Скільки часу ви витрачаєте на електронну пошту щотижня? Якщо ви схожі на більшість з нас, відповідь буде... багато годин. Оцінки варіюються в залежності від того, скільки часу середній працівник витрачає на електронну пошту, але одне можна сказати точно. Час, витрачений на електронну пошту - це час, який не присвячений іншим завданням.

В одному дослідженні, учасники приблизно підрахували, що вони провели більше шести годин в день на особисту і робочу електронну пошту. Згідно з дослідженням, опублікованим Reuters у серпні 2015 року, деякі учасники починали перевіряти електронну пошту не встаючи з ліжка. Це дійсно багато витраченого часу на електронну пошту.

Що якщо ви можете повернути кілька годин, витрачених на електронну пошту? Чи є спосіб витрачати менше часу на електронну пошту? Так, є.

Одна з причин, по якій стільки часу витрачається на електронну пошту - це те, що багато хто з нас не вчаться використовувати функції своєї системи електронної пошти, що економлять час. Наприклад, у Gmail є багато вбудованих швидких (гарячих) клавіш, які можуть спростити використання електронної пошти і заощадити масу часу.

У цьому уроці ви дізнаєтеся, як активувати швидкі клавіші в Gmail і використовувати їх, щоб заощадити ваш час.  Я також розповім про деякі швидкi клавішi, характернi для вашого настільного комп'ютера. 

1. Що вам потрібно знати про швидкi клавішi в Gmail 

Можливо, вам цікаво, чи варто це того?  Швидкі клавіші дійсно економлять час? 

Якщо ви витрачаєте багато часу на електронну пошту, як це роблять багато людей з малого бізнесу, заощаджений час може бути істотно важливим. 

Згідно з останніми статистичними даними, складеними DMR, в середньому офісний працівник отримує 121 електронного листа в день.  Тому давайте використовувати цю цифру як приклад.  Якщо ви отримуєте таку кількість листів в день, тільки одна хвилина, збережена при обробці кожного листа, може коштувати два години зекономленого часу щодня чи дванадцять годин зекономленого часу в тиждень.  Для власника малого бізнесу з безліччю обов'язків, економлячи кілька годин в день можна отримати більше часу для роботи, яка приносить дохід. 

Наприклад, припустимо, що ви хочете виконати три процесу з отриманим повідомленням: 

1. Ви хочете відповісти всім, хто отримав це повідомлення. 
2. Ви хочете відзначити повідомлення зірочкою. 
3. Ви хочете перемістити повідомлення присвоївши ярлик (папку) проекту. 

Якщо ви виконуєте ці завдання без використання швидких клавіш, вам необхідно виконати наступні дії:

• Завдання 1 - Перемістіть курсор на стрілку поруч з іконкою відправки і натисніть, щоб відобразити спливаюче меню. У спадному меню виберіть варіант Відповісти всім. Введіть вміст свого повідомлення. Натисніть кнопку Надіслати в нижній частині повідомлення. 
• Завдання 2 - Перемістіть курсор до значка Більше й натисніть, щоб відобразити спливаюче меню.  У спадному меню виберіть Додати зірочку. 
• Завдання 3 - Перемістіть курсор до іконки папки (ярлик) і натисніть, щоб відобразити діалогове вікно Перемістити в.  Введіть ім'я ярлика, куди ви хочете перемістити повідомлення, або виберіть ярлик зі списку. 

У той же час, ви могли б виконувати ті ж завдання швидше, використовуючи такі поєднання клавіш: 

1. Натисніть a, щоб відкрити повідомлення для відправки його всім одержувачам повідомлення.  Напишіть текст свого повідомлення.  Натисніть Tab + Enter, щоб відправити повідомлення. 
2. Натисніть s, щоб додати зірочку до повідомлення. 
3. Натисніть v, щоб перемістити переписку на іншу мітку. 

Щоб дійсно заощадити ваш час вам потрібно запам'ятати швидкі клавіші.  Це може здатися складним завданням, коли ви розумієте, що в Gmail є десятки швидких клавіш. 

Не панікуйте.  Вам не потрібно знати все швидкі клавіші в Gmail, щоб заощадити час.  Просто зосередьтеся на вивченні швидких клавіш для тих операцій, які ви виконуєте найчастіше, і ви все одно заощадите багато часу. 

Для часто використовуваних швидких клавіш роздрукуйте таблицю цих швидких клавіш і тримайте її поруч з комп'ютером для довідки. 

Далі, давайте подивимося, як включити швидкі клавіші в Gmail. 

