() translation by (you can also view the original English article)
Чи є у вашого малого бізнесу «Керівництво для співробітників компанії»?
Багатьом власникам бізнесу може здатися, що «Керівництво для співробітників компанії» пов'язане з бюрократизмом, і про це потрібно турбуватися лише великим корпораціям. А деякі можуть взагалі не знати, що це, або ніколи над цим не замислюватися. Але насправді, як тільки у вас з'являється певна кількість співробітників, таке керівництво може стати дуже корисним.
З цього уроку ви дізнаєтеся, як скласти «Керівництво для співробітників компанії». Ви зрозумієте, що саме це означає, чому воно може стати в нагоді вашому малому бізнесу і що в нього варто включити. Ми також розглянемо кілька корисних шаблонів і прикладів, які допоможуть вам почати робити своє власне керівництво для співробітників компанії малого бізнесу.
1. Що таке «Керівництво для співробітників компанії»?
«Керівництво для співробітників компанії», яке ще іноді називають просто керівництвом для співробітників або керівництвом по політиці і процедурам, - це документ, який повідомляє співробітникам штату, чого очікувати від роботи з вами.
Хоча в ньому часто наводяться такі практичні подробиці, як час відпустки, соцпакет, дисциплінарні процедури і так далі, це може бути відмінним місцем, щоб по-іншому представити компанію співробітникам. Ви можете пояснити цінності компанії і тип робочого простору. Ви можете розповісти співробітникам, до кого звертатися, якщо у них виникнуть питання або складності. Є багато чого ще, що можна в ньому торкнутися, пізніше в цьому уроці ми торкнемося змісту докладніше.
Для написання керівництва для співробітників немає встановленого формату. Це ваш документ, і ви можете самі вибрати, як хочете спілкуватися зі своїми співробітниками; насправді, використовувані вами тон і формат теж можуть дещо розповісти про цінності компанії. Це керівництво може бути грайливим або формальним, сучасним або традиційним, повним зображень або тексту. Пізніше в цьому уроці ми також розглянемо кілька прикладів і шаблонів посібників, щоб ви побачили, як їх складали інші компанії.
Традиційно керівництво створювалося у вигляді надрукованої книги, і багато компаній досі використовують цей формат. Але ви також можете створити цифрову копію, яка буде доступна по внутрішній мережі компанії або через загальний сервер. Це буде особливо зручно, якщо ваші співробітники часто подорожують або працюють віддалено, так вони зможуть отримати доступ до нього звідки завгодно.
Основна мета керівництва для співробітників - встановити очікування. Воно дозволяє вашим працівникам дізнатися, які вигоди і підтримку можна від вас очікувати, а також які стандарти роботи і поведінки ви очікуєте від них у відповідь. Воно прояснює ситуацію для обох сторін.
Якщо ви тільки починаєте і у вас в штаті працює один-два співробітника, можливо, вам поки не потрібно подібне керівництво, на цьому етапі неформального спілкування буде цілком достатньо. Але коли ви почнете розширюватися, ви дійсно побачите переваги наявності чіткої документації. У наступному розділі ми розглянемо кілька з таких переваг.
2. Переваги наявності «Керівництва для співробітників компанії»
Якщо ви ще не переконалися в тому, що вашому бізнесу потрібно керівництво для співробітників, прочитайте цей розділ, що розповідає про його переваги.
Покращує політику щодо робочого простору
Основна суть керівництва - викласти все, що потрібно знати співробітникам штату, щоб виконувати свою роботу. Але іноді, коли ви розписуєте все це, вам на думку спадають варіанти краще.
Наприклад, ви можете складати розділ з політики відвідування і усвідомити, що для виконання певної роботи неважливо, якщо хтось запізнюється, важливо, що він встигає виконати роботу (в той час як для інших може бути дуже важливо приходити в конкретний час). Так ви складаєте більш гнучку формулу, ніж та, яку ви раніше використовували.
Допомагає новим співробітникам увійти в робочий ритм
Вам, напевно, відомо, що значить влаштуватися на нову роботу. Так багато нових облич, незнайомий офіс, несхожі правила і жаргон, який ви ніколи не використовували на старій роботі. У вас зазвичай виникає тисяча питань, і вам не хочеться їх задавати, тому що все навколо, здається, зайняті своєю власною роботою.
