточне повідомлення | Натисніть f в режимі Ланцюжки листів | Так |
Переслати поточне повідомлення з нового вікна | Натисніть Shift + f в режимі Ланцюжки листів | Так |
Збережіть повідомлення, яке ви створюєте як чернетку на своєму комп'ютері | Натисніть Ctrl + s з повідомлення, яке ви складаєте | Так |
Написати користувачеві, яке ви складаєте | Натисніть Tab + Enter | Так |
Крок 2 - Як використовувати швидкі клавіші для управління вхідними повідомленнями
Використовуйте швидкі клавіші для управління вхідними повідомленнями, щоб упорядкувати повідомлення. У наступній таблиці швидких клавіш перераховані клавіші, які допоможуть вам організувати вашу поштову скриньку.
Коли ви хочете... | Зробіть це... | Чи потрібна активація? |
Заархівувати переписку | Натисніть e | Так |
Поставити зірочку листуванні | Натисніть s | Так |
Відзначити, що листування в папці Вхідні позначенi як важливi | Натисніть + в режимі Ланцюжки листів | Так |
Вибрати переписку | Натисніть х | Так |
Відзначте, що листування в папці Вхідні позначенi як неважливi | Натисніть - в режимі Ланцюжки листів | Так |
Переміщення листування до Кошику | Натисніть # | Так |
Відкрити повідомлення | Введіть o в головному вікні Gmail з обраним повідомленням | Так |
Надіслати повідомлення в листуванні безпосередньо в архіви, якщо вони не адресовані вам | Натисніть m | Так |
Відкрити меню Ярлики | Натисніть I | Так |
Перемістити переписку на інший ярлик або в кошик | Натисніть v в головному вікні Gmail з обраним повідомленням | Так |
Відзначити повідомлення як прочитане | Натисніть Shift + i в головному вікні Gmail з обраним повідомленням | Так |
Відзначити повідомлення як непрочитане | Натисніть Shift + u | Так |
Архівувати поточну листування і перейти до попередньої | Натисніть { в повідомленні | Так |
Архівувати поточну листування і перейти до наступної | Натисніть } в повідомленні | Так |
Повідомити про спам | Натисніть ! | Так |
Архівувати свою переписку і перейти до наступної | Натисніть y + o | Так |
Вибрати всю пошту в поточній вкладці | Натисніть * + a в головному вікні Gmail | Так |
Скасувати вибір всієї пошти | Натисніть * + n в головному вікні Gmail | Так |
Вибрати всі прочитані листи | Натисніть * + r в головному вікні Gmail | Так |
Вибрати всі непрочитані листи | Натисніть * + u в головному вікні Gmail | Так |
Вибрати всі повідомлення позначені * | Натисніть * + s в головному вікні Gmail | Так |
Вибрати всі повідомлення не позначені | Натисніть * + t в головному вікні Gmail | Так |
Крок 3 - Як використовувати швидкі клавіші для навігації
Використовуйте швидкі клавіші навігації для швидкого переходу до різних частин системи Gmail. У цій таблиці наведено комбінації клавіш для навігації.
Коли ви хочете... | Зробіть це... | Чи потрібна активація? |
Перейти у вікно пошуку | Натисніть / | Так |
Переміститися в список повідомлень | Натисніть k | Так |
Перехід до попередньої ланцюжку листів | Натисніть j | Так |
Перейти до наступної вкладки Вхiднi | Натисніть ` в головному вікні Gmail | Так |
Перейти до попередньої вкладки Вхідні | Натисніть ~ в головному вікні Gmail | Так |
Поверніться в папку Вхідні або список листувань | Натисніть u з повідомлення | Так |
Перемістити курсор в поле Пошук по чату | Натисніть q | Так |
Вибрати меню Більше дій, що випадає | Натисніть . | Так |
Перейти до першої іконці на панелі інструментів Gmail | Натисніть , | Так |
Перейти у вікно Всі повідомлення | Натисніть g + a | Так |
Перейти до списку всіх позначених зірочкою листувань | Натисніть g + s | Так |
Перейти до свого списку контактів | Натисніть g + c | Так |
Перейти в чернетки | Натисніть g + d | Так |
Перейти у вікно пошуку по ярликах | Натисніть g + l | Так |
Перейти в папку Вхідні | Натисніть g + i | Так |
Перейти у вікно Відправлені | Натисніть g + t | Так |
Є кілька швидких клавіш, які не вписуються ні в одну категорію. Ось один із прикладів: ви можете натиснути Esc, щоб видалити курсор з поточного поля.
Висновок
Електронна пошта не повинна забирати багато часу у власника малого бізнесу. Ви можете скоротити час, що витрачається на Gmail, вивчаючи швидкі клавіші в Gmail і зрозуміти, коли їх використовувати.
Щоб дізнатися більше про те, як використовувати електронну пошту в цілому і Gmail зокрема, ознайомтеся з цими керівництва:
- СпілкуванняЯк розставити пріоритети повідомленнями, на які ви відповідаєтеДевід Мастерс
- Email9 Кращих практик угруповання електронної пошти: Як краще вести листуванняЛаура Спенсер
- EmailЯк налаштувати автовідповідач в пошті Gmail (поза офісом)Лаура Спенсер
Успiхів в використанні більшості з цих швидких клавіш Gmail! Не соромтеся, поділитися в коментарях нижче, своїми порадами щодо економії часу в Gmail.