2. Активація швидких клавіш в Gmail 

Перш ніж ми розглянемо, як активувати швидкі клавіші в Gmail, є кілька швидких клавіш, які завжди включені.  Ось короткий список цих клавіш для початку використання: 

Велика частина швидких клавіш не буде працювати, якщо ви не активуєте їх.  На наступному кроці ви дізнаєтеся, як активувати швидкі клавіші в Gmail. 

Крок 1 - Відкрийте вікно установок 

Натисніть на іконку Налаштування в правому верхньому кутку основного екрану Gmail.  З'явиться меню, що випадає. 

Натисніть опцію Налаштування в спадному меню, щоб відобразити вікно настройок. 

Крок 2 - Як активувати швидкі клавіші 

Розділ Швидкі клавіші знаходиться в середині екрану, тому перейдіть, поки ви не побачите його.  Системні значення за замовчуванням - швидкі клавіші відключені. 

Переведіть кнопку-перемикач в розділі Швидких клавіш в опцію включити. 

Не забудьте прокрутити в нижню частину екрану Настройок і натиснути кнопку Зберегти зміни. 

Ваші швидкі клавіші в Gmail тепер активні.

3. Як використовувати швидкі клавіші Gmail на настільному комп'ютері 

Щоб отримати максимальну віддачу від швидких клавіш в Gmail, вам потрібно зрозуміти, як їх використовувати. Ось три типи швидких клавіш, які можуть заощадити ваш час: 

1. Складання. Ці швидкі клавіші допомагають створювати і відправляти повідомлення. 
2. Управління вхідними повідомленнями. Ці швидкі клавіші допомагають організувати свою поштову скриньку. 
3. Навігація. Ці клавіші допомагають орієнтуватися в системі Gmail. 

Давайте розглянемо кожен тип швидких клавіш окремо.  Нижче я створила окрему таблицю швидких клавіш для кожного типу клавіш. 

Щоб використовувати одну з цих таблиць, скористайтеся засобами, вказане в стовпці Зробіть це.  Чи потрібна Активація? Цей стовпець означає, що для використання швидких клавіш необхідно включити параметр Швидкі клавіші. 

Деякі швидкі клавіші вимагають, щоб в Gmail були включені ланцюжка листів, перш ніж ви зможете використовувати ці швидкі клавіші.  Щоб дізнатися більше про те, як включити ланцюжка листів, подивіться це керівництво: 

• Email 
  9 Кращих практик угруповання електронної пошти: Як краще вести листування 
  Лаура Спенсер 

Примітка: Якщо ви використовуєте блокувальник спливаючих вікон в своєму браузері, вимкніть його, перш ніж використовувати швидкі клавіші в Gmail. 

Давайте розглянемо різні комбінації клавіш в Gmail.  Для вашої зручності я перерахувала кожен тип швидких клавіш в форматі таблиці, щоб ви могли використовувати його в якості своєї власної шпаргалки швидких клавіш Gmail. 

Крок 1 - Як використовувати швидкі клавіші для створення листів 

Використовуйте швидкі клавіші для складання нового повідомлення або для відповіді на існуюче повідомлення.  У цій таблиці наведено комбінації клавіш, які можуть заощадити ваш час при складанні повідомлення. 

Крок 2 - Як використовувати швидкі клавіші для управління вхідними повідомленнями 

Використовуйте швидкі клавіші для управління вхідними повідомленнями, щоб упорядкувати повідомлення. У наступній таблиці швидких клавіш перераховані клавіші, які допоможуть вам організувати вашу поштову скриньку. 

Крок 3 - Як використовувати швидкі клавіші для навігації 

Використовуйте швидкі клавіші навігації для швидкого переходу до різних частин системи Gmail.  У цій таблиці наведено комбінації клавіш для навігації.

Є кілька швидких клавіш, які не вписуються ні в одну категорію.  Ось один із прикладів: ви можете натиснути Esc, щоб видалити курсор з поточного поля.

Висновок

Електронна пошта не повинна забирати багато часу у власника малого бізнесу.  Ви можете скоротити час, що витрачається на Gmail, вивчаючи швидкі клавіші в Gmail і зрозуміти, коли їх використовувати.

Щоб дізнатися більше про те, як використовувати електронну пошту в цілому і Gmail зокрема, ознайомтеся з цими керівництва:

• Спілкування
  Як розставити пріоритети повідомленнями, на які ви відповідаєте
  Девід Мастерс
• Email
  9 Кращих практик угруповання електронної пошти: Як краще вести листування
  Лаура Спенсер
• Email
  Як налаштувати автовідповідач в пошті Gmail (поза офісом)
  Лаура Спенсер

Успiхів в використанні більшості з цих швидких клавіш Gmail!  Не соромтеся, поділитися в коментарях нижче, своїми порадами щодо економії часу в Gmail.