Добре написане керівництво для співробітників ідеально допоможе новим працівникам швидко встати на ноги. Можливо, вони не будуть читати всю книгу від кірки до кірки, але вони можуть швидко послатися на неї, щоб легко знайти відповіді на безліч питань.
Усуває постійні питання щодо політики фірми
Якщо у вас немає керівництва для співробітників, очікуйте постійних питань, і не тільки від нових працівників, а й від існуючих. Скільки у нас буде днів відпустки? За які національні свята нам будуть платити? Які правила щодо конфлікту інтересів або роботи в інших місцях?
Безліч речей на робочому місці можуть викликати сумніви, і в підсумку ви можете витратити багато часу, відповідаючи на одні і ті ж питання, чи ще гірше, якщо співробітники будуть вести себе неправильно просто тому, що вони не запитали, як потрібно.
Все зібрано в одному місці
Іноді компанії описують свою політику, але по частинах. Якісь речі вказані у внутрішній мережі, але в різних місцях, а інші повідомляються тільки по електронній пошті. Коли співробітникам потрібно щось знайти, вони відправляються на складну полювання за скарбами.
Це може дратувати ваш штаб, і зовсім точно така робота не ефективна. Керівництво для співробітників збирає всю інформацію в одному місці, і знайти її буде швидко і легко.
Повідомляє ваші цінності
Легко загрузнути в нудних подробицях політики та процедур, але керівництво для співробітників - це також можливість розповісти історію вашої компанії і налаштувати співробітників на її цінності. Для чого існує ваша компанія? До чого ви все прагнете в роботі? Яка ваша позиція щодо таких речей, як різноманітність і соціальна відповідальність? Це може стати прекрасним способом мотивувати ваших співробітників, зарядити їх енергією і переконатися, що все знаходяться на одній хвилі по відношенню до цінностей фірми.
Допоможе уникнути судових позовів
Я згадав в першому розділі, що основна мета керівництва для співробітників полягає в тому, щоб встановити чіткі очікування для обох сторін. Така ясність також захищає вас в юридичному плані.
Наприклад, скажімо, вам потрібно звільнити одного зі своїх співробітників за невідвідування або за домагання по відношенню до колеги. Цей співробітник може спробувати пред'явити вам позов за несправедливе звільнення, стверджуючи, що його ніколи не ставили до відома про те, що подібні речі можуть послужити підставою для звільнення. Якщо ви опишете свою політику в керівництві і вкажете той факт, що всім співробітникам надається його копія, ви зможете краще себе захистити.
3. Що потрібно включити в «Керівництво для співробітників компанії»
Як я помітив раніше, не існує встановленого формату з написання керівництва для співробітників, але є кілька звичайних розділів, які включають багато компаній і підприємства малого бізнесу. У цьому пункті ми розглянемо ці розділи і те, що ви, можливо, захочете включити. Але майте на увазі, що ви завжди можете додати до них свої пункти або пристосувати цей документ, щоб він охоплював те, що важливо для вашого бізнесу.
Важливо: У деяких юрисдикціях трудовий кодекс обумовлює конкретні речі, які потрібно включити в керівництво для співробітників. У Envato Tuts + міжнародна аудиторія, і ми не можемо розглянути тут все місцеві варіації. Переконайтеся, що ви вивчили можливі місцеві норми. Також варто попросити юриста переглянути керівництво, щоб не сумніватися, що ви дотримуєтеся всі відповідні закони і не робите себе вразливим для майбутніх судових розглядів.
Добре, тепер давайте розглянемо загальні розділи, які потрібно включити в керівництво для співробітників малого бізнесу.
Огляд компанії
Керівництво для співробітників часто починається з загального уявлення і огляду компанії. Можна включити коротку історію свого бізнесу, тимчасову шкалу ключових подій і сформулювати важливі цінності і цілі.
Політика безпеки
Ваші співробітники проводять багато часу на роботі, і їх безпека важливіша за все. Цей розділ пояснює, що робити в разі надзвичайної ситуації або нещасного випадку на роботі, як викликати швидку допомогу, процедури по пожежної безпеки і так далі.
Вказівки щодо різноманітності і рівності
Це ваш шанс продемонструвати, що ви готові надати людям рівні можливості на роботі і заявити, що ви не зазнаєте дискримінації або переслідування через вік, расу, релігію, статі, сексуальної орієнтації, неповноцінності і так далі.
Ви також можете уточнити, що саме розуміється під дискримінацією і переслідуванням, щоб співробітникам було зрозуміло зміст і їх дії в разі переслідування або дискримінації на роботі. Більше про різноманітність ви можете дізнатися з нашої серії за різноманітністю на робочому місці.
Виплати і пільги
Поясніть детально, коли і як співробітникам потрібно очікувати оплати, яким чином будуть утримуватися податки та інші відрахування і чи можуть їх просити залишитися після роботи (чи будуть оплачуватися якимось співробітникам переробки, чи буде хтось працювати повний або неповний робочий день - повністю проясніть ці питання). Можна також детально описати інші види грошової винагороди, наприклад, бонуси і опціони на акції, якщо вони є.
Потім вкажіть деталі всього пропонованого компанією соцпакета, такі як страхування здоров'я, пенсія і так далі. Можна також описати політику оплачуваних відпусток, наприклад, запланованої відпустки, відпустки по догляду за дитиною і так далі. У попередньому уроці з цієї серії ми більш детально розповідаємо про виплати і соцпакет:
Норми поведінки
Якого поведінки ви чекаєте від своїх співробітників? Тут ви можете уточнити все, від норм одягу до очікуваного рівня відвідування і пунктуальності. Можна також торкнутися користування інтернетом і проте, то, наскільки ви будете вдаватися в подробиці, залежить тільки від вас.
Деякі компанії вважають за краще не приводити каральний список правил, а замість цього надають загальні принципи для керівництва, даючи співробітникам можливість діяти пізніше ви побачите кілька прикладів. Проте, можуть бути речі, за якими у вас чітка позиція і які ви захочете прояснити в «Керівництві для співробітників компанії», наприклад, зобов'язання про нерозголошення інформації і компанії та клієнтів.
Дисципліна і звільнення
Чітко поясніть працівникам, що становить основу для прийняття дисциплінарних заходів та які саме заходи будуть прийняті. Також дайте їм знати, що потрібно робити, якщо їм здається, що до них поставилися несправедливо. Далі ви можете викласти політику того, що станеться в разі звільнення.
Майте на увазі, що будь-які дисциплінарні процедури, які ви приведете в цьому розділі, можуть зобов'язувати вас до якихось дій, так що будьте обережні, якщо не хочете дотримуватися їх в кожному окремому випадку. Наприклад, якщо ви вкажете в керівництві, що в разі дисциплінарних порушень ви виносите кілька усних та письмових попереджень, у вас можуть виникнути складнощі, якщо пізніше ви звільните співробітника, що не зробивши всіх цих попереджень.
Підтвердження отримання
Важливо відзначити той факт, що кожному співробітнику була передана копія керівництва. Нехай кожен з них залишить підпис, що отримав його: зазвичай в кінці книги є сторінка для підпису, яку можна відірвати і зберегти в персональному файлі працівника. У разі, якщо пізніше виникне суперечка, люди не стануть стверджувати, що просто були не в курсі політики фірми.
Юридичні повідомлення
Коли юрист буде переглядати ваше керівництво для співробітників, він може порадити включити додаткові формулювання, наприклад, що це лише керівництво, а не контракт, і воно не гарантує майбутнє працевлаштування. Окремі формулювання будуть залежати від того, в якій конкретній ситуації ви перебуваєте, так що обов'язково зверніться до юриста за особистой радою.
4. Шаблони і приклади «Керівництва для співробітників компанії»
Хоча «Керівництво для співробітників» - це документ, окремий для кожної компанії, який ви, ймовірно, захочете скласти самостійно, зручно буде почати працювати з готовим шаблоном. У цьому розділі я наведу посилання на корисні ресурси, де ви знайдете шаблони посібників для співробітників. Ми також розглянемо кілька життєвих прикладів. Вони допоможуть вам скласти своє керівництво для співробітників малого бізнесу.
Шаблони «Керівництва для співробітників компанії»
Є кілька сайтів, на яких можна знайти шаблони керівництва для співробітників. наприклад, британська компанія «Human Resource Solutions» пропонує на своєму сайті безкоштовний шаблон керівництва для співробітників. Документ досить докладний і складається з 40 сторінок, так що він стане гарною відправною точкою для створення вашого власного документа.
Якщо хочете щось більш персоналізоване, спробуйте цей інтернет-інструмент від Rocket Lawyer. Це не шаблон, ви можете створити свій власний документ онлайн, ввівши інформацію про компанію та пункти політики, яку хочете включити. Щоб отримати доступ до підсумкового документу, вам потрібно підписатися на безкоштовний пробний період членства в Rocket Lawyer.
Є й безліч інших шаблонів і програм для створення документів. Наприклад, FitSmallBusiness або FormSwift. Просто майте на увазі, що деякі шаблони підігнані під правила окремих країн, так що якщо ви перебуваєте в іншій країні, вам може знадобитися поміняти їх і/або звернутися за юридичною допомогою.
Також запам'ятайте, що чим більше індивідуалізованим буде ваш документ, тим краще. Використовуйте шаблони в якості відправної точки, а не кінцевого продукту. Через мить ви побачите, що по-справжньому унікальний посібник може бути дуже дієвим засобом спілкування зі співробітниками.
Реальні приклади «Керівництва для співробітників компанії»
Тепер давайте розглянемо кілька посібників від справжніх компаній. По-перше, погляньте на керівництво для співробітників «Rock Spring Farm», яке було люб'язно надано асоціацією «Practical Farmers of Iowa». Це просте керівництво для малого бізнесу, що розповідає дещо про компанії і охоплює багато розділів, які ми тільки що обговорювали. Воно довжиною всього 12 сторінок, легко читається і містить багато милих унікальних штрихів: подивіться сторінку «Секрети команди» в кінці.
Деякі компанії на цьому не зупиняються. Ця стаття від «Nasdaq» перераховує кілька класних прикладів, які можна використовувати для натхнення.
Наприклад, у керівництва компанії «Valve Corporation», що створює відеоігри, кращий в світі підзаголовок:
«Безстрашне пригода зі знанням, що робити, коли ніхто вам не говорить, що робити»
У такій же чудовій манері спілкування воно продовжує розповідати вам, що означає працювати в «Valve». У ньому пояснюється політика і деякі процедури, але зовсім не відчувається, що ви читаєте документ з політики компанії. Здається, що це дружнє знайомство з місцем, де працювати буде одне задоволення.
З іншого боку, на сайті про фінанси Motley Fool наведені інтерактивні «Безглузді правила», слайд-шоу з відео, більш докладною інформацією з певним розділах і так далі. Знову ж таки, там представлені основні норми будь-якого традиційного керівництва, але більш творчим чином і з сильним акцентом на цінності компанії.
Почніть створювати своє власне «Керівництво для співробітників компанії»
З цього уроку ви дізналися все про керівництво для співробітників компанії малого бізнесу. Ви побачили, що це таке, і які його переваги. Ви дізналися, яка інформація зазвичай міститься в інструкціях для співробітників, і побачили кілька відмінних прикладів справжніх посібників для співробітників, а також кілька шаблонів для створення вашого власного документа.
Тепер ви можете почати складати керівництво для співробітників вашого підприємства. Якщо цей урок вам здався корисним, подивіться інші уроки з цієї серії, в яких ми більш детально розповідаємо про функції відділу по персоналу малого бізнесу. В останньому уроці ми вивчали виплати і пільги, а в наступному торкнемося навчання і розвиток.
Підпишіться на ділову розсилку новин Tuts+ через форму на бічній панелі, щоб щотижня дізнаватися як про майбутніх статтях з цієї серії, так і про інших нових статтях про бізнес.
